CMSの活用ポイント 目的の明確化で効果的な運用を！

CMS活用の意外な落とし穴とは…？

CMSは、特に専門的な知識がない人でもWebの更新が行え、ページを増やしても追加料金が発生しないことなどから、導入を検討する企業が増えているようです。

しかし、CMSはWebにまつわるコンテンツを体系的に整理し、管理・運用がしやすいように整理することに特化したソリューションです。更新を楽にすることは確かですが、そこだけにこだわり、CMSの基本的な製品コンセプトを理解していないと、せっかくCMS導入をしても不満が残る結果になりがちです。CMSはとても優秀なツールですが、万能ではないからです。

オールラウンドに見えるCMSも製品ごとに特徴があり、適切な選定は欠かせません。そのため、導入前にWebサイトのテーマや目的をはっきりさせることが大変重要です。

もし、すでにWebサイトを運営しており、サイト運用をCMSに置き換えたいという場合は、その管理上必要なことやサイト特性を更新頻度、ユーザビリティまで整理して、これまでの問題点と改善したいポイントを先に洗い出しておく必要があります。

どんな失敗例があるのか、事前に押さえておくことも大切でしょう。

• 参考記事：今から対策！失敗例から学ぶCMSツール導入の成功の秘訣は？

CMS活用の明暗を分けるツール選びのポイントは？

Webサイト運営には、CMSの導入に関わらず、サーバなどの導入運用コストが発生します。レンタルサーバなどのサービスを利用する場合と、自社で導入・運用する場合では初期費用は大きく異なりますが、それでもランニングコストは必ずかかりますし、自社に導入する場合は、運用保守の工数も費用として算出する必要があるでしょう。

いずれの場合も、CMSツールの選定は重要です。サイトが重くなってユーザ数が減ってしまったり、逆にユーザが大きく増えることで、Webサーバの追加が必要になることも考えられます。

また、あとからショッピングサイトを付け足したいとなった場合、CMSの選定段階で想定されないままCMSを導入してしまうと、導入後に機能面や運用上の不満が残ることもあります。導入前の段階で今後の展開も含めた想定を行い、CMSツールを選択する必要があります。

• 参考記事：【CMSの選び方】５つの選定ポイントと大規模サイトの注意点、製品も紹介

担当者を選定して、計画的な運用を！

CMSを導入して使いこなすカギを握るのは、やはり人です。実際に導入してもなかなか更新しない、されない、管理ができないとなってしまえば、そのWebサイトは死んでしまったも同然となります。

「まだ導入もされていないのに」と思うかもしれませんが、導入後のサイト運用の担当者を、導入前からあらかじめ決めておき、その担当者にも導入プロジェクトに参加してもらうとよいでしょう。そうすることで、CMSが導入されたのち、どんな手順で、どの程度の頻度で更新を行い、どのように運営してゆくのかが見えやすくなります。

また、簡単に更新ができるというイメージのCMSですが、ソリューションによっては更新時にHTMLの知識を必要とするものも少なくありません。そのため、導入開発の前段階で担当者のスキルが明確になっていれば、スキルに応じた更新用ページをあらかじめ用意することも可能となります。

まとめ　活用ポイントを押さえて、導入に備えましょう

CMSはWebコンテンツを管理するシステムです。そのため、常にセキュリティの管理を行う必要があります。CMSによってはこまめにセキュリティホールをふさぐための更新が行われ、ワンクリックでアップデートが完了する製品もあります。しかし、簡単に更新ができるCMSばかりではないため、確認が必要です。

また、CMSはあくまでツールであることをしっかり認識して、運用の現場では全体の調整ができる人材が必要です。

CMSを利用せずに制限なくHTMLで組んでいるサイトのように、あるページだけデザインを変える、新しい機能を追加するなどの柔軟性を要望されることもあるでしょう。スキルがあれば対応可能ですが、場合によっては大変な手間がかかります。これらの要望があったとき、しっかりと全体をみて調整を行える人材がいるかどうかでも、CMS導入後の満足度は大きく変わります。

システムを活用するのはやはり人。CMS導入を失敗に終わらせないよう、その先を考えた導入が重要なのです。