働き方改革でWeb会議を利用するメリットとは？役立つ機能も解説！

働き方改革実現につながるWeb会議

Web会議を導入すると出勤する必要がなくなり、在宅勤務やリモートワークなどの働き方改革につながります。

自宅にいながら働けるため、育児や介護などで通常勤務ができないケースにも柔軟に対応可能です。多様な働き方ができることで、就業を諦めていた人にも機会が広がります。労働力が手に入りやすくなるため、人手不足に悩む企業にもおすすめです。

さらに、社員が外出先から会社に戻ることなく仕事を進められるなど、働き方の効率化も実現できます。

働き方改革でWeb会議を利用するメリット

ここではWeb会議の導入メリットを、社内と社外コミュニケーションそれぞれの側面から紹介します。

社内コミュニケーションが円滑になる

働き方改革によって社員の仕事場所や勤務時間がバラバラになると、チームメンバー同士のコミュニケーションが問題になります。

しかしWeb会議を導入すれば自宅にいながらミーティングに参加できるため、メンバー同士の交流が増え、社内コミュニケーションが円滑になります。業務の進捗状況の確認や各種ミーティングも画面上で行えるため、外出先でも会社にいるときと同じようなコミュニケーションが可能です。

遠隔地からでも商談に参加できる

Web会議システムを使えば、遠隔地からでも円滑に商談を行えます。電話などの口頭だけでは伝わらないような内容も画面上で表現できます。

担当者が画面上に資料を自由に配置できるため、事前に資料を送付しておく従来の方法に比べて顧客の負担を抑えられます。たとえば「3ページ目と5ページ目の表を見比べてください」と顧客に頼んでいた部分も、画面上に２枚の資料を配置するだけで済むわけです。

また、顧客先で行われている商談に自社内にいる社員が参加するといったことも可能です。

働き方改革を促進するWeb会議システムの機能

WEB会議はテレワーク・商談・社内の研修・セミナーなど活用方法が多岐にわたりますが、なぜそのようなことが可能なのでしょうか。

打合せから商談まで効率化する資料・画面共有機能

Web会議システムの画面共有機能を使えば、離れた場所にいるメンバー同士でも、資料を共有しながら打ち合わせできます。１つの案件について全員で情報を共有し同時にアプローチできるため、チーム一丸となって問題解決に取り組めます。ディスカッション形式にすれば、活発なコミュニケーションが可能です。

そのほか業務報告をする定例会や新商品のプレゼンなど、活用方法は多岐に渡ります。

ファイル添付も可能なビジネスチャット機能

Web会議はファイル添付も可能なビジネスチャット機能を備えており、研修やセミナーにも活用できます。チャットならではのメリットも少なくありません。

たとえば他メンバーの発言中にメッセージを送りたい場合は、口頭よりもチャットの方が内容を伝えやすいでしょう。またチャットであれば、顧客先での作業においてもリアルタイムで自社からの指示を得られます。URLや電話番号など、テキストで残した方が記憶に残りやすい場合にも役立つでしょう。

「通信状態がよくない」「マイクが使えない」といった非常時にも柔軟に対応できます。

WEB会議をうまく活用し、職場の働き方改革を実現しよう！

Web会議の利用は、在宅勤務やリモートワークなどの働き方改革につながります。育児や介護といった家庭の事情で出勤できない場合にも、社内コミュニケーションを円滑に行えます。画面共有機能を搭載しているため、遠隔地からでも商談に参加できます。ビジネスチャットを使えば、クライアントからの質問にも迅速に回答可能です。

WEB会議をうまく活用して、職場の働き方改革を実現しましょう。