ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換え先のタイプ別
- クラウド型のノーコードデータベース：JUST.DB、キントーン、楽々Webデータベース、HotBiz8
- 社内サーバーで運用するノーコードWebデータベース：楽々Webデータベース、軽技WebDB、UnitBase
- サーバー型のリレーショナルデータベース：MicrosoftSQLServer、MariaDB、PowerGres
- ■既存データの扱い方別
- ExcelやCSVファイルからの取り込み：JUST.DB、楽々Webデータベース、HotBiz8、軽技WebDB、UnitBase
- Excel形式での出力を続けながら運用：楽々Webデータベース、軽技WebDB
データベースソフトの乗り換えを考えるきっかけ
データベースソフトの乗り換えは、ソフトのサポート期限、データ量や利用人数の増加、管理できる人の不在といった理由で検討されます。自社の状況がどれにあてはまるかで、乗り換え先に求める条件が変わります。
Access 2021などのサポート終了
Microsoftの製品ライフサイクル情報では、買い切り型のAccess 2021とAccess LTSC 2021のサポートは2026年10月13日（米国時間）に終了しました。サポート終了後は、セキュリティ更新プログラムが提供されません。
サブスクリプション型のMicrosoft 365に含まれるAccessを使い続ける方法もありますが、これを機に業務データベースの構成から見直す企業もあります。利用中のバージョンとライセンスの種類を確認し、更新と乗り換えのどちらが適しているかを比べましょう。
データ量と同時に使う人数の増加
ファイル型のデータベースは、1つのファイルにデータと画面をまとめて保存する仕組みです。Accessの場合、1つのデータベースファイルの容量の上限は、システムが使う領域を含めて2GBと公式に案内されています。データが増えると、上限への到達や動作の遅れが課題になる場合があります。
また、共有フォルダ上のファイルを複数人で同時に更新すると、ネットワークの状態などによってはファイルが破損するおそれもあります。拠点や在宅勤務から使う人が増えた場合も、サーバー型やクラウド型への乗り換えを検討する目安です。
作った人しか直せない属人化
現場の担当者がマクロやVBA（Office製品で処理を自動化するプログラム）を使って作ったデータベースは、作成者の異動や退職によって修正できなくなる場合があります。仕様書が残っていないと、どの処理が何をしているのかを読み解くのにも時間がかかります。
乗り換えは、こうした属人化を解消する機会でもあります。画面や処理を複数の担当者で理解できる形に作り直し、変更の手順と記録のルールを決めておくと、将来の修正が進めやすくなります。
乗り換え先となるデータベースの種類
乗り換え先のデータベースは、プログラミングをせずに画面とデータを作れるノーコード型と、データの保管を担うRDBMSに大別できます。ノーコード型にはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれ向く業務と必要な体制が異なります。
クラウド型のノーコードデータベース
クラウド型のノーコードデータベースは、ブラウザ上の操作で項目や入力画面を作れるサービスです。サーバーの用意が不要で、社外や在宅勤務からもアクセスしやすい点がメリットです。
案件管理や問い合わせ記録のように、部署単位で使う業務に向いています。一方で、複雑な集計や大量データの一括処理は、サービスの仕様や上限の範囲内で行う必要があります。レコード数やファイル容量の上限、APIの利用回数の制限を事前に確認しましょう。
サーバー型のリレーショナルデータベース
サーバー型のRDBMSは、データを表の形で管理し、SQL（データを操作する言語）で検索や更新を行うデータベースです。大量のデータや多人数での同時更新を前提に設計されており、基幹システムのデータ保管にも使われます。
ただし、RDBMSはデータの保管を担う仕組みのため、入力画面や帳票は別のツールや開発で用意する必要があります。自社にエンジニアがいない場合は、開発会社やベンダーの支援を受ける前提で、費用と体制を見積もりましょう。
移行前に作るテーブルと画面の台帳
データベースの移行で見落としが起きやすいのは、データ以外の要素です。現在のデータベースに含まれるテーブル、クエリ、画面、帳票、自動処理を台帳に書き出し、移す・作り直す・やめるを判断します。
テーブル・クエリ・フォーム・レポートの分類
Accessのデータベースは、データを入れるテーブル、抽出や集計を行うクエリ、入力画面のフォーム、印刷用のレポート、マクロやVBAの処理で構成されます。台帳には、それぞれの名前、用途、使っている部署、利用頻度を記録しましょう。
調べてみると、使われていないクエリや帳票が見つかることがあります。利用部署に確認し、不要なものは移行対象から外すと、作業量を減らせます。残すものは、乗り換え先のどの機能で実現するかを台帳に書き込みます。
データ型と入力規則の確認
テーブルごとに、各項目のデータ型（文字、数値、日付など）、必須かどうか、選択肢の候補、重複を許すかといった入力規則を確認します。乗り換え先では、同じ型や規則が用意されていない場合もあるためです。
