ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入範囲別
- 間接材の購買から小さく始めたい：SOLOEL、ビズネットの購買管理プラットフォーム、WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと、ONE SOURCE Lite
- 直接材を含めて購買全体を管理したい：楽々ProcurementII、HUE Purchase、Guide（ガイド）
- 複数拠点の購買をまとめて管理したい：べんりねっと、PROCURESUITE（プロキュアスイート）、Oracle NetSuite、SOLOEL
- ■既存システムとの連携別
- 会計システムと連携できる：べんりねっと、ビズネットの購買管理プラットフォーム、PROCURESUITE（プロキュアスイート）
- ERPと連携できる：べんりねっと、ビズネットの購買管理プラットフォーム
- ワークフローシステムと連携できる：べんりねっと、intra-mart Procurement Cloud
購買管理システムの導入範囲をどこまでにするか
購買には、事務用品のような間接材と、製品の原材料や部品のような直接材があり、関わる部署や取引の流れが異なります。購買管理システムを導入する際は、まずどの購買を対象にするかを決めましょう。
間接材の購買から始める
間接材とは、事務用品やIT機器、清掃や保守のサービスなど、製品の材料以外に使う物品やサービスです。多くの部署が少額の購買を行うため、承認の流れや発注先がばらつきやすい領域といえます。
間接材から導入すると、全社の購買依頼をシステムに集められ、どの部署が何にいくら使っているかを把握しやすくなります。生産計画との連動が不要なため、設定する内容が比較的少なく、短い期間で稼働させやすい点も利点です。
直接材まで含めて管理する
直接材とは、製品をつくるために使う原材料や部品のことです。直接材まで購買管理システムで扱うと、購買の全体像を一つのシステムで把握できますが、生産管理システムや在庫管理、ERP（統合基幹業務システム）との連携が欠かせません。
連携の設計やテストに時間がかかるため、直接材を含める場合は導入期間を長めに見込んでおく必要があります。最初は間接材で稼働させ、運用が安定してから直接材へ広げる段階的な導入も選択肢です。どちらの進め方が自社にあうかは、購買の件数や関係する部署の数をもとに判断しましょう。
拠点や部署を段階的に広げる
複数の拠点や事業部がある企業では、一部の拠点で先に導入し、手順や設定を固めてから他の拠点へ広げる方法があります。先行拠点で見つかった課題を反映できるため、全社展開でのつまずきを減らせます。
ただし、拠点ごとに承認ルートや品目の登録ルールが異なると、後で全社の購買データをまとめて集計しにくくなります。拠点の展開を始める前に、全社で共通にするルールと拠点ごとに任せるルールを分けておきましょう。
導入前に見直す購買規程と承認権限
購買管理システムは、社内の購買規程をシステム上の設定に置き換えて動かします。規程が古いままだったり、実際の運用とずれていたりすると、設定の段階で迷いが生じます。システムの導入にあわせて、規程の内容を見直しましょう。
金額別の決裁基準の整理
購買の承認は、「10万円未満は課長、10万円以上は部長」のように金額で承認者を分けるのが代表的な形です。品目によって情報システム部門や総務部門の確認を加える場合もあります。
実際の運用では、規程にない例外的な承認が慣習として行われているケースがあります。現場への聞き取りで実態を確認し、規程に残すもの、やめるものを決めてからシステムに設定しましょう。承認の段階を増やしすぎると発注までの時間が延びるため、確認の目的とあわせて段階数を検討することが大切です。
発注と検収の権限の分離
同じ担当者が発注と検収の両方を行える状態では、誤った発注や不適切な取引に気づきにくくなります。内部統制の考え方では、依頼、承認、発注、検収、支払の担当を分けることが基本とされています。
購買管理システムの導入時には、利用者ごとにどの操作を許可するかという権限を設定します。少人数の部署で担当を分けきれない場合は、上長による事後の確認や、操作ログの定期点検で補う方法を決めておきましょう。
購買管理システム導入の進め方とスケジュール
導入範囲と規程の方針が固まったら、製品の比較から本稼働までの計画を立てます。各段階で何を決めるかを明確にしておくと、関係部署との調整を進めやすくなります。
要件の整理と製品の比較
まず、現在の購買の流れを書き出し、システムで実現したいことを「必須」と「あると望ましい」に分けて整理します。購買部門だけでなく、依頼する現場の部署や経理部門、情報システム部門の意見も集めておくと、導入後の不満を減らせます。
