倉庫管理におけるペーパーレス化の現状
国は文書を保存する法律を改正しており、ペーパーレスを推奨しています。
特に関係しているのは、「電子帳簿保存法（改正日：2019年９月30日）」と「e-文書法（改正日：2018年７月27日）」の２つの法律です。この改正により、すべての契約書・領収書は電子保存ができるようになり、スマートフォンなどのカメラで撮影して電子化することも認められました。
倉庫業界は１つの商材に関わっている企業の数が多く、その分発行される帳票（紙）の数も多いため、ペーパーレス化との相性が良いです。従来の帳票の管理では、各企業ごとに紙で管理する必要があり郵送する手間がかかっていました。
そこでEDIなどでペーパーレス化を実現すれば、帳票類の管理が簡単になるだけでなく、郵送料などのコスト削減にも繋がります。このような流れから、現在では多くの倉庫業者がペーパーレス化に対して前向きになっています。
倉庫管理におけるペーパーレス化のメリット・デメリット
つづいて、倉庫管理におけるペーパーレス化のメリットやデメリットを見ていきましょう。
メリット：作業効率化
倉庫業では契約書や在庫証明書、請求書といった保管しなければならない帳票が多く存在します。
必然的に保管する量も膨大になりやすく、紙の状態で管理していれば手作業で探さなければなりません。保管している場所が離れていれば、探しにいく時間ももったいないでしょう。
そこで文書を電子化しており、分かりやすいファイル名を設定すれば、瞬時に検索してアクセスできます。OCR（文字認識）機能を活用すると、文書の内容を基に検索も可能です。
さらに、外部からでも保管場所に安全に接続できるようにすれば、場所に関係なく必要な文書を見つけられます。ほかにも、電子化して保存した場合、帳票のデータを集めて分析し、他分野に応用することもできるでしょう。
メリット：企業のリスク回避
重要な書類を紙の状態で保管していると、災害や人的ミスなどにより失われる可能性があります。文書が物理的に消失してしまうと、復元するのは不可能であるためリスクは高いといえるでしょう。
実際に火災以外にも地震や台風などによる浸水で、書類がダメージを受けるのは珍しくありません。
しかし、あらかじめ書類を電子化しクラウド環境に保存しておけば、災害などによる物理的な被害は受けません。現物が失われた場合でもデータさえあれば復元可能です。ペーパーレス化は利便性が高まるだけでなく、適切なBCP対策も行えるため、検討する企業が増えています。
メリット：大幅なコストカット
帳票類を紙で作成していると、用紙代・インク代・封筒代・郵送料などが発生します。一つひとつの費用は小さいかもしれませんが、膨大な量の帳票を取り扱う場合は、非常に大きな費用になります。
そこで、ペーパーレス化を実現すればこれらの費用を削減し、印刷や封入作業をしていた分の人件費もカットできるでしょう。
倉庫業では保管する文書が非常に多いため、保管室など専用のスペースを設けている企業も少なくありません。もし、保管している文書をすべて電子化できれば、この保管スペースや棚、ファイル、キャビネットが不要になりコスト削減につながります。
デメリット：ITリテラシーの低さによるトラブルの可能性
ペーパーレス化を実現するためには、専用のシステムを使い対応するケースがほとんどです。しかし、ITシステムへの対応は、ITに苦手意識がある従業員にとって大きな心理的ハードルになっています。
従来の仕事の流れを大きく変えるため、ベテランの社員などが強く反発することもあります。ITリテラシーが低い従業員が不適切な操作をすることで、情報漏えいやデータ削除などのトラブルが発生する可能性もゼロではありません。
これらの社員に対し、ペーパーレスに対応できるよう使い方や基本的な知識を教える必要があります。従業員数が多い企業であれば大きな負担になるでしょう。
ペーパーレス化に最適な「タブレットピッキング」とは
タブレットピッキングとは、ピッキング作業の担当者が伝票ではなくタブレットを使う方法のことです。商品を読み取るハンディとタブレットがあり、読み取った情報はシステムで管理されタブレット上にも反映されます。
通常ではリストや伝票を確認しながらピッキング作業を行いますが、タブレットピッキングだと紙は不要です。さらに、バーコードやICタグをスキャンしてピッキングするため、商品や倉庫の知識がない新人作業員でも簡単に扱えます。
タブレットに商品の画像や保管している場所などを表示すれば、作業員の経験に関係なくスムーズに業務を行えます。
タブレットピッキングの導入事例
商品の入れ替わりが激しく、作業を担当する従業員のスキルにバラつきがある企業では、たびたび誤ピッキングが起きてしまいます。経験が少ない従業員が、紙のリストや伝票を見ながらピッキングするのは非効率です。ベテラン従業員がフォローに入ることも可能ですが、生産性の改善には限界がありました。
こういった課題に対して、タブレットピッキングが有効です。タブレットピッキングを導入した企業の中には、ピッキング時に商品を探す時間が80％削減し、生産性を10％向上できた例があります。タブレットなら、何十枚もの紙のリストを持ってピッキングする必要はなく、視認性も高いため作業がしやすいのです。
誤った商品をピッキングをした際はエラー音が鳴り、その場でミスに気付けます。さらに、ナビゲーション機能があれば、作業経験がなくても直感的にタブレットを操作できます。
同じような課題を抱える企業は、タブレットピッキングの導入が得策でしょう。
ペーパーレス化を検討し、倉庫管理の業務効率化を図ろう
国が推奨していることもあり、扱う帳票類が多い倉庫業ではペーパーレス化が進んでいます。
ペーパーレス化が実現されれば作業効率が高くなるだけでなく、帳票発行にかかっていたさまざまなコストの削減が可能です。しかし、ITリテラシーが低い社員が多いとトラブルに繋がる可能性があるため注意してください。
近年では、タブレットピッキングなど効率化を図りやすいツールも多いため、ペーパーレス化を検討するのがおすすめです。
