ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■サーバーの用意の仕方別
- 提供会社のクラウドサーバーを利用：WowTalk、LINE WORKS、JANDI、CYBERCHAT
- 自社のサーバーに設置：ChatLuck、direct、Tocaro
- サーバーを用意せず社内LANで利用：IP Messenger
- ■データ保管の機能別
ビジネスチャットのサーバーは誰が用意するのか
ビジネスチャットのサーバーを誰が用意するかは、製品の提供形態で決まります。まずは自社が検討している製品がどの形態かを確認し、サーバーについて考えるべき範囲をはっきりさせましょう。
クラウド型は提供会社のサーバーを使う
クラウド型のビジネスチャットでは、メッセージやファイルは提供会社が管理するサーバーに保存されます。利用企業がサーバーを購入したり、設定したりする必要はありません。
サーバーの増強や更新も提供会社が行うため、利用人数が増えても自社で機器を追加する作業は発生しません。その代わり、サーバーの所在地や障害時の対応は提供会社の方針に従います。契約前に公開情報や資料で、どのような管理体制かを確認しておきましょう。
自社設置型は構成から自社で決める
自社のサーバーに設置するビジネスチャットでは、サーバーの台数や性能、置き場所を自社で決めます。社内のサーバールームに置く方法のほか、自社で契約したクラウド基盤の上に構築する方法もあります。
クラウド基盤とは、サーバーやストレージを必要な分だけ借りられるサービスのことです。物理的な機器を持たずに済む一方、構成や設定、更新作業は自社の責任です。どちらの方法でも、提供会社が公開している動作環境の条件を満たす必要があります。
自社でサーバーを用意する場合の基本構成
自社設置型のビジネスチャットは、いくつかの役割を持つ仕組みを組み合わせて動きます。製品によって構成は異なりますが、主な要素を知っておくと、提供会社の資料や見積もりを読み解きやすくなります。
アプリケーションとデータベースの役割
中心となるのは、チャットの機能を動かすアプリケーションと、メッセージやユーザー情報を記録するデータベースです。利用人数が少ないうちは1台にまとめ、規模が大きくなったら別々のサーバーに分ける構成が考えられます。
分けて配置すると、片方に負荷が集中したときに増強しやすくなります。ただし、台数が増えるほど管理の手間も増えます。提供会社が推奨する構成例を確認し、自社の利用人数に近い例をもとに検討すると、過不足を抑えられます。
ファイル保存領域と通信の入口
チャットに添付された画像や資料は、データベースとは別のファイル保存領域に置かれることがあります。添付ファイルは容量が大きくなりやすいため、後から拡張できる保存領域を選んでおくと安心です。
あわせて、利用者の端末からの通信を受け付ける入口も必要です。通信を暗号化するためのSSLサーバー証明書の取得と更新、接続を振り分ける仕組みの要否も確認しましょう。証明書の期限切れは接続できなくなる原因の一つなので、更新日の管理方法も決めておきます。
導入前に確認したい動作環境
自社設置型の製品には、対応するOSやデータベースの種類、バージョンなどの動作環境が定められています。既存のサーバーを流用する場合は、条件を満たしているかを最初に確認します。
確認したいのは、対応OSとそのサポート期限、必要なミドルウェア、仮想環境での動作可否、ウイルス対策ソフトとの相性などです。動作環境の外で使うと、不具合が起きても提供会社のサポートを受けられない場合があります。不明な点は導入前に問い合わせましょう。
ビジネスチャットのサーバー容量と性能の見積もり方
サーバーの容量と性能は、利用のされ方によって必要な量が大きく変わります。人数だけで決めず、ファイルのやり取りや保存期間も含めて見積もることで、導入後の容量不足や過剰な投資を防ぎやすくなります。
利用人数と同時に使う人数
性能の見積もりでは、登録する利用者の総数に加えて、同じ時間帯に使う人数を考えます。始業直後や昼休み明けなど、多くの人が一斉にログインする時間帯に処理が集中する場合があるためです。
全社一斉のお知らせを送る運用があるなら、その瞬間に通知や既読の処理が集中します。提供会社に利用人数と使い方を伝え、推奨されるサーバーの性能を確認しましょう。将来の利用者の増加も見込み、増強の方法と費用もあわせて聞いておきます。
添付ファイルと保存期間からの容量計算
