ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの取り込み・補完方法別
- 名刺データを取り込みたい：Sansan、SKYPCE、GENIEE SFA/CRM、InfAjast インフアジャスト、GRIDYSFA
- 外部の企業データベースで情報を補いたい：Sansan、ハッスルモンスター、Musubu
- メールや予定表から活動を記録したい：InfAjast インフアジャスト、ネクストSFA/CRM
- ■データの品質管理別
- ■データの活用方法別
- 標準のレポートやダッシュボードで分析：GENIEE SFA/CRM、InfAjast インフアジャスト、GoCoo! SFA、feels
- BIツールに出力して分析：InfAjast インフアジャスト、ネクストSFA/CRM
SFAのデータベースに蓄積される情報
SFAのデータベースには、営業活動に関わる情報が種類ごとに分けて保存されます。どの情報がどこに入るのかを理解しておくと、入力項目の設計や分析の計画を立てやすくなります。ここでは、主な情報を3つに分けて見ていきましょう。
取引先と担当者の情報
取引先の情報には、会社名や所在地、業種、従業員規模などが含まれます。担当者の情報には、氏名や部署、役職、連絡先などを登録します。1つの取引先に、複数の担当者をひもづけて保存する構造です。
取引先と担当者を分けて管理することで、担当者が異動や退職をしても、取引先との関係の履歴は残ります。決裁者や窓口といった役割を項目として持たせておくと、商談の進め方を検討する際の材料にもなります。
商談と営業活動の記録
商談の情報には、案件名や見込み金額、受注予定日、進捗の段階を示す商談ステージなどを登録します。営業活動の記録には、訪問や電話、メールの日時と内容、次に取る行動などを残します。
商談と活動を分けて記録することで、1件の商談にどれだけの活動を重ねて受注に至ったのかを後から振り返れます。日報として書いていた内容を活動の記録として残しておけば、上司への報告と営業データの蓄積を一度に済ませられます。
見積や売上予測などの数値データ
SFAによっては、商談にひもづけて見積の内容や商品ごとの明細を登録できます。見込み金額と受注確度を組み合わせれば、月ごとや四半期ごとの売上予測を集計することも可能です。
ただし、受注後の請求や入金のデータは、販売管理システムや会計システムで管理されることがあります。SFAのデータベースでどこまでの数値を持つのかを決め、他のシステムとの役割分担を整理しておくと、同じ数字を二重に入力する手間を減らせます。どちらの数字を正式な実績とするかも、あわせて決めておきましょう。
商談と活動をつなぐSFAのデータ構造
SFAのデータベースでは、取引先や商談、活動などの情報がそれぞれ別の表として保存され、互いに関連づけられています。この構造を理解しておくと、入力項目を追加する際や分析の切り口を決める際に役立ちます。
情報どうしの関連づけ
SFAのデータベースは、取引先の表、担当者の表、商談の表、活動の表といった複数の表を、共通の番号で関連づけるリレーショナル型と呼ばれる構造をとっています。例えば、ある活動の記録には、対象となる取引先と商談を示す番号が保存されます。
この関連づけがあるため、取引先の画面を開けば、ひもづく商談や活動の履歴をまとめて確認できます。逆に、活動を登録する際に商談を選ばずに保存すると、後から商談単位で集計できなくなる点に注意しましょう。
自社独自の項目の追加
SFAには、標準の項目に加えて自社独自の項目を追加できるものがあります。例えば、商談の競合他社や失注理由、導入予定の拠点数など、自社の営業分析に必要な情報を項目として持たせられます。
ただし、項目を増やしすぎると入力の負担が増え、空欄の多いデータになりがちです。入力されないデータは分析に使えず、項目を設けた意味が薄れてしまいます。項目を追加する前に、そのデータを誰がどの分析に使うのかを決め、使う予定のない項目は作らないようにすると、入力が定着しやすくなります。
営業データベースの品質を保つ入力ルールと名寄せ
SFAのデータベースは、入力される情報の品質が低いと、検索や分析の結果が信頼できなくなります。表記のばらつきや重複を防ぐために、入力ルールと定期的な見直しの仕組みを整えましょう。
