ERPは総合業務を１つのシステムで管理できる
ERPは「Enterprise Resource Planning」の略であり、「基幹系情報システム」を意味します。企業の「ヒト・モノ・カネ」といった経営資源の適切な分配・管理をサポートするシステム全般をERPと呼んでいます。
ERPでは財務会計や販売管理、人事などのすべての業務を１つのシステムで一元管理することが可能です。企業内のすべてのデータがシームレスに連携することで、業務効率化・可視化が実現し、迅速な経営の意思決定をサポートします。
中小企業が抱える問題
ERPを導入していない中小企業が抱える問題を３つの視点から解説します。
労働生産性が低い
多くの中小企業は各部署の業務効率化を図るために会計システムや購買管理システムなど、さまざまなシステムを導入しているでしょう。そして、それぞれのシステムは分断化された状態だと思います。
各部署にシステムを導入していることで業務プロセスが複雑化してしまい、各システムごとにデータを入力しなければいけません。この状況では手間がかかる上、データの入力ミスを招く可能性があり、労働生産性の低下につながってしまいます。
収益に直結するシステム導入が遅い
中小企業のさらなる収益アップのためには、組織全体の業務最適化を図る必要があるでしょう。各部署をシームレスに連携できるシステムの導入が遅れているため、組織全体の業務最適化が実現できずにいるのです。
また、各部署のシステムが分断されていることで組織全体のデータの一元管理ができていないため、データの活用によるリアルタイムな経営判断を下すことが難しくなっています。
独立したシステムでは、経営判断を下すデータが１か月前のものであることも珍しくはないでしょう。これでは、収益を見込んだ最適な判断を下すことさえ難しいといえます。
システムが不足・老朽化している
会計システムや購買管理システムなど、さまざまなITソリューションを導入している企業は多いでしょう。既存システムのバージョンアップや、新システムの構築には手間やコストが大幅にかかってしまうため、容易に導入できるものではありません。
予算の関係上、システムの機能不足や老朽化を感じながらも中々、導入に踏み切れない企業も多いでしょう。また内部統制強化を急務とする企業が増えていますが、既存のシステムでは内部統制に対応していない製品も多いのが現状です。
内部統制強化の観点からも、システムの機能不足や老朽化は企業にとって切実な問題だといえるでしょう。
中小企業がERPを導入する必要性
中小企業が抱える問題を解説しましたが、これらの理由からERPを導入する必要性を３つのポイントに沿って解説します。
データを利用する機会が増えている
近年、ビッグデータを活用し、経営判断に活かす企業が増えつつあります。ビッグデータは、コンピュータの処理速度向上によって生じる大量のデジタルデータです。この大量のデータの中には、経営のヒントとなる貴重な情報が多く含まれており、そのデータをどう活かすかは、企業の経営手腕にかかっています。
組織内の膨大なデータを効率よく収集し、そのデータをBIなどの分析ツールに取り込み分析する。その過程をスムーズに行えるかどうかが大切なポイントだといえます。
社内の規制が厳しくなっている
米SOX法に習って日本でも2006年にJ-SOX法が制定され、企業も内部統制によるコンプライアンスへの対応を早急に行う必要があります。企業の業務プロセスをルール化し、不正行為を防ぐ体制づくりが企業に求められているのです。
ERPでは、各システムのポリシーの設定やログの取得、また、アクセス権限や承認の管理など、さまざまな機能をもつ製品が数多くあります。これにより企業は、内部統制の強化をERPを活用することで実現できるようになります。
社内のサポート体制を強化できる
ERPは企業の各部署の業務をシームレスに統合できるシステムです。それぞれの業務がシステム連携することで、社内のサポート体制の強化を期待できるでしょう。まず、データの一元化により経営の意思決定の迅速化をサポートします。
また、販売情報が在庫情報へ反映されるシステムであれば、顧客からの問い合わせに対してスムーズな対応ができるため、ユーザサポートへの貢献が可能となります。さらに、顧客情報を活用しクレーム対応を最適化することで、より適切な対応を図れます。それによって、顧客満足度向上を目指せるでしょう。
中小企業向けのERPを比較
以下のページでは、従業員規模50名~など規模に応じたERP製品を紹介しています。自社の規模感に合った分類から、口コミなども参考に製品を選べるので参考にしてみてください。
中小企業ユーザーのERP導入の口コミ
ITトレンドでは、中小企業のユーザーがERPを導入した口コミも多数掲載しています。こちらでは中小企業のユーザーによる、主要な製品に対する声を抜粋します。
システムを一元化したことにより、数千件あるお客様のソフトウェアの保守管理もやりやすくなり、内部統制の強化にも役立っています。（100名以上 250名未満）
日頃の取引とは違う特殊な依頼が来た際の売上や在庫出庫の取引について、過去の似たような取り引きをすぐ検索でき、記録の方法について解決することができた。（100名以上 250名未満）
見積書の発行から会計処理まで全てのフローを一元管理できたことにより、業務効率が格段に上がりました。また、レポート機能を使って年間の財務状況も一目で分かるようになるため、過去案件で問い合わせがあった場合にも迅速に対応できるようになりました。（50名以上 100名未満）