保存容量の多くを占めるのは、メッセージ本文よりも添付ファイルです。画像や動画、設計資料をチャットでやり取りする部署が多いほど、必要な容量は大きくなります。
容量の目安は、1人が1か月に添付する量を想定し、利用人数と保存する月数を掛けて計算します。試験導入の期間に実際の増え方を測ると、見積もりの精度が上がります。保存期間を過ぎたファイルを削除するルールを決めておけば、容量の増加を抑えることもできます。
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チャットを止めないための冗長化とバックアップ
ビジネスチャットが社内連絡の中心になると、サーバーの停止は業務全体に影響します。どの程度の停止なら許容できるかを決め、それにあわせて冗長化とバックアップの方針を立てましょう。
冗長化の範囲の決め方
冗長化とは、サーバーを複数台用意し、1台が止まっても別の機器で動き続けられるようにする仕組みです。冗長化の範囲を広げるほど止まりにくくなりますが、機器の費用と管理の手間も増えます。
判断の目安は、チャットが止まったときにどれだけ業務が滞るかです。数時間止まっても電話やメールで代わりが利くなら、バックアップからの復旧で足りる場合もあります。緊急連絡にも使うなら、冗長化を検討しましょう。社内の関係部署と許容できる停止時間を合意しておくことが大切です。
バックアップの取得と復元の確認
バックアップは、データベースとファイル保存領域の両方を対象にします。片方だけでは、メッセージは戻っても添付ファイルが開けないといった状態になるおそれがあります。
取得の頻度や保管先、何世代分を残すかも決めておきます。バックアップを同じサーバー内だけに置くと、機器の故障で一緒に失われる場合があります。年に数回は検証環境で復元を試し、手順書どおりに戻せるかを確認しましょう。
監視の仕組みと停止時の連絡手段
サーバーの異常にいち早く気づくには、監視の仕組みが必要です。CPUやメモリの使用率、保存領域の残り容量、サービスが応答しているかを定期的に確認し、異常があれば管理者へ通知する設定にしておきます。
あわせて、チャットが止まったときに社内へどう知らせるかも決めておきましょう。チャット自体が使えないため、メールや電話、社内ポータルなど別の連絡手段で案内する必要があります。復旧後は、送信できなかったメッセージや欠けたデータがないかを確認する手順も用意しておくと安心です。
クラウド型でも確認したいサーバー側の情報
クラウド型ではサーバーを自社で管理しませんが、データがどこに置かれ、どう守られているかは利用企業として把握しておく必要があります。契約前に確認しておきたい情報を整理します。
データセンターの所在地と保管の扱い
クラウド型のビジネスチャットでも、メッセージやファイルがどの国や地域のデータセンターに保管されるかは製品によって異なります。社内規程で保管場所に条件がある場合は、所在地を事前に確認しましょう。
あわせて、バックアップの保管場所、契約終了時にデータを返却または削除する方法も確認しておきます。提供会社が取得している第三者認証や、セキュリティに関する公開資料も、社内の審査で使える判断材料です。資料で確認できない点は、質問として提供会社に問い合わせましょう。
稼働率の目標と障害情報の公開
クラウド型の製品のなかには、サービスの稼働率の目標を契約や利用規約で示しているものがあります。目標を下回った場合の扱いも、あわせて確認しておくと判断材料が増えます。
障害が起きた際に、状況をどこで確認できるかも重要です。障害情報のページや管理者向けの通知があれば、社内への案内を早く出せます。過去の障害やメンテナンスの告知方法を見ておくと、運用のイメージがつかみやすくなります。
サーバーの置き場所で比べるビジネスチャット
サーバーを提供会社が用意する製品と自社で用意する製品、データの保管やログ出力に関わる特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ChatLuck | クラウド版のほか、自社サーバーに導入するパッケージ版を用意 |
| WowTalk | AWSを採用したクラウド型。通信・ストレージの暗号化やトークログ抽出に対応 |
| LINE WORKS | クラウド型。オプションで10年分までのデータ保管が可能 |
| direct | クラウドとオンプレミスに対応。オンプレミスは別途見積もり |
| Tocaro | ストレージ容量で選べるプランとオンプレミスを用意。ログエクスポートに対応 |
| IP Messenger | 各PCにインストールして使うため、別途サーバー環境の構築が不要 |
