ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- パッケージソフトとして導入する：TantCardGulliver
- クラウド型で外出先からも登録・検索する：SKYPCE、SmartVisca（スマートビスカ）
- ■名刺の取り込み方法別
- スキャナでまとめて読み取りたい：SKYPCE、Sansan、SmartVisca（スマートビスカ）、メイシー、ホットプロファイル
- スマートフォンで撮影して取り込みたい：SKYPCE、Sansan、SmartVisca（スマートビスカ）、メイシー、myBridge
- ■名刺データの使い道別
- CSVで出力してExcelなどで使いたい：SmartVisca（スマートビスカ）、メイシー、Eight Team、ApeosPlus Cards R、myBridge
- 名刺データからメールを一斉配信したい：SKYPCE、Sansan、SmartVisca（スマートビスカ）、ホットプロファイル
名刺管理ソフトをインストールする前の確認事項
インストール型の名刺管理ソフトは、使うパソコンの環境に左右されます。購入後に動作しないといった事態を避けるため、パソコンとスキャナ、データの保存先の3点を事前に確認しておきましょう。
パソコンの動作環境
まず、名刺管理ソフトが対応しているOSとバージョンを確認します。Windowsのみに対応する製品もあるため、Macで使う予定がある場合は特に注意が必要です。必要なメモリやディスクの空き容量も、製品の動作環境の欄で確認できます。
あわせて、ソフトのライセンスが何台のパソコンにインストールできるかも確認しましょう。会社のパソコンにソフトを入れる際は、社内でインストールの申請や情報システム部門の承認が必要な場合もあるため、事前に手続きを確認しておくと導入が滞りません。
名刺を読み取るスキャナ
名刺の読み取りには、名刺用の小型スキャナを使う方法と、手持ちの複合機やスキャナを使う方法があります。製品によっては専用のスキャナが同梱されており、ソフトとの接続設定を簡単に済ませられる場合があります。
手持ちのスキャナを使う場合は、名刺管理ソフトの対応機種に含まれているかを確認します。読み取る名刺が多い場合は、複数枚を連続して読み取れる機種かどうか、両面を一度に読み取れるかどうかも作業時間を左右する要素です。スキャナを持っていない場合は、スマートフォンで撮影した画像を取り込める製品もあるため、読み取りの方法もあわせて確認しましょう。
名刺をスキャンしてデータ化する手順
名刺管理ソフトのインストールが終わったら、初期設定を済ませてから名刺の読み取りを始めます。読み取った結果は目で確認し、誤りを直してから保存する流れを習慣にしましょう。
保存先と管理項目の初期設定
インストール後、最初に名刺データの保存先を決めます。保存先はパソコンの中のフォルダが初期設定になっている場合があり、製品によっては共有やバックアップのしやすさを考えて変更できます。保存先を後から変えるとデータの移動が必要になる場合もあるため、最初に決めておくと手間を減らせます。
次に、管理したい項目を確認します。会社名や氏名、部署、役職、電話番号、メールアドレスなどの標準項目に加えて、出会った場所や日付、取引の状況を記録する欄を設けておくと、後から名刺を探す手がかりとして役立ちます。項目を最初に決めておけば、入力のばらつきも防げるでしょう。
名刺の読み取りと内容の確認・修正
名刺をスキャナで読み取ると、OCRと呼ばれる文字認識の機能で文字がデータ化され、項目ごとに振り分けられます。ただし、デザイン性の高い名刺や小さな文字、縦書きの名刺では、読み取りの誤りが起こる場合があります。
読み取りが終わったら、画像と並べて氏名の漢字や電話番号、メールアドレスに誤りがないかを確認し、必要に応じて修正します。まとめて読み取った後に確認を先送りすると誤りが残りやすいため、読み取った日のうちに確認まで終えるようにしましょう。
取り込んだ名刺データを探して活用する使い方
名刺管理ソフトにデータを蓄積したら、必要な名刺をすぐに探し出したり、他の業務に使ったりできます。インストール型の名刺管理ソフトで行える代表的な使い方を紹介します。
検索とグループ分け
名刺管理ソフトでは、会社名や氏名の一部、電話番号などで名刺を検索できます。紙の名刺ホルダーを1枚ずつめくって探す必要がなくなり、問い合わせの電話を受けたときにも相手の情報をすぐに確認できます。
取引先や業種、展示会ごとにグループやタグを付けておくと、特定の相手にまとめて連絡したいときに便利です。グループの分け方は使う人によってばらつきやすいため、名前の付け方を決めておくと、後から見返したときにも迷いません。名刺の交換日や最終の連絡日で並べ替えられれば、しばらく連絡していない相手を見つける用途にも使えます。
宛名印刷やデータの出力
名刺データを使って、年賀状や案内状の宛名ラベル、はがきを印刷できる製品があります。宛名を手書きや表計算ソフトで作る手間を省けるため、季節の挨拶状をまとめて送る場面で役立ちます。
また、名刺データをCSVなどの形式で出力できれば、Excelで一覧にしたり、メールソフトの連絡先や顧客管理の仕組みに取り込んだりできます。出力できる項目や形式は製品によって異なるため、使いたい用途にあわせて確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
