ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態・セキュリティ機能別
- オンプレミス型にも対応：DottedSign（ドットサイン）
- IPアドレス制限や操作ログ管理を重視：WAN-Sign - ワンサイン -
- 契約書の閲覧権限を管理：電子印鑑GMOサイン
- 契約書の作成から承認・締結・保管まで一元化：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約
- ■締結済み文書の保存・管理方法別
- 国産データセンターの利用を選択：WAN-Sign - ワンサイン -
- Boxの文書管理基盤で一元管理：Box Sign
- クラウド環境への自動バックアップ：Zoho Sign
- 長期署名や延長タイムスタンプに対応：電子印鑑GMOサイン、WAN-Sign - ワンサイン -
電子契約システムのオンプレミス型とは
オンプレミス型の電子契約システムとは、自社が管理するサーバーにソフトウェアを導入し、契約書の作成から署名、保管までを社内の環境で行う形態です。まずはクラウド型との違いと、両者の中間にあたる構成を確認しておきましょう。
自社サーバーで署名と保管を行う仕組み
オンプレミス型では、契約書のデータや署名の履歴、利用者のアカウント情報を自社のサーバーに保存します。システムを動かす機器や回線、バックアップの方法も自社で決めて用意します。
契約書データの置き場所を自社で管理できるため、社内の情報管理規程に沿った運用を組み立てられます。一方で、サーバーの調達やソフトウェアの更新、障害時の復旧も自社の責任範囲です。導入費用だけでなく、運用にかかる人手も含めて検討する必要があります。
クラウド型やハイブリッド型との違い
クラウド型は、提供会社のサーバーで動くサービスをインターネット経由で利用する形態です。サーバーの保守や機能の更新は提供会社が行うため、契約後すぐに使い始められる場合があります。
ハイブリッド型は、署名の処理はクラウドで行い、締結後の契約書は自社の文書管理システムやサーバーに保管する構成です。どこまでを社内に置くかは製品や構成によって異なるため、「署名」「保管」「認証」の3つの処理がそれぞれどこで行われるかを確認すると違いを整理できます。
オンプレミスの電子契約システムが選ばれる事情
電子契約システムをオンプレミスで運用する企業には、クラウドの利便性よりも優先したい社内事情があります。代表的な事情を知っておくと、自社でオンプレミスが本当に必要かを見極めやすくなります。
契約データの保管場所を定めた社内規程
金融機関や官公庁と取引する企業、機密性の高い技術情報を扱う企業では、重要文書を社外のサーバーに置くことを社内規程や取引先との約束で制限している場合があります。こうした規程がある場合、契約書データを自社の管理下に置ける構成が求められます。
ただし、規程によっては「どの国や事業者のサーバーに置くか」「誰がアクセスできるか」を問題にしているケースもあります。保管場所や管理者を指定できるクラウドで条件を満たせる場合もあるため、まず規程の文言を情報システム部門や法務部門と確認しましょう。
インターネットから切り離した社内システムとの連携
基幹システムや文書管理システムを、インターネットに直接つながらない社内ネットワークで運用している企業もあります。こうした環境では、クラウドの電子契約システムと連携させるために、通信経路の設計やセキュリティ審査が必要です。
オンプレミス型であれば、社内ネットワークの中でデータを受け渡す構成を取りやすくなります。とはいえ、取引先とのやり取りには社外との通信が欠かせません。社内連携の都合だけでオンプレミスを選ぶと、次に説明する社外との締結で別の課題が生じる点に注意しましょう。
承認手順や画面を自社の業務にあわせる要望
契約の種類ごとに承認者が細かく分かれている企業では、これまでの稟議手順をそのまま電子契約にも反映したいという要望が出ることがあります。自社環境に置くパッケージ製品は、設定や追加開発で手順を作り込める場合があります。
ただし、作り込むほど製品の更新時に改修の手間が増えるおそれがあります。クラウド型にも、承認ルートや入力項目を設定によって変えられる製品があるため、どこまでの作り込みが本当に必要かを業務フロー図で整理してから比べましょう。
オンプレミス型で取引先と締結するときの課題
電子契約は、自社と取引先の双方が同じ文書に署名して初めて成立します。オンプレミス型は社内で完結する処理には向いていますが、社外の相手とつながる部分で追加の設計が必要です。
取引先がアクセスする経路の確保
取引先が契約書を確認して署名するには、社外から自社のシステムにアクセスできる入口が必要です。具体的には、インターネットに公開する画面を用意し、通信の暗号化や不正アクセス対策を施す設計が求められます。
