ERP導入手順　導入した後にまずやるべきこと

ERPとは？

ERP（Enterprise Resource Planning）登場以前は、会計・人事・生産・販売などの業務ごとに個別のシステムで処理するのが一般的でした。そのため、業務ごとにデータが存在し、それらを統合的に扱うことが難い状況でした。また、業務処理が個別に最適化されていたため、企業全体の経営資源を最適化することも困難でした。

このような問題を解決するため登場したのがERPです。ERPを導入する狙いは経営情報を統合し、経営の見える化や経営資源の最適化を進め、その実現により企業全体の効率化を実現することです。

ここでは、ERPの導入を検討している方のために、ERPを導入した後にまずやるべき、3つのステップを順に説明します。

ERP導入手順　失敗しないための3つのステップ

ステップ１：システム初期設定

まず、システムを利用できるユーザのIDと初期パスワードを登録します。同時に、ユーザや所属グループの権限（誰がどの業務や機能を利用できるのか）等を設定します。ツールによっては、Active DirectoryやLDAPといったアクセス管理機能と連携できるものもあり、その場合は、それらの管理者と相談して、権限設定の手順を考えます。

不正や障害があった場合の通知機能の設定や、不正防止や監視に利用するアクセスログの設定も重要な作業です。

ステップ２：各種規定の整備

冒頭にも説明したように、ERPを導入することによって、業務ごとに個別に用意されていたシステムが統合され、経営情報が一元化されます。これはERPを導入すると、大なり小なり業務に何らかの変更が発生するということです。

そのため、運用開始後にユーザが混乱しないよう、業務規定や業務マニュアルを整備する必要が出てきます。業務手順に直接的な影響があるISO9000シリーズなど、ISO関連規定なども同時に見直す必要があります。個人情報保護ポリシーや情報セキュリティポリシーなどの改定の必要性についても、検討を忘れてはいけません。必要があれば改訂します。

内部統制の実現のためにERPを導入した場合には、内部統制関連の規定も策定する必要があります。内部統制関連では、売上・売掛・在庫など会計に関する基準が大きく変わったり、業務規程の厳密さが求められたりするため、各種規定の整備作業にかなりの工数を見込んでおく必要があります。

ステップ３：ユーザ教育

各種規定を策定・改訂し、新システムを導入したので、これらの周知はもちろんのこと、必要なユーザ教育を行う必要があります。内容に応じて、説明会、研修、e-ラーニングなどを使い分けます。規定に関する教育は特に重要です。いくらシステムを整備しても、利用者がその意味を理解していないければ業務の効率化は実現しません。

また、セキュリティの重要性が問われる中、内部関係者が個人情報を漏えいするという事件が社会問題になっています。ERPを導入することで、データが全社統合されるようになるため、社内関係者がアクセスできる範囲も大きく広がる傾向にあります。たとえセキュリティが強固なシステムを導入しても、社内の人間に悪用されては意味がありません。

また、当人に悪意がなくても、情報漏えいが起こってしまえば大きな問題になります。内部統制や個人情報保護方針、情報セキュリティポリシー、業務規定を順守することの重要性を理解してもらい、アクセスログなどの不正証跡が残ることなどを周知して抑止効果もねらいましょう。

操作教育では、業務別・機能別にカリキュラムを作り、従来のシステムとの違いを中心に説明します。業務規定の改訂により操作が変更になる部分については、新しい規定と照らし合わせながら十分に説明します。これらの教育を職位階層別に企画します。部門管理者を置く会社では彼らに向けた教育も必要です。

まとめ　～ ERP選定前に導入手順を理解するメリット ～

ERPの導入においては規定作りとその教育がとても重要で、操作教育も時間がかかります。このようなERP導入手順をERPパッケージを選ぶ前に理解、検討しておくことはとても重要です。

一気に導入すると教育のための工数が膨らむため、企業の体力に合わせて段階的な導入ができる製品を選ぶことで、情報システム部門と現場の業務担当者の負担を軽減、分散させることができます。また、システム管理や運用にもできるだけ手がかからない製品を選ぶことをお勧めします。

初めてERPを導入するのであれば、導入後のサポートが充実したベンターを選び、保守・運用のサポート契約をしっかりと確認することも大切です。正しい導入手順と適切なERPパッケージの選定によって導入後の負担を軽減し、導入効果を高めましょう。

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