ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■注文の受け方別
- Web発注画面で受ける：スマレジEC・B2B、COREC
- FAX注文をデータ化して取り込む：スマレジEC・B2B
- EDIで受ける：AMI、CBP
- ■後工程との連携別
- 受注時に在庫を自動で引き当てられる：AMI
- 請求書の発行まで一体で使える：スマレジEC・B2B、CBP、「楽楽販売」、COREC
受発注システムを使い始める前に取引先と決めること
受発注システムは、自社と取引先が同じ画面で注文データを共有する仕組みです。そのため、最初の設定は社内だけで決めず、取引先と認識をそろえておく必要があります。
商品マスタと取引先ごとの単価の登録
最初に行うのは、取り扱う商品の情報を登録する作業です。商品名や商品コード、入数、発注単位、画像などをまとめた台帳を商品マスタと呼びます。取引先が画面で迷わず商品を選べるよう、普段使っている商品名に近い表記で登録しましょう。
あわせて、取引先ごとに異なる単価や掛け率、取り扱う商品の範囲を設定します。既存の販売管理システムやExcelの台帳からCSVファイルで一括登録できる製品もあり、件数が多い場合は取り込み方法を事前に確認しておくと作業を短縮できます。
締め時間と受付ルールの共有
何時までの注文を当日出荷とするか、土日や祝日の注文をどう扱うかといった締め時間のルールを決め、システムに設定します。取引先ごとに配送日や最低注文数が異なる場合も、ここで登録しておきます。
決めたルールは、取引先にも文書で案内しておきましょう。注文確定後の変更やキャンセルをいつまで受け付けるかも共有しておくと、後から問い合わせが重なる事態を避けやすくなります。ルールを画面上にお知らせとして掲示できるかも確認しておくと便利です。
注文を受け付けて受注を確定するまでの使い方
受発注システムの日々の操作は、届いた注文を確認して受注を確定する作業から始まります。注文の受け方が複数ある場合も、同じ画面で受注を管理できるかが使い勝手を左右します。
届いた注文の確認と受注確定
取引先がWebの発注画面から注文すると、受注担当者の画面に新着の注文として表示されます。担当者は、商品や数量、希望納期、届け先に誤りがないかを確認し、問題がなければ受注を確定します。
受注を確定すると、取引先に受付完了の通知が送られる製品もあります。通知の文面や送信のタイミングを設定できるかも確認しておきましょう。普段と大きく異なる数量や、登録外の届け先が指定された注文は、確定前に取引先へ確認する運用にしておくと、入力ミスによる誤出荷を抑えられます。確認した内容をメモとして残せると、引き継ぎにも役立ちます。
FAXやEDIで届く注文の登録
すべての取引先がWebから発注するとは限らないため、FAXや電話で届いた注文を受注担当者が代わりに入力する場面も残ります。FAXの文字を読み取ってデータ化する機能を持つ製品もありますが、読み取り結果は担当者が確認する必要があります。
EDIとは、企業間で注文データを決まった形式で自動的にやり取りする仕組みです。大手の取引先とEDIで受発注している場合は、受け取ったデータが受発注システムにどのように取り込まれるか、取り込みに失敗したときにどこで気づけるかを確認しておきましょう。
注文の変更とキャンセルへの対応
受注確定後に取引先から数量の変更やキャンセルの依頼が来た場合は、受注データを修正するか、取り消しの処理を行います。取引先が自分で変更できる期限を設定できる製品もあり、期限を過ぎた依頼は担当者が対応する流れが考えられます。
変更の履歴が残る製品であれば、誰がいつ何を変えたかを後から確認できます。すでに出荷指示を出した後の変更は、倉庫や配送の担当者にも連絡が必要なため、変更を受け付けた時点の進み具合に応じた対応手順を決めておきましょう。
在庫引当から出荷指示までの受発注システムの使い方
確定した受注は、在庫を確保し、出荷の準備へと進みます。受発注システム単体で行える範囲と、在庫管理システムや倉庫管理システムと連携して行う範囲は製品によって異なります。自社がどこまでを受発注システムで行うかを決めておきましょう。
在庫の引当と納期の回答
引当とは、受注した数量分の在庫を、ほかの注文に使われないよう確保しておく処理です。在庫管理と連携している場合、受注確定とあわせて引当が行われ、在庫が足りない商品は欠品として表示されます。