名刺管理ソフトのデータを複数のパソコンで共有する
インストール型の名刺管理ソフトは、1台のパソコンで使う前提の製品もあれば、複数のパソコンで共有できる製品もあります。部署やチームで名刺を共有したい場合の方法と注意点を見ていきます。
共有に対応した版や構成の選択
製品によっては、社内のサーバや共有フォルダにデータを置き、複数のパソコンから同じ名刺データを使える版が用意されている場合があります。個人向けの版を共有フォルダで無理に使うと、同時に編集した際にデータが壊れるおそれがあるため、共有に対応しているかを確認しましょう。
共有する人数が増える見込みがある場合は、ライセンスの追加方法も確認しておきます。人数が多く外出先からも使いたい場合は、クラウド型の名刺管理と比べて検討するのも一つの方法です。共有する場合の費用は、利用する人数やパソコンの台数で変わることがあるため、見積もりの前提をそろえて比べましょう。
閲覧できる範囲と編集のルール
名刺データを共有すると、他の人が受け取った名刺も閲覧できます。名刺には取引先の担当者の個人情報が含まれるため、誰がどの名刺を見られるようにするかを決めておく必要があります。
利用者ごとに閲覧や編集の権限を設定できる製品であれば、部署ごとに公開範囲を分けられます。誤って名刺を削除したり上書きしたりしないよう、編集してよい人と修正の手順を決め、変更の履歴を確認できるかもあわせて確認しましょう。
バックアップとパソコン入れ替え時のデータ移行
インストール型の名刺管理ソフトでは、名刺データはパソコンや社内のサーバに保存されます。故障や買い替えに備えたデータの守り方を、導入した時点で決めておきましょう。
定期的なバックアップの取り方
パソコンが故障すると、保存していた名刺データを取り出せなくなるおそれがあります。名刺管理ソフトにバックアップの機能があれば、それを使って定期的にデータを外付けのドライブや社内のサーバに保存しましょう。
バックアップは、取得する頻度と保存先、担当者を決めて、作業を習慣にすることが大切です。担当者が1人だけだと不在時に作業が止まるため、手順を文書に残し、複数の人が作業できるようにしておくと安心です。実際に復元できるかを一度試しておくと、いざというときに慌てずに済みます。
新しいパソコンへの移行手順
パソコンを買い替える際は、古いパソコンで名刺データをバックアップまたは出力し、新しいパソコンに名刺管理ソフトをインストールしてからデータを読み込みます。ライセンスの移し替えが必要な製品では、古いパソコンでの登録解除が求められる場合があります。
新しいパソコンのOSにソフトが対応しているかも、移行前に確認が必要です。移行後は、名刺の件数や画像が正しく表示されるかを確かめ、問題がないことを確認してから古いパソコンのデータを消去しましょう。古いパソコンを廃棄や返却する場合は、名刺の個人情報が残らないよう、社内の手順に従ってデータを消去することが大切です。
インストール型と比較できる名刺管理ソフト一覧
パッケージソフトとして提供される製品に加え、共有や外出先での利用を考えたときに比べておきたいクラウド型の製品を一覧にしました。取り込み方法やデータの出力方法の違いを確認できます。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| SKYPCE | クラウド / SaaS / サービス | スキャナーや複合機、スマホから名刺を取り込み、外出先でも登録・検索できる |
| Sansan | クラウド / SaaS / サービス | 専用スキャナまたはアプリで名刺をデータ化し、全社で共有できる |
| SmartVisca（スマートビスカ） | クラウド / SaaS / サービス | スキャナーで1度に100枚まで取り込め、CSVエクスポートにも対応 |
| メイシー | クラウド / SaaS / サービス | ユーザー数無制限で使え、名刺データをCSV形式でエクスポートできる |
| Eight Team | クラウド / SaaS | 社内で共有した名刺データをCSVで一括ダウンロードできる |
| ホットプロファイル | クラウド / SaaS / サービス | 推奨スキャナーで名刺を取り込み、名寄せや営業支援まで行える |
| TantCardGulliver | パッケージソフト / サービス | 名刺をデータ化して社内共有・検索・アクセス権限管理ができる |
| ApeosPlus Cards R | クラウド / サービス | 名刺スキャン・OCR入力・名寄せに加え、CSVエクスポートに対応 |
| myBridge | クラウド / SaaS / サービス | スマホで撮影して名刺をデータ化し、ダウンロードやエクスポートが可能 |
取り込みと出力の方法で選ぶ名刺管理ソフト
