小口現金管理の必要性
小口現金とは、会社の経費を精算するために用意された少額の現金です。業務にかかった交通費や備品代金の精算に使います。
担当者は、精算の記録を小口現金出納帳に残し、毎日の業務終了後に現金を数えて記録に誤りがないかをチェックします。小口現金があれば当日中の立替精算が可能です。
また、福利厚生の一環でウォーターサーバーを設置している場合、社内で料金を精算するケースが多いです。このような場合でも、小口現金から料金を支払えます。
小口現金管理を廃止するメリット
小口現金管理を廃止するとどのようなメリットがあるのでしょうか。考えられる２つのメリットを見ていきましょう。
経理担当者の業務負荷が軽減
立替金精算や記帳は毎日行う業務であり、担当者はその度に業務を中断されてしまいます。件数が多くなるほど担当者にかかる負担は大きく、自身の業務に支障をきたします。
また、小口現金の残高が１円でも合わないと、その原因を追究しなければいけません。確認作業には多くの時間を要します。さらに、「残高のズレは許されない」「精算が終わらないと退社できない」といったプレッシャーもかかるでしょう。
小口現金管理を廃止すればこれらの業務がなくなり、担当者は自身の業務に注力できます。さらに、小口現金管理の業務から解放されるため、ストレスの緩和につながるでしょう。
小口現金の紛失、不正利用の防止
小口現金は、入金から出金に至るまで担当者が管理します。上司が定期的に小口現金をチェックする体制がなければ、金銭の横領や紛失が起こりやすいです。日中は社員が営業で外出し、担当者が店舗に１人だけという状況では、なおさら不正のリスクは高まります。
小口現金の廃止は社員による不正の機会をなくせます。社員による横領はどこの企業でも起こり得る事案であり、小口現金制度の廃止は不正リスクそのものの根絶が可能です。
小口現金管理を廃止するデメリット
小口現金では立替払いをしても都度の精算ができるため、社員の負担は少ないものでした。
しかし、それを廃止すると立替分をまとめて精算することになります。立替精算を申請する書類を新調したり、承認フローを設けたりといった取り組みが必要です。従来と異なり、手続きが増えるため、社員の作業も増えてしまいます。
また、切手や収入印紙は頻繁には利用しません。必要なときは社員に立て替えてもらわないといけないでしょう。
しかし、現在、切手はインターネットでクレジットカード決済が可能になっています。月平均の利用数を調べた上で、必要な枚数をインターネットで購入し、ストックするのも良いかもしれません。
小口現金管理を廃止する方法
小口現金管理を廃止するにはどのようにすれば良いのでしょうか。２つの方法を具体的に解説します。
口座振替への切替を行う
新聞といった、企業に集金に来る業者への支払いを口座振替に切り替えます。その旨を集金担当者へ伝えましょう。そして、切り替えが完了するまでの間は、小口現金で対応します。手続きが完了したら小口現金を預金口座へ預けます。
法人用クレジットカードを作成する
口座振替に対応していない業者は、法人用クレジットで代金を決済しましょう。
なお、法人用クレジットカードの利用はさまざまな業務を効率化できます。具体的には、社内の備品や消耗品をインターネットで購入可能なので、備品購入のために外出する機会を減らせます。
また、立て替えの多い社員には法人カードによる決済を推奨しましょう。このとき、可能な限り領収書を提出するよう社員にお願いしてください。これにより、社員に対する立替精算の必要がなくなり、担当者の業務負荷を軽減できます。
クレジットカードを社員に配布するにあたり、不正利用を防止するため使用上限の設定をおすすめします。
小口現金の廃止をスムーズに行う方法
小口現金管理の廃止によるデメリットをなくすには、経費精算システムの利用をおすすめします。経費精算システムは、経費立替分の精算申請やフローを自動化し、担当者の作業負荷やミスの軽減が可能です。
たとえば、精算分の申請データはシステムが自動で取り込みます。したがって、担当者はシステムへ入力する必要がありません。そして、システムに取り込んだデータから自動でFBデータが作成されるため、担当者の振込手続きが簡素化します。
さらに、経費精算システムはクレジットカードとの連携や業者への支払いも可能です。スマホアプリで領収書をスキャンすれば、申請が完了するシステムもあります。ほとんどのシステムが、小口現金管理廃止に必要な機能を網羅していると言って良いでしょう。
小口現金管理を廃止して経理業務を効率化させよう
小口現金の用途は、備品購入や立替精算です。担当者の業務負荷が大きく、不正リスクが課題でした。小口現金を廃止すればこれらをなくせます。方法は以下のとおりです。
- ■口座振替への切替
- ■法人クレジットカードの作成
小口現金の廃止で、社員の作業負荷増加が懸念されます。そこで、システムの導入をおすすめします。スムーズな小口現金廃止を実現し、業務を簡素化できます。小口現金を廃止し、経理業務を効率化してください。
