CMSをフル活用するポイントとは？ツール選定と運用方法から徹底解説！

CMS活用のポイントは製品選定と運用担当者

CMSは特に専門的な知識がない人でもWebの更新が行え、ページを増やしても追加料金が発生しないことから導入を検討する企業が増えています。

またCMSはWebにまつわるコンテンツを体系的に整理し、管理・運用がしやすいように整理することに特化したソリューションです。これはCMSのを利用するとコンテンツの更新が効率化されることを意味します。

しかし、その点だけにこだわりCMSの基本的な製品コンセプトを理解しなければ不満が残る結果になる可能性があります。なぜならCMSはとても優秀なツールですが万能ではないからです。

それではCMSを活用するためのポイントはどのようなものでしょうか？その答えはCMSの選定方法とCMSの運用者という視点にあります。

CMS活用ポイント（１）自社にあったCMSを選ぶ

オールラウンドに見えるCMSも製品ごとに特徴があり、適切な選定は欠かせません。そのため導入前にWebサイトのテーマや目的、費用対効果をはっきりさせることが大変重要です。

CMS導入の目的から選ぶ

もしすでにWebサイトを運営しておりサイト運用をCMSに置き換えたいという場合は、その管理上必要なことやサイト特性を更新頻度、ユーザビリティまで整理して、これまでの問題点と改善したいポイントを先に洗い出しておく必要があります。

またあとからショッピングサイトを付け足したいとなった場合、CMSの選定段階で想定されないままCMSを導入してしまうと導入後に機能面や運用上の不満が残ることもあります。つまり導入前の段階で今後の展開も含めた想定を行い、CMSツールを目的から選択する必要があるということです。

CMS導入・運用コストから選ぶ

Webサイト運営には、CMSの導入に関わらずサーバなどの導入運用コストが発生します。またレンタルサーバなどのサービスを利用する場合と自社で導入・運用する場合では初期費用は大きく異なりますが、それでもランニングコストは必ずかかります。特に自社導入する場合は、運用保守の工数も費用として算出する必要があるでしょう。

運用のしやすさから選ぶ

CMSはWebコンテンツを管理するシステムです。そのため、常にセキュリティの管理を行う必要があります。またこまめにセキュリティホールをふさぐための更新が行われ、ワンクリックでアップデートが完了するCMSもあるので導入の際はぜひ確認しましょう。

いずれの場合でもCMSツールの選定は重要です。サイトが重くなりユーザ数が減ったり、逆にユーザが大きく増えることで、Webサーバの追加が必要になることも考えられます。

また以下の記事でCMSの選び方について詳しく解説しています。ツールの選定方法について理解を深めたい方は参考にしてください。

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参考記事：【CMSの選び方】５つの選定ポイントと大規模サイトの注意点、製品も紹介

CMS活用ポイント（２）CMS担当者を決める

CMSを導入して使いこなすカギを握るのは、やはり人です。実際に導入してもなかなか更新しない・されない・管理ができないとなってしまえば、そのWebサイトは死んでしまったも同然となるでしょう。

導入前から担当者を選ぶ

「まだ導入もされていないのに」と思うかもしれませんが、導入後のサイト運用の担当者を導入前からあらかじめ決めておき、その担当者にも導入プロジェクトに参加してもらうとよいでしょう。そうすることでCMSが導入された後、どのような手順で、どの程度の頻度で更新を行い、どのように運営するのかが見えやすくなります。

担当者のスキルを明確にする

また簡単に更新ができるというイメージのCMSですが、ソリューションによっては更新時にHTMLの知識を必要とするものも少なくありません。事前に担当者の知識・スキルが明確になっていれば、スキルに応じた更新用ページをあらかじめ用意することもできるので確認しましょう。

またCMSを利用せずに制限なくHTMLで組んでいるサイトのように、あるページだけデザインを変える、新しい機能を追加するなどの柔軟性を要望されることもあります。

もちろんスキルがあれば対応可能ですが、場合によっては大変な手間がかかります。これらの要望があった際、しっかりと全体をみて調整を行える人材がいるかどうかも確認しましょう。

活用ポイントを押さえて導入に備えよう！

CMSをフル活用するために一番大切なことは自社にあったツールを選ぶことです。またCMSはあくまでツールであることをしっかり認識して、運用の現場では全体の調整ができる人材も準備しましょう。システムを活用するのはやはり人です。CMS導入を失敗に終わらせないよう、その先を考えた導入が重要です。

最後にどんな失敗例があるのか、事前に押さえておくとより効果的な活用ができます。ぜひこの機会に確認してみてください。

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参考記事：今から対策！失敗例から学ぶCMSツール導入の成功の秘訣は？