ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■効率化したい労務業務別
- 入社手続き・書類の回収：カオナビ労務、XOLOGY労務、KING OF TIME 人事労務、奉行Edge 労務管理電子化クラウド、DirectHR、かんたん雇用契約forクラウド
- 年末調整の申告・書類回収：SmartHR、カオナビ労務、ハーモス労務給与、ジョブカン労務HR、e-AMANO人事届出サービス
- 社会保険手続きの電子申請：ハーモス労務給与、ジョブカン労務HR、ez-GoV
- 従業員からの問い合わせ対応（AIアシスタント）：SmartHR
- 残業時間などのレポート作成：SmartHR
- ■導入範囲別
- 今の人事給与システムのまま労務管理を導入：XOLOGY労務
- 給与計算・勤怠管理とあわせて使う：ハーモス労務給与、KING OF TIME 人事労務、人事労務freee
労務管理システムのAIは何を自動化できる？
労務管理システムにおけるAIの役割は、ルールが決まっている作業の入力や確認を補助し、担当者が判断に集中できる環境を作ることです。まず、AIに任せやすい業務と、人が担うべき業務の境目を整理します。
AIに任せやすい定型の入力・確認作業
AIに任せやすいのは、書類の内容をデータに起こす作業や、入力内容に不足や矛盾がないかを確かめる作業です。入社時の情報登録や年末調整の申告内容の確認は、毎年同じ形式でくり返されるため、AIの補助と相性がよい業務です。
また、就業規則や手続き方法に関する問い合わせも、内容が似通う傾向があります。規程の文書をもとに回答を示す仕組みを使えば、担当者が同じ説明をくり返す負担を抑えられます。これらは件数が多いほど効果が見込める作業です。
人が判断を担う法令解釈と個別対応
一方で、法令の解釈が分かれる事案や、従業員一人ひとりの事情を踏まえた対応は、AIに任せられない業務です。休職や復職の判断、ハラスメントの相談、労使の協議などは、関係者への配慮と責任ある判断が求められます。
AIが示す情報は、担当者の判断を助ける参考資料と考えるのが適切です。判断が難しい事案では、社会保険労務士や弁護士といった専門家に相談する体制を整えておきましょう。AIを導入しても、最終的な責任は会社と担当者にある点は変わりません。
労務手続きを効率化するAI機能
労務手続きの分野では、書類の読み取り、年末調整の確認、提出書類の不備の指摘といった機能でAIが活用されています。いずれも担当者の確認作業を減らすことが目的です。搭載の有無や対象となる書類は製品によって異なるため、内容を確かめながら比べましょう。
入社書類の読み取りと入力の補助
入社手続きでは、従業員が提出した書類の内容をシステムに入力する作業が発生します。AI-OCRとは、紙や画像の文字をAIで読み取ってデータにする技術で、書類の写真から氏名や住所、口座情報を読み取り、入力欄に反映する機能に使われています。
読み取りの精度は、書類の写り具合や手書き文字の状態にも左右されます。読み取った内容をそのまま登録せず、従業員本人や担当者が確認してから確定させる流れにしましょう。修正した箇所が記録として残るかも、確認しておきたい点です。
年末調整の申告内容のチェック
年末調整では、従業員が入力した扶養控除や保険料控除の申告内容に、記入漏れや前年との食い違いがないかを確認する必要があります。AIや設定したルールを使って、確認が必要な項目を抽出する機能を備えた労務管理システムもあります。
抽出された項目を優先して確認すれば、全件を同じ手順で見直すよりも作業を絞り込めます。ただし、税制の改正によって確認すべき項目が変わる場合があります。改正への対応がどのように反映されるか、ベンダーの更新方針を確認しておくと安心です。
手続き書類の不備の指摘
社会保険や雇用保険の手続きでは、書類の記載内容に不備があると差し戻しが発生し、手続きが遅れる原因となります。入力内容の不足や形式の誤りを申請前に指摘する機能は、こうした手戻りを減らす手段の一つです。
電子申請に対応した労務管理システムでは、入力データから申請書類を作成し、そのまま提出まで進められる場合があります。不備の指摘がAIによるものか、決められたルールによるものかは製品によって異なるため、どのような項目を確認するのかを資料で確かめましょう。
問い合わせ対応と労働時間管理に使うAI
労務管理システムのAIは、手続きだけでなく、従業員からの問い合わせ対応や、長時間労働の兆候を把握する場面でも活用されています。担当者の対応負担を減らしながら、職場のリスクに早く気づくための仕組みとして紹介します。
