ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■購買の規模別
- 少人数・少量の購買向け：WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと、SOLOEL
- 複数部署・複数拠点の購買向け：べんりねっと、HUE Purchase、楽々ProcurementII
- ■拡張方法別
- ノーコード・設定で項目や画面を追加できる：「楽楽販売」、intra-mart Procurement Cloud
- API連携で社内システムと接続できる：「楽楽販売」、intra-mart Procurement Cloud、HUE Purchase、SOLOEL
- 会計システムとの連携に対応：intra-mart Procurement Cloud、楽々ProcurementII
購買管理を内製する3つの形
購買管理の内製といっても、表計算ソフトでの台帳管理から、システムの独自開発まで形はさまざまです。手軽さと実現できる範囲は形によって異なるため、自社が今どの段階にあるかを確認しましょう。
Excelでの発注台帳
もっとも手軽なのは、Excelに購買依頼の内容や発注日、取引先、金額を記録する発注台帳です。追加費用がかからず、少人数の購買であれば十分に機能する場合があります。
一方で、承認はメールや紙で別に行うことになり、誰がいつ承認したかを台帳と結びつけて管理するのは手間がかかります。複数人で同じファイルを更新すると、上書きや入力漏れが起こるおそれもあります。
ノーコードツールでの購買申請アプリ
ノーコードツールを使えば、プログラムを書かずに購買申請の入力画面や承認フローを作れます。申請から承認、発注までの状況を一覧で確認でき、Excelよりも共有や進捗管理を進めやすくなります。
ただし、発注書の自動作成や会計システムへのデータ連携、予算の消化状況の管理まで作り込むと、設定の負担が大きくなります。作れる範囲はツールの機能やライセンス体系に左右されるため、事前に確認しておきましょう。
スクラッチ開発での購買管理システム
スクラッチ開発とは、既存の製品を使わずにゼロからシステムを開発する方法です。独自の承認ルールや社内の基幹システムとの連携など、自社の要件をそのまま反映できる点が利点です。
その反面、開発費用と期間がかかるうえ、稼働後も法令改正や組織変更にあわせた改修を自社で担う必要があります。開発を外部に委託する場合も、仕様を理解して保守を管理できる人材は社内に必要です。
内製した購買管理で起こりうる課題
内製の購買管理は、立ち上げ当初はうまく回っていても、組織の成長や業務の変化にともなって課題が表面化する場合があります。ここでは、内製の仕組みで起こりうる代表的な課題を3つ紹介します。
承認ルートの例外に対応しきれない
購買の承認ルートは、金額や品目、部署によって分かれることがあります。例えば、一定額以上は部長承認、IT機器は情報システム部門の確認が必要といったルールです。
内製の仕組みでは、こうした例外を追加するたびに設定や台帳の作りを変える必要があり、運用が複雑になりがちです。ルールの変更が仕組みに反映されないまま、メールや口頭での承認が混在すると、承認の状況を正しく把握できなくなります。
予算や会計とのデータが分断される
内製の購買台帳が会計システムや予算管理とつながっていない場合、同じ内容を複数のシステムに入力し直す作業が生じます。転記の際に金額や勘定科目を誤るおそれもあります。
また、部署ごとの予算の消化状況をリアルタイムで把握しにくく、予算超過に気づくのが遅れる場合もあります。月末に経理部門が台帳と請求書を照合する作業が負担になっているなら、データの分断が起きているサインです。
内部統制の証跡を残しにくい
上場準備や監査対応では、購買の申請から承認、発注、検収までの流れが正しく運用されていることを示す証跡が求められる場合があります。誰がいつ何を承認したかの記録が代表例です。
Excelの台帳では、後から内容を書き換えても履歴が残らない場合があり、証跡としての信頼性を示しにくくなります。ノーコードツールでも、変更履歴の保存期間や出力方法に制約がないかを確認する必要があります。
内製から購買管理システムへ移る目安
内製を続けるか、購買管理システムに移るかは、購買の規模や求められる管理水準の変化で判断します。次のような状況が見られたら、製品の導入を検討する時期といえます。
購買件数と関わる部署が増えたとき
購買の件数が増え、申請する部署や拠点が広がると、台帳の更新や承認状況の確認にかかる時間が大きくなります。購買担当者が問い合わせ対応や進捗の確認に追われ、本来の取引先交渉に時間を割けない状態は、移行を考える目安です。
購買管理システムであれば、申請から発注、検収までの状況を関係者が同じ画面で確認できます。拠点ごとの購買を集約して管理できる製品もあり、複数拠点の購買の見える化に役立ちます。
監査や内部統制の要求が高まったとき
上場準備や取引先からの監査、親会社のグループ統制などで、購買プロセスの証跡を求められるようになったときも、移行を検討するタイミングです。内製の仕組みで要求に応えようとすると、追加の開発や手作業での記録が必要になる場合があります。
購買管理システムには、承認履歴や変更履歴を記録する機能を備えた製品があります。必要な証跡の範囲を監査担当者と確認したうえで、製品で対応できるかを比較しましょう。
担当者の異動で保守が止まりかけたとき
内製の仕組みを作った担当者の異動や退職によって、改修や不具合対応ができなくなりかけた場合も、移行を考えるきっかけです。仕組みの中身を理解している人が限られると、業務の継続に影響が出るおそれがあります。