一連の作業がシステマティックに出来るようになり、自社在庫･金額のチェックも可能になりました。どんどんバージョンアップ出来るのもメリットかと思います。（100名以上 250名未満）
手配がすぐにできるので、営業にて依頼があった際にもすぐに対応ができる。また、在庫についてのお問い合わせもかなり頂くので、各個人で対応できることもありがたい。（100名以上 250名未満）
中小企業におけるERP選びのポイント
実際にERPを選定する際の２つのポイントを解説します。
社内環境や業態に合った機能・適用形態なのか
企業規模や業種によってERPに求める機能は異なってくるものです。導入の際は、自社の規模や業種に適した機能を搭載しているのか、慎重に製品選定を行う必要があります。また、ERPの提供形態もクラウド型やオンプレミス型の２種類あります。
クラウド型はインターネットを利用して提供されるサービスです。一方、オンプレミス型は自社にサーバを構築して運用や保守を行っていく形態です。それぞれにメリットやデメリットがあるため、自社に適した導入形態はどちらかを十分に検討する必要があるでしょう。
そしてERPの選定を行う際は、現在の経営状況だけで判断せず、長期的な視点から導入の検討を行うことも大切です。将来的に事業形態の変化が予想されるのであれば、機能の追加やカスタマイズしやすい柔軟性の高い製品を選定する必要があるでしょう。
ベンダーのサポートやセキュリティは整備されているのか
ERPを導入する際、ベンダーのサポートや、製品のセキュリティ対策は十分なのか、あらかじめ確認しておくことが大切です。
ERPを導入後、安定した稼動に至るにはベンダーからのサポートが必要不可欠です。導入前に操作についての教育をしてくれるのか、トラブルがあった際はすぐに対応できるのか、どこまでのサポートがあるのかを事前に確認するようにしてください。
また、セキュリティ対策として、クラウド型の場合、どこにデータセンターがあるのか、どのようなセキュリティ対策をとっているのかを確認しておきましょう。オンプレミス型の場合は、自社のセキュリティとの親和性はとれているのかをあらかじめ確認しておくことが大切です。
中小企業がERPを導入するデメリットは？
ERP導入にあたり注意するべき点やデメリットをみてみましょう。
業務プロセスに合わない場合がある
ERPは、良くも悪くも業務を定型化させます。独自の業務プロセスを持っている中小企業だと、ERPに合わせる必要があり、逆に業務が非効率になってしまう可能性があります。そのためERPで定型化する部分とそうではない部分を分け、より効率的に使用できるように調整する必要があります。
社員に周知する必要がある
ERPをはじめとしたツールは、経営層の判断で導入されますが、実際運用を行うのは社員になります。導入、運用のフェーズで摩擦を生まないように導入段階から、運用の主要メンバーには周知を徹底し、進めていく必要があります。ERPを導入することで業務の効率化が図られ、生産性が高まることを理解してもらいましょう。
ERPを導入する注意点
ERPを導入する際の気をつけるべきポイントを４つ解説します。
ERPを導入する目的を明確にするべき
ERPを導入する際には、必ず目的や改善したい課題を明確にすることが大切です。自社業務の洗い直しを行って改善すべき課題を把握し、ERPの導入によりどのような効果が得られるのか、あらかじめ検討しておきましょう。
また、一気にすべての業務最適化を図るのではなく、部分的に導入を行うスモールスタートも選択肢の１つに入れておくべきです。ERPの機能性を重視するあまり、導入すること自体が目的となってしまわないよう注意しましょう。
ERPの適用範囲を明確にする
ERPはシステム統一による業務最適化を図るシステムのため、業務の適用範囲を明確にすることが大切です。
ERPに搭載されている機能全般が自社の商習慣にフィットするとは限りません。自社のニーズに合致する機能を搭載したERPの選定を行い、製品の導入による適用範囲をあらかじめ明確にしておく必要があるでしょう。
多機能に惹かれて製品選定を行ってしまうと、使わない機能ばかりでコストばかりがかさんでしまうといった状況になりかねません。
ERPを運用できる体制を整える
ERPを導入後、実際にシステムを操作していくのは現場スタッフです。
現場スタッフが使いにくさを感じたり、直感的な操作ができないシステムの場合、ERPは次第に使用されなくなる可能性があります。そのような事態を避けるためにも、現場責任者やIT管理者、そして経営者を巻き込んだプロジェクトチームを作ることが大切です。
ERPに求める機能や操作性は何か、導入後の安定した稼動を見据えた運用体制を整えることが導入成功のポイントになるでしょう。
ERPの費用対効果を考える
ERPはさまざまな機能を搭載しています。そこで、導入の際にERPの機能が自社のニーズにフィットし、どの程度のギャップがあるのかをあらかじめベンダーと確認しておくことが大切です。
すべてのERPの機能が自社のニーズに合うわけではありません。製品の検討段階でどの程度ギャップの少ないERPを選定できるかがポイントです。導入費用に対してどの程度の効果が期待でき、業務改善が見込めるのか、費用対効果を十分に考えることが必要です。
中小企業もERPを導入して問題を解決！
ERPは企業のすべての業務を一元化することで、最適化や迅速な経営意思決定をサポートできるシステムです。中小企業が抱えるさまざまな課題をERPで解決できるでしょう。
ERPの導入を検討している場合、自社の課題を明確にすることが重要です。また、自社の業務にフィットする製品の選定を行うためにも、全社一丸となった運用体制作りを行いましょう。
