SFAをうまく活用するには？社内に定着させる方法を解説！

SFAの効果的な活用と浸透のためのポイント

まず、SFAを効率化や売上げアップを目的に導入した場合の、有効活用のポイントをみていきましょう。

１．営業担当者の理解は得られているか

SFAの活用がうまく行かない理由の一つに、ITリテラシーの知見不足があげられます。急激なITの発展にともなう労働者の柔軟な変化はまだまだ簡単には行かないようです。

ITシステムに業務の一部分を任せるとなると、営業担当者の多くはそれまでにも工夫して業務を行ってきているため、中々すぐに変更できるというわけにはいきません。特にITシステムは前提としてある程度の知識が必要な場合も多く、0から学び直さなければならないこともあります。

SFAでわからないことがあった際に、すぐに解決できる環境を整えることが運用成功のために重要です。具体的には、問い合わせ対応のフロー体制や、問い合わせ対応と利用トレーニングの有無などを確認しておきましょう。

２．営業現場にスムーズに浸透するための準備期間を設ける

SFA運用の課題として多く見られるのが、利用率が伸びずシステムが浸透しないというものです。この問題を回避するには、導入後の一定期間を「準備期間」と捉え、システムの浸透に重きをおくことが重要です。営業の組織や体制に深く関わるシステムだからこそ、期間を区切って定着を図りましょう。

３．商談記録の入力は煩雑でないか

SFAは日々の営業、商談をデータとして収集して管理部門が戦略を考えたり、他の営業担当に共有できたりするのがメリットです。しかし、日々の営業で得た情報をシステムに入力する作業が煩雑になりがちという声も聞かれます。日々の業務に追加される形で入力業務を行わなければならないことも覚えておきましょう。UI・UXのよいシステムを選んだうえで、現場の入力負担が最小限で済むシステムを導入しましょう。

４．社員がSFAの効果を理解しているか

SFAが効果的に活用されない原因の３つ目として、SFAの効果を理解していないことが挙げられます。SFA導入を決定しても社員による導入の理解が進んでいなければ、当然浸透しません。

導入によってどのような効果があるのかをしっかりと社員に通知して、理解してもらわなければ、上手にSFAを活用できるようにはなりません。

SFAのメリットについては以下の記事で解説しています。

５．評価制度へ組み込む

導入初期に重視されるのが、SFAを評価制度に組み込み、定着への貢献に対して評価する方法です。

営業担当者が継続的にSFAに情報を入力することは、SFA導入の成否を分ける大きな要素です。経営層・マネジメント層は、営業担当者のモチベーション維持につながるようSFAを導入しましょう。

６．SFAを活用したコミュニケーションの実施

マネジメント層が積極的にSFAを活用する体制づくりも欠かせません。営業担当者が情報を入力しても反応がない、的確な指示が得られないといった状態では、SFAに対する営業担当者の士気も下がります。

SFAの活用で期待できる効果

ここでは、あらためてSFAを活用することで考えられる効果を紹介します。

ワークスタイル変革

モバイル端末と連携できるSFAの普及によって、会社へ戻って上司に報告していた営業活動を出先で行うことが可能となりました。また、顧客情報の参照や更新、メールやスケジュールの確認も空き時間に社外からできます。

これによって、営業活動が効率化され、営業担当者は、直行直帰ができるようになりました。このことは最前線の営業担当者にとって大きな魅力です。SFAとモバイル端末を組み合わせて「ワークスタイル変革」を推進している企業もあるのです。

ワークスタイル変革はマネージャーにとってもメリットとなります。日本企業にはプレイングマネージャーが多く、自身も顧客を抱えて訪問などに追われています。SFAとモバイル端末があれば、外出先から部下の動きを把握して、指示をしたり、アドバイスを与えることも可能です。もちろん、部下からの報告を受けるために帰社する必要もなくなります。

データの有効活用

SFAには、入力したデータを活用できる機能があるため、これまでの商談履歴を分析したうえで、適切なアプローチが実現可能です。また他支店や他部門の動きもわかることで、営業担当者全員の一体感の創出や、モチベーションアップにもなります。

管理者は目標の売上やKPIに満たない担当者を一覧にすることで、対策を立てられるでしょう。また、マーケティング担当者は過去のデータベースを参考に販売戦略を立案できるうえ、顧客の声を収集して新製品開発にも応用できます。

もちろん、SFAは製品ごとにもちあわせている機能が異なるので、まずは以下の記事で製品を比較し、必要な機能を見極めましょう。

SFAの活用を浸透させるには？

上で紹介したような活用ポイントをもとに、どのようにしてSFAの活用を促進、浸透させていけばよいのかを解説します。

１．導入の目的を社員に共有する

SFAは、導入目的を現場社員に共有しておくことが重要です。具体的には以下の点を共有しましょう。

• ・何のために導入するのか
• ・活用した先にどのような効果が見込めるのか
• ・営業担当者にはどのような利益があるのか
• ・以前の業務フローと異なる点はどこか

２．スモールスタートからはじめる

SFAを導入してすぐ、一斉に利用を開始させるのは賢明とはいえません。なぜならそのシステムが現場社員や管理者、業種によって必ずしも適切とは限らないためです。

まずは小規模での利用からはじめるようにしましょう。無料トライアルなどを活用しながら導入を進めることで、問題点の対策が立てやすくなります。

マーケティングプロセスにおける各ツールの役割

営業やマーケティングの成果向上が見込めるツールとして、SFAのほかにCRM・MAが挙げられます。しかし、それぞれのツールが活躍できる場面には違いがあります。それぞれの違いは以下の表のとおりです。

ここからは顧客の購買までの行動を、BtoBの製品を例にして説明します。（例：経費精算システムの場合）

見込み顧客の獲得にはMA

リードの獲得ともいわれる見込み顧客を獲得したいときに、MAツールを使用します。サイトに訪問しているユーザーの行動分析を行って、興味度合いの高い見込み顧客を発見します。

スコアリング機能などの活用で、見込み顧客のデータ収集を自動で実施可能です。

商談における情報の管理にはSFA

見込み顧客をリストでアップしたら、次は商談のフェーズですね。SFAは、この段階での効果が期待できるものです。顧客との商談記録を詳細に記録でき、社内の営業チームへの共有が可能です。こうすることで、代理や引き継ぎなどで訪問した場合に、無駄なすり合わせや確認をせずに顧客と折衝できます。

既存顧客との関係維持にはCRM

製品やサービスの検討段階に入ると、受注もしくは失注の要因を分析する必要がでてきます。何が決め手で受注に至ったのかを知ることは、今後のビジネスで非常に役立つデータです。もちろんSFAでも顧客管理はできますが、CRMを活用することで、購入後の顧客行動を分析できます。取引先との関係維持や、リピーターを増やしたいときにも効果的です。

SFAをうまく活用して、売上の拡大や収益性を向上させよう！

この記事ではSFAの活用ポイントについて解説してきました。SFAの導入成功のためには社員の理解をしっかりと得て、社員が使いやすい環境を構築することが重要です。

一方でSFAは営業に革命を起こすシステムです。SFAを適切に活用することで営業担当者がコア業務に集中でき、売上の拡大や収益性の向上といった大きな効果を得られるでしょう。まずはしっかりと活用のポイントを理解して、目的にあった適切な製品を導入する事からはじめましょう。