ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■対策したいリスク別
- 誤送信を減らしたい：オフィス宅ふぁいる便、eTransporter、メールdeファイル、セコムあんしんファイル送信サービス、純国産クラウドストレージ Fileforce
- 機密情報の持ち出しを防ぎたい：オフィス宅ふぁいる便、GUARDIANWALL FileTransfer for Microsoft 365、純国産クラウドストレージ Fileforce
- マルウェアの受け渡しを防ぎたい：クリプト便、セコムあんしんファイル送信サービス、純国産クラウドストレージ Fileforce
- 操作ログから不審な利用に気づきたい：クリプト便、オフィス宅ふぁいる便、EASY FILE EXPRESS、デジ急便
- ■提供形態別
ファイル転送システムでAIが活用される場面
ファイル転送システムでAIが活用されるのは、送るファイルや宛先の確認といった送信時のチェックが中心です。ファイル転送システムとは、メールに添付できない大容量のファイルや機密性の高いデータを、安全に受け渡すための仕組みです。代表的な3つの場面を紹介します。
宛先や添付ファイルの誤送信チェック
誤送信チェックは、送信先や添付ファイルに普段と違う点がないかを確認し、送信前に利用者へ注意を促す機能です。AIを活用した製品では、過去の送信履歴から取引先との関係を学習し、初めての宛先や普段と異なる組みあわせを知らせる場合があります。
例えば、A社向けの見積書を似た名前のB社に送ろうとした際に警告を出すといった使い方です。従来の宛先確認画面だけでは、確認が形だけになりやすいという課題がありました。普段との違いを示すことで、確認の精度を高める効果が期待できます。
機密情報を含むファイルの検出
機密情報の検出は、送信しようとするファイルの中に個人情報や社外秘の情報が含まれていないかを調べる機能です。DLPと呼ばれる情報漏えい対策の考え方にもとづいています。
マイナンバーやクレジットカード番号のように形式が決まった情報は、パターンとの照合で検出する方法が使われてきました。AIを使う製品では、文書の文脈から契約書や設計書といった種類を推定し、社外に送ってよいかの判断材料を示す場合があります。検出後に送信を止めるか、上長の承認を求めるかは製品や設定によって異なります。
マルウェアの検査
マルウェアの検査は、アップロードやダウンロードされるファイルに有害なプログラムが含まれていないかを調べる機能です。取引先から受け取ったファイルを、社内へ持ち込む前に確認できる点が利点です。
検査エンジンには、既知のマルウェアの特徴と照合する方式に加え、機械学習で未知のマルウェアの疑いを判定する方式を採用したものがあります。製品によって、ファイル転送システム自体が検査機能を持つ場合と、外部のウイルス対策サービスと連携する場合があります。どの方式で検査しているかを確認しておきましょう。
AIによる不正利用の検知と管理者支援
AIは送信時のチェックだけでなく、ファイル転送システムの管理者を支える役割も担います。利用者や取引先が増えるほど、操作ログを人の目ですべて確認するのは難しくなります。不正利用の検知と管理業務の補助に役立つ、3つの使い道を見ていきましょう。
いつもと違うダウンロードやログインの検知
不審なアクセスの検知は、利用者ごとの普段の操作傾向をAIが学習し、そこから外れた動きを管理者に知らせる機能です。短時間に大量のファイルをダウンロードする、普段使わない国や地域からログインするといった動きが対象となります。
アカウントの乗っ取りや、退職予定者による情報の持ち出しに早く気づく手がかりとなる可能性があります。ただし、出張や業務の繁忙期でも普段と違う動きは生じるため、通知を受けたら事実を確認したうえで対応を判断しましょう。
ログの集計と報告書作成の補助
ログの集計支援は、送受信の件数や宛先、ファイルの種類などをAIが分析し、利用状況をわかりやすくまとめる機能です。製品によっては、定期レポートの作成や、注意が必要な操作の抽出を自動で行うものがあります。