製品であれば、機能の改修や法令への対応を提供会社が担う範囲があり、社内の保守負担を減らせます。ただし、製品でも設定や運用を管理する担当者は必要なため、複数人で運用できる体制を整えましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で購買管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
購買管理の内製を続けるときの工夫
購買の規模が小さく、当面は内製で十分と判断した場合も、将来の課題に備えた工夫が必要です。ルールの明文化と保守体制づくりを進めておけば、内製の仕組みを安定して使い続けやすくなります。
購買ルールと権限を文書化する
まず、購買の申請から承認、発注、検収までの流れと、金額ごとの承認者を文書にまとめます。誰がどの操作をできるかという権限も明確にしておくと、誤った操作や承認漏れを防ぎやすくなります。
取引の内容によっては、発注時に取引条件を書面や電子メールなどで明示することが、中小受託取引適正化法（取適法）などの法令で求められる場合もあります。対応が必要な範囲は法務部門などに確認し、ルールに盛り込みましょう。文書化したルールは、将来製品に移る際の要件整理にも役立ちます。
複数人で保守できる体制を作る
内製の仕組みは、作った人しか直せない状態を避けることが重要です。設定内容や計算式、改修の履歴を記録し、少なくとも2人以上が仕組みを理解している状態を保ちましょう。
あわせて、データのバックアップの手順や、仕組みが使えなくなったときの代替手段も決めておきます。年に1回程度、購買件数や課題を振り返り、内製を続けるか製品へ移るかを見直す機会を設けるのもおすすめです。
購買管理システムと内製を組み合わせる方法
内製か製品かの二択で考えず、両方の利点を生かす組み合わせもあります。購買管理システムの標準機能を土台にして、自社に固有の部分だけを内製すれば、開発と保守の負担を抑えられます。
製品の画面をノーコードで拡張する
購買管理システムのなかには、申請画面の項目追加や承認フローの設定を、ノーコードで変更できる製品があります。自社独自の入力項目や承認ルールを、プログラムを書かずに反映できる方法です。
製品の標準機能を使う部分が多いほど、バージョンアップの恩恵を受けやすく、保守の負担も抑えられます。どこまで画面や項目を変更できるか、変更に追加費用がかかるかを、資料請求やデモの段階で確認しましょう。
API連携で会計や予算管理とつなぐ
購買の申請や承認は製品に任せ、社内の会計システムや予算管理の仕組みとつなぐ部分だけを内製する方法もあります。API（システム同士でデータをやり取りする仕組み）を使えば、転記の手間を減らせます。
APIでの開発が難しい場合は、CSVファイルの出入力で連携する方法も選択肢です。連携のエラーを検知できるか、未連携のデータを確認・再送できるかもあわせて確認しておくと、運用開始後のトラブルを防げます。
Excel台帳から移行しやすい購買管理システム一覧
この記事で紹介する購買管理システムを、対応する購買業務やカスタマイズ性、外部システムとの連携機能の観点で一覧にしました。Excel台帳や自社開発のアプリから脱却し、購買業務を効率化したい企業は参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと | 事務用品や現場消耗品など間接材向けのWEB購買システム。部署別・担当者別の購入状況を管理でき、専任担当者がいない企業も運用しやすい |
| SOLOEL | 間接材の購買を一元管理。カタログ購買に特化したプランもあり、必要な機能に絞ったスモールスタートに対応 |
| べんりねっと | 多拠点・複数社への発注を一本化する間接材購買プラットフォーム。金額や費目ごとに承認ルートを指定できる |
| HUE Purchase | 大手企業向けに開発された国産の購買管理システム。豊富な標準機能を備え、不足する機能は標準機能の拡張で対応。ECサイトとのパンチアウト連携にも対応 |
| 楽々ProcurementII | 購入依頼から請求まで対応する総合購買管理システム。クラウド版とオンプレミス版を選べ、運用にあわせたカスタマイズも可能 |
| 「楽楽販売」 | 見積から請求、発注、原価まで一元管理。表示項目や入力画面をノンプログラミングでカスタマイズでき、API連携にも対応 |
| intra-mart Procurement Cloud | 見積・契約・発注・請求までをワンストップで管理するクラウド型システム。柔軟な承認フローの設定や、請求書の受け取りから支払処理までの一元管理に対応 |
| PurchaseOneCloud | 日本の商習慣・法令に標準対応した間接材購買サービス＆システム。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応 |
内製の課題を補える購買管理システム
承認ルートの例外や会計とのデータ分断、内部統制の証跡といった、内製した仕組みで負担になりやすい部分を製品側で担える購買管理システムを紹介します。購買の規模や拡張方法の違いを確認しながら選びましょう。
WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと
- トヨタ関連企業様を含む全国600社以上のお客様へ支援を実績
- サプライヤ連携で効率化、トヨタ系ならではの幅広い品揃え
- 毎月の請求書を一本化することで経理業務の削減が可能
