ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■構築の方法別
- クラウドサービスを設定して利用：クラウドサイン、freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、電子印鑑GMOサイン、WAN-Sign - ワンサイン -、CONTRACTHUB@absonne
- APIによる自社システムへの組み込み：クラウドサイン、マネーフォワード クラウド契約、電子印鑑GMOサイン、WAN-Sign - ワンサイン -、Dropbox Sign、CMサイン
- オンプレミス環境への導入：DottedSign（ドットサイン）
- ■既存システムとのつなぎ方別
- 社内承認ワークフローを搭載：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -
- 会計・債務支払システムとの連携：マネーフォワード クラウド契約
- ERP・基幹システムとの連携：CONTRACTHUB@absonne
- Salesforceやkintoneとの連携：クラウドサイン、WAN-Sign - ワンサイン -
- Webサイトや自社サービスへの署名機能の組み込み：Dropbox Sign、CMサイン
電子契約システムを構築する3つの方法
電子契約システムの構築方法は、提供会社のサービスをどこまで使い、どこから自社で作るかによって3つに分けられます。費用や期間、必要な技術者の有無が大きく変わるため、最初に方向性を決めておきましょう。
クラウドサービスを設定して使う
最も手軽なのは、クラウド型の電子契約サービスを契約し、利用者や承認ルート、テンプレートを設定して使う方法です。署名やタイムスタンプ、保存の仕組みは提供会社が用意しているため、開発作業がほとんど要りません。
構築作業の中心は、自社の業務にあわせた設定と、社内への展開です。比較的短い期間で使い始められる一方、画面や手順を変えられるのは製品仕様の範囲内に限られます。自社独自の手順をどこまで再現したいかを整理し、設定で対応できる範囲かを確認しておきましょう。
APIで自社システムに組み込む
API（システム同士をつなぐための接続口）を公開している電子契約サービスを使い、自社の販売管理システムや顧客向けの申込画面から契約書の作成や送信を行う方法です。署名の仕組みはサービス側に任せ、操作の入口だけを自社で作ります。
利用者が普段使う画面から電子契約を行えるため、二重入力を減らせる点が利点です。ただし、開発や保守を担う技術者が必要で、サービス側のAPIの仕様変更に追随する作業も発生します。社内に開発体制がない場合は、開発会社への委託範囲も含めて計画しましょう。
パッケージや自社開発で環境を作る
電子契約のパッケージ製品を自社のサーバーに導入する方法や、電子署名の部品を組み合わせて自社で開発する方法もあります。データを社内に置きたい、独自の業務手順を作り込みたいといった要件がある場合に検討されます。
この方法では、サーバーの運用や電子証明書の管理、法改正への対応まで自社の責任範囲です。構築後の保守にかかる人手と費用も見込んだうえで、クラウドサービスの設定で要件を満たせないかを先に確かめておくと、過大な投資を避けられます。
構築前に決める電子化の範囲と要件
電子契約システムの構築で手戻りを防ぐには、どの契約を、どの方式で、どこまで電子化するかを最初に決めておくことが大切です。範囲が曖昧なまま製品を選ぶと、後から機能や費用が足りないことに気づくおそれがあります。
対象とする契約書の棚卸し
まず、社内で交わしている契約書の種類と年間の件数、関係する部署を一覧にします。秘密保持契約、業務委託契約、売買契約、雇用契約、発注書など、種類ごとに相手先や承認の流れが異なるためです。
そのうえで、件数が多く手順が定型化している契約から電子化の対象にすると、効果を確かめやすくなります。法令で書面が求められる契約や、取引先が紙を希望する契約は、紙のまま残す範囲として明確にしておきましょう。棚卸しの結果は、送信件数をもとにした料金の試算や、どの部署から展開するかの優先順位づけにも使えます。
署名方式と保存の要件
次に、契約の重要度に応じた署名方式を決めます。署名者本人が電子証明書で署名する当事者型と、メール認証などで本人を確認し提供会社が署名する立会人型があり、確実性と相手の手間のバランスが異なります。
保存については、電子帳簿保存法の要件を満たす方法を決めておきます。改ざん防止の措置として、タイムスタンプを使うのか、訂正や削除の履歴が残るシステムで保存するのかを整理し、日付や金額、取引先で検索できる項目の持たせ方も要件に含めましょう。
参考：電子取引関係｜国税庁
電子契約システム構築プロジェクトの進め方
電子契約システムの構築は、法務、総務、経理、情報システム、利用部門がかかわる横断的なプロジェクトです。体制とスケジュールを決め、試験運用を経て本番に移る流れで進めると、混乱を抑えられます。
体制づくりと役割分担
プロジェクトには、全体の進行を管理する責任者と、各部門の担当者を置きます。法務部門は契約書のひな形や署名権限、経理部門は保存要件、情報システム部門は連携やアカウント管理、利用部門は操作手順の確認を担うといった分担が考えられます。
