ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AIで効率化したい業務別
- 蓄積したデータや文章を要約したい：desknet's NEO、キントーン
- 社内規程やマニュアルをもとに回答させたい：desknet's NEO、公開羅針盤グループウェア
- 文書や議事録の作成を効率化したい：desknet's NEO、Coo Kai 3選、LarkSuite、WPSOffice
- ■AI機能の提供方法別
- 標準機能・オプションとして搭載：desknet's NEO、Coo Kai 3選、キントーン
- 外部の生成AIサービスと連携：desknet's NEO、nanoty
グループウェアに搭載されるAI機能とは
グループウェアのAI機能は、スケジュールや掲示板、ファイルなど、社内に集まる情報を活用しやすくするための機能です。まずは機能の種類と、提供のされ方の違いを押さえましょう。
生成AIと検索AIの役割
グループウェアのAI機能は、主に「生成AI」と「検索を支援するAI」に分けられます。生成AIは、文章の要約や下書き作成、言い換えなど、新しい文章を作る役割を担います。
検索を支援するAIは、キーワードが完全に一致しなくても、質問の意図に近い情報を探し出す役割です。製品によっては、両方を組み合わせて、社内の文書をもとに質問へ回答する機能を備えるものもあります。自社で使いたい役割がどちらかを明確にしておくと、比較がスムーズです。例えば、情報を探す時間を減らしたいなら検索、文書作成の負担を減らしたいなら生成AIを重視するといった整理ができます。
標準搭載と外部サービス連携の違い
AI機能の提供方法には、グループウェアに標準またはオプションとして組み込まれている形と、外部の生成AIサービスと連携する形があります。組み込み型は、普段の画面からそのまま使える点がメリットです。
外部連携型は、すでに社内で利用している生成AIサービスを生かせる場合があります。ただし、データがどのサービスに送られるか、追加の契約が必要かといった条件は製品ごとに異なります。導入前に、利用の仕組みと費用の発生源を確認しておきましょう。社内で生成AIの利用ルールをすでに定めている場合は、そのルールと矛盾しないかも確かめておく必要があります。
グループウェアのAIの活用方法｜効率化できる業務
グループウェアのAIで効率化できるのは、情報を読む・探す・書くといった、日常的に発生する作業です。ここでは代表的な3つの活用場面を紹介します。
掲示板や通知の要約
掲示板の長いスレッドや、たまった通知の内容をAIで要約できる製品があります。休暇明けや出張後に、要点だけを短時間で把握したい場面で役立ちます。
例えば、複数のコメントが続いた議論の結論や、決まった対応事項だけを抜き出して確認する使い方です。全文を読む時間が減ることで、本来の業務に時間を使いやすくなります。ただし、要約で細かな条件が省かれる場合もあるため、重要な判断の前には原文も確認しましょう。
社内情報の検索と質問への回答
AIを使った検索では、「出張旅費の精算方法は？」のように質問の形で入力し、関連する規程や掲示板の投稿を探せる場合があります。保存場所やファイル名を覚えていなくても、必要な情報にたどり着きやすくなる点がメリットです。
社内の文書をもとに回答文を作る機能では、根拠となった文書へのリンクが表示されるかを確認しましょう。出典をたどれれば、回答が最新の規程にもとづいているかを利用者自身で確かめられます。
文書や議事録の作成支援
生成AIを使って、社内通知の下書きやメールの文面、報告書の構成案を作る機能もあります。白紙から書き始める負担が減り、文章作成にかかる時間を短縮できる可能性があります。
製品によっては、会議の音声を文字起こしし、決定事項や次の対応をまとめる機能を備えるものもあります。いずれの場合も、AIが作った文章はあくまで下書きです。固有名詞や数字、日付に誤りがないかを確認してから共有する運用を徹底しましょう。
グループウェアでAIを使う際の注意点
AI機能は便利な一方で、使い方を誤ると誤情報の拡散や情報漏えいにつながるおそれがあります。導入前に確認したい3つの注意点を整理します。
出力内容の誤りを確認する
生成AIは、事実と異なる内容をもっともらしく出力してしまう場合があります。要約で重要な条件が抜け落ちたり、古い情報をもとに回答したりする可能性もあります。
