購買管理システムのリプレイス例 2選

購買管理システムリプレイスの２つのケーススタディ

ここでは、購買管理システムをリプレイスした多くの例を参考に、特にリプレイスした「背景」に注目して２つのケーススタディとして再構成しています。

リプレイス例その1　システムのクラウド化で通常業務外の手間削減！

A社では、従来の購買管理システムの非効率さを感じていました。システムのメンテナンスやデータバックアップにより、通常業務とは異なる時間を費やしていたためです。

クラウド化した購買管理システムに切り替えました。ハード費用がいらない分、安い導入費で済むことができます。またユーザーの端末にインストールする必要もないことから、端末のOS切り替えや故障時の対応をしなくて済みます。また、ベンダー側がメンテナンス管理をするため、自社で通常業務外の手間をかける必要がなくなりました。クラウド上にあれば、もしものときにベンダー側と画面共有するだけで、解決につながる場合があります。

さらに自社内で、情報の共有化も図れました。全国に各地にある店舗、それぞれの情報をクラウド化することで、情報の可視化が可能になりました。在庫量の各支店の移動を把握することで、効率のよい購買ができます。不要な購入も以前より減少しコスト削減につながります。

またクラウド化であるため、ネットがつながっていればどこからでも見積もり発注が可能です になりました。そのため、迅速な対応が可能になり、出張先からも購買部が発注する対応ができるようになりました。臨機応変の対応可能であるため出張の多い社員でも満足してシステムを使用してくれました。

セキュリティ面でもメリットがあります。クラウド上をバックアップとしても活用し、自社だけに情報を置いておくリスクを分散することができました。

リプレイス例その2　システムの連携により、全体最適化に！

製造業であるB社は、材料の調達、製品の生産、物流、販売といくつもの工程に業務が分割されています。それぞれにシステムを導入しているため、システム連携のスムーズさが欠けていました。個別に導入したがゆえに、社内の全体最適化が損なわれていたようです。システム・組織全体の最適化を図り、業務の効率化を目指しました。全体最適化を図ったシステムを導入すれば、業務の流れが一元的に管理されるため、過剰な在庫量を持つことも・不適正な価格交渉のおそれもなくなります。

各店舗で、販売量とデータを連動させることで、どの程度発注すればいいのかリアルタイムで把握することが可能になりました。連動型であるため、以前に入力した同じデータを2度登録する必要もなくなり手間が省けました。

またシステムの連携により、材料の発注先のサプライヤと販売したサプライヤを統一することができ、より強固な関係を築くこともできました。従来の部分最適化のシステムの時は価格だけしか気にしておらず、最適なサプライヤを選ぶことができていませんでした。

まとめ：自社にあった購買管理の探し方

購買管理システムのクラウド化や全体最適化の有用性は理解していただけたでしょうか。まずは自社によりあった管理システムを選ぶことが重要です。それでも社員がすべて使用し、運用がきちんと行えるかどうかはまた別の話になります。

運用成功の一番の近道は、事前に各部署の「キーマン」と話し合い、現場の意見を取り入れることができるような購買管理システムを選ぶことです。自社にあったシステムによるリプレイスも大事ですが、業務に即した選び方をしなければ現場の運用が難しくなるのでご注意ください。