ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 料金体系を確かめて利用料を見直したい：レコル、ジョブカン 給与計算、i-Compass WEB給与明細、BeSpice Payslip
- 給与計算とまとめて管理したい：ジンジャー給与、弥生給与 Next、freee人事労務
- 労務手続きまで電子化したい：KING OF TIME 人事労務、SmartHR
- スマートフォンでの閲覧を改善したい：web給与明細サービス、ポケット給与、Pay-Look
給与明細電子化システムの乗り換えを考えるサイン
現在のシステムに小さな不満があっても、乗り換えには手間と費用がかかります。乗り換えを本格的に検討したほうがよいのは、運用の負担や費用の問題が設定変更では解消できない場合です。代表的な3つのサインを紹介します。
給与計算ソフトとの連携がうまくいかない
給与計算ソフトを新しくしたことで、給与明細電子化システムにデータを取り込めなくなるケースがあります。毎月データを手作業で加工してから取り込んでいる状態は、作業時間がかかるだけでなく、転記ミスの原因にもなります。
ベンダーに相談しても連携の方法が見つからない場合は、乗り換えを検討する時期です。新しい給与計算ソフトと連携できる製品や、給与計算と一体になった製品が候補です。
従業員からの問い合わせが減らない
電子化したのに「明細が見られない」「ログインできない」といった問い合わせが毎月続く場合も、見直しのサインです。原因は、スマートフォンで見にくい画面やパスワード再設定の手順のわかりにくさなど、複数考えられます。
まずは問い合わせの内容を分類し、案内の工夫や設定変更で減らせないかを確認しましょう。それでも改善しない場合は、従業員が使いやすい画面やログイン方法を持つ製品への乗り換えが選択肢です。
利用人数に対して費用が見あわない
従業員数の増減によって、契約中の料金プランが実態にあわなくなる場合があります。例えば、最低利用人数が設定されたプランで、実際の利用人数がそれを下回っているケースです。
使っていない機能の費用を払い続けている場合も、見直しの余地があります。契約更新の時期にあわせて、利用人数と使っている機能を棚卸しし、他の製品と費用を比較してみましょう。
乗り換え先となる給与明細電子化システムのタイプ
給与明細電子化システムは、扱える業務の範囲によって大きく3つのタイプに分けられます。乗り換えの目的によって適したタイプは変わります。それぞれの特徴と、どのような企業に向いているかを整理しましょう。
| タイプ | 向いている企業 |
|---|---|
| 明細配信特化型 | 今の給与計算ソフトを使い続けたい企業 |
| 給与計算一体型 | 給与計算ソフトもあわせて見直したい企業 |
| 人事労務一体型 | 入社手続きや労務書類まで電子化したい企業 |
明細配信特化型
明細配信特化型は、給与計算ソフトから出力したデータを取り込み、明細の配信に絞って使うタイプです。現在の給与計算ソフトを変えずに乗り換えられるため、影響範囲を小さく抑えられます。
機能を絞っている分、費用を抑えやすい製品も見られます。ただし、毎月のデータ取り込み作業は残ります。使っている給与計算ソフトのデータ形式に対応しているかを、事前に確認しておきましょう。
給与計算一体型
給与計算一体型は、給与計算と明細の配信を同じシステムで行うタイプです。計算が終わればそのまま明細を配信できるため、データを受け渡す手間を減らせます。
給与計算ソフトもあわせて入れ替えることになるため、乗り換えの作業量は増えます。給与規程にもとづく計算の設定や、従業員ごとの手当や控除の登録を正しく移行できるか、並行して計算結果を照合する期間を設けられるかを確認しましょう。
人事労務一体型
人事労務一体型は、従業員情報の管理や入社手続き、年末調整などの労務業務とあわせて給与明細を配信できるタイプです。雇用契約書や各種届出まで電子化したい企業に向いています。
従業員は1つのシステムで明細の確認と各種手続きを行えるため、操作に慣れやすい点も特徴です。一方で、機能が多い分、初期設定にかかる時間は長くなる傾向です。導入時の支援の範囲も比較しておきましょう。
給与明細電子化システムの乗り換えで起こり得る失敗
乗り換えでは、旧システムから新システムへの移行の過程で問題が起こる場合があります。給与明細は毎月必ず配信が必要な書類のため、配信の遅れや誤りは従業員の信頼に影響します。起こり得る失敗と対策をあらかじめ知っておきましょう。