| JANDI | AWSでデータを保存。チームごとのファイル容量を確認できる |
| CYBERCHAT | メッセージをすべてアーカイブし、監査や情報漏えい対策に活用できる |
サーバー管理の分担で選ぶビジネスチャット
サーバーの準備や容量の見積もりをどこまで自社で担うかによって、向く製品は異なります。保管やログの機能もあわせて確認できる製品を選びました。
ChatLuck
- 政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数！
- チャットからファイル共有・ビデオ通話までこれ一つで完結！
- ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使える
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、サーバーを自社で用意する構成と、提供会社のクラウドを使う構成のどちらも選べるビジネスチャットです。料金プランはクラウド版とパッケージ版に分かれ、パッケージ版は基本ライセンス100ユーザーを単位に価格が示されています。CADの図面データや動画など大容量のファイルも共有でき、共有したファイルはサーバー上で一元管理され、メッセージ・ファイルのログ管理にも対応しています。参考価格は1,500円～です。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、AWS（Amazon Web Services）を採用したクラウド型のビジネスチャットです。サーバーの用意や増強を自社で行わずに済み、通信とストレージの暗号化、ISO27001／ISO27017の取得といったセキュリティの情報も示されています。管理者はトークログを抽出できるため、保管や監査の運用も組み立てやすいでしょう。料金は年間契約で、最低契約数は30IDからです。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- LINEとつながる唯一のビジネスチャット
- ファイル保存制限・紛失時の遠隔データ削除など管理機能も充実
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、提供会社のクラウドで運用しながら、データの長期保管も計画できるビジネスチャットです。オプション商品を使うと10年分までのデータを保管でき、コンプライアンス対策に必要なデータを探しやすくします。プランごとにストレージ容量が決まっており、スタンダードは1TB、アドバンストは100TBです。利用履歴のモニタリングやログ検索にも対応しています。
direct （株式会社L is B）
- 現場の声を反映する純国産ビジネスチャット
- 連携チャットボットで定型業務を自動化・効率化
- 3,000社以上の幅広い業種に導入
Tocaro （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- セキュリティ機能の組み合わせで安全性と利便性を両立
- チャットと業務管理を一元化して仕事の見える化を促進
- シンプルで使いやすいUI
IP Messenger （合同会社FastCopy研究所）
- 完全無料で使えるビジネスチャットツール！
- クラウドレス・サーバーレスで使える高可用性！
- PCを起動していないユーザに対して遅延送信が可能！
JANDI （東証一部上場（証券コード：9416）株式会社ビジョン）
- ユーザー数200万人を突破！多彩な機能で業務をスピードアップ
- 無料プランあり！有料プランには最大2か月の試用期間があります
- Amazon Web Servicesを使った安心のセキュリティ
CYBERCHAT （サイバーソリューションズ株式会社）
- 1アカウント月額150円から利用可能！他社と比べて非常に低コスト
- シンプルな機能で、全社員が誰でも直ぐに使える
- メッセージを長期アーカイブ、監査として利用可能
まとめ
ビジネスチャットのサーバーは、クラウド型なら提供会社が用意し、自社設置型なら構成と容量を自社で決めます。自社で用意する場合は、同時に使う人数と添付ファイルの量、保存期間から性能と容量を見積もり、冗長化とバックアップの方針も立てましょう。クラウド型でも、データセンターの所在地や障害情報の公開方法は確認が必要です。社内SNS・ビジネスチャットの資料請求で、動作環境や保管条件を比べてみてください。