要件が整理できたら、複数の製品の資料を取り寄せて比べます。デモでは、自社の実際の購買を例に、依頼から検収までを一通り操作して確かめましょう。会計システムや、稟議に使っているワークフローシステムとどうつなぐかも確かめておきたい点です。
試験運用と旧方式との並行稼働
本稼働の前に、一部の部署や品目で試験運用を行い、承認ルートや帳票が規程どおりに動くかを確認します。現場から出た操作上の疑問は、手順書やよくある質問として整理しておきましょう。
移行期間中は、従来の紙やExcelでの運用とシステムを並行して動かす場合があります。並行稼働が長引くと二重入力の負担が増えるため、いつまで並行するか、どの時点で旧方式をやめるかを事前に決めておくことが重要です。
本稼働の切り替え日の決め方
本稼働の日は、決算期末や繁忙期を避け、購買件数が落ち着いている時期を選ぶと、トラブルが起きた際に対応する余裕を持てます。月の途中で切り替えると、締め処理で旧方式と新方式のデータが混在するため、月初からの切り替えを検討しましょう。
切り替え日より前に発注し、切り替え後に納品される取引の扱いも決めておきます。旧方式で最後まで処理するのか、システムに登録し直すのかを明確にしておくと、検収や支払の漏れを防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で購買管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
取引先を巻き込む購買管理システムの導入準備
購買管理システムは社内だけでなく、発注を受ける取引先の業務にも影響します。取引先の理解と協力を得られるかどうかで、導入後の運用の手間が変わるため、早めに準備を進めましょう。
電子発注への切り替えの案内
発注書をメールや取引先ポータルで送る方式に切り替える場合は、切り替えの時期や受け取り方法、問い合わせ先をまとめた案内文を取引先に送ります。説明会や操作マニュアルを用意すると、取引先の不安を和らげられます。
取引先によっては、電子での受け取りに対応できない場合もあります。従来の方法を一定期間残すか、紙で出力して送る運用を続けるかを取引先ごとに決めておきましょう。発注の条件を明示する書面について法令上の定めがある取引では、法務部門にも確認しておくと安心です。
取引先情報の収集と登録
取引先マスタに登録するため、会社名や所在地、担当者の連絡先、振込先口座、インボイス制度の登録番号といった情報を集めます。既存のデータが古い場合は、この機会に取引先へ最新の情報を問い合わせましょう。
取引が途絶えている取引先まですべて登録すると、マスタが煩雑になり、選択を誤るおそれもあります。直近の取引実績を基準に登録する範囲を決め、登録の際には重複がないかも確認しておくと、運用開始後の手間を減らせます。
購買管理システムの導入効果を確かめる指標
導入の効果を確かめるには、導入前に測る指標を決め、導入前の数値を記録しておく必要があります。数値で比べられれば、次の改善や対象範囲の拡大を判断する材料として使えます。
購買依頼から発注までの日数
購買依頼が出されてから発注されるまでの日数は、承認の流れがどれだけ円滑かを示す指標です。紙やメールでの承認では把握しにくかった日数も、システムの記録を使えば集計できます。
導入前は、過去の依頼書や発注書の日付から、おおよその日数を調べておきましょう。導入後に日数が縮まらない場合は、承認の段階数や承認者の不在時の扱いを見直すきっかけとして活用できます。
発注先と購買経路の集約度
同じ品目をいくつの取引先から買っているか、購買管理システムを通さない購買がどれだけあるかも、効果を確かめる指標です。発注先をまとめられれば、取引条件の見直しや価格交渉を進めやすくなります。
集約度は、品目ごとの取引先数や、購買管理システム経由の購買額が全体の支出に占める割合といった形で数値にできます。導入前の割合を記録しておき、半年後や1年後に比べると、対象範囲を広げる時期を判断する材料として使えます。
導入範囲と連携先で比べる製品一覧
間接材から始めるか、直接材や複数拠点まで広げるかといった導入範囲を考える際の参考に、この記事で紹介する製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SOLOEL | カタログ購買に絞った「Light」など、導入目的にあわせてシステムの形態を選べる |
| ビズネットの購買管理プラットフォーム | 主要サプライヤーや既存取引先の商品を一元管理。既存取引先の電子カタログ化や会計システム連携はオプション |
| WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと | 事務用品や現場消耗品などの間接材購買をWebで一元化。導入・運用の相談に対応 |
| べんりねっと | 多拠点・複数社への発注を一本化。ERPやワークフローシステムとの連携実績あり |
