製造業向け受発注管理システムを徹底解説！メリットや選び方、おすすめ製品を紹介

製造業における受発注業務とは

製造業の受発注業務は、主に顧客からの注文を受ける「受注業務」と、製品を製造するために必要な材料や部品を調達する「発注業務」に分けられます。この２つの流れが社内で連携しながら効率的な生産活動を支えています。

受注業務の流れ

受注業務は、顧客からの注文を受け、製品を納品するまでのプロセスです。

• ●顧客からの問い合わせ・注文受付：顧客から製品に関する問い合わせや注文が入ります。
• ●見積もり：価格、納期、数量などを見積もり、顧客へ提示します。
• ●受注登録：正式な注文書を受け取り、受注システムに登録。生産部門や在庫管理部門に情報が共有されます。
• ●生産指示・出荷準備：受注情報をもとに生産指示を出し、完成後に出荷準備を行います。
• ●納品・出荷：製品を顧客に納品します。
• ●請求書作成・送付：納品後に請求書を発行し、顧客へ送付します。

発注業務の流れ

発注業務は、製品を製造するために必要な原材料や部品を仕入れるプロセスです。

• ●発注計画：生産計画に基づき、必要な材料・部品の種類と数量を確定します。
• ●見積もり取得：複数のサプライヤーから価格・納期・品質を比較するために見積もりを取得します。
• ●発注：最適なサプライヤーに発注書を送付します。
• ●納期管理：納期回答を確認し、遅延がないかを管理します。
• ●検収：納品された部材を検品し、発注内容と照合します。
• ●支払い処理：請求書と納品内容を確認し、支払いを行います。

受注業務と発注業務はサプライチェーン全体で連動しており、どちらか一方が滞ると生産全体に影響が出ます。受発注システムを導入することで、両業務の情報を一元管理し、全体最適を実現できます。

製造業における発注業務の課題

製造業では、原材料や部品の調達、製品の出荷など、日常的に膨大な数の受発注業務が発生します。これらの業務は、生産計画や在庫管理、取引先との連携など多くのプロセスと密接に関わっており、業務の複雑さが課題となります。主な課題について以下で詳しく解説します。

■業務の属人化による非効率

特定の担当者しか業務内容を把握しておらず、担当者不在時に対応が遅れるリスクがある。

■手作業によるヒューマンエラーの発生

手入力や紙ベースの管理による入力ミスや伝達ミスが発生しやすい。

■在庫管理と発注状況の可視化不足

リアルタイムでの在庫確認ができず、余剰在庫や欠品リスクが高まる。

■取引先とのコミュニケーションの非効率

電話やFAXでのやり取りが多く、情報共有に時間がかかる。

■コスト管理と分析の難しさ

発注データが分散しているため、コスト分析が複雑で効率的な経営判断が難しい。

製造業に受発注システムを導入するメリット

受発注システム導入によって、製造業では主に４つのメリットが得られます。

業務効率化による生産性の向上

受発注システムの導入によって、従来の手作業や紙ベースの管理から解放されます。発注業務の自動化により、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、生産スケジュールと調達計画の連携もスムーズになります。

これにより、二重入力の削減や書類管理の手間が軽減され、生産ラインの稼働率向上や業務品質の安定化にもつながります。

ヒューマンエラーの削減とデータ精度の向上

受発注業務で発生しがちな入力ミスや、伝達ミスを防げるのも大きなメリットです。自動化によって手入力の回数が減るため、データの一貫性と正確性が確保されます。

さらに、リアルタイムで情報を更新・共有できるため、常に最新データにもとづいた正確な受発注管理が可能に。不良品の発生や生産遅延といったリスクの低減にもつながります。

リアルタイムでの在庫・発注状況の可視化

受発注システムには、在庫や発注状況をリアルタイムで可視化する機能があります。これにより、現場や管理者は即座に状況を把握でき、余剰在庫の抑制や欠品リスクの軽減が可能です。

また、需要変動への迅速な対応ができるため、生産計画や調達戦略の最適化にも貢献。ジャストインタイム生産への対応力も強化されます。

取引先とのスムーズなコミュニケーション強化

受発注システムを活用することで、取引先との情報共有が効率化され、メールやFAXに頼った煩雑なやり取りを削減できます。発注書や納期情報などをリアルタイムで共有できるため、確認ミスや伝達漏れを防止。納期遅延や誤出荷といったトラブルのリスクも大幅に減少します。