社外に公開する部分を設けると、オンプレミスで守りたかった範囲との境界をどこに置くかが論点です。取引先に専用ソフトのインストールや電子証明書の取得を求める方式の場合は、相手の負担も増えます。取引先の数や相手の環境を想定し、署名の手順をどこまで簡単にできるかを提供会社に確認しましょう。
電子証明書やタイムスタンプの外部サービス利用
電子署名に使う電子証明書は認証局が発行し、タイムスタンプは時刻認証事業者が付与します。そのため、システム本体をオンプレミスに置いても、これらの外部サービスとの通信は必要です。
タイムスタンプは、その時刻に文書が存在し、それ以降に改ざんされていないことを示す仕組みです。外部サービスとの通信が止まると署名やタイムスタンプの付与が失敗する場合があるため、エラーの通知方法や再実行の手順も設計に含めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
電子契約システムを自社運用するための体制
オンプレミスで電子契約システムを運用すると、クラウドでは提供会社が担う作業を自社で引き受けます。導入を決める前に、どのような作業が継続的に発生し、誰が担当するのかを洗い出しておきましょう。
サーバー保守とセキュリティ更新
自社運用では、サーバーの監視や障害対応、OSやミドルウェアのセキュリティ更新、バックアップの取得と復元の確認が必要です。契約の締結が止まると取引に影響するため、夜間や休日の障害に誰が対応するかも決めておきます。
これらの作業を一人の担当者に任せると、異動や退職で運用が止まるおそれがあります。手順書の整備や複数人での担当、保守を外部の事業者に委託する範囲の取り決めまで含めて、体制を組み立てることが大切です。
法改正や証明書の期限への対応
電子契約にかかわる法令や、電子帳簿保存法の保存要件は改正されることがあります。クラウド型では提供会社が機能を更新するケースがありますが、オンプレミス型では更新版の適用や設定変更を自社で行う必要があります。
また、電子証明書には有効期間があり、期限が切れると新しい署名ができなくなります。更新の時期を管理し、切り替え作業を計画的に進める仕組みが必要です。保守契約で提供会社がどこまで対応するのかも、事前に確認しておきましょう。
締結済み契約書の長期保存
契約書は契約期間が終わった後も、税法や社内規程にもとづいて一定期間保存します。オンプレミスでは、保存容量を増やす作業や、機器を入れ替える際のデータ移行も自社で行います。
電子署名の正しさを長期間検証できるよう、タイムスタンプを重ねて付与し検証可能な期間を延ばす「長期署名」という仕組みがあります。自社の保存期間にあわせて、長期署名に対応しているか、機器を入れ替えても署名を検証できるかを確認しましょう。
オンプレミス以外で要件を満たす方法
電子契約システムのオンプレミス運用が負担に見合わない場合は、社内の要件を満たしつつ運用負担を抑える構成も検討できます。オンプレミスを選ぶ前に、次の2つの方法とも比べてみましょう。
保管だけを自社に置くハイブリッド構成
取引先との署名はクラウドで行い、締結済みの契約書を自社の文書管理システムへ自動で取り込んだり、ファイルサーバーへまとめて出力したりする構成です。社外とのやり取りはクラウドに任せ、長期保管するデータは社内に置けます。
この構成では、取り込みの連携が止まったときに未保管の文書が残らないよう、連携の履歴や失敗時の通知を確認できることが重要です。クラウド側に残るデータの削除時期や、削除の操作をだれが行うかも決めておきましょう。
保管場所や接続方式を指定できるクラウド
クラウド型の中には、データを国内のデータセンターに保管するもの、専用の環境を用意するもの、接続元のIPアドレスを制限できるものがあります。これらの条件で社内規程を満たせるなら、サーバー保守を自社で抱えずに済みます。
ただし、対応範囲や追加費用は製品によって異なります。社内規程の要件を一覧にし、資料請求や問い合わせで各社の対応状況を確認すると、オンプレミスとクラウドを同じ基準で比べられます。
オンプレミスと比べたい電子契約システム一覧
オンプレミスでの運用を検討する際に、提供形態やセキュリティ機能、締結済み文書の保存方法を比べやすい電子契約システムを一覧にまとめました。自社の規程で求められる条件と照らし合わせて確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| freeeサイン | クラウド型。契約書の作成から社内承認、締結、保管まで対応。テンプレート管理や期限のリマインドも可能 |
| マネーフォワード クラウド契約 | クラウド型。法務相談から申請・承認、締結、保存まで一元管理。紙や他サービスで締結した契約書もまとめて管理できる |