表記ゆれを防ぐ入力ルール
会社名に付ける法人格の位置や英字の全角と半角、部署名の略し方が担当者ごとに異なると、同じ取引先が別々に登録されてしまいます。入力ルールを文書にまとめ、営業部門全体で共有しておきます。
あわせて、自由記述ではなく選択肢から選ぶ項目を増やしたり、必須項目を設定したりすると、入力のばらつきを抑えられます。設定でどこまで入力を制御できるかは製品によって異なるため、導入前に確認しておくとよいでしょう。
重複データの名寄せ
名寄せとは、同じ取引先や担当者が重複して登録されているデータを見つけ、1件にまとめる作業です。名刺の取り込みや展示会のリストの登録など、複数の経路からデータが入ると、重複が生じる場合があります。
重複を見つける機能や、統合した際に商談や活動の履歴を引き継げるかは製品によって異なります。名寄せの担当と頻度を決め、統合の判断基準を文書に残しておくと、担当者が替わっても同じ基準で作業を続けられます。統合前のデータを残せるかも確認しておけば、誤って統合した場合の修正に備えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でSFAの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
外部のデータベースや他システムとSFAをつなぐ
SFAのデータベースは、営業担当者の入力だけで充実させるには限界があります。名刺データや外部の企業データベース、メールなどと連携すると、入力の負担を抑えつつ、不足する情報も補えます。
名刺データや企業データベースとの連携
名刺管理ツールと連携すると、取り込んだ名刺の情報を担当者のデータとしてSFAに登録できます。また、外部の企業データベースと連携できるSFAでは、会社名から所在地や業種、資本金などの企業情報を補える場合があります。
連携の方式や反映のタイミングは、製品や連携先のサービスによって異なります。どちらのデータを正とするか、SFA側で修正した内容が上書きされないかを確認し、更新のルールを決めておきましょう。外部の企業データベースは別料金のサービスとして提供される場合もあるため、費用の範囲も確認が必要です。
メールや予定表との連携
メールソフトや予定表とSFAを連携すると、取引先とのメールのやり取りや訪問の予定を、活動の記録として取り込める場合があります。営業担当者が改めて入力する手間が減り、活動の記録漏れを防ぎやすくなります。
一方で、私的な予定や関係のないメールまで取り込まれないよう、連携の対象を絞る設定が必要です。連携が止まったり、取り込みに失敗したりした際に、利用者や管理者が気づける仕組みがあるかも確認しておきましょう。
SFAに蓄積したデータを分析に使う方法
SFAのデータベースに蓄積した営業データは、分析に使うことで価値が高まります。SFAに備わる集計機能を使う方法と、外部の分析ツールにデータを出力する方法があり、目的に応じて使い分けます。
レポートとダッシュボードでの集計
SFAには、条件を指定して商談や活動を集計するレポート機能や、グラフで一覧できるダッシュボードが備わっているものがあります。商談ステージごとの件数と金額を並べれば、どの段階で商談が止まっているかを把握できます。
集計の結果を営業会議で使う場合は、誰がいつ時点のデータで作ったかがわかるようにしておくと、数字の食い違いを防ぎやすくなります。分析の前に、未入力や更新されていない商談がないかを確認する手順も決めておきましょう。
BIツールや他のデータとの組み合わせ
BIツールとは、複数のデータを組み合わせて集計し、グラフや表で可視化するツールです。SFAのデータを出力してBIツールに取り込めば、販売管理の売上実績やマーケティングの反応データと組み合わせた分析ができます。
データの出力方法には、CSVファイルの出力やAPIによる連携などがあり、対応範囲は製品によって異なります。出力したデータの保管場所や閲覧できる人の範囲も決め、顧客情報の管理ルールを守るようにしましょう。
営業データベースを充実させるSFAの一覧