特定の担当者だけが仕様を把握している状態では、異動や退職で進行が止まるおそれがあります。決定事項を議事録や設計書に残し、複数人で状況を共有しながら進めましょう。提供会社の導入支援を受ける場合は、助言にとどまるのか、設定作業まで代行してもらえるのかを契約前に確認しておくことも大切です。
試験運用から本番への切り替え
設定や連携の開発が終わったら、対象部署や取引先を絞って試験運用を行います。実際の契約を数件流してみることで、承認ルートの不備や、取引先が操作で迷う点、連携データの欠けといった問題を本番前に見つけられます。
試験運用で見つかった問題を修正し、操作マニュアルや社内向けの説明会を準備してから本番に切り替えます。切り替え後もしばらくは問い合わせ窓口を設け、よくある質問をまとめて共有すると、利用部門の定着が進みます。本番切り替えの時期は、決算期や契約更新が集中する時期を避けて設定すると、現場の負担を抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
既存システムとつなぐ連携の設計
電子契約システムを単独で使うと、契約情報を他のシステムに手で入力し直す手間が残ります。構築の段階で、どのシステムとどの情報をやり取りするかを設計しておくと、導入後の効果を高められます。
ワークフローシステムとの連携
社内の稟議をワークフローシステムで回している場合は、承認が完了した契約書を電子契約システムに自動で渡す連携が考えられます。製品によっては、特定のワークフローシステムとの標準連携を用意しているものもあります。
連携を設計する際は、承認後に契約書の内容が変更された場合の扱いや、連携が失敗したときの通知と再送の方法を決めておきましょう。承認済みの版と送信した版が一致しているかを確かめられる仕組みがあると、送信ミスを防げます。連携の稼働状況を誰が日々確認するかも、運用担当として決めておきましょう。
基幹システムや文書管理システムとの連携
販売管理や購買管理などの基幹システムから取引先名や金額を電子契約システムに渡すと、契約書の作成や検索項目の入力を省けます。締結後の契約書を文書管理システムに保管したい場合は、取り込みの連携も必要です。
連携の方法には、APIによるリアルタイムの連携と、CSVファイルを定期的に受け渡す方法があります。CSV連携は開発の負担が比較的小さい一方、反映に時間差が生じます。データの重複登録や項目の欠けが起きたときに、どちらのシステムで修正するかも決めておきましょう。
運用開始前に整える社内規程と取引先への案内
電子契約システムの構築は、システムが動いた時点で完了ではありません。社内のルールと取引先への説明が整っていないと、システムがあっても使われない状態に陥ります。
電子署名や文書保存に関する規程の整備
紙の契約で使っていた印章管理規程に加え、電子署名を誰が行えるか、代理で送信する場合の承認手順、締結済み文書の保存期間と保存場所を定めた規程を整えます。電子帳簿保存法の改ざん防止の措置として、事務処理規程を備え付ける方法もあります。
規程は作るだけでなく、利用者が参照できる場所に置き、運用に変更があったら更新する担当部署を決めておきましょう。規程と実際の設定がずれていないかを、年に1回程度見直す機会を設けておくと安心です。
取引先への案内と移行期間の設定
取引先には、電子契約に切り替える時期、届くメールの差出人や件名、署名の手順、費用の有無を事前に案内します。案内文や操作手順の資料を用意しておくと、担当者ごとに説明がばらつくのを防げます。
すべての取引先が一度に切り替えられるとは限らないため、紙と電子を併用する移行期間を設けておくと現実的です。取引先ごとの対応状況を一覧で管理し、紙での締結が続く取引先とは個別に相談する進め方が考えられます。
構築方法と連携で比べる電子契約システム一覧
電子契約システムの構築方法は、クラウド型の導入、APIによる既存システムとの連携、オンプレミス環境への導入などがあります。以下の比較表で各製品の特徴を確認し、自社の構築方針にあう製品を検討しましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドサイン | クラウド型でAPI連携に対応。Salesforceやkintoneと連携し、稟議や商談と契約書をひも付けて管理できる |
| freeeサイン | テンプレートや社内承認ワークフローを設定して利用。導入時の機能説明や管理画面の操作レクチャーも提供 |
| マネーフォワード クラウド契約 | ワークフローを標準搭載。API連携に対応し、同社のクラウド会計や債務支払と契約情報をひも付けられる |
| 電子印鑑GMOサイン | API連携や導入企業向けのカスタマイズに対応。パートナー企業による導入・運用支援も利用できる |
| WAN-Sign - ワンサイン - | API連携を有料オプションで提供。Salesforceやkintoneなどとの連携例があり、SAML連携にも対応 |
| DottedSign（ドットサイン） | クラウド型に加え、オンプレミス型の提供形態も用意。PCやスマートフォンから契約の送信・署名・管理を行える |
| CONTRACTHUB@absonne | ERP・基幹システムとの連携に対応。契約だけでなく見積もりや請求に関する書類の電子化も支援 |