規程にもとづく生成AIの回答
生成AIを使った問い合わせ対応は、就業規則や社内の手続き案内を読み込ませ、従業員の質問に文章で回答する機能です。「育児休業の申請方法」や「住所変更の手続き」といった質問に、時間を問わず対応できます。
ただし、生成AIは規程にない内容をもっともらしく回答する可能性があります。回答の根拠となる規程の箇所を示せるか、回答できない質問を担当者へ引き継げるかを確認しましょう。規程を改定した際に、AIが参照する文書もすぐに更新できる運用が欠かせません。
勤怠データからの長時間労働の兆候把握
勤怠管理システムと連携した労務管理システムでは、残業時間の推移や休日出勤の頻度から、長時間労働の兆候がある従業員を把握する機能が使われる場合があります。時間外労働の上限規制を超えるおそれがある段階で、管理者に通知できると対応が早まります。
データの傾向だけでは、業務量や体調といった背景まではわかりません。通知を受けたら管理者が本人と面談し、業務の配分を見直すなど、人による対応につなげることが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
労務管理でAIを使うときのリスクと対策
労務管理は法令と個人情報を扱う業務のため、AIを使う際には特有のリスクがあります。法改正への追随、機微な個人情報の管理、AIが誤った場合の備えという3点について、具体的な対策を整理しておきましょう。
法改正への追随と最終確認
労務の分野では、社会保険や労働時間に関する法令の改正が行われることがあります。AIの回答や確認ルールが改正前の内容のままだと、誤った案内や確認漏れにつながるおそれがあります。
対策として、法改正への対応がシステムにいつ、どのように反映されるかをベンダーに確認しておきましょう。社内でも、改正のたびにAIの回答内容や確認ルールを見直す担当と手順を決めておくと、更新漏れを防げます。
マイナンバーなど機微情報の管理
労務管理システムでは、マイナンバーや健康情報といった、特に慎重な取り扱いが求められる情報を管理します。AI機能を使う際に、これらの情報が外部のAIサービスに送信されるかどうかは、優先して確認したい論点です。
AIに渡すデータの範囲を設定で制限できるか、入力データがAIの学習に使われないかを確認しましょう。閲覧や操作の権限を担当者ごとに細かく設定できることも重要です。判断に迷う場合は、情報システム部門や個人情報の管理責任者に相談してください。
AIの誤りに気づくための仕組み
AIの読み取りや回答に誤りがあっても、気づかないまま手続きが進むと、後から訂正の手間が生じます。誤りを前提に、確認の工程と記録を残す仕組みを用意しておくことが大切です。
例えば、AIが処理した内容と担当者が確認した内容を区別して記録できるか、操作履歴をさかのぼって確認できるかを見ておきましょう。確認の手順を複数の担当者で共有しておけば、特定の担当者に依存しない運用につながります。
AI機能を重視した労務管理システムの比べ方
AI機能を重視して労務管理システムを選ぶ場合も、AIの有無だけでなく、周辺システムとの連携や管理のしやすさを含めて比べることが重要です。導入後に効果を確かめる方法もあわせて検討しておきましょう。
給与計算・勤怠管理とのデータ連携
長時間労働の兆候把握や手続き書類の作成は、勤怠や給与のデータと連携してこそ効果を発揮します。現在使っている給与計算システムや勤怠管理システムと、どの項目をどの方法で連携できるかを確認しましょう。
給与計算や勤怠管理とあわせて同じシリーズで導入すると、データの受け渡しの手間を減らせる場合があります。既存のシステムを使い続けたい場合は、連携の設定をどこまで支援してもらえるかも確かめておくと安心です。
試用期間での効果の見極め
AI機能の効果は、自社の書類や規程で使ってみないと判断しにくいものです。無料トライアルがある場合は、実際の問い合わせ例や過去の申告書を使い、AIの回答や抽出結果がどの程度役立つかを確かめましょう。
試用の前に、問い合わせ件数や手続きにかかる時間といった現状の数値を把握しておくと、効果を比べやすくなります。試用時は個人情報を含まないサンプルデータを使うなど、社内ルールに沿って進めてください。
手続きと問い合わせ対応で比べる労務管理システム一覧
AIの活用を考える前提として、入社手続きや年末調整、電子申請、問い合わせ対応のどこを効率化できるかを製品ごとに整理しました。給与計算・勤怠管理との連携もあわせて比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartHR | 入社手続きや年末調整をペーパーレス化。24時間365日回答する『AIアシスタント』で社内の問い合わせ対応を削減 |
