ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入形態別
- インストール型：ALIVE SOLUTION HR supplied by GrowOne 人事SX
- クラウド型：マネーフォワード クラウド人事管理、ジョブカン労務HR
- インストール型とクラウド型の併用に対応：POSITIVE、PROACTIVE、リシテア 人事給与管理、Rosic、人事管理 Generalist/HR/PR
インストール型の人事システムの特徴
インストール型の人事システムは、人事データを自社の管理下に置ける点が特徴です。導入手順を考える前に、クラウド型との違いと、インストール型にある構成の違いを押さえておきましょう。
インストール型とクラウド型の違い
インストール型は、自社のサーバや端末にソフトウェアを入れて動かす形態です。データも自社の機器に保存するため、社内ルールにあわせた管理がしやすくなります。
一方、クラウド型は提供会社の環境をインターネット経由で使います。機器の準備が不要な反面、データの置き場所や利用条件は提供会社の仕様にそろえる必要があります。
インストール型の中にある構成の違い
インストール型には、社内サーバにシステム本体を置き、各端末から接続するクライアントサーバ型があります。複数人で同じ人事データを扱う企業に向いた構成です。
端末ごとにソフトウェアを入れて使う単体型もあります。人事担当者が少人数の場合は選択肢の一つですが、データの共有方法は製品によって異なるため、事前に確認しましょう。
データの管理場所とセキュリティの考え方
インストール型では、人事データを社内の機器に保存します。社外のサービスにデータを預けないため、情報の取り扱いを社内規程にあわせて管理したい企業にとって選択肢の一つです。
ただし、サーバの設置場所への入室管理やアクセス制限、ウイルス対策などは自社で整える必要があります。クラウド型と比べて責任範囲が広がる点は、あらかじめ理解しておきましょう。
導入前に確認する動作環境と体制
インストール前の準備が不十分だと、途中で作業が止まるおそれがあります。サーバや端末の条件、社内の担当者、契約形態の三つを先に確認しておきましょう。
サーバと端末の動作環境の確認
人事システムは製品ごとに、対応するOS、データベース、メモリ、ディスク容量などの条件が決まっています。現在の社内環境が条件を満たしているかを、提供会社の資料で照らし合わせます。
従業員数や保存する人事データの量によって必要な性能は変わります。将来の増員も見込み、余裕のある構成を提供会社へ相談すると安心です。サーバを新しく用意する場合は、調達期間も導入スケジュールに含めましょう。
人事システムの導入担当者と役割分担の決定
人事システムをインストール型で導入する場合、人事部門と情報システム部門の協力が欠かせません。人事部門が業務要件を整理し、情報システム部門がサーバ構築やネットワーク設定を担当する分担が考えられます。
担当者が一人に偏ると、異動や退職で運用が止まる場合があります。作業手順書を残し、複数人で状況を共有できる体制にしておきましょう。
ライセンス形態と保守契約の確認
インストール型は、買い切りのライセンスと、年額で利用するライセンスなど、契約形態が製品によって異なります。ユーザー数や従業員数による制限の有無も確認しておきます。
あわせて、法改正に伴うプログラム更新が保守契約に含まれるかを確認しましょう。更新の範囲は、運用開始後の手間や追加費用に影響します。契約前に、更新の提供時期と適用方法を確認しておきましょう。
インストール型人事システムの導入作業
環境が整ったら、インストールと初期設定に進みます。作業は本番環境へいきなり行わず、検証環境で試してから進めると、問題を早めに見つけられます。
インストールの基本的な流れ
一般的には、サーバにデータベースを準備し、システム本体をインストールして、端末側の設定を行う順序で進めます。詳しい手順は製品ごとに異なるため、提供会社のマニュアルにしたがいます。手順の途中で設定を誤ると、やり直しになる場合があるため、各工程の完了を記録しながら進めると確実です。
作業前には、既存システムのバックアップを取っておきます。ネットワークやセキュリティソフトの設定が影響する場合もあるため、事前に情報システム部門へ相談しましょう。
組織情報や権限の初期設定
インストール後は、部署、役職、等級などの組織情報を登録します。兼務や出向など、通常の所属に当てはまらないケースの扱いも、この段階で決めておきましょう。人事制度の実態とずれていると、後の給与や評価の処理に影響するため、最新の内容で整えます。
あわせて、閲覧や編集の権限を設定します。人事データには個人情報が含まれるため、業務上必要な範囲に限定する考え方が基本です。
人事システムの動作確認とテスト運用の進め方
設定が終わったら、検証用のデータで画面表示や帳票の出力を確認します。実際の業務に近い流れで、入社や異動の登録などを一通り試しましょう。
