ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■会議の形態別
- 発表者と参加者の画面を連動させて進める会議：MetaMoJi Share for Business、ABookBiz
- 遠隔地の参加者とも資料に書き込みながら進める会議：MetaMoJi Share for Business
- 取締役会や役員会議：MetaMoJi Share for Business、Nasdaq Boardvantage
- アカウントを持たない社外の参加者を招く会議：スマートセッション
- ■提供形態別
ペーパーレス会議システムの乗り換えを考える場面
ペーパーレス会議システムの乗り換えは、端末の更新、会議の開き方の変化、運用負担の増加といった場面で検討されます。きっかけによって、乗り換え先に求める条件が変わるため、自社の状況を整理しておきましょう。
タブレット端末の更新とOSへの対応
会議で使うタブレット端末を買い替える時期は、システムを見直す機会の一つです。新しい端末やOSのバージョンに現在のシステムが対応していない場合、専用アプリが動かなくなる可能性があります。
また、端末を会社で貸し出す運用から、参加者自身の端末やパソコンで閲覧する運用へ変える場合も、対応する端末の種類を確認する必要があります。端末の更新計画とシステムの対応状況をあわせて確認し、乗り換えの時期を決めましょう。サーバの保守期限が近いオンプレミス型を使っている場合は、クラウド型へ移すかどうかもあわせて検討する機会です。
オンライン会議との併用の広がり
会議室の出席者とオンラインの参加者が混在する会議では、同じ資料の同じページを全員で見られるかが進行のしやすさに影響します。現在のシステムが会議室内での利用を前提にしている場合、オンライン参加者への資料共有が別の手段になることがあります。
乗り換え先を検討する際は、発表者の画面にあわせて参加者の表示を切り替える機能が、オンライン参加者にも使えるかを確認しましょう。利用中のWeb会議システムとの併用方法も、検討の材料です。
会議体の増加と事務局の負担
ペーパーレス会議の対象を、一部の会議から全社の会議へ広げると、資料の登録や参加者の設定にかかる事務局の作業が増えます。資料の登録が特定の担当者にしかできない状態も、運用上の課題です。
こうした負担が乗り換えのきっかけであれば、乗り換え先では、資料の一括登録や会議の複製、部署ごとの管理者設定ができるかを確認しましょう。作業手順を複数の担当者で共有できる仕組みかどうかも大切な判断材料です。
過去の会議資料と書き込みの扱い
ペーパーレス会議システムを乗り換える際に判断が難しいのが、過去の会議資料と、出席者が資料に残した書き込みの扱いです。移す範囲と保管方法を、文書の保存ルールとあわせて決めましょう。
過去資料を移す範囲の決め方
過去の会議資料をすべて新しいシステムへ移すと、作業量と保存容量が大きくなります。そこで、直近の一定期間の資料や、継続審議中の議題の資料など、新しいシステムで閲覧する必要がある範囲に絞る方法があります。
移さない資料は、旧システムから書き出して社内のファイルサーバや文書管理システムに保管します。旧システムで一括の書き出しができるか、会議名や日付でフォルダ分けされた形で取り出せるかを、契約が続いているうちに確認しましょう。
個人の書き込みやメモの扱い
出席者が資料に書き込んだ手書きのメモやマーカーは、システムによって保存のされ方が異なり、新しいシステムへ移せない場合があります。書き込みを資料と一体の画像やPDFとして書き出せるかを、旧システムの提供会社に確認しましょう。
書き込みを残す必要があるかは、出席者の意向も踏まえて決めます。必要な人には、乗り換え前に自分で書き出してもらう期間を設けるなど、移行できない前提での案内を用意しておくと、切り替え後の問い合わせを減らせます。
文書の保存規程との関係
取締役会の資料や議会の資料など、社内規程や条例などで保存期間が定められている文書もあります。乗り換えで保存場所が変わっても、定められた期間は確実に参照できるようにしておく必要があります。
保存規程を管理する部署に確認し、どの資料を、どこに、いつまで保管するのかを一覧にまとめましょう。保管期限が過ぎた資料の削除方法と、削除の記録の残し方もあわせて決めておくと、乗り換え後の管理を続けやすくなります。
会議体ごとの設定をペーパーレス会議システムへ移す
過去資料の扱いが決まったら、会議体ごとの参加者や権限、資料配信のルールを新しいペーパーレス会議システムに設定します。旧システムの設定を一覧にしてから移すと漏れを防げます。
参加者と閲覧権限の設定
会議体ごとに、参加者、事務局、閲覧のみの関係者といった役割を整理し、新しいシステムで同じ権限を設定します。役員会の資料のように閲覧者を限定する会議は、権限の設定を誤ると関係のない人が閲覧できてしまうおそれがあります。
設定後は、役割ごとのテスト用アカウントで、見えるべき資料だけが表示されるかを確認しましょう。人事異動のたびに参加者を更新する手順と担当者も決め、複数の事務局員で対応できるようにしておきます。
資料の配信時期と差し替えのルール
資料を会議の何日前に配信するか、配信後に資料を差し替える場合にどう知らせるかといったルールも、新しいシステムで再現します。差し替え前の資料が残っていると、参加者が古い資料を見て議論が食い違う可能性があります。
乗り換え先で、差し替えの通知や版の管理ができるかを確認しましょう。会議中に配る追加資料や、会議後に回収・閲覧停止する資料の扱いも、旧システムでの運用と同じようにできるかを事前に試しておきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でペーパーレス会議システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
