ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データ化方式別
- 自動読み取り＋オペレーター補正：SKYPCE、メイシ―、アルテマブルー
- OCRによる自動読み取り中心：CAMCARD BUSINESS、ApeosPlus Cards R
- ■連携・拡張性別
- API連携に対応：SKYPCE、Sansan、SmartVisca（スマートビスカ）、Eight Team
- CSVでの入出力に対応：メイシ―、SmartVisca（スマートビスカ）、Eight Team、ホットプロファイル、ApeosPlus Cards R
- SFA・CRMとの連携に対応：SKYPCE、Sansan、メイシ―、SmartVisca（スマートビスカ）
名刺管理を内製する主な方法
名刺管理の内製には、表計算ソフトで台帳を作る方法から、専用アプリを開発する方法まで複数の選択肢があります。かかる手間と実現できる範囲は方法ごとに大きく異なるため、まず全体像を把握しましょう。
Excelやスプレッドシートで台帳を作る
もっとも手軽な内製は、Excelやスプレッドシートに会社名や氏名、連絡先を入力して台帳にする方法です。追加費用がかからず、すぐに始められる点が利点です。
一方で、名刺1枚ごとに手入力が必要で、件数が増えるほど入力の負担と入力ミスが増えます。複数人で同じファイルを編集すると、上書きや重複登録が起こる場合もあります。担当者個人の範囲で使う管理に向く方法です。
ノーコードツールで共有アプリを作る
ノーコードツールとは、プログラムを書かずに画面操作で業務アプリを作れるサービスです。名刺の登録画面や検索画面、閲覧権限を設定し、部署内で共有する名刺台帳を作れます。
社内で利用中のグループウェアやノーコードツールを使えば、追加のライセンス費用を抑えられる場合があります。ただし、名刺画像から文字を読み取る機能は標準では備わっていないことがあり、別のOCRサービスとの組み合わせが必要か確認しましょう。
スクラッチ開発で専用アプリを作る
スクラッチ開発とは、既存の製品を使わずにゼロからシステムを作る方法です。自社の営業プロセスや既存の顧客データベースにあわせて、画面や項目を自由に設計できます。
その反面、要件定義から開発、テスト、公開後の改修まで、エンジニアの工数が継続的にかかります。スマートフォンでの撮影や文字認識の仕組みまで作る場合は開発範囲が広がるため、外部の開発会社への委託も含めて費用を見積もる必要があります。
名刺管理の内製が向くケース・向かないケース
内製が得策かどうかは、名刺の枚数や利用人数、名刺データをどこまで活用したいかで変わります。自社の状況を当てはめて、内製と名刺管理ソフトのどちらが向くかを判断しましょう。
内製が向くケース
内製が向くのは、名刺の登録枚数が少なく、管理したい項目が会社名や氏名、連絡先程度に限られる場合です。既存の社内システムに顧客情報を集約しており、名刺もその一部として扱いたい場合も内製が候補となります。
また、ノーコードツールや開発に詳しい人材が社内に複数いて、作った仕組みを継続して保守できる体制があることも条件です。担当者1人だけが仕組みを理解している状態では、内製の利点を保ちにくくなります。
名刺管理ソフトの導入が向くケース
名刺管理ソフトの導入が向くのは、名刺の枚数が多い場合や、営業部門全体で人脈を共有したい場合です。名刺管理ソフトには、撮影した名刺の文字読み取りや重複名寄せ、人事異動情報の反映を支援する機能を持つ製品があります。
これらを内製で再現するには、相応の開発と運用の負担がかかります。名刺データをSFA（営業支援システム）やメール配信に活用したい場合も、連携機能を備えた製品を比較すると導入までの期間を短縮できる可能性があります。
名刺管理の内製で見落としやすいコスト
内製は初期費用を抑えられる一方、運用が始まってから負担が表面化する場合があります。名刺のデータ化、個人情報の管理、保守体制の3点は、事前に工数と担当者を見積もっておきましょう。
名刺のデータ化と入力補正の負担