過去の明細が見られなくなる
旧システムを解約した後に、従業員が過去の明細を見られなくなるケースがあります。ローンの審査や各種申請で過去の明細を求められたとき、従業員が困る可能性があります。
対策として、解約前に過去の明細を書き出せるか、新システムに取り込めるかを確認しておきましょう。取り込めない場合は、PDFで保管し、従業員から依頼があったときに提供する運用を決めておくと安心です。
データ取り込みでエラーが起こる
新システムへのデータ取り込みでは、項目の対応づけの誤りや文字コードの違いによって、エラーや表示のずれが起こる場合があります。手当の名称が正しく表示されない、一部の控除項目が欠けるといった現象です。
本番の配信前に、実際の給与データで取り込みを試し、旧システムの明細と金額や項目を照合しましょう。エラーが起きたときに、取り込みの履歴やエラー内容を確認できるかも、乗り換え先を選ぶ際の確認項目です。
従業員のログインが進まない
新しいアカウントの案内が従業員に届かず、配信日になってもログインできない従業員が残るケースもあります。メールアドレスを登録していない従業員や、案内を見落とした従業員がいる場合に起こり得ます。
対策として、切り替えの1～2か月前から案内を始め、管理画面でログイン状況を確認しましょう。未ログインの従業員には部署の責任者から声をかけてもらうなど、複数の手段で案内すると切り替えが進みやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与明細電子化の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換えにかかる費用の比べ方
乗り換えの費用は、新システムの月額料金だけで判断すると、実際の負担を見誤るおそれがあります。移行時に一度だけかかる費用と、毎月かかる費用や作業時間を分けて考えると、製品同士を正しく比較できます。
移行時にかかる一時的な費用
乗り換え時には、新システムの初期費用に加えて、データ移行の支援費用や、旧システムからのデータ書き出しの費用がかかる場合があります。旧システムの契約期間が残っている場合は、解約までの利用料も一時的な費用として見込みましょう。
新旧システムを並行して使う期間は、両方の料金がかかります。並行期間をどのくらい設けるかを決めてから、見積もりを比較すると正確です。
毎月の利用料と作業時間
毎月の費用は、利用料と担当者の作業時間をあわせて考えます。月額料金が安くても、データ取り込みや問い合わせ対応に時間がかかる製品では、人件費を含めた負担が大きくなる場合があります。
現在のシステムで毎月どれくらいの作業時間がかかっているかを記録し、乗り換え後にどの作業が減るかを試算しましょう。トライアルで実際の作業を試すと、作業時間の見込みを立てやすくなります。
乗り換えを社内で円滑に進める体制
給与明細電子化システムの乗り換えは、人事や経理だけでなく、情報システム部門や従業員にも関わる取り組みです。担当者1人に任せきりにすると、作業の抜けや属人化が起こりやすくなります。社内の体制づくりのポイントを紹介します。
関係部門での役割分担
乗り換えでは、給与データを扱う人事や経理の担当者、セキュリティやアカウント管理を担う情報システム部門が連携します。誰がどの作業を担当するかを決め、進み具合を共有できる場を設けましょう。
作業手順や設定内容は文書に残しておくと、担当者が異動したときにも引き継ぎがしやすくなります。複数人で状況を把握できる体制にしておくことが、乗り換え後の安定した運用にもつながります。
ベンダーへの相談のタイミング
乗り換え先のベンダーには、契約前の段階から移行の進め方を相談しておくと安心です。過去明細の取り込みの可否や、給与計算ソフトとの連携の実績を確認できれば、移行の計画を具体的に立てられます。
旧システムのベンダーにも、データの書き出し方法や解約後のデータの扱いを早めに確認しましょう。問題が起きたときにどちらに相談すればよいかを整理しておくと、対応が滞りにくくなります。
乗り換えの目的別に見る給与明細電子化システム一覧
費用の見直しや給与計算との一体化など、乗り換えの目的にあう製品を探せるよう、この記事で紹介する製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ポケット給与 | 最大12種類の受け取り方法から選べ、スマホ・PC・タブレットでいつでも明細を閲覧できる給与明細配信システム |