例えば、長い文章を入れる項目の文字数の上限や、日付と時刻の扱いは製品によって異なります。テーブル同士の関連付け（リレーション）も、乗り換え先でどう表現するかを決めておくと、データ移行の段階で手戻りを防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でデータベースソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
データベースソフトのデータ移行の進め方
データ移行は、一度にすべてを切り替えるより、影響の小さいデータから順に移すほうが問題を見つけやすくなります。移行の順番と、データを書き出す際の注意点を押さえておきましょう。
参照するだけのデータから移す
過去の実績や完了した案件など、閲覧が中心で更新しないデータは、最初の移行対象に向いています。移行後に表示や検索の結果を旧データベースと照らし合わせ、件数や内容が一致しているかを確認しましょう。
この段階で、文字化けや日付のずれ、桁数の不足といった問題を見つけられれば、日々更新するデータの移行前に対処できます。確認の結果は記録し、どのように修正したかを次の移行作業の手順に反映させます。
マスタデータから日々の取引データの順に移す
顧客や商品などのマスタデータを先に移し、その後に受注や作業記録など日々更新される取引データを移します。取引データはマスタのコードを参照していることが多いため、この順番にすると関連付けの不整合を防げます。
取引データの切り替え日には、旧データベースへの入力を止める時刻を決め、最終データを移してから新しいデータベースで入力を再開します。切り替え後もしばらくは旧データベースを閲覧専用で残しておくと、確認が必要な場合に参照できます。
CSVで書き出すときは文字コードと形式を確かめる
データを移す際は、CSVファイルで書き出して取り込む方法がよく使われます。このとき、文字コード（Shift_JISやUTF-8など）が乗り換え先の指定と異なると、文字化けが起こる場合があります。
あわせて、日付の書式、先頭のゼロが消える郵便番号や社員番号、改行を含む備考欄にも注意が必要です。少量のデータで試験的に取り込み、結果を確認してから全件を移すと安全です。
乗り換え後もデータベースを使い続けるための運用
乗り換えが終わっても、運用のルールがなければ再び属人化や管理の不備が起こりかねません。権限やバックアップの体制を、移行と同時に整えておきましょう。
アクセス権限と更新履歴の管理
乗り換え先では、部署や役職ごとに閲覧・編集・削除の権限を設定します。誰でも項目や画面を変更できる状態は、意図しない変更や誤操作につながる可能性があるためです。
あわせて、誰がいつデータや設定を変更したかを確認できる履歴の機能があるかを確認しましょう。履歴を確認できれば、誤って変更されたデータの原因を調べたり、元に戻したりする際の手がかりになり、監査対応にも活用できます。
バックアップと管理担当の複数化
クラウド型でも、サービス側の障害や誤操作によるデータの消失に備え、定期的に自社でもデータを書き出しておくと安心です。サーバー型では、バックアップの取得と復元手順を決め、実際に復元できるかを試しておきましょう。
管理担当は1人に限定せず、少なくとも2人以上が設定変更やトラブル対応を行えるようにします。設計内容や運用手順を文書にまとめ、社内で共有しておくと、担当者の異動があっても運用を続けられます。
Accessからの乗り換え先データベース一覧
Accessで作った仕組みの移し先として、この記事で紹介するデータベース製品を一覧にしました。クラウドで画面まで作れるタイプか、データの保管を担うRDBMSかを見比べる際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| JUST.DB | ノーコード開発のクラウドデータベース。CSVを使った画面作成や生成AIによる構築に対応 |
| キントーン | ノーコードで業務アプリを作れるクラウドサービス。アプリ単位から項目単位まで権限を設定 |
| 楽々Webデータベース | Excelをワンクリックで取り込んでWebアプリ化。オンプレミスとクラウドから選べる |
| HotBiz8 | グループウェアのWebデータベース機能でExcel（CSV）を取り込み、ブラウザで一元管理 |
| 軽技WebDB | オンプレミスのノーコードWebデータベース。Excel・CSVを取り込みPostgreSQLで管理 |
| UnitBase | ノンプログラミングで業務システムを作れるWebデータベース。既存のExcel文書の取り込みに対応 |
| MicrosoftSQLServer | オンプレミスとクラウドに対応するエンタープライズ向けのリレーショナルデータベース |
| MariaDB | MySQLと高い互換性を持つオープンソースのリレーショナルデータベース管理システム |
| PowerGres | PostgreSQLをWindowsで利用できる製品。GUI操作でデータベースの作成・設定が可能 |
Accessの代わりに検討したいデータベース製品
Accessの台帳やフォームを置き換えるなら、画面づくりまで任せられるノーコード型か、SQLでデータを扱うRDBMSかを先に決めておくと候補を絞りやすくなります。既存のExcelやCSVをどう取り込めるかもあわせて確認してください。
JUST.DB
- 【完全ノーコード×生成AI】マウス操作と"ことば"でシステム開発
- 【多彩な標準機能】高い拡張性により、全社DXをJUST.DB1つで実現
