ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■多言語対応の範囲別
- ■採用の場面・運用別
採用管理システムの多言語対応が求められる場面
多言語対応が必要かどうかは、誰を採用し、誰が採用管理システムを操作するかによって変わります。同じ外国人採用でも、対象者や拠点によって必要な言語や画面が異なるため、代表的な3つの場面に分けて整理します。
外国人留学生の新卒採用
日本の大学や専門学校で学ぶ外国人留学生を新卒で採用する場合、選考を日本語で進める企業もあります。ただし、説明会の案内や応募フォームの入力方法を母語や英語で確認できると、応募の手前での迷いを減らせる場合があります。
この場面では、応募者が見る画面の多言語表示が中心的な検討事項です。一方、管理画面は日本人の採用担当者が操作するため、日本語のみで足りることもあります。どの段階まで多言語で案内するかを先に決めておきましょう。
現場職のアルバイト・パート採用
飲食や小売、物流、製造の現場で外国人のアルバイトやパートを募集する場合、日本語の読み書きに不安のある応募者が含まれることがあります。応募フォームや面接日程の案内が理解できないと、応募の途中で離脱したり、面接に来られなかったりする可能性があります。
このような採用では、スマートフォンで見やすい多言語の応募フォームと、面接日時や持ち物の案内を多言語で送れるかが重要です。対応言語は、応募者が多い国や地域の言語を基準に選びましょう。
海外拠点を含むグローバル採用
海外の子会社や拠点でも同じ採用管理システムを使う場合は、現地の採用担当者が操作する管理画面の多言語対応が必要です。管理画面が日本語だけだと、現地での操作や評価の入力が進まず、採用状況を本社で把握しにくくなります。
あわせて、国や地域ごとの個人情報の規制、利用できる求人媒体の違いも検討事項です。グローバルで共通の運用にするか、拠点ごとに別の仕組みを使うかは、本社と現地の人事部門で協議して決めましょう。
応募者向け画面と管理画面の多言語対応の違い
採用管理システムの多言語対応は、応募者が見る画面と社内の担当者が使う画面で別々に用意されていることがあります。資料で「多言語対応」と書かれていても、対象の画面が異なる場合があるため、範囲を具体的に確認しましょう。
求人ページと応募フォームの翻訳範囲
応募者向け画面の多言語対応には、ボタンや入力欄の名称といった固定の文言だけが切り替わるものと、求人の本文まで言語ごとに登録できるものがあります。前者の場合、求人の本文は自社で翻訳して用意する必要があります。
応募後に送られる自動返信メールや、候補者が選考状況を確認するページの言語も確認したい点です。応募者が最初から最後まで同じ言語で手続きできるかを、デモ画面で一連の流れに沿って確かめておくと安心です。
管理画面の言語切り替え
管理画面の多言語対応では、利用者ごとに表示言語を選べるかがポイントです。日本の本社は日本語、海外拠点は英語といったように、同じ採用管理システムを異なる言語で操作できれば、拠点をまたいだ情報共有が進めやすくなります。
ただし、画面の表示言語を切り替えても、担当者が入力した評価コメントやメモは入力した言語のまま表示される場合があります。評価項目を選択式にしておくと、言語の違いがあっても評価の内容を共有しやすくなります。
スマートフォンでの表示と入力
外国人の応募者、特にアルバイトや現場職の応募者は、スマートフォンから求人を探して応募する場合があります。多言語の応募フォームがスマートフォンの画面で崩れずに表示され、入力しやすいかは、応募の完了に影響する要素の一つです。
端末の言語設定にあわせて表示言語が自動で切り替わるか、画面上で言語を選び直せるかも製品によって異なります。実際にスマートフォンで応募フォームを開き、各言語で最後まで入力できるかを試しておきましょう。
候補者とのやり取りを多言語で進める工夫
外国人の候補者との連絡では、面接日時や持ち物、選考結果を誤解なく伝えることが大切です。採用管理システムのメール機能や翻訳機能を使いながら、行き違いを防ぐための運用上の工夫を紹介します。
言語別のメールテンプレートの準備
面接の案内や選考結果の通知など、繰り返し送るメールは、言語ごとにテンプレートを用意しておくと連絡の手間を減らせます。候補者の希望言語を登録項目として持ち、その言語のテンプレートを選んで送る運用にすると、送り間違いを防げます。
テンプレートの翻訳は、自動翻訳だけに頼らず、その言語を理解できる社員や翻訳の専門家に確認してもらうと安心です。日時の書き方や敬称など、国や地域によって伝わり方が異なる表現にも注意しましょう。
自動翻訳を使うときの確認
採用管理システムの中には、候補者とのメッセージを自動で翻訳する機能を持つ製品があります。担当者が日本語で書いた文を候補者の言語に変換できるため、個別のやり取りの負担を軽くできる点が利点です。