そのため、AIの出力をそのまま社内に展開せず、人が内容を確認するルールが必要です。特に人事や契約、顧客対応に関わる内容は、担当者が原文と照らし合わせてから使うようにしましょう。誤りに気づいたときの報告先を決めておくと、改善にもつなげられます。
アクセス権限と情報の扱いを確認する
AIによる検索や回答で、本来は閲覧権限のない情報が表示されないかは重要な確認点です。グループウェアで設定している権限が、AI機能にも反映される仕組みかを確認しましょう。
あわせて、入力した内容やグループウェアのデータが、AIの学習に利用されるかどうかも確かめておく必要があります。個人情報や機密情報を扱う部署がある場合は、AI機能を使える範囲を管理者が制限できるかも確認しておくと安心です。
利用料と使える範囲を確認する
AI機能は、基本料金に含まれる場合と、オプションとして追加料金がかかる場合があります。利用回数や対象ユーザー数に上限が設けられていることもあるため、料金体系を事前に確認しましょう。
全社員に一律で付与するのか、利用頻度の高い部署から始めるのかによって費用は変わります。無料の試用期間やデモを活用し、実際の業務でどの程度使われそうかを見極めてから契約範囲を決めると、無駄なコストを抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載のグループウェアを比較するポイント
AI機能の有無だけでは、自社にあうグループウェアかどうかは判断できません。実際の業務で使えるかを見極めるために、確認できる項目で比較しましょう。
AIが参照できるデータの範囲
AIが要約や検索の対象にできるデータは、製品によって異なります。掲示板やスケジュールだけなのか、添付ファイルや外部ストレージ上の文書まで含むのかを確認しましょう。
自社で情報が多く蓄積されている場所をAIが参照できなければ、期待した効果は得にくくなります。対応しているファイル形式や、日本語の文書を扱う際の動作もデモで試しておくと、導入後のずれを防げます。
管理者による制御とログの確認
全社で使うグループウェアでは、管理者がAI機能を適切に管理できるかが重要です。部署や利用者ごとにAI機能のオン・オフを切り替えられるか、利用状況を確認できるかをチェックしましょう。
AIへの入力内容や操作の記録をログとして残せれば、問題が起きた際の原因確認に役立ちます。社内のセキュリティ規程に照らして必要な管理機能を洗い出し、各製品の対応状況を資料請求で比べておくことが大切です。
AI搭載のグループウェアのAIを定着させる運用のコツ
グループウェアにAI機能があっても、使い方がわからなければ活用は広がりません。ルール作りと段階的な展開で、社内に定着させていきましょう。
利用ルールの策定
AI活用を始める前に、入力してよい情報と避けるべき情報、出力を確認する手順などを利用ルールとしてまとめておきます。ルールがないと、利用者ごとに判断が分かれ、思わぬトラブルにつながるおそれがあります。
ルールは細かくしすぎず、具体例を添えてわかりやすく示すことが大切です。情報システム部門と法務・総務部門が連携して作成し、AIの機能追加や社内の状況にあわせて定期的に見直しましょう。
部署単位での試行と活用例の共有
最初は特定の部署で試行し、効果のあった使い方を集めてから全社に広げる進め方が有効です。例えば、問い合わせ対応の多い総務部門で社内情報の検索を試すといった形です。
試行で得られた活用例は、グループウェアの掲示板などで共有しましょう。具体的な入力例や成果を紹介すると、ほかの部署でも使い方をイメージしやすくなります。質問を受け付ける窓口を設けておくと、利用の不安を減らせます。利用状況を定期的に確認し、使われていない機能の周知方法を見直すことも、定着を後押しする取り組みです。
AI機能を活用できるグループウェアの一覧
製品ページや公式サイトでAI機能が案内されているグループウェアと関連サービスを、一覧にまとめました。要約・文書作成・社内情報への回答など、使いたい場面に対応しているかを比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| desknet's NEO | 情報共有機能を備えたグループウェア。連携サービスのneoAI Chat for desknet’sを活用し、文章作成や要約、社内文書を参照した回答に対応します。 |
| Coo Kai 3選 | Microsoft Teamsと連携するアプリ群。カレンダーやアドレス帳、ワークフローなどを備え、AIを活用した業務効率化にも対応します。 |