- 【同時ログインライセンス】全社展開してもコストを抑制
株式会社ジャストシステムが提供する「JUST.DB」は、プログラミングの知識がなくても業務システムを構築できるノーコードのクラウドデータベースです。必要な項目をマウス操作で配置して画面を作れます。CSV形式のファイルからパネルを作成する機能もあり、これまで使っていたExcelや他システムから書き出したデータをもとにシステム化できます。生成AIにチャット形式で指示してテーブルや画面を自動生成する機能や、組織・ユーザーごとのアクセス制御を備えています。
キントーン
- AIとノーコードで業務アプリをシュシュッとつくれる
- 「アプリ」同士はデータで紐付けて連携できる
- プラグイン・連携サービスと組み合わせてデータ活用を促進
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、AIとノーコードで現場の業務にあう業務アプリを作れるクラウド型の業務改善プラットフォームです。条件を絞り込んだ一覧画面やグラフを複数用意でき、ためたデータを業務にあわせた形で表示できます。アプリ同士を連携させて入力の手間を減らせるほか、アプリ単位から特定の項目まで操作権限を細かく設定できるため、Accessで作った仕組みを部署で共有しながら使いたい場合の候補です。
楽々Webデータベース
- 活エクセル｜Excelを活用したままExcel業務の課題解決
- かんたん構築｜ノーコードでだれもがIT人材に
- つなげて活用｜貯めたデータも人もつなげて新たな価値を
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Webデータベース」は、Accessの代わりに、使い慣れたExcelを入り口にして業務データをブラウザで共有したい企業が検討しやすいノーコードツールです。Excelファイルを指定してワンクリックで取り込むだけでWebアプリを作成でき、アプリからExcelファイルで出し入れできるため、既存のExcelを活かした運用を続けられます。登録したデータはPDFやExcelの帳票として出力可能です。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べるため、社内サーバーで運用したい企業も検討できます。
HotBiz8
- 一人あたり71.3円～ 低コストでWebデータベースを利用
- Excel（CSV）から取り込み Webでデータを一元管理
- 集計・比較分析にも対応 60日間無料でお試し可能
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、予定表やワークフローなどを備えたクラウド型のグループウェアで、オプションのWebデータベース機能を利用できます。Excel（CSV）ファイルからデータを取り込み、ブラウザ上の閲覧・編集を通じて複数人で共有できます。フォームの項目や配置はドラッグ＆ドロップで変更でき、データベースごとのアクセス権限やIP制限にも対応しています。住所録や商品データ、日報などのテンプレートも用意されているため、小規模な台帳から移したい場合の選択肢です。
軽技WebDB
- ノーコードでExcel/CSVを取込みWebアプリを即生成
- 複数アプリを結合しPostgreSQL上で一元管理
- BIツール軽技Web連携でレポートやダッシュボード作成
富士電機ITソリューション株式会社が提供する「軽技WebDB」は、共有フォルダのファイルで管理していたデータを、社内サーバーのデータベースへ移したい場合に候補となるオンプレミス型のノーコードツールです。ExcelやCSVのファイルをドラッグ＆ドロップで取り込み、プレビューを見ながらシートの選択や型を設定するだけでアプリ化できます。データはPostgreSQLに登録され、ブラウザから検索・編集できるほか、Excel形式での出力にも対応しています。社内サーバーでデータを管理しつつ、Excelの操作感を残したい場合に検討しやすいでしょう。
UnitBase （株式会社ジャストシステム）
- アカウント数は無制限！同時ログイン数で料金が決まる
- ノンプログラミングで、業務システムを誰でも開発可能
- 標準搭載されている機能のみでワークフローの電子化も可能
MicrosoftSQLServer （日本マイクロソフト株式会社）
- オンプレミス・クラウド対応のAIエンタープライズDB
- LangChain等統合でアプリ開発加速
- Azure Arcでオンプレ・マルチクラウドのSQL Server統合管理
MariaDB （MariaDB Corporation Ab）
- MySQL高互換性、既存アプリの移行容易
- 高い性能と拡張性で大規模システムに対応
- 豊富な機能と拡張性、コミュニティによる活発な開発
PowerGres （株式会社SRA OSS）
- PostgreSQLをWindowsで利用可能
- GUI操作でデータベース作成・設定が可能
- 接続ユーザー無制限でWebバックエンドDB構築に最適
まとめ
データベースソフトの乗り換えは、Access 2021のサポート終了やデータ量の増加、属人化をきっかけに検討されます。乗り換え先はノーコード型とRDBMSに大別でき、利用人数や画面の作り込み方で選び方が変わります。移行前にテーブルや画面の台帳を作り、参照データ、マスタ、取引データの順に移しましょう。資料請求でデータベース製品の取り込み方法や権限管理を比較し、自社に適した乗り換え先を選んでください。