一方で、自動翻訳は固有名詞や敬語、日付の表現を誤って訳す場合があります。面接の日時や場所、労働条件など、誤解が問題につながる内容は、原文と訳文を見比べるか、言語のわかる担当者が確認してから送りましょう。
面接当日の案内と通訳の手配
面接の当日に会場がわからない、受付の方法がわからないといった行き違いは、言語の壁があると起こりやすくなります。会場の地図や入館の手順、当日の連絡先を多言語で案内しておくと、候補者が安心して来場できます。
面接官が候補者の言語を話せない場合は、通訳を同席させるか、オンライン面接で通訳者に参加してもらう方法もあります。通訳の有無や担当者を採用管理システムの面接予定に記録しておくと、関係者の間で手配の漏れを防げます。
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外国人の応募者情報を登録するときの注意点
外国人の応募者情報を採用管理システムに登録する際は、氏名の表記や日本語能力、在留資格など、日本人の応募者では意識しない項目が関わります。登録の仕方を決めておくと、検索や後の手続きを円滑に進められます。
氏名の表記と文字の扱い
外国人の氏名は、アルファベットのほか、母語の文字やカタカナで表記される場合があり、ミドルネームを持つ人もいます。登録の仕方が担当者ごとに異なると、同じ人を検索できなかったり、重複して登録したりする恐れがあります。
パスポートや在留カードの表記にあわせたアルファベットを基本とし、読み方を別の項目に入れるなど、登録ルールを決めておきましょう。母語の文字を登録したい場合は、採用管理システムで正しく表示・検索できるかを事前に試しておくと安心です。
在留資格と日本語能力の記録
外国人を採用する際は、就労できる在留資格かどうか、従事予定の業務が在留資格の範囲に含まれるかを確認する必要があります。選考の早い段階で在留資格や在留期間を確認しておくと、内定後に就労できないことが判明する事態を避けやすくなります。
日本語能力の目安として資格試験の結果を記録する企業もありますが、業務に必要な水準は職種によって異なります。採用管理システムに項目を設ける場合は、何のために使う情報かを明確にし、必要な範囲にとどめましょう。
応募経路と国籍ごとの集計の扱い
外国人採用の成果を振り返るために、応募経路ごとの応募数や採用数を集計する企業もあります。外国人向けの求人媒体や人材紹介会社、留学生向けの説明会など、経路を分けて記録しておくと、どの経路が採用につながったかを比較できます。
一方、国籍は選考の判断に使う情報ではないため、集計のために記録する場合も、選考に関わる面接官には表示しないなどの配慮が必要です。項目を設ける目的と閲覧できる範囲を、事前に社内で決めておきましょう。
採用後の手続きへ採用管理システムのデータを引き継ぐ
外国人を採用した後は、日本人の採用では発生しない手続きがあります。採用管理システムに登録した情報を、入社手続きや人事システムへどう引き継ぐかを決めておくと、内定から入社までの作業を減らせます。
在留カードの確認と雇用状況の届出
厚生労働省によると、外国人を雇い入れた事業主は、在留カードなどで在留資格や在留期間を確認し、ハローワークに外国人雇用状況の届出を行う必要があります。届出には期限が定められており、離職の際にも届出が必要です。
採用管理システムで確認した在留資格や在留期間を入社手続きの担当者へ確実に渡せるよう、引き継ぐ項目と方法を決めておきましょう。届出の期限や詳細は、厚生労働省やハローワークの公式情報で確認することが大切です。
人事システムへの連携と在留期間の管理
入社後は、在留期間の更新時期を人事部門で管理する必要があります。採用管理システムから人事システムへ内定者情報を連携できる製品であれば、在留期間などの項目を手入力せずに引き継げる場合があります。
連携できる項目は製品の組み合わせによって異なるため、在留資格や在留期間の項目が連携対象に含まれるかを確認しましょう。連携できない場合は、引き継ぎの担当者と期限を決め、入力漏れがないかを複数人で確認する運用にしておくと安心です。
対応言語と採用場面で比べる製品一覧
多言語対応の範囲や、使いやすい採用の場面は製品ごとに異なります。この記事で紹介する製品の特徴を一覧で比べてみましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| HERP Hire | 求人ページと応募フォームの英語表示に対応。SmartHRなどの人事労務システムと連携 |
| Talentio | 日本語・英語（一部機能）に対応し、英語UI（β）を利用できる |
| ジョブカン採用管理 | 新卒・中途・アルバイトの採用に対応。LINEでの連絡やメールテンプレートも使える |