株式会社トヨタエンタプライズが提供する｢WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと｣は、事務用品や現場消耗品、備品などの間接材購買を行うためのWEB購買システムです。部署別・担当者別に購入状況を管理でき、誰が何をいくらで購入しているかを把握できます。承認機能や発注履歴機能、勘定科目の管理機能を備え、初期設定やマスタ登録は専任スタッフがサポートします。専任の購買担当者がおらず、Excelや紙伝票での管理に限界を感じている中小企業に向く製品です。
SOLOEL
- 物品材からサービス材まで間接材購買全体の可視化が可能
- 外部カタログサイト34社の接続実績。横断検索で最安値検索が可能
- 導入目的に合わせた2つのシステム提供形態から選択が可能
ソロエル株式会社が提供する「SOLOEL」は、物品材とサービス材を含む間接材の購買を一元管理できる購買管理システムです。見積・受発注・検収・契約管理などの機能に加え、複数の外部カタログサイトを横断検索して比較購買できます。カタログ購買に特化したプランも用意されているため、必要な機能に絞って小さく始めることが可能です。API連携やお客様システムとの連携機能を備え、既存の社内システムとの接続も検討できます。
べんりねっと
- 購買ルールを徹底！統制と効率を両立する充実の管理機能
- 大手サプライヤから地場の既存取引先まで2,500社以上の連携実績
- ワークフローシステムやERPなど幅広いシステムとの連携実績
株式会社カウネットが提供する「べんりねっと」は、オフィスから工場まで、間接材購買を一元管理する購買プラットフォームです。多拠点・複数社への発注を一本化でき、金額や費目ごとに承認ルートを指定できる承認ワークフローで不正購買の防止を支援します。受取検収機能や見積商談機能により、紙やFAXでのやりとりを減らせる点も特徴です。会計システム連携やEDI・API連携はオプションで用意されており、ERPなどとの連携実績も持っています。
HUE Purchase
- 日本企業に必要なあらゆる機能を網羅した国産の購買管理システム
- 社内や取引先・サプライヤとのやり取りすべてがWebで完結可能
- 20以上のサイトとパンチアウト連携でき、大幅に業務を効率化
NTTインテグレーション株式会社が提供する「HUE Purchase」は、大手企業向けERPパッケージ「HUE」の一環として提供されている国産の購買管理システムです。購入依頼から見積、発注、受入検査、検収支払、予算管理まで、さまざまな購買プロセスに対応します。ECサイトとのパンチアウト連携やバーコードを使った受入業務にも対応しており、複数部署にまたがる購買業務を一元管理したい企業の候補となるでしょう。
楽々ProcurementII
- 購入依頼～見積～発注～入荷検収の購買業務全般を網羅
- 日本の商習慣にマッチし豊富な標準機能、実運用に柔軟に対応可能
- 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。電帳法にも対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々ProcurementII」は、購入依頼から請求まで一貫して対応する総合購買管理システムです。購買部門を中心に依頼部門や検収部門、サプライヤー企業を含めた購買プロセス全般をカバーします。クラウド版とオンプレミス版から提供形態を選べ、標準機能のままでも、独自の運用ルールにあわせたカスタマイズでも導入できます。購入依頼から検収・請求までの購買情報を一元管理でき、部門間で分断されていた業務の効率化や内部統制の強化を支援します。
「楽楽販売」
- 販売管理システム 売上シェアNo.1
- 見積もり～請求データの一元管理で、転記作業や請求ミスを削減
- 売上・原価の紐づけで、収支計算・集計の手間を削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽販売」は、見積から受注、請求、売上、発注、原価・収支までを一元管理できるクラウドシステムです。表示する項目や入力画面、操作メニューを自社の業務フローにあわせてノンプログラミングでカスタマイズでき、使いながら改善を重ねられます。API・外部システム連携にも対応しているため、ノーコードツールで内製した購買申請の運用を製品へ移しつつ、社内の仕組みとつなぐ使い方も検討できます。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
株式会社イントラマートが提供する「intra-mart Procurement Cloud」は、見積から契約、発注、請求・決済までを一元管理できるクラウド型の調達・購買システムです。購買管理規定にも対応できる柔軟な承認フローを設定でき、社内の購買ルールにあわせた運用が可能です。請求書の受け取りから支払処理までをシステム上で一元管理できるため、会計処理に関わる業務の分断を減らしたい企業の候補となるでしょう。
PurchaseOneCloud （SB C&S株式会社）
- 日本発の購買管理システムで法令・商習慣に標準対応
- JIIMA認証とISMS認証を取得し、情報管理を強化
- 350社以上が導入、月間1,000万PVの実績
まとめ
購買管理の内製は、購買件数や関わる部署が少ないうちは有効な方法です。一方で、承認ルートの例外や会計とのデータ分断、内部統制の証跡、属人化といった課題が表面化したら、購買管理システムへの移行を検討する時期です。製品の標準機能に内製の連携部分を組み合わせる方法もあります。自社の購買の規模と管理水準にあう方法を選ぶために、まずは購買管理の製品を資料請求して比較してみてください。
