選定ポイントは５つ！労務管理システムの選び方
製品選びに失敗しないために、労務管理システムの５つの選定ポイントを見ていきましょう。
１．対応している業務や帳票の範囲が最適か
労務管理システムを活用すれば、労務手続きや勤怠管理を効率化することができます。しかし、労務管理システムによって対応している業務や帳票の範囲は異なります。
そのため、労務管理システムを選ぶ前に自社の労務業務を棚卸するのがおすすめです。自社の業務内容を明確にすれば製品を選びやすくなるでしょう。どのような業務に課題や負担を感じているかも重要な要素です。
２．従業員自身がデータを入力できるか
社会保険などの手続きに必要な個人情報を、従業員自身が入力できれば担当者の手間は大幅に軽減するでしょう。特に従業員の規模が大きい企業や、労務管理の担当者が少ない企業では重要な要素です。
また、従業員が簡単に入力できるシステムでなければなりません。入力の仕方が煩雑だと、従業員からのシステムに関しての問い合わせが多くなり、かえって業務負担が大きくなることもあります。従業員が書類ではなくパソコンの画面上に入力すればペーパーレスにも繋がり、コストを削減も可能になるでしょう。
３．他のシステムと連携できるか
労務管理の仕事は、従業員に関する複数のデータを活用するため、勤怠管理システムや人事システムと連携できればさらに効率化を図れます。
勤怠管理と給与管理、従業員の評価などの情報は互いに関連しています。すでに個別で導入しているシステムがあれば連携できるかどうか確認することが大切です。たとえば、従業員の勤怠情報がそのまま給与計算に使えると、データを転記する必要がなくスピーディーに処理できます。
４．セキュリティやサポートがしっかりしているか
労務管理は従業員の個人情報を管理しますので、強固なセキュリティ対策がされていることは鉄則です。アクセス制限ができたり、ログ監視できたりする製品が望ましいです。
また、システムエラーが発生しても、手厚いサポートがついていれば安心して運用することもできるでしょう。残業が多すぎる場合はアラートで知らせてくれるなど、法令遵守をサポートしてくれる製品だとなお良いです。
５．運用コストが妥当か
システムを導入するには費用がかかります。特にクラウド型システムは導入コストは安くても、利用ユーザー数などによって毎月の運用コストが負担になるケースもあります。不要なオプションサービスがついていないかどうかも確認すると良いでしょう。
加えて、バージョンアップする際に別途料金がかかることもあるので、それも想定して製品比較することをおすすめします。
労務管理システムによって効率化する業務は？
導入に失敗しないためには、本当に労務管理システムが必要なのか、再確認しておくべきです。ここからは労務管理システムによって何が効率化するのかご紹介しましょう。
入社や退社の手続き
従業員を採用し、入社が決まったときや退社したときは申請・書類作成などの業務を行う必要があります。基本的にどの業務も入社・退社した場合には必ず行わなければなりません。入社・退社に関する手続きや業務は以下のとおりです。
- ■社会保険・雇用保険の資格取得書類の作成と提出
- ■扶養控除等申告書の作成と提出
- ■社会保険、雇用保険の資格喪失書類の作成と提出
- ■新入社員への書類の説明
- ■回収した情報・書類のデータ化
- ■社労士とのやり取り
従業員数が少ない企業であれば、そこまで負担にならない場合もあります。しかし、新卒採用で入社する従業員が多い場合や従業員の出入りが頻繁な場合は必要になるでしょう。特に、大企業で入退社の人数が多い場合は大幅に業務を効率化できます。
従業員の情報管理
既に在籍している従業員の情報を適切に管理し、時期によって作成・提出する書類に役立てます。管理する必要がある従業員の情報や業務は以下のとおりです。
- ■扶養家族の追加や削除
- ■マイナンバーの収集・管理
- ■引っ越しに伴う住所変更
- ■扶養や婚姻に関する情報変更や書類の作成・提出
従業員の情報を収集しデータベース化するのは労務管理の仕事であり、システムを使えば業務を効率化できます。特に住所変更などの情報は、従業員が直接データ入力できるようなシステムだと担当者の負担が軽減するでしょう。
年末調整手続き
年末調整の手続きは年に１回しか行いませんが、従業員数が多ければ非常に時間がかかる作業です。
実際に従業員から書類を回収するだけでなく、データ入力や問い合わせの対応も行わなければなりません。労務管理システムを活用すれば、必要な情報を自動で入力し、業務の負担を削減できます。年末調整の手続きに関する作成書類は以下のとおりです。
- ■年末調整書類
- ■給与支払報告書
- ■源泉徴収票
- ■所得税徴収高計算書
- ■扶養控除等申告書
- ■保険料控除申告書
雇用契約書の作成
従業員を採用した際には、労働契約（雇用契約）を結びます。労務管理では、このような労働契約の内容を記載した雇用契約書を作成しなければなりません。雇用契約書に記載する情報は以下のとおりです。
- ■賃金
- ■就業時間
- ■休憩時間
- ■休日
- ■業務内容
- ■就業場所
- ■退職に関する内容
労務管理システムを活用すれば、雇用契約書の作成を行い、従業員と締結した内容を管理できます。従業員が入社した際の手続きとともに、雇用契約書の内容も管理可能です。
労務が行う業務について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
自社に合う労務管理システムを導入し業務を効率化しよう
労務管理は、業務量が多いうえ、法改正にも対応しなければなりません。労務管理システムを活用することで、業務効率が格段に上がります。
自社の労務管理内容に合った製品を選び、従業員自身が社会保険などの手続きに必要な情報を入力できると良いでしょう。また、勤怠管理システムなどと連携でき、セキュリティ・サポートレベルが高く、運用コストが妥当であることも重要です。選定ポイントを踏まえて、最適な製品を導入しましょう。
