WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートの違いを解説します。
WBSとは
WBSとは、プロジェクトに必要なタスクを分解して整理した表のことです。Work Breakdown Structure（作業分解構成図）の略称で、最終目標までのプロセスを明確にすることを目的としています。
WBSはプロジェクトマネジメントにおける基本工程の一つであり、プロジェクト全体を俯瞰しながら、リスクや遅延の要因を事前に洗い出すのに役立ちます。特に初期段階で適切にWBSを構築することで、その後の作業をスムーズに進める土台をつくることができます。
WBSには、以下のようなメリットがあります。
- ・プロジェクト全体を見える化できる
- ・タスクの抜け漏れを防げる
- ・タスク間の関係性を把握しやすくなる
- ・クライアントへの作業内容の説明がしやすくなる
さらに、WBSで整理したタスクは、進捗管理や担当者の割り当てにも活用でき、タスク管理ツールの基礎情報として使われることもあります。
ただし、WBSだけでは時間軸を視覚的に表現できないため、プロジェクト全体の進捗状況を把握するには不向きな面があります。そのため、時間管理やスケジュール管理を補完する手段として、ガントチャートと併用されることが一般的です。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクト進捗を管理する表のことです。縦軸に「タスク」、横軸に「時間」が配置されており、プロジェクト全体の進捗確認が可能です。そのほかにも、担当者の作業進捗や役割分担が明確になります。 ガントチャートで、以下のメリットが得られます。
- ・プロジェクト全体の進捗状況を見える化
- ・タスクごとの進捗状況をチーム内で共有
- ・一元管理ができる
- ・トラブルや遅れが発生しても再調整しやすい
ガントチャートは作成するのに手間がかかるだけでなく、少しでも間違いがあると全体に影響をおよぼします。大規模なプロジェクトほどタスクや必要な時間が増えてしまいます。
ガントチャートはWBSを基に作成される
WBSはタスクを分解して、プロジェクト全体を見える化します。一方で、ガントチャートはタスクごとにプロジェクト全体の進捗を管理します。これらを併用すると、プロジェクト管理の効率化を図れるでしょう。
ガントチャートはWBSで洗い出したタスクをベースにして作成できます。WBSを活用しないと、タスクの抜け漏れが発生しやすいです。したがって、WBSはガントチャートの作成に必要不可欠と言えます。実際の開発現場でも、WBSとガントチャートは併用して活用されています。 WBSでタスクを洗い出して、ガントチャートでスケジュール管理しながらプロジェクトを進めましょう。
WBSとガントチャートの作成方法
続いて、WBSとガントチャートの作成方法を解説します。
必要なタスクを整理してWBSを作成する
ガントチャートの下準備として、最初にWBSを作成します。WBSの作成手順は以下のとおりです。
- ■プロジェクトに必要なすべてのタスクを洗い出す
- タスクを洗い出さないと、作業に取りかかれません。
- ■タスク処理する順番を決める
- タスクの順序がわからないと、どの作業から取りかかればいいのか迷ってしまいます。
- ■タスクをツリー構造化
- ツリー構造化とは、関係性のあるタスクをまとめて下位階層にわけていくことです。タスク漏れがあったときに気づきやすくなります。
WBS作成はガントチャートのベースになる重要な業務です。作成後はタスクの抜け漏れがないか複数人で最終確認しましょう。
WBSは手作業でも作成できますが、専用のツールを活用すれば効率的に作成できます。例えば、タスクを階層化して整理できる機能や、ガントチャートと連携してスケジュールを可視化する機能を備えたツールなどがあります。こうしたツールを使えば、WBSの作成時間を短縮できるだけでなく、修正や進捗の管理もスムーズに行えるため、プロジェクト管理の質が向上します。
WBSを基にガントチャートを作成する
WBSが作成できたら、参考にしてガントチャートを作成します。ガントチャートの作成手順は次のとおりです。
- ■縦軸に「タスク」、横軸に「時間」が配置された表を作成
- WBSの表へ追記すれば簡単に作れます。
- ■各タスクの遂行に必要な時間を算出
- タスクが完了する所要時間を明確にします。それぞれのタスクに期日を設定しておきましょう。
- ■担当者の役割分担
- プロジェクト管理者がそれぞれの担当者と図るコミュニケーションが大切です。
ガントチャートを作成すればいつでもプロジェクトを開始できます。前もって、プロジェクトに関わる担当者へ進め方を情報共有しておきましょう。
