ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIの活用目的別
- ■全社発信を支える機能別
- 重要なお知らせの未読対策・優先表示：Coo Kai BBS/掲示板、WowTalk、SOLANOWA
- 記事の閲覧状況のアクセス解析：SOLANOWA
社内SNSで投稿が埋もれる理由とAIの役割
社内SNSは、部署や拠点を越えて誰でも発信できる点が魅力です。一方で、発信が活発になるほど情報量が増え、読んでほしい投稿が読まれない状態も起こります。まず、投稿が埋もれる理由と、AIが担える役割を整理します。
投稿量が増えるほど必要な情報に届きにくくなる
社内SNSでは、経営方針の発信から部署の日常、雑談に近い投稿までが同じ場所に流れます。新しい投稿が上に積み重なる表示では、数日前の重要なお知らせも、ほかの投稿に押し流されて目に入りにくくなります。
また、ハッシュタグやグループ分けが投稿者ごとにばらばらだと、後から検索しても見つかりません。情報が「あるのに見つからない」状態が続くと、同じ質問が何度も投稿され、回答する社員の負担も増えます。さらに、社員は社内SNSを見に行かなくなり、発信する側の意欲も下がるおそれがあります。
AIは情報の整理と発見を担う
社内SNSにおけるAIの主な役割は、投稿を整理して、必要な人が見つけられるようにすることです。長い投稿の要約、テーマごとの分類、質問に対する関連投稿の提示が代表的な使い方です。いずれも、人が手作業で続けると時間がかかり、担当者の負担が大きくなりがちな作業といえます。
ビジネスチャットでは日々の連絡を速く処理するためにAIが使われるのに対し、社内SNSのAIは、蓄積された投稿を組織の知識として生かす方向で使われる点に違いがあります。何を発信し、どの情報を残すかを決めるのは人であり、AIはその後押し役と考えるとよいでしょう。AIに何を任せるかを先に決めておくと、製品を比べる際の確認項目も絞り込めます。
社内SNSの発信側を支えるAIの使い方
社内SNSの投稿を担う広報や人事、各部署の担当者にとって、継続的な発信は負担になりがちです。AIを使うと、文章作成や投稿の整理にかかる手間を減らし、発信を続けやすくする効果が期待できます。
社内報や告知文の下書き作成
AIによる文章作成は、社内報の記事や制度変更の告知、イベント案内といった定期的な発信の下書きづくりに役立ちます。伝えたい要点や対象者を入力すると、構成や見出しを含めた文章案を出す使い方です。
ただし、AIの文章は表現が整っている反面、自社らしさや書き手の思いが伝わりにくい場合があります。経営層のメッセージや社員の紹介記事は、AIの案を土台にしつつ本人の言葉で仕上げると、読み手の共感を得やすくなります。日付や数値、制度の内容といった事実関係は、投稿前に担当者が原資料と照らしあわせて確認しましょう。
投稿の要約とタグ付けの自動化
AIによる要約とタグ付けは、長文の投稿を短時間で把握できるようにし、後から探しやすくするための機能です。投稿の冒頭に要点を表示したり、内容からテーマを判定してタグを付けたりします。忙しい社員でも、要点だけを読んで自分に関係があるかを判断できます。
投稿者ごとに分類のルールがばらつく問題も、AIの提案をもとにタグをそろえることで緩和できます。ただし、AIによる分類が社内で使う用語や組織区分とずれる場合もあるため、タグの候補一覧はあらかじめ運用担当者が用意しておくと精度を保ちやすくなります。
社内SNSのナレッジをAIで探せるようにする
社内SNSには、業務のコツや過去のトラブル対応といった、マニュアルにない知識が蓄積されていきます。AIによる検索を使うと、こうした投稿をナレッジとして生かせる可能性があります。ここでは使い方と注意点を紹介します。
質問文で過去投稿を探す
AIによる検索では、キーワードではなく「新しい取引先の登録方法は？」のような質問文で過去の投稿を探せます。関連する投稿を見つけて要点をまとめ、回答として示す仕組みを持つ製品もあります。
キーワード検索では、投稿者と検索する人の言葉づかいが違うと見つからないことがあります。質問文で探せれば、異動してきたばかりの社員や新入社員でも、過去の知見にたどり着きやすくなります。回答に元の投稿へのリンクが付くかも確認しましょう。元の投稿を読めば、回答の根拠や投稿者を確かめられ、詳しく知りたいときに投稿者へ直接質問することもできます。
古い情報と公開範囲に注意する