欠品がある場合は、入荷予定をもとに納期を回答するか、一部だけ先に出荷する分納にするかを取引先と調整します。在庫数を取引先の発注画面に表示できる製品であれば、注文前に在庫の有無を確認してもらえるため、欠品の連絡を減らせます。在庫の反映のタイミングも確認しておきましょう。
出荷指示と納品書の発行
引当が済んだ受注は、出荷指示として倉庫や出荷担当者に引き継ぎます。受発注システムから出荷指示書やピッキングリスト、納品書を印刷する使い方のほか、倉庫管理システムへデータを送る使い方もあります。
出荷が完了したら、出荷済みの状態に更新し、取引先に出荷の連絡を送ります。配送業者の伝票番号を登録できる製品であれば、取引先が画面から配送状況を確かめられます。出荷の登録漏れがあると請求にも影響するため、未出荷の一覧を毎日確認する習慣をつけましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受発注システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
納品後の検収と請求まで受発注システムで進める
商品を届けた後は、取引先の検収を経て請求へと進みます。受注から請求までのデータが一つの流れでつながっていると、締め日の集計作業を抑えられます。売上の計上基準を出荷日とするか検収日とするかも、経理担当者と確認しておきます。
検収と数量の差異の処理
検収とは、届いた商品の数量や品質を取引先が確認し、受け取りを確定する作業です。取引先が受発注システム上で検収を登録できる場合、自社の画面でも検収済みかどうかを確認できます。
破損や数量不足があった場合は、返品や追加出荷、売上の訂正といった処理が必要です。差異の内容と対応を受注データにひもづけて記録しておくと、請求時に取引先と金額を照合する際の確認がスムーズです。差異が起きた原因を記録しておくと、出荷工程の見直しにも生かせます。
締め処理と請求書の発行
月末などの締め日には、期間内に出荷または検収した取引を取引先ごとに集計し、請求データを作成します。受発注システムで請求書を発行できる製品もあれば、販売管理システムや請求書発行システムにデータを渡して発行する製品もあります。
インボイス制度に対応した請求書を発行するには、登録番号や税率ごとの消費税額などの記載が必要です。請求書の発行をどのシステムで行うかによって確認すべき設定が変わるため、導入時に請求までの流れを一度通して試しておくと安心です。
発注する取引先側の使い方と案内のコツ
受発注システムは、取引先が使いこなせて初めて効果が出ます。発注する側の操作の流れを把握し、取引先が迷わず使えるよう案内の準備を整えましょう。
取引先が行う発注操作の流れ
取引先の担当者は、発行されたIDでログインし、商品を検索して数量を入力し、届け先や希望納期を指定して注文を確定します。過去の注文履歴から同じ内容で再注文できる機能があれば、定番商品の発注の手間を減らせます。
注文後は、受付状況や出荷状況、過去の請求内容を画面で確認できる製品もあります。取引先の担当者がパソコンを使うのか、店舗や現場でスマートフォンを使うのかによって必要な画面は変わるため、取引先の利用環境を事前に聞き取っておきましょう。
取引先向けの手順書と問い合わせ窓口
取引先に使い方を案内する際は、ログインから注文確定までを画面の画像つきでまとめた手順書を用意すると、問い合わせを減らせます。ベンダーが取引先向けの説明資料や問い合わせ窓口を用意しているかは製品によって異なるため、契約前に確認しておきましょう。
自社側の窓口は、担当者1人に集中させず複数人で対応できる体制にします。よくある質問と回答を記録して共有しておくと、担当者が替わっても同じ案内ができます。取引先から寄せられた要望は、画面設定や手順書の改善に生かしましょう。
受注から請求までの対応範囲で見る製品一覧
注文の受付、在庫引当と出荷、検収と請求のどこまでを1つの製品で扱えるかを中心に、受発注システムの特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| スマレジEC・B2B | Web受注から出荷・請求処理、納品書・請求書の作成まで受注側で対応 |
| AMI | 受注時の在庫引当を自動化し、倉庫への出荷指示を一括で出せる |
| CBP | 納期回答・出荷・検収の進捗を一画面で確認。請求書などの帳票も出力 |
| 「楽楽販売」 | 見積もり・受注から請求までを一元管理。帳票をボタン一つで発行 |
