ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■行政への電子申請の方式別
- e-Govと連携して直接申請できる：ez-GoV、XOLOGY労務、ジョブカン労務HR、KING OF TIME 人事労務、ジンジャー人事労務(社保手続き)、アクセス・アイ
- 申請書類を紙でも出せる：マネーフォワード クラウド社会保険
- ■従業員情報の集め方別
- 従業員がスマートフォンから入力する：XOLOGY労務
- CSVファイルでデータを登録・連携する：ez-GoV、XOLOGY労務
- 勤怠管理・給与計算のデータとつなげて使う：KING OF TIME 人事労務、ハーモス労務給与、オフィスステーション、人事労務freee
労務管理システムの仕組みを全体像から理解する
労務管理システムは、入社や異動、退職といった労務手続きを、データの入力から行政への届出、書類の保管までひと続きで扱う仕組みです。まずは全体の流れと、紙の手続きとの違いを押さえましょう。
従業員データを起点にした書類作成の流れ
労務管理システムの中心にあるのは、氏名や住所、扶養家族、雇用形態などをまとめた従業員データです。入社手続きであれば、このデータから雇用保険の資格取得届や健康保険・厚生年金保険の資格取得届などの帳票が作られます。
住所変更や扶養の追加があった場合も、従業員データを更新すれば、その内容が関連する届出に反映される流れです。一度登録した情報を複数の書類で使うため、転記の回数が減り、記入漏れや書き写しの誤りを抑えやすくなります。
紙の手続きと比べて変わる工程
紙の手続きでは、従業員に書類を配って記入してもらい、回収後に担当者が内容を確認して届出書を作成し、窓口へ持参または郵送していました。労務管理システムでは、記入と回収がWebフォームへの入力に、届出書の作成が自動作成に、提出が電子申請に置き換わります。
ただし、内容の確認や判断が不要になるわけではありません。扶養の要件を満たしているか、届出が期限内に出せるかといった判断は担当者が行います。システムが担うのは、データの受け渡しと書類作成の部分だと考えるとよいでしょう。
従業員が自分で情報を入力する仕組み
労務管理システムには、従業員本人が自分の情報を入力する仕組みを備えた製品があります。担当者が招待を送り、従業員が入力し、担当者が確認するという3つの段階で情報が集まります。
招待メールとWebフォームでの情報収集
入社手続きでは、担当者が入社予定者のメールアドレスを登録し、システムから入力依頼を送るのが基本の流れです。入社予定者はスマートフォンやパソコンからWebフォームを開き、住所や口座情報、扶養家族などを入力します。
入力画面には必要な項目だけが並ぶため、紙の書類のようにどこに何を書けばよいか迷う場面が減ります。マイナンバーや基礎年金番号、本人確認書類の画像をあわせて提出できる製品もあるので、どこまでWebで集められるかを事前に確認しておきましょう。
担当者による確認と差し戻し
従業員が入力した内容は、そのまま届出に使われるのではなく、担当者の確認を経て確定します。入力漏れや明らかな誤りがあれば、コメントを付けて差し戻し、従業員に修正してもらう仕組みです。
確認の段階では、入力内容と本人確認書類の一致や、扶養に入れる家族の収入要件などを見ます。差し戻しや修正の履歴が残る製品であれば、誰がいつ何を直したのかを後から追えるため、担当者が交代した際の引き継ぎにも役立ちます。
在籍中の変更を従業員が申請する流れ
従業員の入力は入社時だけではありません。住所の変更や結婚による氏名の変更、扶養家族の追加といった在籍中の変更も、従業員が自分の画面から申請する仕組みを用意している製品があります。
申請された内容は担当者の確認を経て従業員データに反映され、必要な届出の作成につながります。従業員が申請画面の場所を把握していないと、変更が人事に伝わらないまま時間がたつ場合もあります。社内への案内方法や、紙での申請を残すかどうかもあわせて決めておきましょう。
労務管理システムから電子申請が届く仕組み
社会保険や雇用保険の届出は、行政の電子申請窓口であるe-Govを通じてオンラインで提出できます。労務管理システムはこの窓口とつながることで、作成した届出をシステムの画面から送れるようにしています。
e-Gov APIを使った届出の送信
e-Govには、外部のソフトウェアから申請データを送るためのAPI（システム同士をつなぐ窓口）が用意されています。API連携に対応した労務管理システムでは、作成した届出データを画面上の操作でe-Govへ送信できます。
対応していない製品では、申請用のデータを出力し、e-Govの画面などから別途提出する場合があります。なお、厚生労働省は2020年4月から、資本金1億円超の法人などを対象に、社会保険や労働保険の一部の手続きで電子申請を義務化しています。対象の企業は、自社の手続きがどちらの方式で行えるかを確認しておきましょう。
公文書の受け取りと従業員への配付
電子申請が受理されると、資格取得の確認通知書などが電子の公文書として返ってきます。労務管理システムでは、申請の進み具合を画面で確認し、届いた公文書を取得して保管するところまで扱えるのが基本です。
取得した公文書のうち従業員に渡す必要があるものは、システム上で本人が閲覧できるようにする方法があります。紙で印刷して手渡す手間が減る一方、受け取りを確認する手段も必要です。閲覧済みかどうかを確認できるか、導入前に確かめておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
