SFAを活用するためのポイントとは？定着させる方法も解説！

SFAが活用できていない原因

日々の営業活動で集めたデータを応用して効率化を図るための営業支援ツールを導入したのにもかかわらず、活用できていないと答える企業を度々耳にします。まずは、その原因をピックアップしてみました。

ITシステムを活かしきれていない

まだまだITリテラシーが高いとはいえず、特に年齢が高い人ほどリテラシーが低い傾向にあるようです。また、そもそも業種に依存する点や社内で導入してるシステムによって、個人差もあります。このような現状が、SFAの利用浸透を阻害しているのかもしれません。

入力項目が多い

SFAは、日々の営業活動を細かくデータに反映させて効率化や受注率の向上を目指します。営業担当者は、商談はもとより電話営業や資料作成、会議などさまざまなタスクがある中でデータ入力業務も並行して実施します。これではかえって効率化どころか、作業工数が多くなってしまうでしょう。

現場社員によるSFA導入の効果が理解できていない

上述した2つの原因の包括的な結論ですが、実際に使う営業担当者が、SFAの効果を実感できていません。入力しても、どのように活用すべきかわからなくなることもあります。

SFA活用のために考慮すべき３つのポイント

ここでは、効率化や売上げアップを目的に導入したSFAを、有効活用するためのポイントをみていきましょう。

１．営業担当者の理解は得られているか

SFAの活用がうまく行かない理由の一つに、ITリテラシーの知見不足があげられます。急激なITの発展にともなう労働者の柔軟な変化はまだまだ簡単には行かないようです。

ITシステムに業務の一部分を任せるとなると、営業担当者の多くはそれまでにも工夫して業務を行ってきているため、中々すぐに変更できるというわけにはいきません。特にITシステムは前提としてある程度の知識が必要な場合も多く、0から学び直さなければならないこともあります。

２．商談記録の入力は煩雑でないか

SFA活用を妨げる要因の２つ目として、日々の営業で得た情報をシステムに入力する作業が煩雑なことがあります。SFAは日々の営業、商談をデータとして収集して管理部門が戦略を考えたり、他の営業担当に共有できたりするのがメリットです。しかし、日々の業務に追加される形で入力業務を行わなければならないことも覚えておきましょう。

３．社員がSFAの効果を理解しているか

SFAが効果的に活用されない原因の３つ目として、SFAの効果を理解してないことが挙げられます。SFA導入を決定しても社員による導入の理解が進んでいなければ、当然浸透しません。

導入によってどのような効果があるのかをしっかりと社員に通知して、理解してもらわなければ、上手にSFAを活用できるようにはなりません。

SFAのメリットについては以下の記事で解説しています。

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SFAの活用を促進する２つの方法

上で紹介したような活用ポイントをもとに、どのようにSFAの活用を促進、浸透させていけばよいのかを解説します。

１．導入の目的を社員に共有する

SFAは、導入目的を現場社員に共有しておくことが重要です。具体的には以下の点を共有しましょう。

• ・何のために導入するのか
• ・活用した先にどのような効果が見込めるのか
• ・営業担当者にはどのような利益があるのか
• ・以前の業務フローと異なる点はどこか

２．スモールスタートからはじめる

SFAを導入してすぐ、一斉に利用を開始させるのは賢明とはいえません。なぜならそのシステムが現場社員や管理者、業種によって必ずしも適切とは限らないためです。/p>

まずは小規模での利用から始めるようにしましょう。無料トライアルなどを活用しながら導入を進めることで、問題点の対策が立てやすくなります。

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SFAの活用で期待できる効果

ここでは、改めてSFAを活用することで考えられる効果を紹介します。

ワークスタイル変革

モバイル端末と連携できるSFAの普及によって、会社へ戻って上司に報告していた営業活動を出先で行うことが可能となりました。また、顧客情報の参照や更新、メールやスケジュールの確認も空き時間に社外からできます。

