基幹システムとは
基幹システムとは、在庫管理や生産管理など、企業の根幹となる業務を管理するためのシステムです。業務ごとにシステムが独立して存在し、それぞれの業務効率化を目的として導入されます。なお業界や業務内容により、どのシステムが基幹システムに該当するかは異なります。
- 基幹システムの一例
- ●在庫管理システム
- ●生産管理システム
- ●販売管理システム
- ●受発注管理システム
- ●会計システム
- ●人事・労務管理システム
- ●勤怠管理システム
基幹システムとERP・情報系システムとの違い
よく似たツールにERPや情報系システムがあげられます。これらの違いと特徴は以下のとおりです。
- ■ERP
- 複数の基幹システムを一つのパッケージに統合したもの。システム間のデータ連携を効率化し、情報活用の促進や経営判断の材料に役立てることを目的に導入される。
- ■情報系システム
- 業務における情報共有や事務手続きの効率化を目的としたツール。グループウェア・チャットツール・スケジュール管理など。
基幹システム導入のメリット
基幹システムを導入するメリットは大きくわけて２つあります。１つめは、業務の効率化・標準化を実現できる点です。基幹システムの導入により、人的ミスや工数の削減が可能です。さらに、システムによる業務が標準化され、業務の属人化を防げるでしょう。
２つめは、情報を一元管理できる点です。これまでいくつもの部署でバラバラに管理されていたデータを集約することで、在庫や経営状況などのリアルタイムな把握が可能です。より迅速な経営判断に貢献できるでしょう。
基幹システムの導入手順
ここからは、基幹システムの導入手順と気をつけるべきポイントをあわせて紹介します。
- １．課題や導入目的を可視化する
- 業務のどの部分に基幹システムを導入するのか、現状の課題や導入目的を洗い出します。
- ２．要件定義する
- 自社に必要なシステムの要件を決定します。場合によっては、業務プロセスの見直しが必要となるケースもあります。
- ３．システムを実装する
- 定義した要件をもとに、基幹システムを開発・実装します。機能別にテストを行い、システムの品質を確認します。
- ４．運用・保守を行う
- ERP導入後も安定して運用できるように社内の体制を整えます。担当者以外にも、利用者や管理者に向け教育を行うことも重要です。
基幹システム導入時のポイント
基幹システムは一度導入すると変更やシステムの停止が難しいため、製品選びから導入まで、慎重に行わなくてはなりません。そこで、基幹システムを導入する際に心がけるべきポイントを解説します。
従業員へ周知し、導入について理解を得る
基幹システムを導入した場合、実際に日々の業務で使用するのは従業員です。そのため、必要な機能や課題を可視化する際にも、できるだけ多くの部署から意見を募りましょう。
また、基幹システムの導入時には業務フローや社内ルールが大きく変わるため、従業員は少なからず負担を感じる可能性があります。そこで、なぜ基幹システムを導入するのか理解を得ることが重要です。マニュアルを作成し、現場の混乱をおさえるよう前もって対策しておくのもよいでしょう。
自社に適した基幹システムを導入する
ただ評判のよい製品を導入しても、自社の業務にあっていなければかえって業務が滞る可能性もあります。システム選定時には、次の比較ポイントを意識してみてください。
- 【導入形態】
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導入形態には 「クラウド型」と「オンプレミス型」の２種類があり、自社の規模や業務内容で判断します。
- クラウド型：
初期費用が小さく、短期間での導入が可能。しかし、利用人数が多いと利用料金が膨らみやすく、カスタマイズ性も乏しい。 - オンプレミス型：
初期費用が大きく、導入にも時間がかかるものの、カスタマイズ性に優れ自社に合わせた開発を行いやすい。
- クラウド型：
- 【機能】
- ERP製品が持つ機能も重要です。システムの操作性や処理速度の速さ、自社の業務内容に合わせた機能の有無を確認します。
- 【既存システムとの連携】
- 既存のシステムと連携可能か、前もって確認しておきましょう。
なお、テレワークの普及やクラウドサービスのセキュリティ性能向上により、クラウドERPをはじめとした、クラウドシステムの導入事例が増えています。
自社に最適な基幹システムを導入しよう
基幹システムは社内の根幹業務を効率化する重要度の高いツールです。選品選びから開発にかけて、導入には慎重にならなければなりません。
自社に適した基幹システムを選定し、導入を成功させましょう。