サプライチェーン全体の最適化と、取引先との強固な信頼関係の構築に寄与します。

製造業が抱えがちな悩みを、製品資料でクリアにできる可能性があります。まずは資料請求して、現場業務を一歩先へ進めましょう。

製造業に受発注システムを導入する際の注意点

受発注システムはメリットが多い一方で、導入時には以下の点に注意が必要です。

• ●初期コストと運用コスト：システム導入費用や月額利用料が発生するため、費用対効果を確認する必要があります。
• ●取引先との調整：取引先も同じ仕組みを利用する必要がある場合、周知や導入支援が不可欠です。
• ●運用定着までの時間：現場への教育やマニュアル整備が必要で、定着まで一定の期間がかかることがあります。

これらの課題を事前に把握し、段階的な導入や取引先との調整計画を立てることで、システム導入の効果を最大化できます。

製造業向け受発注システムの選び方

製造業が受発注システムを選ぶ際には、特に以下の４つのポイントを押さえましょう。

自社の業務フローに適した機能の有無

自社の業務フローを正確に把握し、どの工程で課題が発生しているかを洗い出すことが重要です。発注書作成の手間削減、在庫管理の精度向上、取引先とのスムーズな連携など、企業ごとに課題は異なります。

まず、自社の課題を明確にし、それに対応する機能を確認しましょう。以下のような機能が自社に必要かをチェックしてください。

• ●自動発注機能：在庫状況に応じて自動的に発注を行う機能。
• ●進捗管理機能：発注から納品までの状況をリアルタイムで追跡可能。
• ●取引先管理機能：複数の取引先データを一元管理し、履歴も簡単に確認できる機能。

既存システムとの連携性

製造業では、ERP（基幹業務システム）や生産管理システム、在庫管理システムなど、すでに多くのシステムが導入されていることが一般的です。新たな受発注システムがこれらと連携できなければ、二重入力の手間やデータの不整合が発生し、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

システムの連携性について、以下のポイントを確認しましょう。

• ●API連携の有無：異なるシステム間でデータを自動同期できるか。
• ●CSVインポート/エクスポート機能：手動でもスムーズにデータを取り込めるか。
• ●リアルタイム連携：生産計画や在庫情報とリアルタイムでデータを共有できるか。

操作性とユーザビリティの向上

どれほど高機能な受発注システムでも、現場担当者がスムーズに使いこなせなければ、その効果を十分に発揮できません。 特に製造業では、現場作業員や事務担当者が日常的に利用するため、操作の簡単さと直感的な使いやすさが重要です。これにより、業務の効率化やミスの削減にもつながります。

システムを選定する際は、以下のポイントに注目しましょう。

• ●シンプルなインターフェース：複雑な操作が不要で、誰でもすぐに使えるデザインか。
• ●モバイル対応：現場や外出先でもスマートフォンやタブレットで操作可能か。
• ●教育コストの削減：操作マニュアルが充実し、短期間で習得できるか。

セキュリティ対策とデータ保護の強化

受発注システムでは、取引先情報、発注データ、在庫情報、価格情報など、企業の重要な機密データを扱います。これらのデータが漏えいしたり、不正アクセスを受けたりすると、取引先との信頼関係の損失や経済的損害につながる可能性があります。そのため、強固なセキュリティ対策はシステム選定において欠かせない重要なポイントです。

安全性を確保するために、以下のセキュリティ要件を確認しましょう。

• ●データ暗号化：通信時や保存時にデータが暗号化されているか。
• ●アクセス制御：部署や権限ごとに閲覧・編集の制限が可能か。
• ●不正アクセス対策：二要素認証やIPアドレス制限などのセキュリティ機能が備わっているか。
• ●データバックアップ：万が一の障害時に備えた自動バックアップ機能があるか。

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まとめ

製造業に最適な受発注システムは、企業ごとの業務課題や目的によって異なります。効率的な業務運営や生産性向上、コスト削減を実現するためには、複数の製品を比較・検討し、自社の業務フローに最適なシステムを選定することが重要です。

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