名刺管理で手間がかかりやすいのは、紙の名刺を正確なデータに変える工程です。OCR（画像から文字を読み取る技術）を使っても、縦書きやロゴ、デザイン性の高い名刺では誤読が起こる場合があります。
名刺管理ソフトのなかには、OCRの結果をオペレーターが確認・補正するサービスを提供する製品もあります。内製の場合はこの確認作業を社内で担うことになるため、1枚あたりの確認時間と月間の枚数から、必要な工数を試算しておくと安心です。
個人情報の保護と権限管理の対応
名刺に記載された氏名や連絡先は、個人情報保護法上の個人情報にあたります。そのため、内製した仕組みでも、漏えいや紛失を防ぐための安全管理措置を講じる必要があります。
具体的には、閲覧や編集の権限設定、アクセスログの記録、退職者のアカウント削除、データのバックアップといった対応です。内製ではこれらを自社で設計し、運用ルールまで整えなければなりません。対応の範囲は情報システム部門や法務担当者に確認しながら決めましょう。
保守と属人化のリスク
内製した仕組みは、作った担当者が異動や退職をすると、改修や不具合対応が止まるおそれがあります。特にExcelのマクロや独自の設定を重ねた仕組みは、中身を理解している人が限られがちです。
対策として、設計書や操作手順を文書化し、複数人で仕組みを把握できる状態を保つことが重要です。利用しているツールの仕様変更やOSのアップデートにあわせた改修も発生するため、保守にかかる時間を年間の工数として見込んでおきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
名刺管理を内製で進める手順
内製を選ぶ場合は、いきなり作り込まず、目的と範囲を絞って小さく始めることが重要です。ここでは、名刺管理の仕組みを内製するときの基本的な流れを3つの段階で紹介します。
管理項目と利用範囲を決める
最初に、名刺データを誰が何のために使うのかを決めます。営業担当者が商談前に連絡先を探すだけなのか、部署を越えて人脈を共有したいのかで、必要な項目や権限設計が変わるためです。
管理項目は、会社名や部署名、役職、氏名、連絡先、交換日、交換した担当者などから必要なものに絞ります。項目を増やしすぎると入力の負担が増え、登録が滞る原因となります。利用部署と情報システム部門で合意してから設計に進みましょう。
小さく作って現場で試す
設計が固まったら、まずは1部署や数人の利用者に限定して試験運用します。実際に名刺を登録・検索してもらい、入力にかかる時間や検索のしにくさ、不足している項目を洗い出します。
試験運用の段階で、登録の負担が想定より大きいとわかる場合もあります。その場合は、データ化の工程だけ外部サービスや名刺管理ソフトに任せる選択肢も検討しましょう。改善点を反映してから対象部署を広げると、手戻りを抑えられます。
運用ルールと引き継ぎ体制を整える
本格運用の前に、名刺を受け取ってから何日以内に登録するか、重複した名刺をどう扱うかといった運用ルールを決めます。ルールがないと登録の漏れや表記の揺れが生じ、検索で目的の名刺が見つからなくなります。
あわせて、仕組みの管理者を複数人置き、設定内容や改修の履歴を共有できる状態にしておきましょう。退職者の名刺データの扱いや、定期的なバックアップの手順も文書化しておくと、担当者が変わっても運用を続けられます。
名刺管理ソフトと内製を組み合わせる方法
内製か製品導入かの二択ではなく、両方を組み合わせる方法もあります。データ化や名寄せは名刺管理ソフトに任せ、活用部分を自社の仕組みで作れば、それぞれの負担と利点のバランスを取りやすくなります。
APIで社内システムへ名刺データを渡す
API（システム同士でデータをやり取りする仕組み）を公開している名刺管理ソフトなら、名刺データを自社の顧客データベースや業務アプリへ自動で渡せます。データ化は製品に任せ、社内での活用画面は内製するという分担が可能です。
ただし、APIの利用可否や利用できるプラン、取得できる項目は製品によって異なります。連携が止まったときに通知を受けられるか、エラーの履歴を確認できるかも含めて、資料請求や問い合わせの段階で確認しましょう。
CSV出力でSFAやCRMに取り込む