確認で見つかった不具合や設定漏れは、記録して提供会社に問い合わせます。人事担当者と情報システム部門が同じ画面を見ながら確認すると、認識のずれを防ぎやすくなります。エラー時の連絡先や対応の流れも、このときに確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
人事データの移行と本番運用の開始
インストールが終わっても、既存データを移さなければ使い始められません。データ移行は誤りが起こりやすい工程のため、計画的に進めることが重要です。
既存の人事データの整理と取り込み
ExcelやCSVで管理している従業員情報を、移行前に整理します。表記のゆれや重複、古い情報を修正してから取り込むと、移行後の不備を減らせます。
取り込み形式は製品ごとに決まっています。提供会社のテンプレートにあわせてデータを整え、まず少人数分で試すと、問題を早く見つけられます。文字コードや日付の書式の違いで取り込みに失敗する場合もあるため、事前に形式を確認しましょう。
移行後のデータ照合
取り込み後は、元データと画面上の内容を照らし合わせます。氏名、所属、入社日、給与に関わる項目などを抜き取りで確認し、差異があれば修正します。
確認の記録を残しておくと、後から経緯を追えます。人事担当者以外の目も入れると、見落としを減らせます。給与や社会保険に関わる項目は、誤りが従業員の手取りや手続きに影響するため、特に念入りに確認しましょう。
本番運用への切り替え
切り替えの時期は、給与計算や年末調整など繁忙期を避けて決めると、混乱を抑えられます。旧システムとの並行運用期間を設ける方法も有効です。
切り替え後の問い合わせ窓口を社内で決め、操作方法を従業員や管理職に周知しましょう。トラブル時に戻せる手順も用意しておくと安心です。切り替え当日は、情報システム部門と提供会社の連絡手段を確保しておきましょう。
インストール型ならではの運用と保守
インストール型は、導入後の保守を自社で担う場面が多くあります。アップデートとバックアップ、機器の更新を計画に組み込んでおきましょう。
法改正に対応するアップデート
社会保険や税制の改正にあわせて、プログラムの更新が必要になる場合があります。更新の提供方法は製品ごとに異なり、自社で適用作業を行うケースもあります。
適用前には検証環境で動作を確認し、本番環境への反映日を決めます。作業の担当者と手順を決めておくと、適用漏れを防ぎやすくなります。複数の拠点で端末にインストールしている場合は、全端末で同じ版になっているかも確認が必要です。
バックアップと障害時の復旧の備え
データは自社の機器に保存されるため、バックアップの取得は自社の役割です。取得の頻度、保管場所、復元の手順を決め、定期的に復元できるかを試しておきます。
サーバの故障や災害に備え、保管先を本体と分ける方法もあります。障害時に誰が何を行うかを文書にしておくと、対応の遅れを減らせます。復旧に必要な時間の目安を、事前に提供会社へ確認しておくことも有効です。
サーバの更新と中小企業での運用負担
サーバやOSには、提供元のサポート期間があります。期間が終わる前に、システムの移行や更新を計画しておきましょう。更新が遅れると、セキュリティ上の問題や不具合につながる場合があります。
情報システム部門の人員が限られる中小企業では、運用負担が課題になる場合があります。保守を外部に委託する方法や、クラウド型との比較も検討材料です。自社の人員と予算で無理なく続けられるかを、導入前に見極めましょう。
導入形態から比べる人事システムの特徴一覧
インストール型を中心に、インストール型とクラウド型の併用に対応する製品、比較用のクラウド型の製品を提供形態とあわせて整理しました。自社のサーバや端末で運用するかどうかを考える際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 | 提供形態 |
|---|---|---|
| ALIVE SOLUTION HR supplied by GrowOne 人事SX | 履歴管理や人材配置シミュレーションに対応し、複数法人も管理できる | オンプレミス／パッケージソフト／ハードウェア |
| POSITIVE | 人事・給与・就業管理に加え、タレントマネジメントも扱う統合HCM | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト |
| PROACTIVE | 会計や販売管理とあわせて人事・給与を扱えるERP | オンプレミス／クラウド／SaaS |
| マネーフォワード クラウド人事管理 | 従業員情報と組織情報を一元管理するクラウドサービス | クラウド |
| ジョブカン労務HR | 入退社や年末調整などの労務業務と人材管理に対応 | クラウド／SaaS |
| リシテア 人事給与管理 | グループ会社など大規模利用も可能な人事給与システム | オンプレミス／クラウド／SaaS／サービス |