| 楽々ProcurementII | 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。グループ購買業務代行にも対応 |
| HUE Purchase | 直接材・間接材、工事や役務まで一元管理できる大手企業向けのクラウド型システム |
| Guide（ガイド） | 量産部材から一般購入品まで集約。品目ごとの管理項目や業務フローを設定で構成 |
| PROCURESUITE（プロキュアスイート） | 分散購買・集中購買に対応し、本社・事業部・工場で利用可能。会計連携はオプション |
| Oracle NetSuite | 拠点間の購買条件や仕入先を一元管理し、会計データと自動連携するクラウドERP |
| intra-mart Procurement Cloud | 最短1カ月で導入可能なSaaS。無償トライアルあり。承認フローはIM-WFと連携可能 |
| ONE SOURCE Lite | モノタロウの品揃えから間接資材を集中購買。導入・利用費無料、最短2週間で利用開始 |
導入範囲にあわせて選べる購買管理システム
間接材など購買対象を絞って導入したい企業向けの製品と、直接材や複数拠点まで対象を広げたい企業向けの製品を、既存システムとの連携の観点もあわせて選びました。
SOLOEL
- 物品材からサービス材まで間接材購買全体の可視化が可能
- 外部カタログサイト34社の接続実績。横断検索で最安値検索が可能
- 導入目的に合わせた2つのシステム提供形態から選択が可能
ソロエル株式会社が提供する「SOLOEL」は、間接材購買を対象に、導入目的にあわせてシステムの形態を選べる購買プラットフォームです。物品材とサービス材を一元管理する「Enterprise」のほか、カタログ購買に絞ってスモールスタートしたい企業向けの「Light」などが用意されています。外部カタログサイトの横断検索により複数サイトの結果を一覧で比べられ、グループ企業全体の購買の見える化にも対応します。見積取得や発注・納期管理を代行するサービスもあり、購買部門の人員が限られる場合も検討できます。
ビズネットの購買管理プラットフォーム
- 製造・建設・電力業など14,000社の導入実績！間接材購買を効率化
- 1億1,000万以上の商品を横断検索し、価格順や納期順に比較が可能
- 企業ごとの購買ルールや承認フローに対応し、購買を一元管理
ビズネット株式会社が提供する「ビズネットの購買管理プラットフォーム」は、間接材購買をネット上で統一したい企業向けの購買システムです。参考価格は初期導入費用0円・月額費用0円で、オプションに応じて追加費用がかかります。主要サプライヤーの商品を集めた「ベーシックカタログ」に加え、既存取引先の商品を電子カタログ化できるユーザーカタログ機能もオプションで用意されており、今の取引先を変えずにシステムへ集約可能。導入後も社員向け説明会や改善提案といった支援が用意されています。
WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと
- トヨタ関連企業様を含む全国600社以上のお客様へ支援を実績
- サプライヤ連携で効率化、トヨタ系ならではの幅広い品揃え
- 毎月の請求書を一本化することで経理業務の削減が可能
株式会社トヨタエンタプライズが提供する「WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと」は、専任の購買担当者がいない企業も想定した間接材向けのWEB購買システムです。事務用品や工場・現場消耗品、備品の購買を一つのサイトにまとめ、承認機能で購買ルールを運用できます。導入から運用まで相談できるサポート体制があり、初めてWEB購買を導入する企業でも利用を始めやすくなっています。購入履歴の蓄積により、どの部署が何にどれくらい使っているかも把握できます。
べんりねっと
- 購買ルールを徹底！統制と効率を両立する充実の管理機能
- 大手サプライヤから地場の既存取引先まで2,500社以上の連携実績
- ワークフローシステムやERPなど幅広いシステムとの連携実績
株式会社カウネットが提供する「べんりねっと」は、オフィスから工場まで、多拠点・複数社への間接材の発注を一本化できる購買プラットフォームです。SaaS型ワークフローシステムやSAP・OracleなどのERP、独自の基幹システムとの連携実績があり、会計システム連携はオプションで用意されています。導入時には営業担当が準備やワークフローの提案を行い、システム担当がサプライヤー説明会やシステム連携のフォローを担います。EC未対応の地場取引先を含む幅広いサプライヤと連携できる点も特徴です。
楽々ProcurementII
- 購入依頼～見積～発注～入荷検収の購買業務全般を網羅
- 日本の商習慣にマッチし豊富な標準機能、実運用に柔軟に対応可能