監査や取引先からの情報管理状況の確認に対応する際、必要な記録をすばやく取り出せると負担を減らせます。ログの保存期間や出力形式も、あわせて確認しておくと安心です。報告書の内容は、自社の状況にあわせて担当者が確認し、補足を加えましょう。
利用者からの問い合わせへの自動回答
操作方法に関する問い合わせへの自動回答は、チャットボットや生成AIを使って、利用者の質問に答える機能です。「受け取ったファイルの保存期限は？」「パスワードの再設定方法は？」といった定型的な質問への対応に役立ちます。
社外の取引先がファイルを受け取る場面では、操作に迷った際の問い合わせ先が社内の担当者に集中しがちです。自動回答で一次対応ができれば、担当者の負担軽減につながります。回答に誤りがないか、定期的に内容を見直す運用も必要です。
ファイル転送のAI機能を使う際の注意点
AI機能はファイル転送の安全性を高める手段の一つですが、すべてのリスクを取り除けるわけではありません。警告の扱いや解析の範囲、検査できないファイルなど、導入前に理解しておきたい点があります。3つの注意点と対策を紹介します。
AIの警告だけでは誤送信を防ぎきれない
誤送信チェックの警告は、利用者が内容を確かめずに送信を続ければ効果を発揮しません。警告が頻繁に表示されると、利用者が慣れて読み飛ばしてしまう可能性もあります。
対策として、重要なファイルや社外宛ての送信には上長の承認を必須にする、送信後に一定時間は取り消しができるようにする、といった仕組みと組みあわせましょう。ダウンロード期限やダウンロード回数の制限を設定しておけば、誤って送った場合の影響を小さくできます。
ファイルの中身を解析する範囲を確認する
機密情報の検出やマルウェア検査では、ファイルの中身を解析します。クラウド上のAIで解析する場合、ファイルが提供会社の環境でどのように処理されるかを確認しておく必要があります。
解析のためにファイルが一時的に保存されるのか、AIの学習に使われるのかは、利用規約や契約で確かめましょう。取引先との秘密保持契約で、第三者のサービスへのデータ提供が制限されている場合もあります。社内の情報管理規程とあわせて、法務部門に確認すると安心です。
暗号化されたファイルは検査できない場合がある
パスワード付きのZIPファイルのように暗号化されたファイルは、中身を確認できないため、AIによる機密情報の検出やマルウェア検査の対象外となる場合があります。暗号化が攻撃者に悪用されるケースもあります。
暗号化ファイルを受け取った際の扱いを、あらかじめ社内ルールで決めておきましょう。あわせて、ファイル転送システム側で通信や保存時の暗号化が行われるかを確認し、ファイル自体を暗号化して送る運用を見直すことも検討しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でファイル転送の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載のファイル転送システムを比較するポイント
ファイル転送システムのAI機能を比較する際は、機能の数ではなく、自社が防ぎたいリスクに対応しているかを基準にすることが大切です。AI機能を搭載していない製品も選択肢に含めて、必要な対策を組み立てましょう。3つの選び方を紹介します。
対策したいリスクから必要な機能を決める
まず、自社で起こりうるファイル転送のリスクを整理し、優先して対策したいものを決めましょう。誤送信が心配なのか、社外からのマルウェアの持ち込みが心配なのかによって、必要な機能は変わります。
リスクの整理には、過去に起きたヒヤリハットや、取引先から求められているセキュリティ要件を参考にしましょう。対策の優先順位が明確になれば、AI機能が必要か、承認機能や送信制限などの基本機能で足りるかも判断しやすくなります。
検知時の動作を設定できるか確認する
AIが危険を検知した際に、送信を止めるのか、警告だけを出すのか、管理者に通知するのかを設定できるかを確認しましょう。業務への影響とリスクの大きさに応じて、動作を使い分けられると運用しやすくなります。
検知の理由が利用者や管理者に示されるかも重要です。理由がわかれば、誤検知だった場合も適切に対応でき、利用者の納得も得られます。誤検知を報告して設定を調整できるかも、資料請求やデモで確かめておきましょう。
