発注トラブルを防ぐには？予防法も解説

発注時に起きがちなトラブル

商品・製品の発注時にはどのようなトラブルが起こりやすいのでしょうか。電話発注や口頭発注、FAX発注など注文方法によって起きがちなトラブルに加え、確認漏れなどで起こり得るトラブルについて解説します。

電話・口頭発注による聞き間違いや入力ミス

よくある発注トラブルとして、個数や商品違いのミスが考えられます。たとえば「10個注文すべきところを100個と入力してしまった」「似た商品がいくつかあり、よく確認せずに発注したら、別の商品が届いてしまった」などです。

入力ミスや確認ミスは業務の慣れによるものや、時間に追われあせっていたり、ぼんやりしていたりすることで発生しがちです。商談時の口頭発注や電話発注だと、担当者の言い間違いや聞き間違いも考えられるでしょう。

また、FAXで送った発注書は文字・数字が潰れて判読が難しいこともあり、取引先が個数や商品を間違える可能性もあります。

FAX発注による発注書の未達・未読

発注書をFAXで送る企業も多いですが、担当者が不在だったり他のFAXに埋もれたりする可能性もあり、未読のままで受注処理されないトラブルにつながりやすいでしょう。FAX番号間違いや回線混雑による発注書未達のトラブルもしかりです。

閉店後に発注する場合は、退社ギリギリにFAXを送信して翌日出社後に送信失敗に気付くケースもあります。機器の不具合や故障により、発注ができていなかった事態も考えられるでしょう。

受注タイミングのずれ

多くの企業が受注締切時間を設けており、１分でも締切時間を過ぎてしまうと翌日に受注処理されます。休日をはさめば受注処理がさらに遅れます。発注したタイミングによっては納期が大幅に変わり、トラブルにつながりやすいです。特に、急を要する発注には注意が必要です。

取引先がお盆や正月などで長期休業している場合、日を改めて発注しなければいけません。後日では発注を忘れてしまうこともあるでしょう。受注タイミングのズレは、発注漏れを招きやすいです。

完売・欠品の未報告

発注トラブルとして、取引先からの完売や欠品の未報告も挙げられます。発注商品の一部が欠品しているのに連絡がなく、欠品商品を除いて出荷してくる取引先も少なくありません。事前連絡があれば余裕をもって対応できますが、入荷後に欠品に気付くようでは対応に遅れが生じトラブルに発展するでしょう。

これは取引開始にあたり、注文請書の発行依頼や欠品時の事前連絡・対応を両者間で取り決めしなかったことが原因です。

発注トラブルを未然に防ぐには？

発注トラブルを防ぐために効果的な２つの対処法を紹介します。受発注システムを活用する方法と、取引先とのコミュニケーションの取り方の具体例について説明します。

受発注システムで発注書を作成する

受発注システムとは、受発注業務の効率化を促すシステムです。受注側・発注側で機能が分かれており、Web上で業務を行います。従来、受発注システムは大企業が利用していましたが、今では中小企業でも導入が進んでいます。システムのクラウド化が進んだことで費用が抑えられるようになったためです。

受発注システムではWeb上で受発注を行うため、聞き間違いや読み間違いの心配はなく、発注書を送信する必要もありません。FAXの番号間違いや発注書が他のFAXに埋もれる心配もないでしょう。発注書が届いたか電話して確認する手間も省けて、業務効率化が期待できます。

その結果、落ち着いて発注業務ができ、人為ミスの防止につながるでしょう。さらに、受発注システムで注文請書の作成を取引先へ依頼すると、発注内容の確認を双方で行え、商品や個数間違い、完売・欠品の未報告といった発注トラブルを回避できます。

なお、受発注システムの導入に興味がある方には、以下の記事がおすすめです。

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こまめなコミュニケーションを心がける

発注トラブルは、取引先とのコミュニケーション不足によるケースがほとんどです。発注業務は取引先との信頼関係のうえに成り立っており、円滑なコミュニケーションは欠かせません。取引先の意向や動向を気にかけ、よりよい関係を構築しましょう。

特に、新規の取引先には注文請書作成や欠品時の事前連絡を依頼し、ルールを取り決めておくとよいです。また、受注締切時間ギリギリに発注書を送付した場合は、取引先へ連絡し、納期はいつになるのかを確認しましょう。

以下の記事では、発注ミスやトラブルの原因について掘り下げて解説しています。システムを導入しなくてもできる対策を紹介しているので、あわせて参考にしてください。

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発注で起こりうるトラブルを防止し、気持ちのよい取引を！

発注トラブル例として、発注商品・個数の勘違いや入力ミス、FAX発注による発注書の未達・未読などが挙げられます。ほかにも発注と受注のタイミングがずれることで納期変更や発注漏れが生じたり、取引先から欠品連絡をもらえないことで業務負担が増えたりするトラブルもあります。

発注トラブルを回避するためには取引先とのコミュニケーションが大切です。さらに、受発注システムを利用するとWeb上で発注でき、トラブルの軽減につながります。受発注システムを導入して、円滑な取引を行いましょう。