過去の投稿には、すでに変更された手順や終了した制度の情報も含まれます。AIが古い投稿をもとに回答すると、誤った案内が広がるおそれがあるため、投稿日を回答に表示できるか、古い投稿を検索対象から外せるかを確認しましょう。
また、限定公開のグループに投稿された内容が、メンバー以外への回答に含まれないことも重要です。AIの検索範囲が、利用者ごとの閲覧権限に従っているかを提供会社に確認しておきましょう。人事や経営に関わる非公開のグループがある場合は、検索対象から除外する設定ができるかも確かめておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
エンゲージメント分析にAIを使うときの配慮
社内SNSの閲覧数や反応のデータをAIで分析すると、社内の情報の伝わり方や関心の傾向を把握できます。一方で、使い方によっては社員の不安を招くおそれもあるため、分析の範囲と目的を明確にしておく必要があります。
反応データから読み取れる範囲
AIを使った分析では、どのテーマの投稿がよく読まれたか、部署ごとに閲覧の傾向に差があるかといった全体の傾向を把握できます。投稿のコメントから、制度変更への前向きな声や不安の声を大まかに分類する使い方もあります。
ただし、閲覧数やいいねの数は、投稿のタイミングや表示位置にも左右されます。数値の増減だけで社員の意識を判断せず、アンケートやヒアリングの結果とあわせて読み解くことが大切です。分析結果は、投稿の時間帯やテーマ、伝え方といった施策を見直す材料として扱いましょう。
監視と受け取られないための説明
個人単位の閲覧履歴や投稿内容をAIで分析すると、社員が「見張られている」と感じ、発信を控えるおそれがあります。社内SNSの活性化を目指すはずの分析が、かえって投稿を減らしては本末転倒です。
導入時には、何のデータを、どの単位で、何の目的で分析するのかを社員に説明しましょう。人事評価には使わない、分析結果は部署単位で扱うといった方針を明文化しておくと安心感につながります。個人情報の扱いは、人事部門や法務担当者と確認したうえで決めましょう。
社内SNSのAI活用を定着させる運用体制
AI機能を導入しても、使い方が社員に伝わらなければ効果は限られます。社内SNSでAIを生かし続けるには、担当部門の役割分担と、効果を確かめる仕組みを用意しておくことが重要です。
広報・人事・情報システム部門の役割分担
社内SNSのAI活用には、複数の部門が関わります。どこか1つの部門だけに任せると、発信の質やデータ管理のどちらかが手薄になりかねません。社内報の編集と全社への発信は広報、社員アンケートの分析や制度の周知は人事、AI機能の設定やデータ管理は情報システム部門というように、担当範囲を決めておくと運用が滞りにくくなります。
あわせて、AIの使い方に関する社員からの質問を受け付ける窓口も決めておきましょう。担当者1人に知識が集中しないよう、設定内容や運用ルールを文書にまとめ、複数人で共有しておくことが大切です。
効果を確かめる指標の設定
AI活用の効果を確かめるには、導入前に指標を決めておく必要があります。例えば、社内報の作成にかかった時間、検索で目的の投稿が見つかった割合、重要なお知らせの閲覧率といった、自社で測れる項目を選びます。
導入前の数値を記録しておけば、導入後との比較で効果を判断できます。数値だけでなく、利用した社員の感想を定期的に集めると、使われていない機能や改善点も見えてきます。期待した変化が見られない場合は、AI機能の設定だけでなく、投稿ルールや社員への周知方法も見直しましょう。
AIで投稿を整理・活用できる社内SNSの一覧
ナレッジの整備や投稿の要約、検索、分析といったAIの活用目的に沿って、この記事で紹介する製品の特徴をまとめました。AI機能の有無とあわせて、全社発信を支える機能も見比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| WowTalk | 掲示板とチャットを備えた国産ツール。生成AI「WowTalk AI」を社内FAQ作成やナレッジ整備に活用できる |
| Slack | AIによる検索・要約・翻訳を備え、過去のメッセージやファイルを横断して探せる |
| キントーン | スレッドのコメントをkintone AIが要約。スペースごとに公開範囲を限定して情報を整理できる |
| Coo Kai BBS/掲示板 | Microsoft 365のアカウントで使う社内掲示板。Copilot Chatから掲示板の情報を得られる |