インストール型として提供される製品は多くないため、ここではクラウド型も含めて、名刺の読み取り方法やデータの出力方法で比べやすい製品を紹介します。対応OSやパソコンへの導入の可否は、資料で確認してください。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、スキャナーや複合機、スマートフォン（iPhone・Android）のどれからでも名刺を取り込めるクラウド型の名刺管理サービスです。取り込んだ名刺はAI技術とオペレーターの二重チェックでデータ化され、外出先でも登録・検索・共有ができます。名刺にはタグやメモを付けて整理でき、リストのダウンロードやメールマガジン配信にも活用可能です。サーバを用意せずに導入できる点も、インストール型と比べる際の判断材料です。
Sansan
- 名刺管理市場シェア84%。業種・規模を問わず1万1000社が導入
- 精度99.9%でデータ化。名刺情報を正確にデータ化し、全社で共有
- 企業情報や営業履歴を一元管理し、商談準備を効率化
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、専用スキャナまたはスマートフォンアプリで名刺をデータ化し、全社で共有できる法人向けの名刺管理サービスです。名刺の情報に加えて、あらかじめ搭載された企業情報や営業履歴もまとめて管理できます。リスト作成やメール配信、メール署名の取り込みといった機能があり、Teams/Outlook連携やSalesforce連携も用意されています。パソコン1台で管理していた名刺を、部署を超えて活用したい場合の比較候補です。
SmartVisca（スマートビスカ）
- 名刺を1分で正確にデジタル化し、顧客データを集約・最新化
- 顧客との接点・人脈を可視化し営業を強化
- 名刺データで着信表示・メール署名でデジタル化など便利な機能
株式会社サンブリッジが提供する「SmartVisca（スマートビスカ）」は、名刺と顧客データを紐づけて一元管理できる名刺管理サービスです。市販のScanSnapを使い、スキャナーで1度に100枚まで取り込めるため、たまった名刺をまとめてデータ化したい場合に向いています。外出先ではスマートフォンで撮影・検索ができ、取り込んだデータはCSVエクスポートや一括メール配信、Web電話帳などに活用可能です。
メイシー
- ユーザー数無制限！従業員全員で使える名刺管理
- 人の手による補正で、正確な名刺データを蓄積
- 全社の名刺情報を集約し、AI時代の営業活動へ
株式会社もぐらが提供する「メイシー」は、ユーザー数無制限で全社員が使える名刺管理システムです。スマートフォンやスキャナーから取り込んだ名刺は、OCRとオペレーターによる確認・補正を組み合わせてデータ化されるため、読み取り結果を自分で直す手間を減らせます。名刺データはCSV形式でエクスポートでき、Excelでの一覧作成などに使えます。管理者は閲覧制限やCSVインポートの制限も設定できます。
Eight Team
- 6,000社を超える中小企業に選ばれています
- Eightの名刺を社内で一元管理します
- 名刺データを一括でCSVダウンロードし活用できます
Sansan株式会社が提供する「Eight Team」は、名刺アプリ「Eight」で管理している名刺を、社内のEightユーザー同士で共有できるサービスです。同僚が登録した名刺も、Eightと同じ方法で検索・閲覧できます。社員が登録した名刺データはCSVでまとめてダウンロードでき、年賀状やメールの一括配信にも活用可能です。個人で使っていた名刺アプリを、チームでの共有に広げたい場合に検討できます。
ホットプロファイル
- 毎日、「購買意欲の高い見込み客情報」が営業に届きます。
- 営業の組織力を強化し営業の効率的な活動を支援
- BtoBビジネスで求められるサービスを容易に拡張
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理に営業支援の機能を組み合わせたサービスです。推奨スキャナーはScanSnapシリーズで、取り込んだ名刺データは同一人物の名寄せや、CSVで取り込んだ他システムの顧客データとの統合に対応します。人事異動ニュースの通知や商談管理など、名刺を取り込んだ後の営業活動まで一つのサービスで扱いたい場合の候補です。
TantCardGulliver （株式会社下田OAシステム）
- 名刺情報を社内共有し資産化する。
- 名刺情報へブラウザ・スマホからアクセス可能
- 高セキュリティで社外持ち出し制限にも対応。
ApeosPlus Cards R （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- 名刺をスマホなどで取り込み、JPEG/PDF/XDW形式で簡単に登録
- OCRで文字をデータ化し、重複防止と資産整理に貢献。
- 営業支援や人脈共有、CRM連携にも活用可能。
myBridge （マイブリッジ株式会社）
- スマホで撮影するだけで、名刺情報を正確にデータ化可能。
- 登録した名刺はキーワードで簡単に検索。
- 顧客の名刺を社内で共有し、ダウンロードやエクスポートが可能。
まとめ
インストール型の名刺管理ソフトは、パソコンの動作環境とスキャナを確認してからインストールし、保存先や項目を設定したうえで名刺を読み取り、内容を確認して保存する流れで使い始めます。データは自社のパソコンやサーバに保存されるため、複数人での共有方法やバックアップ、パソコン入れ替え時の移行手順も決めておきましょう。自社の使い方にあう名刺管理ソフトを探す際は、資料請求で対応OSや共有の方法を比較してみてください。
