ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■営業データの取り込み方法別
- 名刺から顧客情報を取り込む：Sansan、SKYPCE、ネクストSFA/CRM、InfAjast インフアジャスト
- メール・カレンダーから活動を記録する：ネクストSFA/CRM、InfAjast インフアジャスト、GENIEE SFA/CRM
- スマートフォンから入力する：GENIEE SFA/CRM、esm(eセールスマネージャー)、InfAjast インフアジャスト
- ■連携先別
- MAと連携・一体で使う：Sansan、ネクストSFA/CRM、GENIEE SFA/CRM、Kairos3Sales
- 会計ソフトと連携する：ネクストSFA/CRM
営業支援システムの仕組みは記録・集計・共有の循環
営業支援システムは、入力された情報をため込むだけの台帳ではありません。記録を集計し、その結果を関係者に返すことで、次の営業活動に生かす流れをつくる仕組みです。まずはこの循環の全体像を押さえましょう。
営業担当者の入力が起点になる流れ
SFAに集まる情報の多くは、営業担当者が入力する記録です。訪問や電話、メールといった活動の内容、商談の段階や見込み金額、次の予定などを、顧客や案件にひもづけて登録します。
この入力が仕組み全体の起点であるため、記録が遅れたり抜けたりすると、集計結果や予測の正確さにも影響します。入力の手間を減らすために、他のツールから情報を自動で取り込む方法が用意されている製品もあります。どの情報を誰が入力するのかを、導入前に決めておくことが大切です。
集計結果が管理者と現場に返る流れ
入力された記録は、担当者別や商談段階別、期間別などに集計され、一覧やグラフとして表示されます。管理者はチーム全体の進み具合や、支援が必要な案件を把握できます。
営業担当者も、担当する案件の進み具合や今月の見込みを画面で確認できます。会議の資料を別に作らなくても、SFAの画面上で案件について話しあえる点が、表計算ソフトでの管理との違いです。集計された結果がまた次の行動計画に使われ、新たな記録が入力されるという循環が生まれます。
営業プロセスをSFAに写し取る仕組み
SFAでは、自社の営業の進め方を「商談フェーズ」として設定し、案件がどの段階にあるかを管理します。フェーズの設計と、次の行動を促す通知の仕組みを理解しておくと、運用のイメージがつかみやすくなります。
商談フェーズと移行条件の設定
商談フェーズとは、初回接触、課題のヒアリング、提案、見積提示、受注といった営業の段階のことです。SFAでは、自社の営業プロセスにあわせてフェーズの名前や数を設定し、案件ごとに現在のフェーズを記録します。
フェーズを次に進める条件を決めておくと、担当者によって判断がぶれにくくなります。例えば「決裁者との面談が済んだら提案フェーズへ進める」といった基準です。フェーズの定義があいまいなままだと、集計や予測の数字も信頼しにくくなるため、営業部門で話しあって決めましょう。
次の行動を促すタスクと通知
SFAでは、案件ごとに次に行う作業をタスクとして登録し、期日が近づくと通知を送る仕組みを使えます。一定期間更新のない案件や、受注予定日を過ぎた案件を知らせる設定ができる製品もあります。
通知は、フォローの抜けや対応の遅れに気づくきっかけとして役立ちます。ただし、通知の数が多すぎると見落としが増える場合があります。どの条件で誰に知らせるのかを絞り込み、運用しながら調整していきましょう。
受注・失注の結果と理由の記録
案件が最終的に受注したか失注したかの結果も、SFAに記録される重要な情報です。結果とあわせて、失注の理由や競合の有無、価格の条件などを選択肢から登録できるようにしておくと、後から傾向を集計できます。
失注の理由が「価格」に偏っているのか、「提案の時期」に偏っているのかによって、営業の進め方の見直し方は変わります。結果が記録されないまま案件が残る状態を防ぐため、一定期間動きのない案件を確認して閉じるルールも決めておきましょう。
SFAで売上予測が算出される仕組み
SFAの代表的な使い方の一つが、登録された案件情報から将来の売上を見込む売上予測です。どのような計算の考え方で予測が出るのかを知っておくと、数字の読み方や入力時の注意点がわかります。
見込み金額と確度を掛けあわせる考え方
売上予測の基本的な考え方は、案件ごとの見込み金額に、受注できる見込みの度合いである確度を掛けあわせて合計するものです。例えば100万円の案件で確度が50％なら、予測上は50万円として数えます。
確度は、営業担当者が案件ごとに入力する方法と、商談フェーズごとにあらかじめ決めた割合を当てはめる方法があります。後者はフェーズを進めるだけで予測が更新されるため、入力の手間を抑えられます。どちらの方式を使えるか、予測の集計単位を月や四半期で切り替えられるかは製品ごとに確認しましょう。
予測の精度を左右する入力の条件
売上予測の数字は、入力された情報の正確さに左右されます。見込み金額が古いままの案件や、失注したのに閉じられていない案件が残っていると、実際よりも予測が大きく出る場合があります。