APIを使った開発が難しい場合は、名刺管理ソフトからCSV形式でデータを出力し、SFAやCRM（顧客管理システム）に取り込む方法があります。開発の負担が小さく、既存の営業管理ツールを活かせる点が利点です。
一方で、手作業での取り込みは更新のタイミングがずれやすく、二重登録が起こる場合もあります。取り込む頻度や担当者、重複時の判定ルールを決めておきましょう。連携機能を備えた名刺管理ソフトを選べば、この手間を減らせる可能性があります。
内製と組み合わせやすい名刺管理ソフト一覧
名刺のデータ化を任せつつ、社内の仕組みへデータを渡せるかという観点で、この記事で紹介する名刺管理ソフトを一覧にまとめました。データ化の方法や連携先の違いを比較する際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SKYPCE | AI技術とオペレーターの二重チェックで名刺をデータ化。SFA機能を標準搭載し、Salesforceなど外部SFA・CRMとも連携できる |
| Sansan | スキャンした名刺をデータ化し全社で共有。企業情報や営業履歴を名刺にひも付けて管理でき、Salesforce連携にも対応 |
| メイシ― | OCRとオペレーターの補正を組み合わせてデータ化。ユーザー数無制限で、CSV入出力やSalesforce・Zoho CRM連携に対応 |
| SmartVisca（スマートビスカ） | 名刺情報をSalesforceの取引先やリードとして登録・更新できる。自動名寄せやCSVエクスポートを備える |
| Eight Team | 名刺アプリ「Eight」をベースに社内で名刺を共有。共有された名刺データをCSVで一括ダウンロードできる |
| ホットプロファイル | 名刺管理と営業支援を一体化したツール。他システムで得た顧客データ（CSV）も取り込み、名寄せして管理できる |
| CAMCARD BUSINESS | OCRにより名刺画像を短時間でデータ化する法人向けサービス。17か国語に対応し、契約枚数内でオペレーターによる補正も可能 |
| ApeosPlus Cards R | 名刺のスキャンやOCR入力、名寄せ、CSVエクスポートに対応。CRM連携による営業支援にも活用できる |
| アルテマブルー | 機械の読み取りと外部オペレーターの修正でデータ化するフルモードを用意。人脈マップやkintone・Salesforce連携に対応 |
データ化を任せて活用を内製できる名刺管理ソフト
手間のかかる名刺のデータ化や名寄せを製品側に任せ、活用部分を自社で作り込む進め方に向く製品を紹介します。API連携やCSV入出力、SFA・CRM連携の対応状況を確認しながら比較してみてください。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、名刺情報の取り込みから営業支援まで対応する法人向けの営業名刺管理サービスです。スキャナーや複合機、スマートフォンから取り込んだ名刺を、AI技術とオペレーターの二重チェックでデータ化します。外部のSFA・CRMとの連携やリストダウンロードに対応しているため、データ化は製品に任せて社内の営業システムで活用しやすいでしょう。
Sansan
- 名刺管理市場シェア84%。業種・規模を問わず1万1000社が導入
- 精度99.9%でデータ化。名刺情報を正確にデータ化し、全社で共有
- 企業情報や営業履歴を一元管理し、商談準備を効率化
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、法人向けのクラウド名刺管理サービスです。名刺をスキャンするだけでデータ化し、全社の人脈を共有・活用できます。搭載された企業情報や商談・営業履歴を名刺情報にひも付けて管理できるため、商談準備の手間を減らせます。Salesforce連携やデータ連携ソリューションを備え、API連携にも対応しています。内製した顧客データベースへ名刺データを渡したい企業の候補となるでしょう。
メイシー
- ユーザー数無制限！従業員全員で使える名刺管理