名刺の取り込みや企業情報の補完、集計機能など、データベースの育て方に関わる特徴で製品を比べられるようにまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Sansan | 名刺のデータ化と100万件超の企業情報の搭載で、顧客データを補える |
| SKYPCE | AI-OCRとオペレーターの確認でデータ化した名刺情報をSFA機能で活用できる |
| GENIEE SFA/CRM | 名刺スキャンや商談内容のAI自動入力で、入力の手間を抑えて顧客情報を整備 |
| InfAjast インフアジャスト | メールの送受信を顧客履歴に自動記録。レポートのCSV出力でBIと併用できる |
| ネクストSFA/CRM | SFA・CRM・MA一体型。オプションでAmazon QuickSight連携のSales BIを用意 |
| GoCoo! SFA | 入力した営業データがダッシュボードに自動で反映され、先行指標を確認できる |
| feels | 取引先の名寄せチェックや社名からの法人情報の自動取得で入力を補助 |
| ハッスルモンスター | 約470万件超の日本企業の基礎情報を活用し、顧客登録の入力を減らせるSFA |
| Musubu | 140万件以上の企業データから営業リストを作成。名寄せやCSVインポートに対応 |
| GRIDYSFA | 名刺やフォームの取り込みに対応し、顧客・商談・活動履歴を一元管理できる |
データの取り込みと分析に強いSFA
名刺や企業情報、メールなどのデータを取り込む機能や、日々の入力を効率化する機能、蓄積した営業情報を分析に生かす機能に注目して製品を紹介します。
Sansan
- 【手間なく顧客情報を共有】全社の接点情報を正確にデータ化
- 【定着しやすい日報・活動報告】商談内容を人物にひも付けて管理
- 【アプローチ先の選定に役立つ】100万件超の企業情報を標準搭載
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、名刺や企業情報、営業履歴を一元管理して全社で共有できるビジネスデータベースです。名刺は専用スキャナやアプリでデータ化でき、メールの署名から取得した情報も名刺データと同じ形式で管理できます。100万件を超える企業情報を標準で搭載しており、業績や従業員規模、役職者情報などで取引先の情報を補えます。データ連携ソリューションとして名刺データ連携や名寄せ、属性情報付与の仕組みも用意されており、重複を整理しながらデータベースを育てたい企業に適しています。
SKYPCE
- 顧客情報の手入力不要。名刺のスキャンで簡単・正確にデータ化
- 人脈や有益な情報を手軽に共有！組織的な営業活動を支援
- アポイントや商談の記録を人物に紐づけて管理・見える化
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、SFA機能を標準搭載した営業名刺管理サービスです。スキャナーや複合機、スマートフォンで取り込んだ名刺を、AI-OCRとオペレーターの確認を通してデータ化する仕組みです。名刺情報をリードとして登録し、案件化した後は案件や取引先の情報と結びつけて管理できるため、名刺交換から受注までの履歴を一連の流れで残せます。アポイントや商談の記録は名刺に紐づけて組織で共有でき、取り込んだ名刺情報をほかのSFAやCRMに顧客情報として反映する連携にも対応しています。
GENIEE SFA/CRM
- AIが商談内容をSFAに自動記録し報告負担を軽減
- 専任スタッフの導入から定着までを徹底支援
- SlackやGoogleなどの外部ツールと標準連携
株式会社ジーニーが提供する「GENIEE SFA/CRM」は、商談記録から受注予定日や金額、ネクストアクションなどの項目へAIが自動で記録するSFA/CRMです。名刺管理はスキャンで自動データ化でき、手入力を減らしながら顧客情報を整えられます。GmailやOutlook、Googleカレンダーなどとの連携にも対応しており、連絡や予定、商談の情報をまとめやすい点が特徴です。自由度の高いダッシュボードやレポート機能で状況を整理できるほか、権限（ロール）設定や項目アクセス権限で閲覧範囲を管理できます。
InfAjast インフアジャスト
- 5年連続SFA部門第1位！時代にマッチした進化するSFA/CRM