これによって、営業活動が効率化され、営業担当者は、直行直帰ができるようになりました。このことは最前線の営業担当者にとって大きな魅力です。SFAとモバイル端末を組み合わせて「ワークスタイル変革」を推進している企業もあるのです。

ワークスタイル変革はマネージャーにとってもメリットとなります。日本企業にはプレイングマネージャーが多く、自身も顧客を抱えて訪問などに追われています。SFAとモバイル端末があれば、外出先から部下の動きを把握して、指示をしたり、アドバイスを与えることも可能です。もちろん、部下からの報告を受けるために帰社する必要もなくなります。

データの有効活用

SFAには、入力したデータを活用できる機能があるため、これまでの商談履歴を分析したうえで、適切なアプローチが実現可能です。また他支店や他部門の動きも分かることで、営業担当者全員の一体感の創出や、モチベーションアップにもなります。

管理者は目標の売上やKPIに満たない担当者を一覧にすることで、対策を立てられるでしょう。また、マーケティング担当者は過去のデータをベースを参考に販売戦略を立案できるうえ、顧客の声を収集して新製品開発にも応用できます。

もちろん、SFAは製品ごとに持ち合わせている機能が異なるので、まずは以下の記事で製品を比較し、必要な機能を見極めましょう。

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SFA・CRM・MAの特徴

営業支援を目的としたSFA、顧客関係の管理を目的としたCRM、マーケティング活動を自動化するMA、それぞれのシステムの特徴を見ていきましょう。

営業担当者を支援する「SFA」

SFAは Sales Force Automation の略語で、営業担当者の支援を目的としたシステムです。それぞれの営業担当者が保有している顧客情報や営業活動の進捗状況をデータベース化し、共有します。営業担当者が商談過程で得た情報をSFAへ入力することで、売上に貢献する営業活動の効率化や適切なアプローチが可能となります。

また、データの共有により、担当者変更時の円滑な引継ぎやノウハウの蓄積が可能となり、人材育成にも役立ちます。従来の営業担当者が個々のノウハウで実施してきたものを、組織全体で行えるように見える化するのがSFAの特徴です。

▼SFAの製品一覧はこちら
参考記事：SFAの製品一覧

顧客管理に特化した「CRM」

CRMは Customer Relationship Management の略語で、顧客関係の管理を目的としたシステムです。

顧客の基本情報に加えて、購入履歴や苦情・要望などのデータを一元的に管理します。また集まったデータを分析することにより、顧客のニーズにあったアプローチで業務を効率化するとともに、顧客満足度の向上や購買額の最大化を図ります。システムによっては、顧客データをもとに見込み客へのダイレクトメール送信を行えるものもあります。

マーケティング活動を自動化する「MA」

MAは Marketing Automation の略語で、マーケティングの各業務を仕組化・自動化することで効率化を図るシステムです。従来は手作業だった自社の情報を見込み客へ定期的に送信する作業などを自動化することで、膨大で煩雑な作業から解放されます。

また、見込み客の閲覧ページの履歴やサイトのアクセス頻度などの情報を一元化することで、見込み客を選別します。さらに、見込み客にあわせたアプローチを自動的に判断・実施することで、見込み客を管理・育成できます。

マーケティングプロセスにおけるそれぞれの役割

SFA・CRM・MAそれぞれが、営業やマーケティングの成果向上が見込めるツールです。しかし、それぞれのツールが活躍できる場面には違いがあります。それぞれの違いを下記表にまとめます。

顧客の購買までの行動を、BtoBの製品を例にして説明します。（例：経費精算システムの場合）

見込み顧客の獲得にはMA

リードの獲得ともいわれる見込み顧客を獲得したいときに、MAツールを使用します。サイトに訪問しているユーザーの行動分析を行って、興味度合いの高い見込み顧客を発見します。