| ジョブカン 給与計算 | 初期費用0円、月額400円/人。従業員5名までの無料プランもあり、給与計算からWeb明細発行まで対応する |
| SmartHR | 給与明細や源泉徴収票の作成・配付をペーパーレス化し、蓄積データで離職証明書などの退職手続きも自動化できる |
| freee人事労務 | 勤怠から明細発行までを自動連携し、給与明細・賞与明細の作成を自動化できる中小企業向けのクラウド給与計算 |
| ジンジャー給与 | 給与の自動計算に対応し、人事・勤怠情報とリアルタイムに自動連携。WEB明細の発行もスムーズに行える |
| i-Compass WEB給与明細 | 初期費用100,000円～、月額40円/ID～。給与データを数クリックでアップロードできる |
| KING OF TIME 人事労務 | WEB給与明細の発行・閲覧に加え、入社処理やマイナンバー管理などの労務業務にも対応し、勤怠・給与と連携する |
| レコル | 月額300円/人ですべての機能を利用でき、勤務管理から給与計算、Web給与明細まで完結する |
| 弥生給与 Next | 従業員300名未満の企業向けで、勤怠・給与・労務を一元管理し、Web明細や申告書回収でペーパーレス化を進められる |
| web給与明細サービス | 給与システムを変えずにWebと専用アプリで明細を届けられ、多言語表示や退職後の閲覧にも対応する |
| BeSpice Payslip | 初期費用49,800円、年額500円/ユーザー（最低50,000円）。他社の給与ソフトと連携でき、スマホからも閲覧できる |
| Pay-Look | 紙の給与明細書をデータ化し、パソコンやスマホからいつでも確認できるようにするWeb給与明細システム |
乗り換えの判断材料にしたい給与明細電子化システム
現行システムで感じている費用・連携・閲覧性の課題ごとに、乗り換え先として検討したい製品を紹介します。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、高いセキュリティを備えた給与明細配信システムです。最大12種類の受け取り方法から選べ、給与明細はスマホ・PC・タブレットでいつでも閲覧できます。年末調整やマイナンバー収集などの電子化にも対応し、専任スタッフが導入から運用までをサポートします。従業員ごとに受け取り方法を選べるため、利用環境にあわせて閲覧方法の選択肢を広げたい企業の候補です。
ジョブカン 給与計算
- ジョブカン勤怠管理とAPI連携！勤怠データを1クリックで取得！
- 給与・賞与明細をWeb上の従業員マイページで配布できる！
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン 給与計算」は、毎月の給与計算からWeb給与明細の発行までを担うクラウドサービスです。製品ページでは初期費用0円、有料プランは1名あたり月400円で、従業員5名までは一部機能に制限のある無料プランも用意されていると案内されています。給与・賞与明細は従業員マイページで配布できます。費用を抑えながら給与計算もまとめて見直したい企業の比較候補です。
SmartHR
- 給与明細の作成・配付にかかる時間を99％削減
- 配付ミスや紛失などのセキュリティリスクを防止
- 蓄積データを活用し、「離職証明書」などの退職手続きも自動化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、給与明細や源泉徴収票の作成・配付をペーパーレス化できる人事・労務のクラウドサービスです。印刷・仕分け・封入の工程をなくし、紛失や誤配付のリスクを防ぎます。蓄積したデータを活用して、離職証明書などの退職手続きも自動化できます。明細配信だけでなく、退社にともなう労務手続きまで電子化の範囲を広げたい企業の乗り換え先として検討できます。
freee人事労務
- 10万事業所が利用！中小企業向けクラウド給与計算
- PC・スマホ・タブレットでいつでもどこでも明細閲覧
- 給与明細のペーパーレス化による配布・保管コストの削減