- はじめてでも安心！月契約＆導入から定着まで手厚い伴走サポート
- 独自の顧客履歴で営業ノウハウも蓄積、営業状況を即座に把握
株式会社エーエスピーコムが提供する「InfAjast インフアジャスト」は、顧客・日報・案件管理などの機能で営業活動を可視化するSFAです。スマートフォンで撮影した名刺から顧客や担当者の情報を取り込めるほか、Eメールの送受信が顧客履歴として自動で記録されるため、メールのやり取りを活動データとして残せます。レポート機能では顧客や案件の情報を集計してグラフ化でき、CSVで出力すればBIシステムと併用した分析も可能です。新着情報を集約するダッシュボードも備えています。
ネクストSFA/CRM
- AIが商談記録と案件更新を自動化し入力負荷減
- ノーコードで項目や画面を自在にカスタマイズ
- 専任伴走サポートが定着と運用を後押し
株式会社ジオコードが提供する「ネクストSFA/CRM」は、SFA・CRM・MAを一体で運用できるクラウド型ツールです。テレアポやメールの履歴をアプローチ管理で残し、案件管理で進捗を一元化できます。GoogleカレンダーやGmail、Microsoft Outlookなどの外部サービスとの連携に対応。文言の変更や項目・プルダウンの追加は設定だけで行えるため、分析に必要な項目を整えやすい点も特徴です。オプションとして、Amazon QuickSightと連携するSales BIも用意されています。
GoCoo! SFA
- 画面遷移なしでExcelのように見たまま編集、データ管理を効率化
- ノーコードで管理項目やプロセスを自社に合わせて自由に簡単設定
- AIが商談内容を要約・自動入力し外部ツールや自社AIとも自在連携
SALES GO株式会社が提供する「GoCoo! SFA」は、企業情報や担当者情報、活動、商談、日報などの営業データを一元管理するSFAです。入力したデータはダッシュボードに自動で反映され、マネージャーや担当者がグラフや数値で状況を確認できます。受注実績だけでなく、活動量や案件創出といった先行指標も管理できるため、商談がどの段階で止まっているかを分析したい企業に向いています。ExcelやGoogleスプレッドシートに近い操作感で画面上のデータを編集でき、AIによる商談内容の要約・自動入力にも対応しています。
feels
- 【14日間無料】全機能無料トライアルあり
- 【シンプルで使いやすい】 入力補助で最小限の入力で最大の効果
- 【特許取得AI分析】入力された報告をAIで感情分析
株式会社AMG Solutionが提供する「feels」は、SFA・CRM・日報をシンプルな形で提供するクラウドサービスです。取引先の登録では名寄せチェックによる重複確認ができ、社名を入力するだけで国税庁のデータベースから法人情報を自動取得する機能も備えています。表記ゆれや重複を抑えながら取引先データを整えたい企業に適しています。案件はカード形式で進捗を管理でき、営業成績や活動量を自動で集計する分析レポートも利用可能です。日報の文章をAIで分析する機能も搭載しています。
ハッスルモンスター （リスクモンスター株式会社）
- 470万社以上の企業データベースで顧客登録が簡単
- 使いやすく、商談・日報機能で進捗管理をスムーズに。
- クラウドサービスにより低コストでスモールスタートが可能。
Musubu （Baseconnect株式会社）
- 高度な検索機能で欲しい情報へ即座にアクセス
- 利用規模に応じて選べる柔軟な料金設定・オプションプラン
- 情報分析やメール配信など営業活動の支援機能も多数搭載
GRIDYSFA （ナレッジスイート株式会社）
- 顧客関連の情報を一覧表示
- 最短3ステップで日報データ蓄積
- 項目自由に追加・変更でき、スマホからも利用可能。
まとめ
SFAのデータベースには、取引先や担当者、商談、営業活動の記録が互いに関連づけられて保存されます。このデータを分析に生かすには、入力ルールと名寄せで品質を保ち、名刺データや外部の企業データベースとの連携で情報を補うことが大切です。集計は標準のレポート機能で足りるのか、BIツールとの連携が必要なのかも検討しましょう。データの取り込み方や出力方法はSFAによって異なるため、資料請求で比較してみてください。