- 人の手による補正で、正確な名刺データを蓄積
- 全社の名刺情報を集約し、AI時代の営業活動へ
株式会社もぐらが提供する「メイシ―」は、ユーザー数無制限で全社員が使える名刺管理システムです。OCRによる文字認識に、オペレーターによる確認・補正を組み合わせて名刺をデータ化するため、読み取り結果を社内で修正する負担を軽減できます。CSV形式でのインポート・エクスポートや、Salesforce・Zoho CRMとの連携に対応しています。名刺データを既存の営業管理ツールへ取り込みたい場合に検討しやすい製品です。
SmartVisca（スマートビスカ）
- 名刺を1分で正確にデジタル化し、顧客データを集約・最新化
- 顧客との接点・人脈を可視化し営業を強化
- 名刺データで着信表示・メール署名でデジタル化など便利な機能
株式会社サンブリッジが提供する「SmartVisca（スマートビスカ）」は、名刺情報をSalesforceのリードや取引先責任者として登録・更新できる名刺管理サービスです。読み取った名刺は自動名寄せで重複を防ぎ、項目マッピングや自動連携・登録・更新の機能も備えています。CSVエクスポートやAPI連携にも対応し、オペレーター校正はオプションで追加できます。Salesforceを中心に顧客情報を集約したい企業に向く製品です。
Eight Team
- 6,000社を超える中小企業に選ばれています
- Eightの名刺を社内で一元管理します
- 名刺データを一括でCSVダウンロードし活用できます
Sansan株式会社が提供する「Eight Team」は、名刺アプリ「Eight」をベースにした中小企業向けの名刺管理サービスです。社内のEightユーザー同士で名刺を共有し、閲覧・検索できます。共有された名刺データはCSVでまとめてダウンロードできるため、自作の顧客台帳やメール配信の宛先リストに取り込む使い方が可能です。表計算ソフトでの台帳管理から段階的に移行したい企業にも候補となるでしょう。
ホットプロファイル
- 毎日、「購買意欲の高い見込み客情報」が営業に届きます。
- 営業の組織力を強化し営業の効率的な活動を支援
- BtoBビジネスで求められるサービスを容易に拡張
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理と営業支援をひとつにまとめたツールです。複数の担当者が持つ同一人物の名刺データや、他のシステムから入手した顧客データ（CSVファイル）を取り込み、自動で名寄せして管理できます。人事異動ニュースの通知や案件・商談管理、メール配信などの機能を搭載し、Salesforce連携やkintone連携はオプションで用意されています。名刺を起点に営業活動まで一元化したい企業に向く製品です。
CAMCARD BUSINESS （キングソフト株式会社）
- 精度の高いOCR機能により名刺画像を最短5秒でデータ化可能
- オペレーターによる精度ほぼ100％の補正でより正確な情報を保存
- 17ヶ国語に対応しており、グローバルな企業でも使用できる
ApeosPlus Cards R （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- 名刺をスマホなどで取り込み、JPEG/PDF/XDW形式で簡単に登録
- OCRで文字をデータ化し、重複防止と資産整理に貢献。
- 営業支援や人脈共有、CRM連携にも活用可能。
アルテマブルー （キヤノンエスキースシステム株式会社）
- 導入前の丁寧なコンサルティング・無料トライアルあり
- kintoneやSalesforceと連携可能
- 権限設定やパスワードによる保護でセキュリティを確保
まとめ
名刺管理ソフトの内製は、名刺の枚数や利用人数が限られ、保守できる人材がいる場合には有効な選択肢です。一方で、名刺のデータ化や個人情報の安全管理、属人化への対策まで含めると、想定より負担が大きくなる場合があります。データ化は名刺管理ソフトに任せ、活用部分だけを内製する組み合わせも検討しましょう。自社にあう名刺管理の方法を見極めるために、まずは複数の製品の資料請求をして比較してみてください。
