今から対策！失敗例から学ぶCMSツール導入の成功の秘訣は？

こんな失敗も…！CMSツール導入の失敗例４選

Webサイトのコンテンツを一元管理して、HTMLやCSSなどのWebサイトの知識がなくても更新できるCMSツール。便利なはずが、導入しても効率よくサイト運営できなかったり、むしろ無駄なコストが発生してしまったりと、失敗してしまう企業もあるようです。まずは失敗例から見ていきましょう。

失敗例１．柔軟にサイトを更新できなくなった

CMSを導入すると、サイトの形式が特定のテンプレートで固定されてしまうことが多いです。期間限定のキャンペーンで新たなページを立ち上げる時や、他のデザインを採用したい時に新しいフォーマットで作ることは困難なため、ある程度制限された更新しかできなくなってしまいます。

失敗例２．CMSのカスタマイズに不要な費用をかけてしまった

CMSの機能選定時に、他の企業も使っているから…という理由で、いろいろな機能を追加したところ、オーバースペックになってしまうことがあります。その分コストはかさみますし、いらない機能がついていることで使いにくいです。

失敗例３．社内の作業手順と合わなかった

Webサイト更新作業のフローがもともと社内で行っていた方法と合わず、社内のフローを大幅に変更する必要があるかもしれません。複数人でサイト運営をしている場合、

失敗例４．更新頻度が増えなかった

CMSを導入して、社員の誰でもWebサイトを更新できるような仕組みを整えたものの、あまり更新されない…という事例も多くあります。CMSを導入すれば更新頻度が上がるだろうと思っていたとしても、実は掲載するコンテンツがなかったり、そもそも社員がWebサイト更新に対して消極的であったりと、別の原因があることも。

見極めよう！CMSツール導入が失敗に終わる原因は？

CMSを導入したのに失敗してしまった、以上のような失敗の原因は何でしょうか？おそらく、Webサイト全体を統括する人がいないからであると考えられます。企業でWebサイト作成・更新は広報・PR部門の仕事であることが多いです。しかし、全社の情報運用やブランディングに大きく関わるので、組織横断的な目線を持つことが重要なのです。

CMSツール導入にあたり、以下の４つをあらかじめ考えて整理しておくことが必要です。

① 企業の方針

どんなWebサイトにしたいのか？どんな情報を発信していきたいのか？

② 現状の問題点

現在のWebサイトは、方針と比較すると何が足りないのか？

③ 社内のワークフロー

現状のWebサイト運用体制はどのようなものなのか？今後どう運用していきたいのか？

④ 社員の意識

情報発信していく重要性を感じているのか？社員が発信できる情報は継続的にあるのか？

この４つを明確化した上で、そもそもCMSが必要なのか否か、必要であればどのような機能が必要なのかを共有することが大切です。

さっそく実践！CMSツール導入を成功させるための秘訣

では、最初に見てきた失敗例は、どのすれば防ぐことができたのでしょうか。自社でCMSをどうにゅうするときに同じような失敗をしないためにも、ポイントを押さえておきましょう。

ポイント１．どんなWebサイトを作っていきたいのか整理する

CMSツールは、サイトデザインの柔軟性よりも、サイトの更新を頻繁に行いたい企業や、各部署で更新を分担したい企業に向いています。企業の方針、特にどのようなWebサイトを作り上げていきたいかを明確化し、CMSが必要であるか否かを考えましょう。

ポイント２．現状の課題と必要な機能を洗い出す

導入してから無駄だったな、と後悔しないためにも、現状のサイト運用の課題と必要なCMS機能を洗い出しましょう。企業によってWebサイト作成の目的や方法は異なるので、他の企業がやっているからとなんでも取り入れるのではなく、自社にあった機能のみをカスタマイズできるようにしましょう。

ポイント３．現状のサイト更新フローを明確にする

サイト更新のフローを明確にしましょう。特に、CMSを導入するということは、著作権、剽窃、情報漏えい問題が起きやすくなるということです。中でも多いのが、画像の無断転載です。インターネット上の画像検索で表示された画像を使用すると、著作権に違反することがあります。更新内容の監修は必要かどうか、その場合の承認フローはどのようにするのか、検討をおすすめします。CMS上で承認ワークフローを設定したり、ユーザーごとに権限を設定できたりするので、うまく活用していきましょう。

ポイント４．社員にWebサイトの重要性を認識してもらう

なぜWebサイトを更新しないといけないのか、その重要性を理解していない社員もいるでしょう。企業として力を入れていく背景、Webサイトを作成する目的を社内に共有して、社員のモチベーションを高めましょう。

まとめ　コツを押さえて自社に合うCMSを導入しよう

CMS導入前に、社内の方針や問題点を明らかにしておくことで、自社に適した形で導入を進めることができます。また、導入後にきちんと活用できるかは社員の姿勢にもかかってくるので、全社的な意識改革も大切です。CMSの導入はWebサイト全体の問題をまとめて解決できる絶好の機会なので、社内での話し合いを丁寧に行って、準備を進めていきましょう。