| i-web | 新卒・キャリア採用を一元管理でき、応募者向けマイページを標準搭載している |
| sonar ATS by HRMOS | スマートフォン対応の応募者用マイページで、説明会や面接の予約を受け付けられる |
| 採用一括かんりくん | 新卒・中途を管理でき、テンプレートやセグメント配信で候補者に案内を送れる |
| ハイソル | アルバイト・パートの採用から入社手続きまでを支援。採用サイトの多言語対応も可能 |
外国人採用の運用にあわせて比べたい製品
英語表示に対応しているのは、応募者向け画面ではHERP Hire、管理画面ではTalentioです。アルバイト・パート採用向けのハイソルは、採用サイトを多言語で用意できます。そのほかの製品は、連絡の仕組みや採用区分への対応を比べる参考として紹介します。英語以外の言語を含め、対応言語は各社の資料で確認してください。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、外国人の応募者が見る画面を英語で用意したい企業で検討しやすい採用管理システムです。求人ページと応募フォームの英語表示に対応しています。約30種類の求人媒体から応募情報を自動で取り込めるほか、SmartHRやカオナビ、freee人事労務と連携できるため、内定後の人事システムへの引き継ぎもあわせて検討できます。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、英語で操作したい担当者も採用管理システムを使う企業で比べやすい製品です。対応言語は日本語・英語（一部機能）で、英語UI（β）を利用できます。メールテンプレートや添付ファイルの自動格納、条件に応じたタグの自動付与で、連絡と管理の手間を抑えられます。内定後はジンジャーとの連携で入社手続きの情報を共有できます。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、現場職のアルバイトから新卒・中途まで、さまざまな採用区分を同じ仕組みで管理したい企業に向く採用管理システムです。ジョブカン上でLINEメッセージを送受信でき、日程調整や選考結果の連絡をLINEで行えます。よく使うメールの内容はテンプレートとして登録でき、クリックだけで返信メールを作成できます。
i-web
- 導入シェアNo.1の実績と信頼。使いやすい操作性と充実のサポート
- 業界初、リクナビ・キャリタス就活自動連携 その他多数媒体対応
- 業務効率化機能＋分析ツールや採用サイト制作ツールも標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「i-web」は、新卒採用で応募者向けの案内をマイページにまとめたい企業が検討しやすい採用管理システムです。応募者向けマイページを標準搭載し、適性検査の受検や面接予約など、次にやるべきことが一目でわかるデザインを採用しています。属性やフェーズに応じたコンテンツの発信もでき、新卒採用とキャリア採用を一元管理できます。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、スマートフォンから説明会や面接を予約してもらう運用を整えたい企業で比べやすい採用管理システムです。会社説明会や面接の日程を登録すると、スマートフォンに対応した応募者用マイページで予約を受け付けられ、キャンセル待ち機能も用意されています。新卒・中途の両方を管理でき、ステップメールや日時予約配信にも対応しています。
採用一括かんりくん
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- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、候補者の属性にあわせて案内を送り分けたい企業に向く採用管理システムです。メールはテンプレート機能やセグメント一括送信、送信予約に対応し、LINE連携ではステータスや属性にあわせたセグメント配信もできます。新卒・中途のどちらの採用も管理でき、内定者フォローでは提出物管理やアンケート回収にも対応しています。
ハイソル （HRソリューションズ株式会社）
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まとめ
採用管理システムの多言語対応は、応募者向け画面、管理画面、候補者との連絡のどこに必要かを採用の場面ごとに見極めることが大切です。氏名表記や在留資格の登録ルールを決め、採用後の手続きへの引き継ぎまで考えておきましょう。対応言語や翻訳機能の範囲は採用管理・選考管理システムの製品ごとに異なるため、資料請求して比較検討してください。