| カオナビ労務 | 入社手続きのペーパーレス化や年末調整の記入・書類回収をオンラインで実施。人材情報を評価やスキルと一緒に管理 |
| ハーモス労務給与 | 勤怠データの集計から給与計算・明細発行までを一括処理。雇用契約書の作成や年末調整、社会保険手続きにも対応 |
| XOLOGY労務 | 文書配付や署名の回収、本人情報の収集をクラウドで行う労務管理サービス。使用中の人事給与システムのまま単独で利用可能 |
| ジョブカン労務HR | 入退社や年末調整、ストレスチェックなどの業務を効率化。社会保険手続きのペーパーレス化と電子申請に対応 |
| ez-GoV | e-Gov電子申請APIに対応した労務手続きクラウド。入退社や社会保険の電子申請から公文書の保管まで対応 |
| KING OF TIME 人事労務 | 入社手続きやWEB給与明細の発行、マイナンバー管理が可能。勤怠や給与と連携して一元管理できる |
| 人事労務freee | 労務手続きからマイナンバー、給与計算までを一元化。勤怠・給与と一気通貫で処理できる |
| e-AMANO人事届出サービス | 年末調整や給与明細などの手続きをクラウドで完結。各種給与ソフトと連携し、手入力を削減 |
| 奉行Edge 労務管理電子化クラウド | 社員の入社から退職までの手続きをペーパーレス化。奉行シリーズとの連携で総務・労務管理業務を定型化 |
| DirectHR | マイナンバーを伴う入社手続きや雇用契約書のやり取りをクラウドで電子化。必要な機能だけを選んで利用可能 |
| かんたん雇用契約forクラウド | 入社・契約更新・退職の雇用契約業務を電子化。勤怠・人事・給与システムとAPI・CSVで連携可能 |
労務手続きと問い合わせ対応を効率化する製品
入社書類の回収や年末調整、社会保険の電子申請、従業員からの問い合わせ対応など、記事で取り上げた業務を効率化できる労務管理システムを紹介します。AI機能の内容は製品ごとに異なるため、資料で対応範囲を確かめておきましょう。
SmartHR
- あらゆる労務業務をミスなく、 カンタンにペーパレス化
- すべての従業員にとって 使いやすく コミュニケーションが効率化
- あらゆるシーンで自然にデータが集まる・蓄まる
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社から退社までの労務管理を1つで完結できるクラウドサービスです。雇用契約や入社手続き、年末調整などをペーパーレス化し、住所変更や扶養変更の手続きにあわせて従業員データベースが自動で更新されます。24時間365日回答する『AIアシスタント』が社内からの問い合わせ対応を削減するほか、残業時間や有給取得率などのレポートをプリセットで作成できます。問い合わせ対応と労働時間の把握をあわせて見直したい企業に適しています。
カオナビ労務
- 入社手続きをペーパーレス化して大幅に工数削減
- 年末調整の記入や書類回収もオンラインでかんたん便利に
- 労務手続きで人材情報を一元化し、評価やスキルと一緒に管理可能
株式会社カオナビが提供する「カオナビ労務」は、従業員の入社から退社までの労務業務を支えるクラウドサービスです。入社手続きをペーパーレス化して工数を減らせるほか、年末調整の記入や書類回収もオンラインで行えます。労務手続きで集まった人材情報は一元化され、評価やスキルの情報と一緒に管理できるため、育成や配置などの人事施策にも活用可能です。入社書類の回収と年末調整の確認作業を軽くしたい企業に向いています。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、労務と給与の業務をシステム内で完結できるクラウドサービスです。勤怠データを自動で集計し、給与計算から明細発行までを一括で処理できます。雇用契約書の作成や年末調整、社会保険の届出、電子申請にも対応しており、大量の給与計算や社会保険手続きもまとめて処理可能です。従業員が直接入力できるフォームも柔軟に設計できるため、労務と給与を一体で効率化したい企業に適しています。
XOLOGY労務
- スマホで入社や申請の手続きがスムーズにでき、負担を削減
- 人事部門の管理がペーパーレスで楽に！リスクとタイムロスも削減
- 現在使用中の人事システムはそのままでXOLOGY労務単独で利用可能
