ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■重視する使い方別
- 組織や権限の設定を細かく管理したい：RobotERPツバイソ、Biz∫、unito
- 承認ワークフローを活用したい：GRANDIT（グランディット）、RobotERPツバイソ、Oracle NetSuite、Biz∫
- 経営ダッシュボードで指標を確認したい：GRANDIT（グランディット）、RobotERPツバイソ、Oracle NetSuite
- グループ会社の業務やデータを一元管理したい：GRANDIT（グランディット）、奉行V ERP
- 社内の事務作業をまとめたい：事務SOL
- ■導入時の支援の範囲別
- 初期設定や運用開始時の支援を受けたい：プロカン、マネーフォワード クラウドERP、GRANDIT（グランディット）、unito
- 操作方法の確認や問い合わせを重視したい：プロカン、マネーフォワード クラウドERP、Oracle NetSuite
統合基幹業務システムの使い方は立場で異なる
統合基幹業務システムは、会計や販売、購買、在庫、人事などの業務を1つのシステムで扱います。利用者は、伝票を入力する担当者だけではありません。設定を管理する人、内容を承認する人、結果を見て判断する人がそれぞれ別の画面を使います。
利用者の立場と主な使い方
統合基幹業務システムの利用者は、大きく4つの立場に分けて考えられます。日々の取引を入力する現場担当者、設定や権限を管理するシステム管理者、申請や伝票を確認する承認者、集計結果を見て判断する経営層・管理職です。
現場担当者の操作は業務ごとに異なるため、ここではほかの3つの立場を中心に説明します。立場ごとに必要な画面と権限を整理しておくと、導入時の設定や研修の計画を立てやすくなります。1人が複数の立場を兼ねる中小企業では、兼務する担当者の権限が過大にならないよう注意しましょう。
立場ごとに画面を分けるメリット
統合基幹業務システムは機能が多いため、すべての利用者に全メニューを表示すると、目的の画面を探しにくくなります。立場に応じて表示するメニューを絞れる製品であれば、利用者は自分の業務に必要な画面だけを使えます。
画面を分けることは、誤操作の防止にもつながります。例えば、承認者が誤って伝票の金額を変更してしまうといった事態を、権限の設定で防ぎやすくなります。メニューの表示をどこまで調整できるかは製品によって異なるため、選定時に確認しましょう。
システム管理者が担うERPの初期設定
統合基幹業務システムを使い始めるには、システム管理者が組織やマスタ、権限などの初期設定を行う必要があります。初期設定の内容は、運用開始後の全社の使い方を左右します。ここでは、管理者が担う主な設定と注意点を説明します。
組織とマスタの設定
最初に設定するのは、会社や事業所、部門といった組織の構成です。ERPでは部門ごとに売上や費用を集計するため、組織の設定は管理会計の単位としても使われます。続いて、取引先や品目、勘定科目などのマスタを登録します。
組織変更や新しい取引先の追加は、運用開始後にも発生します。誰がどの手順でマスタを変更するのかを決めておかないと、重複登録や設定漏れが起こる可能性があります。変更の申請から反映までの流れを、管理者の手順書にまとめておきましょう。
利用者の権限とアカウントの管理
権限の設定では、利用者や役職ごとに、閲覧できるデータと操作できる処理を決めます。例えば、給与や人事評価のデータは人事部門の一部の担当者だけが見られるように制限します。
アカウントの管理は、入社や異動、退職のたびに発生する継続的な作業です。退職者のアカウントが残っていると、不正アクセスの原因になるおそれがあります。人事の異動情報と連動してアカウントを更新できるか、管理者の操作履歴を確認できるかも選定時のポイントです。
帳票や画面の項目の調整
請求書や注文書などの帳票は、会社のロゴや記載項目を自社の様式にあわせて設定します。入力画面でも、使わない項目を非表示にしたり、必須項目を指定したりできる製品があります。