- 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。電帳法にも対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々ProcurementII」は、間接材から直接材、派遣や役務外注費などのサービス系商材までを1つのシステムで扱える総合購買管理システムです。都度見積、事前見積、単価契約発注など多様な発注形態に対応しています。グループ内の別会社の購買部門へ発注を依頼するグループ購買業務代行の機能もあります。導入時は専任コンサルタントがFit&Gap分析を行いながら運用方法を提案する伴走型サポートが用意されています。
HUE Purchase
- 日本企業に必要なあらゆる機能を網羅した国産の購買管理システム
- 社内や取引先・サプライヤとのやり取りすべてがWebで完結可能
- 20以上のサイトとパンチアウト連携でき、大幅に業務を効率化
NTTインテグレーション株式会社が提供する「HUE Purchase」は、直接材・間接材を問わず、工事や役務、カタログ購買品まで一元管理できる大手企業向けのクラウド型購買管理システムです。標準機能でさまざまな購買プロセスをカバーし、主な機能には貯蔵品在庫や予算管理も含まれます。機能追加やバージョンアップ、OS・ブラウザの切り替えに標準保守料以外のコストがかからない点は、対象範囲を段階的に広げる長期の運用を考える際の確認材料です。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
株式会社横山システム経営研究所が提供する「Guide（ガイド）」は、量産部材、外注加工、設備工事、試作品、一般購入品、社内カタログといった品目の調達を一つにまとめる調達統合システムです。品目によって異なる管理項目や業務フローを設定レベルで構成できるため、対象とする品目を広げる際も設定で対応できます。サプライヤーは参加費無料で指定URLから利用でき、取引先を巻き込んだ電子化を進めやすくなっています。各事業所や工場の購買活動を集約して分析することも可能です。
PROCURESUITE（プロキュアスイート）
- 見積～検収までの一連の購買業務プロセスを実現
- 購買情報の一元化と可視化
- 購買業務のコンプライアンス強化
DAIKO XTECH株式会社が提供する「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、分散購買と集中購買の両方に対応し、本社・事業部・工場で利用できる調達支援システムです。依頼元、受入部門、購買部門、経理部門、取引先の機能が分かれており、利用者ごとの業務権限で使える機能を限定できます。MRO品については、文具・OAの標準内部カタログや外部カタログサイトを利用して、自社でカタログを整備しなくても購買を始められます。検収データを外部会計システムへ渡す会計連携はオプションです。
Oracle NetSuite
- 発注・仕入・支払をリアルタイムに一元管理
- 脱Excelで属人化を排除し業務を自動化
- 購買データを可視化しコスト管理と意思決定を最適化
日本オラクル株式会社が提供する「Oracle NetSuite」は、購買業務を全社レベルで統合し、拠点間の購買条件や仕入先を一元管理できるクラウドERPです。購買依頼から発注書作成、仕入明細、検収、支払確定までが自動で連携し、各ステータスの進捗をリアルタイムで確認できます。会計データとも自動で連携するため、購買と会計の数字を同じ基盤で扱えます。統合グローバル企業管理オプション「NetSuite OneWorld」も用意されており、提供エリアは国内・海外です。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
株式会社イントラマートが提供する「intra-mart Procurement Cloud」は、最短1カ月での導入が可能とされるSaaS型の調達・購買システムです。無償トライアルが用意されており、本稼働の前に操作を確かめられます。購買管理規定にあわせて承認フローを設定でき、承認フローはIM-WFとの連携も可能です。サプライヤーはバイヤーからの招待により無料で利用できるため、取引先へ利用を案内する際の負担を抑えられます。
ONE SOURCE Lite （株式会社MonotaRO）
- 1900万超の品揃えから少額購入品を一元管理
- 大企業での導入実績は1800社
- 導入/利用費無料 最短２週間で利用開始
まとめ
購買管理システムの導入は、間接材から始めるか直接材まで含めるか、拠点をどう広げるかという対象範囲を最初に決めると進めやすくなります。そのうえで購買規程と承認権限を見直し、試験運用と並行稼働を経て本稼働へ移りましょう。取引先への案内や導入効果を測る指標も、事前に準備しておくことが大切です。自社の導入範囲にあう購買管理システムを比べたい方は、資料請求を活用してください。