既存のセキュリティ対策との重なりを整理する
ファイル転送システムのAI機能は、メールセキュリティやUTM、ウイルス対策ソフトといった既存の対策と機能が重なる場合があります。すでに導入している対策でカバーできる範囲を整理し、不足している部分を補う形で選ぶと、費用の重複を避けられます。
あわせて、ログを既存のログ管理システムへ連携できるかも確認しましょう。複数の対策のログをまとめて確認できれば、事故が起きた際の調査を円滑に進められます。
AI搭載のファイル転送のAIを運用するコツ
AIの警告は、通知を受けて対応する人と手順があって初めて役立ちます。導入後の運用で整えておきたい3点を紹介します。
警告を受け取る担当と対応手順を決める
AIが誤送信や不審なダウンロードを検知しても、通知を見る人がいなければ対応が遅れます。情報システム部門と各部署の責任者のうち、誰が警告を確認し、送信を止めるか許可するかを決めておきましょう。
機密情報を含むファイルの警告は、送信者の上長にも知らせるなど、段階を分けた手順にしておくと判断が揃います。夜間や休日に届いた警告の扱いも決めておくと安心です。
検知の基準を見直して誤検知を減らす
導入直後は、問題のない送信まで警告される場合があります。警告の件数と、実際に対応が必要だった件数をログで確認し、検知する条件や対象とする取引先の範囲を見直していきましょう。
警告が増えすぎると、利用者が通知を読み流すおそれがあります。見直しは月に1回など時期を決め、変更した内容を記録しておくと、担当者が替わっても運用を続けられます。
利用者への周知と社内ルールを整える
AIがファイルの内容を検査する場合は、社員や取引先に知らせる方法を決めておきましょう。検査の対象や警告が出たときの対応を社内規程に盛り込み、入社した社員にも周知します。
急ぎで送る必要がある場合の例外申請の流れも、あわせて決めておきます。AIの警告は最終判断ではなく、送信前に立ち止まる合図として使うことを共有すると、現場の混乱を抑えられます。
AI機能搭載のファイル転送システム一覧
この記事で紹介するファイル転送システムのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 純国産クラウドストレージ Fileforce | 共有リンクの期限設定や送信前の承認に対応。AI検索機能を標準搭載 |
AI機能搭載のファイル転送システムの紹介
ここでは、AI機能を備えたファイル転送システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
純国産クラウドストレージ Fileforce
- 大容量ファイルを簡単にセキュアに送受信
- 有効期限・回数制限・操作履歴・リンク無効化で共有を統制
- 開発・運用・データ保管・サポートのすべてを国内で提供
ファイルフォース株式会社が提供する「純国産クラウドストレージ Fileforce」は、大容量ファイルや機密情報を社外と送受信できるクラウドストレージです。共有リンクには有効期限やパスワード、回数制限を設定でき、送信前に承認する機能も備えます。誤送信に気づいた後でも、リンクの無効化や削除でアクセスを止められます。アップロード時のウイルスチェックや、共有履歴・ダウンロード状況の確認にも対応しており、社外共有の状況を管理者が把握しやすいサービスです。
AI機能以外の目的で選ぶファイル転送システム
AI機能以外の観点でファイル転送システムを選びたい場合に検討できる製品を紹介します。製品ページにAI機能の記載がないため、AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クリプト便 | 暗号化やウイルスチェックを利用者が意識せずに使えるファイル転送サービス。送信ログや管理者の操作ログを確認できる |
| OKURN（オクルン） | URL無効化や送信済みファイルの自動削除を標準搭載した企業間ファイル転送サービス。宛先制限や承認はオプション |
| オフィス宅ふぁいる便 | 送信前確認や送信許可ドメイン管理、送信取り消しなどの誤送信対策を搭載。利用ログから送付禁止ファイルの送信も確認できる |