| キントーン | ノーコードとAIで業務アプリをつくれるサービス。kintone AIで、データの分析や要約をチャットで依頼できます。 |
| LarkSuite | チャットやビデオ会議、ドキュメント作成などを備えたアプリ。ビデオ会議の文字起こし・翻訳で議事録作成を効率化できます。 |
| WPSOffice | AIで文書作成や翻訳、プレゼン資料の生成などを効率化できるオフィススイート。MS Officeとの互換性を備えます。 |
| 公開羅針盤グループウェア | 自治体業務に特化したグループウェア。自治体独自のデータも参照できるAIチャットサービスを備えています。 |
| nanoty | AI搭載の日報システム。ChatGPT連携機能を搭載し、日報のデジタル化や集計、社内の情報共有を支援します。 |
要約や文書作成にAIを使えるグループウェア
ここでは、蓄積したデータの要約や文書作成、社内文書を参照した回答などにAIを活用できるグループウェアを紹介します。AI機能の提供方法や利用できるプランは製品ごとに異なるため、あわせて確認しましょう。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、ポータルやスケジュール、申請管理など、情報共有に必要な機能を備えたグループウェアです。生成AIプラットフォーム「neoAI Chat for desknet’s」との連携に対応しており、文章作成や内容の要約、社内規程やマニュアルを参照した回答などに活用できます。ChatGPT・Claude・GeminiなどのLLMを利用でき、業務にあわせてモデルを選べる点も特徴です。
Coo Kai 3選
- AI機能、続々追加！カレンダー/アドレス帳/ワークフロー
- 日本初のTeams認定などMicrosoft Teams連動のAzure Nativeアプリ
- Microsoftゴールドパートナー※MCPP最上位「Specialization」認定
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 3選」は、Microsoft 365のアカウントで利用できるMicrosoft Teams連携アプリ群です。組織階層型カレンダー、組織階層型アドレス帳、ワークフローで構成されています。Teams上で申請・承認を行えるワークフローなど、Microsoft 365と連携した業務効率化を支援します。また、カレンダーやアドレス帳、ワークフローへのAI機能の追加も進められています。すでにTeamsを利用している企業が、普段の業務環境を生かして情報共有や申請業務を効率化したい場合に適しています。
キントーン
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、プログラミングの知識がなくても、ノーコードとAIで業務アプリをつくれるクラウドサービスです。日々蓄積される情報は「kintone AI」で活用でき、各アプリにたまったデータの分析や要約をチャットで話しかけて依頼できます。つくりたいアプリの用途や目的を伝えると、AIが業務アプリを提案する機能もあります。kintone AIはお試し中、またはスタンダードコース以上の契約で利用できるため、契約プランとあわせて確認しましょう。
LarkSuite （Lark Japan株式会社）
- チャットで全機能を連携し、仕事の効率化とシンプル化を実現。
- 多様なフォーマットで共同編集が可能。
- ビデオ会議の文字起こし・翻訳で議事録作成を効率化。
WPSOffice （キングソフト株式会社）
- AI搭載で文書作成、翻訳、PPT生成、PDF操作を効率化
- MS Office等との互換性が高い
- マルチプラットフォーム対応で無料版でも高機能
公開羅針盤グループウェア （株式会社両備システムズ）
- LGWAN接続系への多要素認証導入によるセキュリティ強化
- 自治体独自データも参照可能なAIチャットサービス
- 人事異動情報を履歴管理し作業負荷を軽減
nanoty （株式会社サンフロント）
- 業界初！ChatGPT連携の新機能
- 継続利用率98%
- スマホ対応で外出先から簡単入力
まとめ
グループウェアのAIは、掲示板や通知の要約、社内情報の検索、文書や議事録の作成支援などで、情報共有の手間を減らすのに役立ちます。一方で、出力の誤りやアクセス権限、利用料には注意が必要です。AIが参照できるデータの範囲や管理機能を確認し、ルールを整えて段階的に活用を広げましょう。まずはグループウェアの資料請求で、各製品のAI機能を比べてみてください。