スコアリング機能などの活用で、見込み顧客のデータ収集を自動で実施可能です。

商談における情報の管理にはSFA

見込み顧客をリストでアップしたら、次は商談のフェーズですね。SFAは、この段階での効果が期待できるものです。顧客との商談記録を詳細に記録でき、社内の営業チームへの共有が可能です。こうすることで、代理や引き継ぎなどで訪問した場合に、無駄なすり合わせや確認をせずに顧客と折衝できます。

既存顧客との関係維持にはCRM

製品やサービスの検討段階に入ると、受注もしくは失注の要因を分析する必要がでてきます。何が決め手で受注に至ったのかを知ることは、今後のビジネスで非常に役立つデータです。もちろんSFAでも顧客管理はできますが、CRMを活用することで、購入後の顧客行動を分析できます。取引先との関係維持や、リピーターを増やしたいときにも効果的です。

営業活動を効率化するSFAの活用ポイント７つ

ここからは、SFAを通じて営業活動を効率化するためのポイントを紹介します。

１．UI・UXのよいシステムを選ぶ

高性能なシステムを導入しても、現場の営業担当者が利用しなければ意味がありません。UI・UXのよいシステムを選んだうえで、現場の入力負担が最小限で済むシステムを導入しましょう。

２．営業現場にメリットを理解してもらう

現場担当者がSFAを使用するメリットを理解できていない企業も多いでしょう。現場担当者は管理のための情報蓄積をする必要がほとんどなくなります。また蓄積された情報は、営業組織全体のナレッジベースにもなります。

SFAの導入前にセミナーを開くなどして、導入のメリットを理解してもらうことが重要です。まずは毎日使用してもらえるように、SFAのメリットを理解してもらいましょう。

３．カスタマーサクセス思想のあるシステムを選ぶ

ITリテラシーが備わっていない営業担当者は、SFAを使う中で分からないことがあると使用をあきらめてしまいがちです。

SFAでわからないことがあった際に、すぐに解決できる環境を整えることが運用成功のために重要です。具体的には、問い合わせ対応のフロー体制や、問い合わせ対応と利用トレーニングの有無などを確認しておきましょう。

４．営業現場にスムーズに浸透するための準備期間を設ける

SFA運用の課題として多く見られるのが、利用率が伸びずシステムが浸透しないというもの。この問題を回避するには、導入後の一定期間を「準備期間」と捉え、システムの浸透に重きをおくことが重要です。営業の組織や体制に深く関わるシステムだからこそ、期間を区切って定着を図りましょう。

５．使いやすい機能から段階的に利用する

SFAは入力項目を必要最低限に絞った状態から徐々に増やしていくことで、システムの浸透につなげられます。

また、SFAを必ず利用しなければならない環境を設けることが大切です。社内会議での情報提示用ツールや、管理層からの伝達ツールにSFAを取り入れるなど、定期的に活用する場を設けましょう。

６．評価制度へ組み込む

導入初期に重視されるのが、SFAを評価制度に組み込み、S定着への貢献に対して評価する方法です。

営業担当者が継続的にSFAに情報を入力することは、SFA導入の成否を分ける大きな要素です。経営層・マネジメント層は、営業担当者のモチベーション維持につながるようSFAを導入しましょう。

７．SFAを活用したコミュニケーションの実施

マネジメント層が積極的にSFAを活用する体制づくりも欠かせません。営業担当者が情報を入力しても反応がない、的確な指示が得られないといった状態では、SFAに対する営業担当者の士気も下がります。

SFAをうまく活用して、営業に革命を！

SFAの活用ポイントについて解説してきました。SFAの導入成功のためには社員の理解をしっかりと得て、社員が使いやすい環境を構築することが重要です。

一方でSFAは営業に革命を起こすシステムです。適切に活用することで大きな効果を得られるでしょう。まずはしっかりと活用のポイントを理解して、目的にあった適切な製品を導入する事から始めましょう。