管理職が行うべき労務管理とは？その内容・必要なスキルを解説！

管理職が行う労務管理

管理職が行うべき労務管理の内容を見ていきましょう。

ハラスメントの防止

近年、パワハラやセクハラを始めとしたハラスメントが社会問題となっています。社内でこれらのトラブルが発生しないように努めるのは、管理職の義務です。

管理職は自身が社員の手本として振る舞い、社内でハラスメントが起きていないか目を光らせなければなりません。そのためには、どのような行為がハラスメントに該当するのか熟知しておく必要があります。

また、従業員がハラスメント被害を受けた場合に備えた相談しやすい体制作りも欠かせません。普段から社内でのコミュニケーションを活性化し、問題をすぐ発見できるようにしましょう。そして、実際にハラスメントが発生した際には、毅然とした態度で臨む必要があります。

部下のメンタルヘルス管理

ハラスメントとも関わりがある項目として、メンタルヘルスが重要視されています。

精神の健康は肉体と違い、一目見て分かるものではありません。普段から従業員とコミュニケーションをとり、異変を敏感に察知することが求められます。

実際に変化が見られた際には、従業員の話を聴きましょう。目で見て分からない以上、本人の口から語られる言葉が欠かせません。

具体的な問題としては、仕事の負担量が多すぎる、職場の人間関係がうまくいかないなどが考えられます。業務分担や人材配置の見直しが求められるでしょう。

また、管理職だけの力では対処できない場合もあります。産業医や保健師など専門家との連携も視野に入れて解決に臨みましょう。

部下の勤怠管理

勤怠管理とは、従業員の勤務日や勤務時間を管理することです。

一般的には、タイムカードや専用のICカードなどを用いて勤務時間を記録します。従業員によって勤務時間に大きな差がないか、また実際の仕事量と勤務時間に乖離がないかなどを把握しましょう。

また、そもそも勤務時間が正しく記録されているか管理するのも仕事です。従業員が組織的に勤務時間を水増ししていたケースもあります。偽っていたという証拠がなければ水増しされた分も支払わざるを得ません。

そのような被害を避けるために、従業員の勤務状況をよく監視しておくことが大切です。

管理職として必要なスキル

管理職には、どのような能力が求められるのでしょうか。実際の業務との関わりを踏まえて解説します。

１：業務遂行能力

テクニカルスキルとも呼ばれ、業務を遂行するための知識や技能を指します。主任やチームリーダーなど、現場での業務が多い管理職では特に重要視される能力です。部下の手本になれるよう、業務内容を熟知しておく必要があります。

ただし、管理職自身がその業務を日常的に行うのは望ましくありません。あまり手を出しすぎると、部下の仕事を奪って成長を妨げるおそれがあります。管理職はあくまで部下を管理するのが仕事のため、実際の業務は部下に任せましょう。

２：対人関係能力

ヒューマンスキルとも呼ばれます。これは単に従業員と良好な関係を築くだけでなく、そのうえで組織に影響を与える能力を指します。具体的に対人関係能力に該当する技術は以下のとおりです。

• ■コミュニケーション
• ■リーダーシップ
• ■プレゼンテーション
• ■ネゴシエーション
• ■コーチング
• ■ファシリテーション

これらの能力に長け、部下の成長を促す存在でなければなりません。

３：概念化能力

コンセプチュアルスキルとも呼ばれ、課題の本質を掴む能力です。適切な予測や計画、問題解決にはこの能力が欠かせません。この能力は特に部長などの上級管理職で求められます。

上級管理職では管理する対象人数が多いため、個人に合わせた細かい現場の指示はできません。したがって、大人数の動きを大局的に把握し、抽象的な指示を出すことになります。人を管理することで組織を導くのではなく、組織そのものを管理する能力といえるでしょう。

管理職が適切に労務管理を行う方法

管理職が労務管理を行う方法を見ていきましょう。

労務管理ガイドブックを参考にする

労務管理にはさまざまな参考書が存在します。総合的な内容のものもあれば、リーダーシップやプロジェクトマネジメントなど、分野に特化したものもあります。自身が携わる分野の書籍を参考にすることで、独断的な業務の遂行を避けられるでしょう。

ただし、ガイドブックを読みさえすれば良いわけではありません。その内容をよく理解し、業務に活かす姿勢が大切です。業務をこなす中で、自分が過ちを犯していないか、ガイドブックで日々確認しながら軌道修正しましょう。

また、本質を見極めるうえでは複数の書籍を参考にすることが大切です。複数の書籍が同時に主張していることこそ、本当に大切な内容といえます。一冊読んで満足せずに、向上心を持ち続けましょう。

労務管理研修を受講する

労務管理能力を高めるうえで、労務管理職研修（セミナー）を受講するのも効果的です。同じ労務管理に携わる人と関わるため、ひとりでガイドブックを参照するよりも得られるものが多いでしょう。

基本的には講義形式で進行しますが、グループワークなどを行うこともあります。ただ知識をインプットするだけではなく、実際に体験することで、実戦で活かしやすい技能が身につくでしょう。

労務管理システムを導入する

労務管理システムとは、労務管理に必要なデータを蓄積し、作業を効率化させるITツールです。蓄積されるデータには、勤怠情報や従業員の個人情報が含まれます。これらの収集・管理にかかる手間の大幅な削減が可能です。

また、書類作成などの雑務を効率化できます。データをもとにして書類を作成すれば、手動で入力する項目は最小限になります。誤記や記入漏れも減り、スムーズな作業が実現するでしょう。

さらに、ペーパーレス化できるのも魅力です。パソコンやスマートフォンで直接情報を入力するため、捺印などの手間が不要。書類を紛失する心配もなく、欲しい情報はすぐに検索できます。

管理職が行うべき労務管理を把握し適切に実施しよう

労務管理は管理職が行うもので、以下の業務が該当します。

• ■ハラスメントの防止
• ■メンタルヘルスの管理
• ■勤怠管理

これらの業務を遂行するには、以下の能力が求められます。

• ■業務遂行能力
• ■対人関係能力
• ■概念化能力

また、以下のような方法により、適切な労務管理が実現します。

• ■ガイドブックの参照
• ■研修の受講
• ■労務管理システムの導入

これらのことを踏まえ、適切な労務管理を実施しましょう。