精度を保つには、確度の基準をチームでそろえ、定期的に案件を見直す場を設けることが有効です。予測と実績のずれを振り返り、どの段階の案件で見込みが外れやすいかを確認すると、フェーズや確度の設定を改善する材料にもなります。AIによる予測機能を持つ製品もありますが、その場合も元になる記録の質が前提です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でSFAの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
他システムとSFAをつなぐ連携方式
SFAは単独で使うよりも、営業活動に関わる他のツールとつなぐことで入力の手間を減らし、活用の幅を広げられます。情報を取り込む連携と、他システムと受け渡す連携に分けて見ていきましょう。
名刺・メール・カレンダーから情報を取り込む方法
名刺管理ツールと連携すると、名刺から読み取った会社名や担当者名を顧客情報としてSFAに登録できます。メールやカレンダーと連携すれば、顧客とのメールのやり取りや訪問の予定を、活動記録として取り込める場合があります。
スマートフォンアプリから外出先で入力できる製品もあり、記録を後回しにしにくい環境を整えられます。ただし、自動で取り込まれる情報が増えると、重複した顧客情報が登録されることもあります。重複を見つけてまとめる名寄せの方法も確認しておきましょう。
MAや基幹システムとの受け渡し方法
MA（マーケティングオートメーション）ツールと連携すると、Webサイトの閲覧やメールの開封といった見込み客の行動をSFA側で確認できます。商談につながりそうな相手を、営業担当者に引き渡す流れもつくれます。販売管理や基幹システムとつなげば、受注した案件の情報を受注処理に渡したり、過去の取引実績をSFAで参照したりできます。
連携の方式には、APIによる自動連携やCSVファイルの取り込みなどがあります。同期が止まったり、一部の項目が反映されなかったりする場合に備え、エラーの通知や再実行の方法を、SFAと連携先の両方で確かめておくと安心です。
SFAの情報を安全に共有する権限と記録
SFAには顧客の連絡先や商談の金額といった重要な情報が集まります。複数の部門や担当者が使う仕組みだからこそ、誰がどの情報を見られるのか、誰が何をしたのかを管理する仕組みも理解しておきましょう。
役割に応じた閲覧・編集権限の設定
SFAでは、利用者ごとに閲覧や編集ができる範囲を設定する仕組みがあります。営業担当者は自分の案件を編集でき、管理者は部門全体の案件を閲覧できる、といった役割に応じた設定が考えられます。
部門や拠点をまたいで顧客を共有する場合は、どこまでの情報を公開するかを事前に決めておく必要があります。権限を細かく分けすぎると、必要な情報にたどり着けない場面も出てきます。扱う情報の重要度と業務の進め方を両方踏まえて設定しましょう。
外出先からのアクセスと操作ログ
クラウド型のSFAは、インターネット経由で社外からも利用できるため、外出先での入力や確認がしやすくなります。その一方で、端末の紛失や不正なログインへの備えが欠かせません。
多要素認証やアクセスできる端末・IPアドレスの制限、操作ログの記録といった機能があるかを確認しておきましょう。操作ログが残っていれば、意図しない変更や削除があった際に、いつ誰が操作したかを確かめられます。社内の情報管理規程とあわせて運用ルールを決めておくことが大切です。
データの取り込み方と連携先で比べるSFA一覧
営業データの取り込み方法や、MAなど他システムとの連携という仕組みの違いに注目して、SFAの特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Sansan | 名刺・企業情報・営業履歴を一元管理し、日報や活動報告も人物にひも付け |
| SKYPCE | 名刺をスキャンしてデータ化し、商談やアポイントの履歴を人物に紐づけ |
| ネクストSFA/CRM | AIが商談記録と案件更新を自動化。名刺・メール・カレンダーとの連携に対応 |
| InfAjast インフアジャスト | 顧客・日報・案件を管理。AI名刺取り込みとメールの自動記録に対応 |
| GENIEE SFA/CRM | AIが商談から受注予定日や金額を自動記録。外部ツールとも標準連携 |
| esm(eセールスマネージャー) | 顧客接点の情報を蓄積するCRM/SFA。スマホアプリに対応 |
| Agentforce Sales (旧：Sales Cloud) | 営業活動と案件管理を可視化・自動化し、売上予測の精度向上を支援 |
| Kairos3Sales | MAとSFAを一体化し、リード獲得から受注までを一元管理 |
仕組みの違いから選ぶ営業支援システム
名刺やメール、スマートフォンからの入力、売上予測、MAとの連携といった仕組みのどこを重視するかに応じて、営業支援システム（SFA）を紹介します。
Sansan
- 【手間なく顧客情報を共有】全社の接点情報を正確にデータ化
- 【定着しやすい日報・活動報告】商談内容を人物にひも付けて管理