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、給与計算から給与明細・賞与明細の作成までを自動化するクラウドサービスです。勤怠から明細発行までを自動で連携できるため、手間や計算ミスを減らせます。電子化した明細はWebで共有でき、従業員はPC・スマホ・タブレットで閲覧可能です。給与計算と明細配信を別々の製品で運用している中小企業が、まとめて管理する形へ移る際に比べておきたい製品です。
ジンジャー給与
- だれでも使いやすい画面・操作性
- 各種手当の自動計算など給与計算業務の効率性向上を実現！
- 人事、勤怠などあらゆる情報をリアルタイムに自動連携可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー給与」は、給与の自動計算とWEB明細の発行に対応したクラウド型の給与システムです。従業員の人事情報や勤怠情報とリアルタイムに自動連携できるため、給与計算ソフトと明細システムの間でデータを受け渡す手間を減らせます。各種手当の自動計算にも対応しています。連携のたびに手作業が発生している企業が、給与計算と明細発行をまとめて管理したい場合の候補になるでしょう。
i-Compass WEB給与明細
- 給与システムデータをわずか数クリックで明細のアップロード完了
- 安否確認、年末調整、WEB雇用契約など豊富なラインナップ
- 入社手続きもWEB上で完結！
DAIKO XTECH株式会社が提供する「i-Compass WEB給与明細」は、給与明細をスマホやパソコンから確認できるようにするクラウドサービスです。製品ページの価格補足では、初期費用100,000円～、月額40円/ID～、最低利用料金は月10,000円と示されています。給与システムのデータは数クリックでアップロードできます。明細配信に機能を絞って費用を比べたい企業や、給与計算ソフトは変えたくない企業が検討できる製品です。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、KING OF TIMEシリーズの人事労務製品です。WEB給与明細の発行・閲覧だけでなく、入社処理やマイナンバー管理などの労務業務にも対応しています。勤怠や給与と連携して一元管理でき、データベースの二重化といったセキュリティ対策も講じられています。明細の電子化に加えて入社手続きなどの労務業務も電子化したい企業が検討できる製品です。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- 月額ひとり300円とリーズナブル！すべての機能を利用可能
- 給与明細や源泉徴収票をWeb発行
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤務管理・給与計算・Web給与明細・年末調整までを完結できるクラウドシステムです。製品ページでは、すべての機能とサポートを月額ひとり300円で利用でき、初期費用や追加費用はかからないと案内されています（最低利用料金は3,000円）。利用人数に対して現行システムの費用が見あわないと感じている企業は、総額を試算して比べてみるとよいでしょう。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、従業員300名未満の企業向けのクラウド給与サービスです。打刻などの勤怠から給与計算、年末調整、入退社手続きまでを連携し、法改正にも自動で対応します。Web明細や申告書の回収でペーパーレス化を進められ、eGov連携による電子申請も可能です。明細配信だけのツールから乗り換え、給与計算や労務の手続きも一つのサービスでまとめたい企業に適しています。
BeSpice Payslip （カコムス株式会社）
- マルチデバイス対応でスマホからも簡単に閲覧
- ID／パスワード認証や暗号化などセキュリティも万全
- 他社給与ソフトとの連携も可能
Pay-Look （株式会社クリックス）
- 給与明細の発行・配布にかかるコストを削減したい企業
- 毎月の紙媒体の給与明細書をWEB化
- パソコン・スマホから、いつでもどこでも閲覧できるサービス
まとめ
給与明細電子化システムの乗り換えは、給与計算ソフトとの連携や従業員の使いやすさ、費用に課題が出たときが検討の目安です。乗り換え先は明細配信特化型、給与計算一体型、人事労務一体型から目的にあわせて選びましょう。過去明細の扱いやデータ取り込みのエラー、ログインの遅れといった失敗に備え、関係部門で役割を分担して進めることが大切です。資料請求で乗り換え先を比較してみてください。
