経理作業を効率化する６つの方法
企業の必須業務である経理の仕事は、担当者の負担が大きいため効率化が求められています。しかし、業務を遂行するスピードを上げる具体的な方法が分からず、困ったことはありませんか。そこで、この記事では経理業務を効率化する方法を６つ紹介していきます。
ダブルチェックでミスを防ぐ
経理業務は会社のお金を管理する仕事であるため、些細なミスも許されません。したがって、経理担当者には大きなプレッシャーがかかっています。このようにプレッシャーがかかった状態では、業務スピードが上がりにくく緊張からの疲労感も大きいです。経理業務の特性上、ミスはできませんが、失敗を責めるような職場だと業務は非効率化していきます。
そのため、小さいミスは追及せずに二重チェック体制にした方が効率的な場合が多いです。プレッシャーを感じないような環境で業務を行えばミスを削減できるでしょう。このように、ミスが発生する可能性を考慮して対策を練ることが重要です。
小口現金をなくす
経理で時間がかかりやすい作業に現金のカウントがあります。現金を数える作業はミスが発生しやすく、集中して行う必要があるため担当者の精神的な負担は大きいです。事業の特性上、小口現金をやめて振込に１本化することで効率化を図れます。もし小口現金をなくすのが難しい場合は、小銭がカウントしやすくなるコインカウンターを使うと良いでしょう。
業務はまとめて行う
日々発生する経理業務を都度処理している企業は多いですが、定例化することで効率良く処理できます。例えば、振込業務や特定のデータ入力、整理整頓は日程を決めてまとめて実施することがおすすめです。さらに、ばらばらに送られてくる複数の請求書に対する振込も、１回にまとめれば手数料を削減できます。
領収書は封筒にまとめる
領収書をノートにまとめて貼り付けている管理されているかもいらっしゃるかもしれません。単純な作業ではありますが、多くの時間を取られる作業になるかと思います。
可能であれば、領収書はまとめて封筒やファイルなどに一緒にしておくことでそういった細かな作業の時間を短縮することが出来ます。
消耗品の精算はまとめておこなう
足りなくなった文房具やオフィス用品などをバラバラと購入して都度領収書をもらっていませんか？毎回おこなうことで処理などの負担が増加するので、まとめて発注や精算を行える業者を利用するとよいでしょう。
伝票をまとめることで、処理の工数を大幅に減らすことが出来ます。
会計ソフトを利用する
会計ソフトの利用をすれば、入力や計算を自動化できます。これにより、人的な負担の軽減につながるでしょう。
コスト面で課題がある場合は、無料で使える製品を選ぶと費用を抑えられます。また、クラウド型の会計システムならパソコンに専用ソフトをインストールする必要もなく、ネット環境があれば場所を選ばずに業務を行えます。
会計ソフトについては以下の記事でさらに詳しく解説しています。
経理業務をアウトソーシングするメリット
経理業務を効率化するもう１つの手段にアウトソーシングがあります。そこでここからは、経理業務をアウトソーシングするメリットを紹介します。
コストを削減できる
経理業務をアウトソーシングすれば、担当者を採用した場合に発生する人件費よりも安く依頼できる場合があります。また、経理業務の内容は企業によって異なるため、経験者でもある程度教育が必要です。このように、人件費や教育に関する費用を考えるとコストの削減に繋がるでしょう。 また、決算時など忙しいタイミングだけ、活用することも可能です。
内部不正を防ぐことができる
経理業務を内製化すると、不正が発生する可能性があります。不正が発生すれば不信感が生まれ、業務の体制が崩壊しかねません。経理業務をアウトソーシングする場合、経理のプロへの依頼となるため正確性が高く、業務品質が良くなります。結果として内部不正をなくすことができるでしょう。
経理担当の退職に左右されずに業務ができる
経理業務は専門的な知識が必要です。適切に業務を行うためには知識を持つ人材を採用するか、教育を行わなければなりません。また、専門性が高いため属人化しやすく、経理担当者が退職してしまうと業務が回らなくなる可能性があります。そこで、経理業務のアウトソーシングを活用すれば、担当者の退職など雇用状況を気にする必要がなくなります。適切に経理業務を処理できるため、経営も安定しやすくなるでしょう。
専門性の高いサービスが受けられる
経理アウトソーシングは、経理の専門家が業務を担当するため品質が高いサービスを受けられます。自社で経理業務を行うよりも正確性が高く、より短期間で作業が完了するでしょう。 経理業務は法律と深く関わっており、法改正に対応しなければいけない業務があります。アウトソーシングを利用すれば自社で法改正に対応する手間を省けます。
経理アウトソーシングについては以下の記事でさらに詳しく解説しています。
業務の見直しで経理作業を効率化しよう
経理業務は必ず発生する業務です。しかし、負担が大きいため以下のような方法を実施して効率化しましょう。
- ダブルチェックでミスを防ぐ
- 小口現金をなくす
- 領収書は封筒にまとめる
- 消耗品の精算はまとめておこなう
- 業務はまとめて行う
- 会計ソフトを利用する
- 経理アウトソーシングを利用する
社内で効率化に取り組んでも、人材不足や業務過多になることもあります。こうした課題がある場合は、積極的にアウトソーシングも検討してみてはいかがでしょうか。