| Dropbox Sign | 電子署名APIを提供。自社のWebサイトやアプリに署名フォームを設置し、既存の業務フローに組み込める |
| CMサイン | APIで自社製品やシステムに電子署名機能を組み込み、自社ブランドのサービスとして提供可能 |
自社の構築方針にあわせて選べる電子契約システム
設定だけで運用を始めたい場合から、APIで自社システムに組み込みたい場合まで、この記事で解説した構築方法に対応しやすい製品を紹介します。開発体制や連携したいシステムを踏まえて比較してください。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、既存の業務システムと電子契約を連携させ、二重入力を減らしたい企業に適した電子契約サービスです。API連携に対応しており、Salesforceやkintoneと連携して、稟議や商談と契約書をひも付けて管理できます。クラウド型のため自社でサーバーを構築する必要がなく、標準機能を利用する方法と、既存システムとの連携を組み合わせた運用が可能です。取引相手はアカウント登録なしで署名できるため、社外との契約手続きも進めやすいでしょう。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、開発を伴わずにクラウドサービスの設定から電子契約を始めたい企業に向く電子契約システムです。契約書のテンプレートを複数登録でき、入力項目の設定やワークフローによる社内承認にも対応しています。導入時には機能説明や管理画面の操作レクチャーを受けられ、社内での運用方法の検討も支援します。契約書の作成から締結、保管までクラウド上で管理できるため、電子契約の導入に専任の開発担当者を置きにくい企業にも適しています。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、社内承認から契約締結、保存までを一つの仕組みにまとめたい企業に向く契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準搭載し、契約書の作成から申請・承認、締結、管理まで一元化できます。API連携にも対応しており、同社のクラウド会計や債務支払と契約情報をひも付けることも可能です。紙や他社サービスで締結した契約書もまとめて管理できるため、既存の契約管理環境からの移行を検討する企業にも適しています。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、外部の支援も活用しながら電子契約環境を構築したい企業に向くクラウド型電子契約サービスです。API連携や導入企業向けのカスタマイズに対応し、パートナー企業による導入支援も用意されています。導入から定着までの個別支援や電話サポートも利用でき、運用開始後の課題にも対応しやすいでしょう。立会人型と当事者型の２種類の署名方式に対応しており、契約内容や取引先に応じた署名方法を選択できます。
WAN-Sign - ワンサイン -
- 立会人型・当事者型の両方に対応。ハイブリッド署名も可能
- 初期費用・月額基本料0円の従量制。内部統制機能も標準搭載
- 紙原本の保管・電子化から締結後の契約管理まで一元化
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign - ワンサイン -」は、標準機能で電子契約を始め、必要に応じてシステム連携を追加したい企業に向く電子契約・契約管理サービスです。API連携を有料オプションで提供しており、Salesforceやkintone、ワークフローシステムなどとの連携例があります。SAML連携もオプションで選択可能です。社内承認ワークフローや承認者固定機能を標準搭載し、導入時には社内外向けの説明会や連携に関する支援も受けられます。
DottedSign（ドットサイン） （株式会社 Kdan Japan）
- スマホでも契約作業のステータスを一元管理できて簡単に把握可能
- 対面署名や署名依頼のリンク化などあらゆるニーズに対応が可能
- BtoCなどの多量な取引数に対応が可能（従量課金なし）
CONTRACTHUB@absonne （日鉄ソリューションズ株式会社）
- 契約の電子化だけでは終わらない！見積もりや請求とも連動可能
- 従業員1,000人以上の大企業に評価されるシステム！
- 継続的にバージョンアップ！法令・制度改正にもしっかり対応
Dropbox Sign （Dropbox Japan株式会社）
- 契約フローを電子化！最大80％の手間を削減
- 監査証跡を残すので法的拘束力あり！
- ウェブサイト・アプリにも署名フォームを設置可能！
CMサイン （CM.com Japan株式会社）
- 日米欧の法律に対応した製品です。
- SMS/メール、＋メッセージで署名依頼可能
- API連携で自社ブランドとして再販可能
まとめ
電子契約システムの構築は、クラウドサービスの設定、APIによる組み込み、パッケージや自社開発の3つから方法を選び、対象範囲と署名方式、保存要件を固めてから進めましょう。部門横断の体制で試験運用を経て本番に移り、ワークフローや基幹システムとの連携、社内規程と取引先への案内まで整えることが大切です。構築方法や連携の対応範囲は製品によって異なるため、資料請求で比べてみてください。