- 【アプローチ先の選定に役立つ】100万件超の企業情報を標準搭載
名刺から取り込んだ顧客情報を営業履歴の起点にする仕組みを採るなら、Sansan株式会社が提供する「Sansan」が候補です。名刺や企業情報、営業履歴を一元管理して全社で共有できるビジネスデータベースで、商談の内容を人物にひも付けて日報や活動報告として残せます。企業情報も標準で搭載されており、アプローチ先の選定にも使えます。
SKYPCE
- 顧客情報の手入力不要。名刺のスキャンで簡単・正確にデータ化
- 人脈や有益な情報を手軽に共有！組織的な営業活動を支援
- アポイントや商談の記録を人物に紐づけて管理・見える化
名刺を軸にした営業記録の蓄積を重視するなら、Sky株式会社が提供する「SKYPCE」が選択肢です。名刺のスキャンで顧客情報をデータ化でき、手入力は不要です。商談やアポイントといった日々の営業活動の履歴を人物に紐づけて社内で蓄積・共有でき、人を軸にした案件管理に使えます。営業支援に使える名刺管理サービスです。
ネクストSFA/CRM
- AIが商談記録と案件更新を自動化し入力負荷減
- ノーコードで項目や画面を自在にカスタマイズ
- 専任伴走サポートが定着と運用を後押し
他のツールから情報を取り込んで入力の手間を抑える仕組みを重視するなら、株式会社ジオコードが提供する「ネクストSFA/CRM」が候補です。AIを搭載したクラウド型のSFA、CRM、MA一体ツールで、名刺管理ツールのSansanやGmail、Outlook、Googleカレンダーとの連携に対応します。ノーコードで項目や画面を設定でき、営業の進捗と顧客情報を一元管理できます。
InfAjast インフアジャスト
- 5年連続SFA部門第1位！時代にマッチした進化するSFA/CRM
- はじめてでも安心！月契約＆導入から定着まで手厚い伴走サポート
- 独自の顧客履歴で営業ノウハウも蓄積、営業状況を即座に把握
日報や案件の記録を、名刺やメールから補う仕組みを探す企業には、株式会社エーエスピーコムが提供する「InfAjast インフアジャスト」が選択肢です。顧客・日報・案件の管理機能で営業活動を可視化でき、スマートフォンで撮影した名刺をAIが取り込んで顧客データにします。メールも顧客の履歴に自動で記録され、営業のノウハウを蓄積しやすい構成です。
GENIEE SFA/CRM
- AIが商談内容をSFAに自動記録し報告負担を軽減
- 専任スタッフの導入から定着までを徹底支援
- SlackやGoogleなどの外部ツールと標準連携
商談の記録を自動で項目に振り分ける仕組みを求めるなら、株式会社ジーニーが提供する「GENIEE SFA/CRM」が候補です。AI搭載のSFA・CRMで、商談記録から受注予定日、金額、ネクストアクションなどの項目へ自動で記録します。SlackやGoogleなどの外部ツールと標準で連携でき、MAとの連携やスマートフォンアプリでの利用にも対応します。
esm(eセールスマネージャー)
- 定着率95％！定着支援の専門チームが課題に合わせて徹底支援。
- 6,000社超、185業種以上で採用されているCRM/SFA
- 確かな効果。売上192%、営業会議時間1/6を実現するCRM/SFAツール
外出先から活動を入力し、顧客接点の情報を組織に蓄積する仕組みなら、ソフトブレーン株式会社が提供する「esm(eセールスマネージャー)」が選択肢です。日本の営業現場のニーズにもとづいて設計されたクラウド型のCRM・SFAで、スマートフォンアプリからも利用できます。定着支援の専門チームが導入をサポートするため、入力の習慣づけから運用を始めたい企業に向きます。
Agentforce Sales (旧：Sales Cloud)
- 15万社の圧倒的な導入実績とノウハウ
- 導入企業は売上30%アップを実現！
- 世界でも日本でもトップシェアのCRM/SFA
案件の段階から売上予測を算出する仕組みを重視するなら、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Agentforce Sales (旧：Sales Cloud)」が候補です。営業活動と案件管理を可視化・自動化し、AIが見込み客の発掘から成約までの全プロセスを支援します。属人化の防止や追客漏れの防止、売上予測の精度向上につながる機能を備えた、クラウド型のSFAです。
Kairos3Sales （カイロスマーケティング株式会社）
- 日本商習慣と顧客体験を融合
- 10年以上の開発実績と継続的な機能アップデート。
- 専門知識不要、直感操作でデータドリブンなチーム構築を支援。
まとめ
営業支援システム（SFA）の仕組みは、営業担当者の記録を集計して管理者と現場に返し、次の営業活動に生かす循環にあります。商談フェーズの設定や見込み金額と確度による売上予測、名刺管理やMA、基幹システムとの連携、権限と操作ログによる情報の保護が、この循環を支えています。自社の営業プロセスにあうSFAを選ぶために、連携先や入力方法を整理したうえで、資料請求で複数の営業支援システムを比較してみてください。