書類の交付と保管を支える仕組み
労務管理システムは、行政への届出だけでなく、従業員に渡す書類や社内で保管する帳簿も扱います。ここでは、書類を電子で交付する流れと、法定帳簿や個人情報を保管する仕組みを紹介します。
雇用契約書や通知書を電子で交付する流れ
雇用契約書や労働条件通知書は、システム上のテンプレートに従業員データを差し込んで作成します。作成した書類は従業員に通知され、本人が内容を確認して同意すると、書類と同意の記録が保存されます。
労働条件通知書を電子で交付するには、本人が希望していることなど労働基準法施行規則の条件を満たす必要があります。電子での交付に同意を得る手順や、紙での交付を希望した従業員への対応も、社内で決めておきましょう。条件の詳細は厚生労働省の案内で確認できます。
法定帳簿と個人情報を保管する仕組み
労働者名簿や賃金台帳、出勤簿などの法定帳簿は、従業員データや勤怠・給与のデータをもとに作成し、電子データとして保管できます。保存期間が定められているため、退職者のデータを期間中に確認できる状態で残せるかが大切です。
マイナンバーは、ほかの従業員情報とは分けて管理し、閲覧できる担当者を限って運用します。アクセス権限の設定や操作ログの記録、保存期間後の削除といった仕組みがあるかを確認し、社内の取扱規程と照らしあわせておきましょう。
勤怠・給与と労務管理システムがつながる仕組み
労務管理システムで管理する従業員データは、勤怠管理や給与計算でも使われます。データの持ち方と受け渡しの方法によって、日々の運用の手間が変わるため、連携の仕組みも理解しておきましょう。
従業員マスタを他システムと同期する方法
連携の方法は、大きくCSVファイルの取り込みとAPIによる自動連携の2つです。CSVの場合は、労務管理システムから従業員情報を書き出し、勤怠管理や給与計算システムに取り込みます。APIの場合は、設定したタイミングにあわせてデータが自動で受け渡されます。
同じ提供会社のシリーズでまとめると、従業員マスタを共通で持てる場合があります。どのシステムを正とするか、つまり変更をどこで入力するかを決めておくと、システムごとに情報が食い違う状態を防ぎやすくなります。
連携エラーが起きたときの確認
連携では、項目の対応づけの誤りや必須項目の未入力、認証の期限切れなど、複数の要因でデータが反映されない場合があります。CSVでは文字コードや列の並びの違いで取り込みに失敗することもあります。
エラー時の通知機能や未反映データの確認方法、修正後の再実行への対応状況を導入前に確かめておきましょう。原因の切り分けが難しい場合は、連携元と連携先の両方のベンダーに問い合わせる体制を整えておくと、対応が滞りにくくなります。
電子申請までの流れで比べる労務管理システム一覧
従業員情報の入力から電子申請、書類の保管までの流れに沿って、前の章で見てきた仕組みを備えた製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ez-GoV | e-Gov電子申請APIに対応。入退社・社会保険の申請と公文書の保管に対応 |
| XOLOGY労務 | スマホからも入社手続きができる。既存の人事給与システムのまま利用可 |
| ジョブカン労務HR | 入退社・年末調整・ストレスチェックを効率化。電子申請にも対応 |
| KING OF TIME 人事労務 | 入社手続き・Web給与明細・マイナンバー管理。勤怠や給与と連携 |
| ジンジャー人事労務(社保手続き) | 社会保険手続きを書類作成から申請までWeb上で完結。従業員マスタを一元管理 |
| マネーフォワード クラウド社会保険 | 社会保険の書類作成と電子申請に対応。紙での申請も選べる |
| オフィスステーション | 労務手続き・年末調整・給与明細・勤怠をまとめて効率化 |
| ハーモス労務給与 | 勤怠データを集計し給与計算・明細発行まで。雇用契約書の作成にも対応 |
| 人事労務freee | 労務手続き・マイナンバー・給与計算を一元化。勤怠や給与と一気通貫 |
| アクセス・アイ | e-GovとAPI連携で電子申請を簡単にする。RPA・OCR導入も支援 |
手続きの流れに沿って選ぶ労務管理システム
従業員の入力、書類の作成、電子申請、他システムとの連携という流れのどこに強みがあるかに注目して、労務管理システムを紹介します。
ez-GoV
- e-Gov電子申請をオンラインで完結し労務業務を効率化
- 入退社・社会保険などの労務手続きを電子申請に対応
- CSV申請や申請書検索で電子申請業務を効率化
申請データがe-Govへ渡る段階に注目するなら、株式会社ASJが提供する「ez-GoV」が選択肢です。e-Gov電子申請APIに対応した労務管理クラウドで、入退社や社会保険の電子申請から公文書の保管・ダウンロードまでを扱います。CSVでの申請や申請書の検索にも対応しており、電子申請から公文書の保管までをまとめて扱いたい企業が検討しやすい製品です。
XOLOGY労務
- スマホで入社や申請の手続きがスムーズにでき、負担を削減
- 人事部門の管理がペーパーレスで楽に！リスクとタイムロスも削減
- 現在使用中の人事システムはそのままでXOLOGY労務単独で利用可能