こうした調整は、プログラムを開発せずに画面上の設定で行える範囲と、開発が必要な範囲に分かれます。設定で対応できる範囲を超えると、費用や期間がかかるため、導入前に提供会社へ確認しておきましょう。初期設定を自社だけで進めるのが難しい場合は、提供会社や導入支援会社の設定支援サービスを利用する方法もあります。
承認者が使うERPのワークフローとアラート
承認者は、部下や他部門が入力した申請や伝票を確認し、承認または差し戻しを行います。統合基幹業務システムのワークフロー機能を使えば、紙の回覧よりも早く承認を進められます。承認の使い方と、異常に気づくためのアラートの活用を紹介します。
承認・差し戻しの操作
承認者は、承認待ちの一覧から申請を開き、内容を確認して承認または差し戻しを選びます。差し戻す際は、修正してほしい点をコメントで伝えると、申請者が再提出する際の手戻りを減らせます。
出張や休暇で承認者が不在になると、業務が止まる場合があります。代理承認者を設定できる製品であれば、あらかじめ代わりの承認者を決めておきましょう。スマートフォンから承認できる製品を選ぶことも、外出の多い管理職の承認待ちを減らす方法の一つです。
アラートによる異常の把握
アラートとは、あらかじめ決めた条件にあてはまる取引が発生したときに、担当者へ通知する機能です。例えば、与信限度額を超える受注や、予算を超える経費の申請があった場合に通知する使い方が考えられます。
通知の条件を細かく設定しすぎると、件数が増えて重要な通知を見落とすおそれがあります。最初は確認が必要な条件に絞って設定し、運用しながら見直しましょう。通知を受けた後に誰がどう対応するかも、あわせて決めておくことが大切です。対応の記録を残しておけば、同じ異常が繰り返し起きていないかを後から確認できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でERPの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
経営層・管理職が見る統合基幹業務システムの画面
経営層や管理職は、統合基幹業務システムに集まったデータを使って、業績の確認や判断を行います。部門ごとの集計を待たずに数字を確認できる点は、ERPを導入する目的の一つです。主に使う画面と、見方のポイントを説明します。
ダッシュボードで業績を確認する
ダッシュボードとは、売上や利益、受注残、在庫金額などの主要な数字を、グラフや表で1画面にまとめて表示する機能です。経営層は日々の業績の変化を、会議資料を待たずに確認できます。
表示する指標は、立場ごとに選べる製品があります。経営層には全社の数字、部門長には担当部門の数字を表示するといった使い分けが考えられます。数字に気になる点があれば、元の取引データまでたどって確認できるかも重要なポイントです。
予算と実績を比べる
予実管理とは、期初に立てた予算と実際の数字を比べ、差の原因を把握する取り組みです。統合基幹業務システムに予算を登録しておけば、会計の実績と並べて差異を確認できます。
差が大きい項目について、売上が足りないのか、費用が増えているのかを部門別や取引先別に分けて見ると、対策を検討しやすくなります。予算の登録や修正の方法、予算を組める単位は製品によって異なるため、自社の管理の仕方にあうかを確認しましょう。
ERPの使い方を全社でそろえる教育
統合基幹業務システムは多くの部門が使うため、使い方が人によって異なると、データの正確さが保てません。立場ごとに教える内容を分け、運用開始後も問い合わせに対応できる体制を整えることが大切です。教育の進め方を紹介します。
立場別のマニュアルと研修
マニュアルは、立場ごとに必要な操作だけをまとめると、利用者が読み進めやすくなります。提供会社の標準マニュアルに加え、自社の業務ルールを反映した社内向けの手順書を用意するとよいでしょう。
研修は、本番と同じ設定のテスト環境で実際に操作してもらう形式が効果的です。提供会社が操作研修を用意しているか、その費用が導入費用に含まれるかは、契約前に確認しておきたい点です。バージョンアップで画面が変わったときに、マニュアルを更新する担当も決めておきましょう。
運用開始後の問い合わせ対応