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY労務」は、文書配付や署名の回収、本人情報の収集など、従業員と人事部門のやり取りを円滑にするクラウド型の労務管理サービスです。従業員はスマートフォンで入社や申請の手続きを進められ、人事部門は紙の管理を減らせます。使用中の人事給与システムはそのままで、必要な機能だけを単独で利用できる点も特徴です。今のシステム構成を変えずに、入社手続きなどの書類回収から電子化したい企業に向いています。
ジョブカン労務HR
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- 人事労務まわりの紙書類ゼロへ、電子申請も利用可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、社会保険手続きのペーパーレス化と電子申請に対応した労務管理システムです。入退社や年末調整、ストレスチェックなど幅広い労務業務を効率化でき、人事労務まわりの紙書類を減らせます。電話・メール・チャットでのサポートも用意されています。社会保険の手続きから年末調整までを1つのシステムで進め、紙の書類のやり取りを減らしたい企業にとって検討しやすい製品です。
ez-GoV
- e-Gov電子申請をオンラインで完結し労務業務を効率化
- 入退社・社会保険などの労務手続きを電子申請に対応
- CSV申請や申請書検索で電子申請業務を効率化
株式会社ASJが提供する「ez-GoV」は、e-Gov電子申請APIに対応した労務手続きのクラウドサービスです。入退社や社会保険などの労務手続きを電子申請でき、申請後の公文書の保管やダウンロードまで対応しています。CSVによる申請や申請書の検索機能も備えており、件数の多い電子申請業務を効率化できます。手続き書類の作成から提出、控えの管理までをオンラインでまとめたい企業に適しています。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、勤怠管理・人事給与システム「KING OF TIME」のシリーズ製品です。入社手続きやWEB給与明細の発行、マイナンバー管理などを行え、労務担当者の業務を軽減します。勤怠や給与のシステムと連携し、データを一元管理できる点も特徴です。データベースの二重化などのセキュリティ対策も講じられています。勤怠データと労務情報をつなげて管理したい企業に向いています。
人事労務freee
- 労務手続きからマイナンバー、給与計算を一元化
- 勤怠、給与とも一気通貫で業務効率化
- マイナンバーの収集、保管、利用、破棄までがクラウド上で完結
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、労務手続きからマイナンバー、給与計算までを一元化できるクラウドサービスです。勤怠と給与を一気通貫で処理できるため、システム間でデータを転記する手間を減らせます。マイナンバーの収集・保管・利用・破棄までをクラウド上で完結でき、機微情報の管理方法を整えたい企業にも適しています。給与計算・勤怠管理とあわせて労務管理を導入したい中小企業が検討しやすい製品です。
e-AMANO人事届出サービス （アマノ株式会社）
- 紙の申告書不要で手続きをペーパーレス化。
- スマホから年末調整や給与明細を確認可能
- 各種給与ソフトと連携し手入力を削減
奉行Edge 労務管理電子化クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 社会保険申請以外のほぼすべての労務管理手続きをペーパーレス化
- 「奉行シリーズ」連携であらゆる総務・労務管理業務を定型化！
- 24時間・365日監視で稼働率99.9％の安定稼働を実現！
DirectHR （株式会社エムケイシステム）
- 社員とのやり取りが必要な業務をカバーする6つの機能！
- 必要な機能だけを選択して最小コストで運用可能！
- 全国2600超の社労士事務所に使われる電子申請エンジン搭載！
かんたん雇用契約forクラウド （セイコーソリューションズ株式会社）
- 2024年4月法改正対応で有期雇用手続きを簡略化
- 認定タイムスタンプでコンプライアンスリスクを軽減
- 勤怠・人事・給与システムとAPI・CSV連携可能
まとめ
労務管理システムのAIは、入社書類の読み取りや年末調整の確認、規程にもとづく問い合わせ回答、長時間労働の兆候把握といった業務を補助します。ただし、法令の解釈や個別の対応は人が判断する領域であり、法改正への追随や機微情報の管理にも注意が必要です。給与計算や勤怠管理との連携も含めて比べ、自社にあう製品を選びましょう。資料請求で各製品のAI機能の範囲を確認してみてください。