このように、WBSとガントチャートは補完関係にあり、実務でもセットで活用されるケースが多く見られます。「WBS ガントチャート」といったキーワードが検索結果に現れることからも、両者の併用に対する関心の高さがうかがえます。
修正を前提に作成する
プロジェクトが始まると、途中で抜け漏れに気づいたりタスクが変わったりします。ガントチャートは修正が発生することを考慮したうえで、作成すべきです。 はじめから凝りすぎてしまうと、修正に手間がかかるだけでなく、プロジェクト全体に影響をおよぼします。多いのは、タスクの所要時間が変わることです。期日や見積時間はおおまかに設定した方がいいでしょう。
有料になりますが、Microsoftが提供するツール「エクセル」を活用すれば、効率よく修正が可能です。専門知識がない場合は、エクセルに標準用意されているテンプレートを活用するとよいでしょう。
WBS・ガントチャートをExcelで管理する限界
WBSやガントチャートは、Excelでも作成・管理できます。テンプレートを活用すれば手軽に始められるため、小規模なプロジェクトであれば対応しやすいでしょう。
しかし、プロジェクトの規模が大きくなったり、関係者が増えたりすると、更新作業や情報共有に手間がかかります。進捗状況を正確に把握しにくくなるため、Excelでの管理には限界があります。
- ■更新や修正に手間がかかる
- プロジェクトでは、タスクの追加やスケジュール変更、担当者の変更などが発生します。Excelで管理している場合、変更のたびに日付や進捗率、関連タスクを手作業で修正しなければなりません。修正漏れがあると、実際の進捗と管理表にズレが生じる可能性があります。
- ■最新版の共有や進捗確認がしにくい
- Excelファイルをメールやチャットで共有していると、どれが最新版なのかわかりにくくなることがあります。また、進捗状況を確認するたびにファイルを開く必要があり、関係者全員がリアルタイムで最新情報を把握するのは難しいでしょう。
- ■担当者の負荷やタスクの遅れを把握しにくい
- Excelでは、タスクの一覧やスケジュールは確認できても、担当者ごとの作業量や遅延リスクまでは把握しにくい場合があります。特定の担当者に作業が集中していても気づきにくく、対応が遅れる可能性があります。
プロジェクトを円滑に進めるには、タスクの進捗だけでなく、担当者の負荷や遅延の兆候を早めに把握することが重要です。Excelでの管理に不便さを感じる場合は、WBS作成やガントチャート表示、進捗共有を効率化できるプロジェクト管理ツールの活用を検討するとよいでしょう。
WBS・ガントチャート管理にプロジェクト管理ツールを使うメリット
WBSやガントチャートを効率的に運用するには、プロジェクト管理ツールの活用が有効です。Excelでの管理に不便さを感じている場合は、ツールの導入により、作成・共有・修正の手間を減らせます。
- ■WBSからガントチャートを効率よく作成できる
- タスクを登録するだけで、ガントチャートに反映できるツールもあります。手作業で日付や罫線を調整する必要がなく、作成や修正の負担を軽減できます。
- ■進捗状況をリアルタイムで共有できる
- 担当者がタスクの状況を更新すれば、管理者やほかのメンバーも最新の進捗を確認できます。個別に確認する手間を減らし、情報共有をスムーズにできます。
- ■スケジュール変更に対応しやすい
- タスクの期限や担当者を変更した際も、関連するスケジュールを確認しながら調整できます。急な変更や遅れが発生した場合でも、影響範囲を把握しやすくなります。
- ■複数プロジェクトを一元管理できる
- 複数のプロジェクトを同時に進めている場合でも、タスクや進捗状況をまとめて管理できます。担当者ごとの作業量や期限も把握しやすくなり、全体管理の効率化につながります。
このように、プロジェクト管理ツールを活用すれば、WBSやガントチャートの作成だけでなく、進捗共有やスケジュール調整も効率化できます。プロジェクトの規模が大きい場合や、関係者が多い場合は、ツールの導入を検討するとよいでしょう。
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WBSとガントチャートでプロジェクト管理を可視化しよう！
WBSはタスクが細分化された表のことで、ガントチャートはプロジェクトの進捗を管理する表を意味します。WBSとガントチャートは下記手順に沿って作成します。
- ・タスクを洗い出してWBS作成
- ・WBSを基にガントチャート作成
ただし、これらをExcelなどで手作業管理していると、タスクの更新や進捗の共有に手間がかかり、プロジェクトが複雑になるほど管理が難しくなる傾向があります。そのため、近年ではWBSの作成やガントチャートの自動生成、進捗の可視化を効率化できる「プロジェクト管理ツール」を導入する企業が増えています。
