CMS導入を失敗してしまう原因とは
CMSの導入に失敗する原因の一つとして、Webサイト全体を統括する人がいないなどの理由で、方針や課題が明確になっていないということがあげられます。また企業でWebサイト作成・更新は広報・PR部門の仕事であることが多いですが、全社の情報運用やブランディングに大きく関わるため、特定の部署だけでなく、組織横断的な目線を持つことが重要だということを念頭に置いておきましょう。
またCMSツール導入にあたり、以下の４つをあらかじめ整理しておくことが必要です。
- １. 企業の方針
- どんなWebサイトにしたいのか？どんな情報を発信していきたいのか？
- ２. 現状の問題点
- 現在のWebサイトは、方針と比較すると何が足りないのか？
- ３. 社内のワークフロー
- 現状のWebサイト運用体制はどのようなものなのか？今後どう運用していきたいのか？
- ４. 社員の意識
- 情報発信していく重要性を感じているのか？社員が発信できる情報は継続的にあるのか？
この４つを明確化した上で、そもそもCMSが必要なのか否か、必要であればどのような機能が必要なのかを共有することが大切です。
CMSツール導入の失敗例４選
Webサイトのコンテンツを一元管理し、HTMLやCSSなどのWebサイトの知識がなくても更新できるCMSツール。便利なはずが、導入しても効率よくサイト運営できなかったり、むしろ無駄なコストが発生してしまったりと、失敗する企業もあるようです。具体的な失敗例から見ていきましょう。
失敗例１．柔軟にサイトを更新できなくなった
CMSを導入すると、サイトの形式が特定のテンプレートで固定されてしまうことが多いです。期間限定のキャンペーンで新たなページを立ち上げる時や、他のデザインを採用したい時に新しいフォーマットで作ることは困難なため、ある程度制限された更新しかできなくなります。
失敗例２．CMSのカスタマイズに不要な費用をかけてしまった
CMSの機能選定時に、「他の企業も使っているから…」という理由でいろいろな機能を追加したところ、オーバースペックになることがあります。その分コストはかさむうえ、不要な機能がついていることで使いにくくなります。
失敗例３．社内の作業手順と合わなかった
Webサイト更新作業のフローがもともと社内で行っていた方法と合わず、社内のフローを大幅に変更が必要となることがあります。特に複数人でサイト運営をしている場合は社内フローが煩雑になりがちなので注意が必要です。
失敗例４．更新頻度が増えなかった
CMSを導入して社員の誰もがWebサイトを更新できるような仕組みを整えたものの、「あまり更新されない…」という事例も多くあります。特にCMSを導入すれば更新頻度が上がるだろうと想像していても、実は掲載するコンテンツがなかったり、そもそも社員がWebサイト更新に対して消極的であったりと、別の原因で更新が止まることがあります。
CMSツール導入を成功させるためのポイントとは
自社でCMSを導入するときに同じような失敗をしないためにも、ポイントを押さえておきましょう。
ポイント１．どんなWebサイトを作っていきたいのか整理する
CMSツールは、サイトデザインの柔軟性よりもサイトの更新を頻繁に行いたい企業や、各部署で更新を分担したい企業に向いています。特に企業の方針、特にどのようなWebサイトを作り上げていきたいかを明確化し、CMSが必要であるか否かを考えましょう。
ポイント２．現状の課題と必要な機能を洗い出す
導入してから「無駄だったな」と後悔しないためにも、現状のサイト運用の課題と必要なCMS機能を洗い出しましょう。企業によってWebサイト作成の目的や方法は異なるので、他の企業がやっているからとなんでも取り入れるのではなく、自社にあった機能のみをカスタマイズできるようにしましょう。
ポイント３．現状のサイト更新フローを明確にする
サイト更新のフローを明確にしましょう。CMSを導入するということは、著作権、剽窃、情報漏えい問題が起きやすくなるということです。中でも多いのが、画像の無断転載です。インターネット上の画像検索で表示された画像を使用すると、著作権に違反することがあります。更新内容の監修は必要かどうか、その場合の承認フローはどのようにするのか検討をおすすめします。その対策としてCMS上で承認ワークフローの設定や、ユーザーごとに権限の設定をうまく活用しましょう。
ポイント４．社員にWebサイトの重要性を認識してもらう
なぜWebサイトを更新しないといけないのか、その重要性を理解していない社員もいるかもしれません。この対策としては、企業として力を入れていく背景、Webサイトを作成する目的を社内に共有して、社員のモチベーションを高めましょう。
ポイントが整理出来たら自社に合うCMSを導入してみましょう。
ポイントを押さえて自社に合うCMSを導入しよう
CMS導入前に社内の方針や問題点を明らかにしておくことで、自社に適した形で導入を進められます。また導入後にうまく活用できるかは社員の姿勢にもかかってくるので、全社的な意識改革も大切です。CMSの導入はWebサイト全体の問題をまとめて解決できる絶好の機会として、社内での話し合いを丁寧に行い準備を進めていきましょう。