| eTransporter | ダウンロード前なら送信後でも公開を停止できる。宛先制限や承認ワークフロー、監査ログを備える |
| EASY FILE EXPRESS | 操作日時やIPアドレス、ファイル名などの操作履歴を記録し、CSVで出力できる。Outlookアドインにも対応 |
| GUARDIANWALL FileTransfer for Microsoft 365 | ファイル本体をOneDrive上にとどめたまま社外と共有できる。共有ファイルは有効期限切れ後30日で自動削除される |
| Confidential Posting | 暗号化技術で送受信時のセキュリティ対策を施すシステム。SaaSとパッケージの2種類から提供形態を選べる |
| kiteworks | オンプレミス環境でも利用できるファイル転送システム。Microsoft 365やクラウドストレージとの連携に対応する |
| メールdeファイル | 添付ファイルをメールから分離して安全に受け渡すサービス。一時保留機能で誤送信の防止を図れる |
| KOZUTUMI | 重要ファイル転送プラットフォーム | PPAPの代替手段として使えるファイル転送サービス。暗号化やウイルスチェック、誤送信防止の機能を備える |
| セコムあんしんファイル送信サービス | 上長承認やアクセスコード、IP制限による誤送信防止と、ウイルス検査・暗号化に対応するクラウド型のファイル転送サービス |
| デジ急便 | 高速かつセキュアなファイル転送システム。送受信記録を改ざんできないログとして保存し、誤送信防止も支援する |
クリプト便
- 脱PPAP等、取引先と安全にファイルのやり取りを行いたい企業
- USB運用を廃止、大容量ファイルの受け渡しをサービス上で実現
- Webブラウザとインターネット環境だけでファイル送受信が可能
NRIセキュアテクノロジーズ株式会社が提供する「クリプト便」は、暗号化技術を使ってインターネット経由でファイルをやり取りできるサービスです。利用者が暗号化やウイルスチェックを意識しなくても、サービス側の仕組みで安全な受け渡しを行えます。管理者はいつ誰がどのファイルを送信したかのログや、管理者自身の操作ログを確認できます。事前の上長確認や事後確認を行える承認機能や、送信されたファイルそのものを確認できるサービスもオプションで用意されています。
OKURN（オクルン）
- ファイル転送に最適な機能のみを標準搭載
- 利便性とセキュリティを両立
- 想定外の超過料金発生なし
日本ワムネット株式会社が提供する「OKURN（オクルン）」は、ファイル転送に必要な機能を標準搭載した企業間ファイル転送特化型のサービスです。URLの無効化や送信済みファイルの自動削除など、ヒューマンエラーを防ぐための管理機能を備えます。宛先制限や承認ワークフローはオプションで追加できます。パスワードポリシーの設定や認証パスワードの必須化、履歴ログ管理にも対応し、ID課金のため定額で運用できます。
オフィス宅ふぁいる便
- メール添付の代替手段！豊富な機能で情報漏洩対策が可能
- ブラウザを利用せず、Outlookアドインでのファイル送信ができる
- APIでシステムと連携し、ファイル送信の自動化が実現
株式会社オージス総研が提供する「オフィス宅ふぁいる便」は、取引先などへセキュアにファイルを送付できる法人向けのファイル転送サービスです。送信前確認や送信許可ドメイン管理、ワークフロー、送信内容の取り消しなど、誤送信のリスクを減らす機能を備えます。管理画面では利用ログを参照・出力でき、怪しい宛先への送付や送付禁止ファイルの送信がないかを確認できます。操作ログからなりすまし使用や管理者の不正利用もチェックでき、不審な利用に気づく手がかりとなります。
eTransporter
- 登録ユーザー数無制限！送受信ファイル容量無制限！
- 充実したセキュリティ機能！送信後でも取消し可能な誤送信対策！
- メール連係オプションで普段のメール送信でファイル転送を実現！
