ボトルネックとは
ボトルネックとは、プロジェクトの進行を妨げる要因や障害を指します。語源は「瓶の首」（bottleneck）にあり、通過する流れを制限してしまう狭い部分を意味します。
プロジェクトにおいては、人手不足や確認待ち、非効率な工程、コミュニケーション不足などが該当します。たとえば「担当者と打ち合わせをする必要があるのに出張が多い」といった状況は、典型的なボトルネックです。
ボトルネックがプロジェクト全体に与える影響
ボトルネックがあると、１つの工程の遅れが他の工程にも波及し、プロジェクト全体の進行が妨げられます。特に工程が連続している場合、ひとつの遅れが全体のスケジュールに大きな影響を与えることもあります。
また、ボトルネックは大規模な工程だけでなく、小さな作業でも発生し得るため、早期発見と対応が重要です。
プロジェクト管理のボトルネックの改善ステップ
つづいて、ボトルネックが発生している場合はどのような改善ステップがあるのか見ていきましょう。
１：ボトルネックを見つける・設定する
まず現状を把握し、ボトルネックを発見して改善すべき対象を設定します。ボトルネックを見つけるには、まず現状の問題点をすべて書き出すことが重要です。洗い出した問題点に優先順位をつけ、最も影響度が大きいものをボトルネックとして特定します。
ボトルネック分析の具体例
問題点を整理する際には、関係者の主観だけでなく、可視化や定量的な分析手法を取り入れるとより効果的です。例えば、各工程の作業時間や待機時間をフローチャートやパレート図、ガントチャートなどで可視化すれば、どこに停滞が発生しているかを把握しやすくなります。
また、プロジェクト管理ツールのログや工数データを用いれば、特定の工程やタスクに過剰な時間がかかっている箇所を客観的に把握できます。こうした分析は、問題点の書き出しの精度を高め、優先順位づけにも役立ちます。
さらに、こうした分析を効果的に進めるためには、チーム内での進捗共有やタスク状況の可視化ができていることも重要です。情報が共有されていなければ、ボトルネックの発見自体が遅れ、結果的にプロジェクト全体の遅延を招く可能性があります。
２：ボトルネックを最大化する
対応するべきボトルネックを発見した後は、ボトルネックを改善していきます。改善方法はボトルネック自体を取り除くか最大化するかの２つです。一般的には最大化する方法が取られるでしょう。
プロジェクトには進行に関係ない事務作業がありますが、時間が大幅にかかってボトルネック化していることもあります。しかし、事務作業自体は取り除けないため、どのようにすれば事務作業の時間を短縮できるか考えるべきでしょう。
ボトルネックの改善方法は内容によって異なるため、メンバー間でボトルネックを共有し、チームで解決することが有効です。
３：新たなボトルネックを発見・改善するサイクルを作る
１つのボトルネックを改善すると、新たに別の工程がボトルネックになる場合があります。そのため、プロジェクト管理では単発の改善で終わらせず、継続的にボトルネックを発見・対応していく体制が求められます。
このサイクルを定着させるためには、チーム内で進捗状況を常に共有し、問題が表面化しやすい環境を整備しておくことが重要です。適切な分析手法と共有体制が整っていれば、ボトルネックが発生しても柔軟に対応しやすくなります。
ボトルネックを見つけてプロジェクトの課題を解決しよう！
プロジェクトを成功させるためにはボトルネックを改善しなければなりません。
ボトルネックが存在するとプロジェクト全体の遅延に繋がり、期限に間に合わなくなります。円滑にプロジェクトを進めるためにも、ボトルネックをいち早く発見し改善し続ける体制を整えることが重要です。
プロジェクトのボトルネックを見つけて課題を解決し、成功させましょう。