| Rosic | 経営情報と人材情報を統合し、オンプレミスとAWSのクラウドに対応 | オンプレミス／クラウド／サービス |
| 人事管理 Generalist/HR/PR | 画面を自分好みに変えられ、人財管理を支えるソリューション | オンプレミス／クラウド／SaaS／サービス |
インストール型を含めて検討したい人事システム
動作環境の確認から保守までを自社で担う前提で、オンプレミスやパッケージで使える製品を先に取り上げます。あわせて、導入形態を比べやすいようにクラウド型の製品も紹介します。
ALIVE SOLUTION HR supplied by GrowOne 人事SX
- 必要な手順を画面ごとに登録することで作業の抜け漏れ防止
- 必要な情報はいつでも誰でもすぐに見つけて有効活用できる
- １システムで複数の法人を管理でき、情報の一括集計が可能
三菱電機デジタルイノベーション株式会社が提供する「ALIVE SOLUTION HR supplied by GrowOne 人事SX」は、オンプレミス型の人事管理システムです。サーバとWindows PCの環境で運用します。履歴や未来の日付で人事情報を登録でき、異動や昇格などの発令を、シミュレーションしてから反映できます。1つのシステムで複数の法人を管理し、会社ごとにアクセスできる範囲を権限で分けることも可能です。自社の機器にシステムを置き、人事情報を一元管理したい企業の選択肢です。
POSITIVE
- 大企業で必要とされる機能を標準搭載（高い業務適合率）
- グローバル＆グループ経営にも対応可能
- 将来の拡張や変更を考慮した自由度の高いシステム基本性能
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「POSITIVE」は、人事・給与・就業管理にタレントマネジメントなどを加えた統合型のHCMソリューションです。提供形態はオンプレミス、クラウド、パッケージソフトで、動作環境として、サーバにWindows Server、データベースにOracle Databaseが示されています。制度の異なる複数企業を1つのシステムで管理できるため、グループ全体で人事システムを共通化したい企業の選択肢です。
PROACTIVE
- 30年以上、7,500社を超える導入実績
- PROACTIVE AIによる、高度な経営判断と業務の効率化・自動化
- AIネイティブな次世代型ERP
SCSK株式会社が提供する「PROACTIVE」は、会計、販売管理、生産管理とあわせて人事・給与も扱えるERPです。人事・給与の領域では、人事業務の効率化や給与業務のデジタル化を支援し、個人番号管理や給与明細の閲覧にも対応します。提供形態はオンプレミス、クラウド、SaaSで、対象の従業員規模は100名以上です。人事データを基幹業務と同じ基盤で管理したい企業が、導入形態を選びながら検討できる製品です。
マネーフォワード クラウド人事管理
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、従業員情報や組織情報を一元管理するクラウドサービスです。入退社の手続きや氏名・住所の変更といった情報をオンラインで収集でき、人事異動の情報は実施前に登録しておけます。サーバや端末への導入作業を前提としないクラウド型として、インストール型との違いを比べたいときの候補です。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、入退社の手続きや年末調整、ストレスチェックなどの労務業務を効率化するクラウド型のシステムです。従業員に必要な情報の入力を依頼でき、マイナンバーの収集もシステム上で完結します。人材管理機能も備えているため、労務手続きにとどまらず、全社の人材情報を管理したい企業がクラウド型を比較する際の選択肢です。
リシテア 人事給与管理 （株式会社日立ソリューションズ）
- グループ60社30万名規模の就業管理実績
- 組織・異動シミュレーションで戦略的な人財配置を支援
- 画面と帳票のレイアウトを自由に設定可能。
Rosic （インフォテクノスコンサルティング株式会社）
- 経営・人事情報連携で多角的な意思決定を支援。
- RDMPがRosicの確実性・拡張性・柔軟性を強力に支える。
- オンプレとクラウド(AWS)対応、独自アドオン開発可
人事管理 Generalist/HR/PR （株式会社東芝）
- 使いやすさを追求した最新ユーザビリティで業務効率化
- セルフカスタマイズで、業務画面を好みのレイアウトに変えられる
- 最新コミュニケーションAIを用いた音声入力サポートで入力効率化
まとめ
人事システムのインストール型は、動作環境の確認、インストールと初期設定、データ移行、運用と保守の順に進めます。自社でデータを管理できる一方、アップデートやバックアップを自社で担う場面が多くあります。体制や運用負担を踏まえ、自社に適した製品を検討するために、まずは資料請求で比較してみてください。