株式会社ＮＳＤが提供する「eTransporter」は、大容量ファイルをWebブラウザ経由で送信できる企業向けファイル転送システムです。ダウンロードされる前であれば送信後でもファイルの公開を停止でき、ドメインやユーザーによる送信制限で宛先の誤りを減らせます。承認ワークフローやアクセス制限などの機能に加え、アップロード時のファイル自動暗号化や監査ログも備えています。ウイルスチェックの提供条件は、導入前に確認しておくと安心です。クラウド版とオンプレミス版から提供形態を選べます。
EASY FILE EXPRESS
- 数GBクラスの大容量ファイルを1度に5ファイルまで送受信できる
- 誰でも使いやすい操作性で導入後の社内教育やマニュアルは不要
- Outlookアドインによるファイル転送を実現
トーテックアメニティ株式会社が提供する「EASY FILE EXPRESS」は、機密性の高い情報や数GBクラスの大容量ファイルを送受信できるファイル転送サービスです。操作日時やIPアドレス、ユーザーID、ファイル名などの操作履歴を記録し、CSV形式で出力できるため、監査や利用状況の確認に活用できます。通信経路の暗号化や日本国内のデータセンターの利用など、基本的なセキュリティ対策も備えます。Outlookアドインによる送信にも対応し、オンプレミスとクラウドの提供形態があります。
GUARDIANWALL FileTransfer for Microsoft 365
- 既存のOneDriveを活用！ファイルを社外に置かない運用
- OneDrive外部共有OFFのまま、設定変更せずに利用可能
- ファイルのアクセス権・有効期間を自動設定/自動削除！
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「GUARDIANWALL FileTransfer for Microsoft 365」は、OneDriveを活用して大容量ファイルを共有するサービスです。ファイル本体をユーザーのOneDrive上にとどめたまま外部と共有できるため、ファイルを社外のサービスに預けずに受け渡せます。OneDrive標準の外部共有機能をオフにしたまま利用できるため、無期限の共有リンクの生成などを防ぐことが可能です。ゲストはワンタイムパスワードでアクセスし、共有したファイルは有効期限切れ後30日で自動削除されます。
Confidential Posting （富士通Ｊａｐａｎ 株式会社）
- 金融機関への導入実績が多数
- 高い信頼性を誇る富士通データセンターにデータを保存
- SaaSとパッケージの2種類から選択可能
kiteworks （株式会社理経）
- オンプレミスで提供しておりセキュリティ性が高い！
- Office365やクラウドストレージとの連携が可能！
- ユーザ数で料金が変動するためスモールスタートが可能！
メールdeファイル （株式会社リステック）
- Webメール感覚で使えるのに高いセキュリティ性を実現
- 一時保留機能で誤送信を防止
- ゲストからのファイル受取にも対応
KOZUTUMI （株式会社ハートビーツ）
- 無駄な項目がなく初心者でも使いやすい直感的なUIで5名まで無料
- 暗号化/ウイルスチェック/誤送信防止で高セキュリティ機能が充実
- 万が一の場合に安心な、サイバーリスク保険とタイムスタンプ付き
セコムあんしんファイル送信サービス （セコムトラストシステムズ株式会社）
- 上長承認・アクセスコード・IP制限の多重認証で誤送信防止。
- ウイルス検査・暗号化・国内保管で高いセキュリティを実現。
- 最大2GB転送／自動アップロード／ゲスト／定期配信に対応。
デジ急便 （株式会社クレアリンクテクノロジー）
- 独自技術で海外拠点含む高遅延ネットワークでも安定転送。
- 送受信記録を改ざん不能なログとして保存。
- 誤送信防止と重要ファイルの社内管理を支援。
まとめ
ファイル転送システムのAIは、誤送信チェックや機密情報の検出、マルウェア検査、不審なアクセスの検知などで、ファイルの受け渡しに伴うリスクに気づく手助けをします。ただし、警告だけでは事故を防ぎきれず、暗号化ファイルの扱いや解析範囲にも注意が必要です。ファイル転送のリスクを整理したうえで、検知時の動作や既存対策との関係を資料請求で比較し、自社にあう製品を選びましょう。