運用を始めると、操作方法や設定に関する質問が寄せられます。問い合わせ窓口を社内で決め、よくある質問と回答を共有すると、同じ質問への対応を減らせます。
窓口を特定の担当者1人に任せると、不在時に対応が止まるため、複数人で対応できる体制を整えましょう。問い合わせの内容を記録して分類すると、マニュアルの改善点や追加の研修が必要な業務も見えてきます。社内で解決できない内容は、提供会社のサポート窓口に問い合わせる流れを決めておくと安心です。
管理・承認・経営確認の機能で比べるERP一覧
システム管理者の設定、承認者のワークフロー、経営層のダッシュボード、導入時の支援という4つの観点から、紹介する製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| プロカン | 案件別の収支管理に対応し、プロジェクト業務の効率化を支援 |
| マネーフォワード クラウドERP | 会計・人事労務などの業務を連携し、段階的なシステム導入に対応 |
| GRANDIT（グランディット） | ワークフローやBIを標準搭載し、経営情報の可視化や組織変更にも対応 |
| RobotERPツバイソ | 承認ワークフローやアクセス権限管理を備え、BIで案件損益の予実を可視化 |
| Oracle NetSuite | ダッシュボードで経営指標を確認し、財務・販売・在庫などの情報を一元管理 |
| Biz∫ | ワークフロー機能を備え、組織・役職に応じた権限管理や業務の統制を支援 |
| unito | 就業規則や給与規程をもとにAIが初期設定案を作成し、導入時の負担を軽減 |
| 奉行V ERP | グループ企業の業務データを統合し、経営状況の把握と業務の標準化を支援 |
| 事務SOL | 分散した事務データを一元管理し、帳票出力や経営状況の把握を効率化 |
立場ごとの使い方を支えるERP
権限やワークフローの設定、経営層向けの画面、導入時の支援体制は、製品によって用意されている範囲が異なります。管理者・承認者・経営層それぞれの使い方にあうかを確かめながら比べてみてください。
プロカン
- プロジェクト型ビジネスに特化した収支管理ERP
- 案件の工数原価・外注・仕入・売上を正確に捉え利益まで見える化
- IT開発/制作会社/コンサル業界特化で使いやすさと低価格を実現
株式会社PROCANが提供する「プロカン」は、プロジェクト単位の収支管理を効率化したい企業に向くクラウドERPです。システム開発や制作会社、コンサルティングなど、案件型ビジネスに特化しており、売上・工数・原価・利益を一元管理します。担当者の作業時間を工数原価として集計し、案件ごとの採算を可視化。請求や支払、収支などの情報もまとめて管理でき、プロジェクトの進捗にあわせた経営状況の把握を支援します。
マネーフォワード クラウドERP
- バックオフィス全体をシームレスに連携！面倒な手作業を自動化
- 事業フェーズに合わせて、機能を組み合わせることが可能
- 様々なサービスと連携！利用中のサービスと柔軟に連携可能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウドERP」は、会計や人事労務などのバックオフィス業務を連携し、業務の標準化と効率化を進めたい企業に向くクラウド型ERPです。銀行口座やクレジットカードなどの外部サービスと連携し、データ入力や仕訳の手作業を削減します。必要なサービスを組み合わせて段階的に導入できるため、事業規模や業務範囲の変化にも柔軟に対応。複数部門の情報を一元管理し、経営状況の把握や業務改善を支援します。
GRANDIT（グランディット）
- 中堅・大手企業の基幹刷新に特化した、純国産WEB-ERP
- 国内70社以上のSIerが共同で開発・保守。進化を続けるERP
- 日本の法改正に、迅速にアップデートで対応
インフォコム株式会社が提供する「GRANDIT（グランディット）」は、承認から経営数値の確認までを一つのシステムで行いたい中堅・大手企業向けの国産ERPです。会計・販売・人事・給与などの基幹業務に加え、ワークフローやBIを標準搭載。BIダッシュボードや予算管理システムなどの関連機能も用意しています。グループ会社や複数拠点のデータを共通基盤で管理でき、組織変更時の業務にも対応。導入や運用の支援は、全国のパートナー企業から受けられます。