| RECOG | 社員同士が送り合う称賛のレターを共有できるツール。AIの分析で、社員間のつながりや強みを可視化する |
| SOLANOWA | Web社内報アプリ。アクセス解析で読まれている記事を把握でき、タグ検索や未読記事一覧、公開タイマーも備える |
蓄積した投稿をAIで生かせる社内SNS・ツール
投稿を要約する、過去の情報を探す、交流の状況を分析するなど、社内SNSに蓄積した情報の活用にAIを使える製品を中心に紹介します。AIの検索範囲が閲覧権限に従うかどうかも、資料請求の際にあわせて確認しましょう。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、ビジネスチャットと社内SNSの機能をあわせ持つ国産ツールです。共有（掲示板）で全社向けに情報を発信し、コメントで社員の反応を集められます。生成AIを使えるWowTalk AIは、社内FAQの作成など、蓄積した情報をナレッジとして整える作業に活用できます。重要な情報を画面上に優先表示する優先確認通知もあり、全社への発信がほかの投稿に埋もれにくい運用を組み立てられます。
Slack
- 従業員・データ・アプリ・AIを1か所に集め、業務を完結。
- SlackbotがパーソナルAIエージェントとして進化
- 2,700超アプリ連携とAIワークフローで業務プロセスを自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、チャンネルごとに話題を整理できるビジネスチャットです。エンタープライズ検索では、過去のメッセージやファイル、Salesforceのデータを横断して探せます。Slackbotに自然言語で指示すれば、社内情報の検索や要約を任せることも可能です。自動メモや要約の機能は、新しく加わったメンバーのキャッチアップにも役立ちます。全社チャンネルに蓄積したやり取りを、後から探せる知識として生かしたい企業に向いています。
キントーン
- 情報に紐づけてコミュニケーションがとれる
- チームやプロジェクトごとに情報を整理して集約
- 取引先など、社外のメンバーともセキュアにやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、メッセージやいいねによるコミュニケーションと業務の情報を集約できるプラットフォームです。スペースにはプロジェクトや部署ごとの情報を集められ、参加メンバーや公開範囲も限定できます。議題ごとにスレッドを分けて投稿を整理でき、kintone AIの要約機能を使えば、長く続いたやり取りも後から経緯をつかみやすくなります。kintone AIを使えるのは、お試し中またはスタンダードコース以上の契約です。
Coo Kai BBS/掲示板
- Microsoft 365のデータ活用で掲示板単位での公開範囲の設定が可!
- 【新機能搭載】Copilot Chatなどからシームレスにアクセス可!
- 他サービスからのデータ移行、Webサイトなどへの埋め込みも可能!
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai BBS/掲示板」は、Microsoft 365のアカウントで利用できる社内向けの掲示板です。全社通達や議事録、拠点別のアナウンスなど、用途にあわせて複数の掲示板を開設でき、掲示板ごとに投稿・閲覧の権限を設定できます。Copilot連携により、Copilot Chatから社内掲示板の情報を得ることが可能です。未読記事の強調表示や掲示の公開・終了予約にも対応しています。なお、利用は250ID以上からとなります。
RECOG （株式会社シンクスマイル）
- 「可視化」で社内のコミュニケーションを促進！
- 簡単な操作と楽しく使える仕組み！
- 組織の課題解決にも効果的！
SOLANOWA （株式会社フューチャースピリッツ）
- 経営者が納得する費用対効果
- 常に進化し続ける豊富な機能
- 管理者も安心のセキュリティ
まとめ
社内SNSのAI活用は、全社への発信や社員のナレッジを、必要な人に届けて後から探せる状態に整えるために役立ちます。社内報の下書きや投稿の要約・分類、質問文でのナレッジ検索、反応の分析といった使い方があり、閲覧権限や社員のプライバシーへの配慮が欠かせません。自社の課題にあうAI機能を見極めるため、社内SNS・ビジネスチャットの資料請求をして製品を比較してみてください。