従業員から情報や署名を集める入口を整えたい場合、さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY労務」が候補です。文書配付や署名の回収、本人情報の収集を担うクラウド型の労務管理サービスで、スマートフォンからも入社や申請の手続きを進められます。使用中の人事給与システムはそのままに、必要な機能だけを組み合わせて使えます。
ジョブカン労務HR
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- 人事労務まわりの紙書類ゼロへ、電子申請も利用可能！
社会保険の手続きを紙から電子へ移す流れを作るなら、株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」が候補です。入退社の手続きや年末調整、ストレスチェックといった労務業務を自動化・効率化でき、書類をペーパーレスにして電子申請まで進められます。ジョブカンシリーズの一つで、電話・メール・チャットのサポートも用意されています。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
勤怠や給与のデータと同じ基盤で労務手続きを動かしたい企業には、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」が選択肢です。入社手続きやWeb給与明細の発行、マイナンバーの管理に対応し、勤怠・給与との連携で一元管理しやすくなります。KING OF TIMEシリーズの製品で、データベースの二重化などのセキュリティ対策も備えています。
ジンジャー人事労務(社保手続き)
- 面倒な労務関連業務の手続きがラクになる!
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 月800円/1名で豊富な機能をご提供
社会保険の届出に絞って電子化を始めるなら、jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務(社保手続き)」が候補です。各種手続きをオンライン化し、書類の作成から申請までをWeb上で完結できます。従業員マスタを一元管理し、履歴や最新情報をオンラインで確認できるため、届出の元データを一か所にまとめる運用に向きます。
マネーフォワード クラウド社会保険
- 作成した書類は電子申請も紙の申請もOK
- 従業員ごとの対応状況管理ができる
- 料率改定や申請様式の変更にも自動アップデートで対応
電子申請と紙の申請を使い分けたい場合、株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド社会保険」が選択肢です。社会保険手続きに必要な書類の作成から提出までを支援し、電子申請と紙の申請の両方に対応しています。従業員ごとの対応状況を一元管理するほか、料率の改定や申請様式の変更にも自動アップデートで対応します。
オフィスステーション
- 労務管理クラウドシェアNo.1の豊富な導入実績
- 初心者でも迷わず使えるシンプルな操作設計
- 人事労務業務をまるごと効率化
入力から申請、明細の配付までを同じ製品で扱いたいなら、株式会社エフアンドエムが提供する「オフィスステーション」が候補です。労務手続き、年末調整、給与明細、勤怠といった人事労務業務をまとめて効率化できるクラウドシステムです。操作設計がシンプルなので、初めて労務管理システムを使う担当者も画面で迷いにくい点に特徴があります。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
勤怠から給与までデータを引き継ぐ流れを重視するなら、株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」が選択肢です。勤怠データを自動で集計し、給与計算から明細の発行までを一括で処理できます。雇用契約書の作成や年末調整にも対応し、従業員が直接入力できるフォーム設計で情報の収集を進められます。入社から給与までの手続きを同じデータでつなげたい企業が検討しやすい製品です。
人事労務freee
- 労務手続きからマイナンバー、給与計算を一元化
- 勤怠、給与とも一気通貫で業務効率化
- マイナンバーの収集、保管、利用、破棄までがクラウド上で完結
労務手続きのデータを給与計算までつなげたい企業には、フリー株式会社が提供する「人事労務freee」が候補です。労務手続きとマイナンバー、給与計算を一元化し、勤怠・給与とも一気通貫で扱えます。マイナンバーの収集、保管、利用、破棄までクラウド上で完結できる点も、個人情報を扱う運用で役立ちます。入力された情報を給与側でも使い回したい企業に向く製品です。
アクセス・アイ （アクセス・アイ株式会社）
- e-GovとAPI連携で電子申請を簡単にします。
- 労務手続きを効率化し業務を支援
- RPA・OCRソフトの導入を支援
まとめ
労務管理システムの仕組みは、従業員が入力した情報を一つのデータとして持ち、さまざまな手続きに使い回す点にあります。そのデータが届出書や契約書の作成、e-Govを通じた電子申請、公文書や帳簿の保管、勤怠管理や給与計算との連携に使われます。どこまでをシステムに任せ、どこを担当者が判断するのかを整理しておくと、自社に必要な範囲が見えてきます。電子申請の方式や連携方法は製品によって異なるため、資料請求で複数の労務管理システムを比較してみてください。