RobotERPツバイソ
- 国内最大級 IT製品レビューITreviewにてERPパッケージ満足度1位
- 管理会計｜案件損益の予実が自動的、リアルタイムにBIで可視化
- 内部統制｜承認フロー統合。データ網羅性、正確性、正当性の担保
ツバイソ株式会社が提供する「RobotERPツバイソ」は、承認と権限の管理を内部統制の仕組みとして整えたい企業に向くクラウドERPです。電子承認・申請、監査証跡・ログ管理、アクセス権限設定などの機能を備え、承認ワークフローを統合できます。案件ごとの損益実績と予測を自動集計し、BIでリアルタイムに可視化する管理会計機能も特徴です。フロント業務を担うツバイソPSAと経理・財務を担うツバイソERPを組み合わせ、案件管理から会計処理までを一元化します。
Oracle NetSuite
- 財務・販売・在庫・購買を一気通貫で管理可能なERP
- 脱Excelで業務標準化と可視化を同時に実現
- リアルタイムなデータ連携で経営判断を迅速化
日本オラクル株式会社が提供する「Oracle NetSuite」は、経営層や管理職が業績や経営指標を把握したい企業に向くクラウドERPです。財務・会計、販売、購買、在庫などの基幹業務を一元管理し、部門をまたぐデータの連携を支援します。ダッシュボードを活用すれば、売上や業績の推移、予算と実績の差異などを確認可能。リアルタイムな情報の可視化によって、経営判断の迅速化につなげられます。業務の標準化やExcelによる個別管理の見直しを進めたい企業にも適しています。
Biz∫
- 大企業向けERPパッケージ 採用社数 第１位！
- 販売・会計・人事の他に、BI・EAI など幅広く取り揃えている
- 国内外の豊富な導入実績持つワークフローで迅速な意思決定を実現
株式会社NTTデータ・ビズインテグラルが提供する「Biz∫」は、複雑な組織構造や承認業務に対応したい企業に向くERPパッケージです。会計・販売・人事などの基幹業務に加え、ワークフローやBIなど幅広い機能を用意しています。組織や役職、利用者の役割に応じた権限管理を行い、申請・承認業務の効率化と内部統制の強化を支援。豊富な標準機能と開発基盤を備えており、事業拡大や組織再編に応じたシステムの構築・拡張にも対応します。
unito
- 就業規則・給与規程からAIが設定案を作成
- 人事・給与・勤怠・販売・経費を一元管理
- 全機能込みの月額定額・36ヶ月価格据え置き
株式会社Subliminalが提供する「unito」は、ERP導入時の初期設定にかかる負担を軽減したい中堅・中小企業向けのAI駆動ERPです。就業規則や給与規程などを読み込ませると、AIが内容を解析し、勤務体系や給与計算に関する設定案を作成します。人事・給与・勤怠・販売・経費などの業務データを一元管理し、バックオフィス業務の効率化を支援。従来の手作業による設定を見直し、導入準備の工数やコストを抑えたい企業に適しています。
奉行V ERP （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- グループ会社導入利用実績のうち上場企業790社！
- 業務の標準化とスリム化で生産性を上昇！
- 必要なデータをリアルタイムに活用し、仕事の待ち時間をゼロに！
事務SOL （VIPソフトウェア株式会社）
- 顧客満足度92％・継続利用意向100％の信頼性の高いシステム！
- あらゆる帳票をボタンのワンクリックだけで出力！
- 中小企業でも導入しやすい低価格！
まとめ
統合基幹業務システム（ERP）の使い方は、立場によって異なります。システム管理者は組織やマスタ、権限を設定し、承認者はワークフローとアラートで申請や取引を確認し、経営層・管理職はダッシュボードや予実管理で業績を把握します。立場別のマニュアルや研修、問い合わせ体制を整えれば、全社で使い方をそろえられます。自社の運用にあう製品を探す際は、資料請求で設定方法や支援の範囲を比べてみてください。