| COREC | 受注データから納品書と請求書のPDFを作成。受注時はメールで通知 |
日々の受注処理を流れで進められる受発注システム
受注確定から出荷指示、請求までの操作を、どこまで受発注システムの中で進められるかが異なる製品を紹介します。自社の業務の順番にあてはめて、どの工程を任せたいかを考えながら比べてください。
スマレジEC・B2B
- 買い手企業数250,000社突破！中堅・大手企業様の導入多数！
- WEB受注で業務の効率化を図って、ECによる売上向上を実現！
- 基幹・販売管理システムなど外部ソリューションとの連携が充実！
株式会社スマレジが提供する「スマレジEC・B2B」は、Webでの注文受付から出荷・請求処理、納品書・請求書の作成までを受注側の機能として備えた法人向けBtoB受発注システムです。商談や電話で受けた注文も登録でき、FAXで届く注文はAI-OCRで自動的に取り込めます。発注側は、発注履歴からの再発注や入荷状況のチェック、請求書・納品書のダウンロードを画面上で行えます。取引先ごとの個別価格設定にも対応しているため、単価の登録から請求まで同じ仕組みで管理したい企業の候補です。
AMI
- BtoB、BtoCを一元管理するオムニチャネル環境を提供
- 受発注プロセスの自動化により、受発注業務のDX化を推進
- 豊富な標準機能により、多様な商品設定や価格設定にも対応
株式会社NetSDLが提供する「AMI」は、受注から在庫引当、出荷指示、納品書の発行までを一つの流れで扱える受発注管理システムです。倉庫や店舗の在庫を一元管理し、受注時の在庫引当を自動化できます。各販売チャネルの注文データをまとめて倉庫へ一括で出荷指示を出せるほか、在庫切れ商品の注文が入った際には発注伝票を自動で作成します。BtoBの注文は、EDIやWeb-EDI、BtoB ECサイト、FAX受注、電話受注といったチャネルに対応しています。
CBP
- 取引先と同じ取引データを共有し、認識齟齬・突合・手戻りを削減
- 柔軟な個別仕様対応が可能、ERP側のクリーンコアに貢献
- 電帳法・インボイス制度対応、ISMS認証取得で安心
株式会社テクノスジャパンが提供する「CBP」は、発注登録から納期回答、出荷・入荷・検収の状況確認、請求照合や支払通知まで、企業間取引の各工程を一元管理できる受発注プラットフォームです。注文書や注文請書、出荷伝票、検収書、請求書といった帳票は、取引先ごとのレイアウトで出力できます。受付チャネルは各種EDIやWeb-EDI、FAXなど取引先の環境にあわせて選べます。取引先とのやり取りにはチャット機能やファイル共有も使えるため、検収時の差異の確認にも役立ちます。
「楽楽販売」
- 販売管理システム 売上シェアNo.1
- 見積もり～請求データの一元管理で、転記作業や請求ミスを削減
- 売上・原価の紐づけで、収支計算・集計の手間を削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽販売」は、見積もりや受注のデータをもとに、請求対象の洗い出しや金額計算を自動化できる販売管理のクラウドシステムです。注文受付フォームと連携して受注を管理でき、請求書などの帳票はボタン一つで発行できます。企業ごとのルールに沿った請求処理や売上計上処理の自動化、承認フローのシステム化にも対応しています。電子帳簿保存法とインボイス制度への対応も示されており、受注後の締め処理までを一体で進めたい企業の選択肢です。
COREC （株式会社ラクーンコマース）
- 受注情報を複数人でリアルタイムに共有！スマホ通知もOK！
- 取引先ごとのクローズドな受注ページを作成可能！
- スマホからFAX・メール送信可能！取引先ごとのニーズに対応！
2nd STEP 受発注サービス （株式会社ジェーエムエーシステムズ）
- 受発注の効率化をモバイルでも実現可能！
- 既存システムとシームレスに連携！前後の工程もスムーズに！
- 販売先ごとに売上を可視化！効果のある販売戦略策定を支援！
まとめ
受発注システムの使い方は、使い始める前の商品マスタや締め時間の設定から、受注確定、在庫引当と出荷指示、検収と請求までの流れで押さえると全体像をつかめます。取引先側の発注操作や案内の準備も、定着には欠かせません。注文の受け方や在庫管理、請求との連携範囲は製品によって異なるため、複数の受発注システムを資料請求し、自社の業務の流れで使えるかを比較してください。