| 電子印鑑GMOサイン | クラウド型。フォルダ設定や閲覧制限による文書管理に対応。延長タイムスタンプで長期保存を支援 |
| WAN-Sign - ワンサイン - | クラウド型。IPアドレス制限や操作ログ管理を標準搭載。国産データセンターの利用もオプションで選択可能 |
| DottedSign（ドットサイン） | オンプレミス型とクラウド型に対応。PCやモバイルから署名依頼・締結を行える電子サインサービス |
| Box Sign | Boxに組み込まれた電子サイン機能。署名や承認のワークフローと文書の共有・保存を同じ基盤で管理 |
| Zoho Sign | クラウド型。署名済み文書の自動バックアップや外部クラウドからのインポート、署名履歴の記録に対応 |
保管と接続の条件で選ぶ電子契約システム
サーバーを自社で抱えるか、接続制限や保存方法の工夫でクラウドを使うかを比べる際に参考になる製品を紹介します。社内規程の要件一覧と照らし合わせ、対応範囲は資料で確認しましょう。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約書の作成から締結、保管までをクラウド上で一元管理する電子契約システムです。契約書のテンプレートを登録でき、書類ごとに入力項目を設定して作成業務を効率化します。社内承認に対応したワークフロー機能も備え、複数の承認者が関わる契約手続きにも活用可能です。締結済み文書は検索機能で管理でき、有効期限のリマインドにも対応。契約書にはタイムスタンプが付与され、文書の作成から保管までの業務を効率化します。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約業務を一元管理できるクラウド型の電子契約サービスです。法務相談から契約書の作成、申請・承認、締結、保存・管理まで幅広く対応します。契約書のひな形管理やバージョン管理、ワークフロー機能を備え、社内の契約手続きを効率化。電子契約だけでなく、紙や他サービスで締結した契約書もまとめて管理できるため、契約情報の分散を防ぎたい企業にも適しています。送信料や保管料がかからない定額制を採用しています。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、締結済み契約書の長期保管や閲覧範囲の管理を重視する企業向けのクラウド型電子契約サービスです。フォルダ設定や閲覧制限により、機密性の高い文書もアクセス権限を設定して管理できます。延長タイムスタンプに対応し、長期にわたる電子文書の真正性の確保を支援します。立会人型と当事者型の２種類の署名方式を使い分けられるほか、導入支援や電話サポートも用意されています。
WAN-Sign - ワンサイン -
- 立会人型・当事者型の両方に対応。ハイブリッド署名も可能
- 初期費用・月額基本料0円の従量制。内部統制機能も標準搭載
- 紙原本の保管・電子化から締結後の契約管理まで一元化
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign - ワンサイン -」は、社内規程に沿ったアクセス制限や契約書管理を重視する企業向けのクラウド型電子契約サービスです。IPアドレス制限やフォルダごとの閲覧制限、操作ログ管理、ワークフローなどの内部統制機能を標準搭載しています。国産データセンターの利用をオプションで選択でき、長期署名や認定タイムスタンプにも対応。他社サービスで締結した電子署名済みPDFや書面契約も登録でき、紙と電子の契約書を一元管理できます。
DottedSign（ドットサイン） （株式会社 Kdan Japan）
- スマホでも契約作業のステータスを一元管理できて簡単に把握可能
- 対面署名や署名依頼のリンク化などあらゆるニーズに対応が可能
- BtoCなどの多量な取引数に対応が可能（従量課金なし）
Box Sign （株式会社Box Japan）
- コンテンツの共有・管理基盤に組み込まれ、生産性を向上
- 契約業務を迅速化！クラウドでペーパレスを推進
- ハンコ出社不要でハイブリッドワーク促進
Zoho Sign （ゾーホージャパン株式会社）
- クラウド連携でインポートとバックアップがカンタン！
- コメントと通知機能でスピーディーな署名フローの進行を実現！
- マルチデバイスとシンプルな操作感でどこでも・誰でも使える！
まとめ
電子契約システムをオンプレミスで運用するかは、契約データを社外に置けない規程や閉域網での連携の必要性と、自社で担う運用負担を比べて判断しましょう。サーバー保守や証明書の更新、長期保存は、保守契約で委託する範囲を除いて自社の作業です。
また、取引先との締結や外部の認証サービスとの通信は、オンプレミスでも避けられません。保管だけを自社に置く構成や、保管場所を指定できるクラウドも含め、資料請求で各社の対応範囲を比べてみてください。