出席者が戸惑わない乗り換えの進め方
ペーパーレス会議システムの乗り換えでは、ITに慣れていない出席者も含めて、全員が会議当日に問題なく資料を開けることが目標です。練習の機会と、万一の備えを用意して進めましょう。
事務局による練習会議の実施
本番の会議で使う前に、事務局のメンバーで練習会議を開き、資料の登録から配信、会議中のページ送り、会議後の閲覧停止までを一通り試します。旧システムとの操作の違いは、手順書に書き込んでおきましょう。
次に、影響の小さい社内会議から新しいシステムに切り替え、参加者の反応を確認します。取締役会や議会など重要な会議は、こうした試行を経てから切り替えると、当日の混乱を抑えやすくなります。
切り替え直後の紙資料と支援体制
切り替え直後の会議では、端末の不具合や操作の迷いに備え、紙の資料を少部数用意しておくと安心です。紙との併用期間を設け、出席者が慣れてから紙の配布をやめる段階的な進め方もあります。
会議の開始前には、事務局が操作の質問に答えられる時間を設けましょう。年配の出席者や、端末の操作に不安がある人には、個別の説明会を開くことも有効です。よくある質問は手順書に追記して共有します。出席者からの要望は記録し、設定や運用の見直しに生かしましょう。
乗り換え後に見直す会議資料のセキュリティ
ペーパーレス会議システムでは、機密性の高い資料を端末で持ち歩けるようになるため、乗り換えを機に資料の取り扱いルールも見直しましょう。持ち帰り閲覧と端末紛失への備えが中心です。資料を保管する場所が、提供会社のクラウド型か自社サーバに置くオンプレミス型かによっても、確認する点が変わります。
持ち帰り閲覧と閲覧期限の設定
会議の前後に資料を自宅や出張先で閲覧できるようにする場合、閲覧できる期間や、資料の保存・印刷・転送を許可するかを決めます。オフラインで閲覧できる設定にすると、端末内に資料が残る点にも注意が必要です。
乗り換え先で、会議ごとに閲覧期限を設定できるか、期限後に端末内の資料が自動で消える仕組みがあるかを確認しましょう。設定は会議の重要度に応じて分け、ルールとして文書化しておきます。
端末を紛失した場合の対応手順
資料を保存した端末を紛失した場合に備え、連絡先と対応の手順を決めておきます。管理画面から該当する利用者のアカウントを止められるか、端末内の資料を遠隔で消去できるかは、システムや端末管理の仕組みによって異なります。
端末の管理にMDM（モバイル端末を一括で管理する仕組み）を使っている場合は、その運用とあわせて手順を整えましょう。紛失時の連絡を受けてから対応を終えるまでの記録を残しておくと、事後の報告にも役立ちます。
乗り換え候補のペーパーレス会議システム一覧
乗り換え先を選ぶときは、会議の形態に加えて、端末の扱い方や提供形態が自社の運用にあうかも確認しましょう。この記事で紹介するペーパーレス会議システムの特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| スマートセッション | 会議や研修などをペーパーレス化。オンプレミスとクラウドから選べ、ユーザー登録数は無制限 |
| MetaMoJi Share for Business | 参加者全員が同じ資料へ同時に書き込める会議支援アプリ。ログアウト時に端末から資料を削除 |
| Nasdaq Boardvantage | 取締役会など役員の会議資料を安全に共有・管理するボードポータル |
| ABookBiz | 紙の会議資料をデジタル化して一元管理。発表者と参加者の端末画面を連動できる |
| SideBooksクラウド本棚 | 多彩なメモや通知、検索の機能を備えたクラウド型のペーパーレス会議システム |
会議資料の移行と運用を見直せるペーパーレス会議システム
乗り換えでは、過去資料をどこまで移すかに加えて、会議体ごとの権限設定や端末紛失時の対策を新しいシステムでも再現できるかが大切です。対面中心か、遠隔地との会議や役員会議にも使うかを踏まえて比較してください。
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、会議や研修、セミナー、株主総会、商談などのさまざまな場面をペーパーレス化できるシステムです。マニュアルを見なくても操作しやすいシンプルな画面を重視しており、端末の操作に慣れていない出席者がいる会議でも導入しやすいでしょう。ライセンスは同時に会議へ参加する端末の数で契約し、ユーザー登録数は無制限です。提供形態はオンプレミスとクラウドから選べ、アカウントがなくても参加できるゲスト招待機能も備えています。
MetaMoJi Share for Business
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットやPCで会議資料を共有し、参加者全員が同じ資料にリアルタイムで書き込めるクラウド型の会議支援アプリです。役員会議や遠隔地との会議、資料のレビューといった場面を想定しており、司会者による画面制御やチャット、誰の書き込みかを確認する機能を備えています。ログアウト時に端末からユーザー固有の情報を削除する機能もあり、1人1台でないタブレット環境でも運用しやすくなっています。
Nasdaq Boardvantage （Nasdaqテクノロジー株式会社）
- 承認など役員業務の自動化を実現したペーパーレス会議システム
- ドキュメントは無制限にアップロード可能、容量追加等の課金なし
- 顧客数4,000社以上！代表的な日本大手企業での実績
ABookBiz （株式会社エージェンテック）
- 紙資料をデジタル化して一元管理！会議準備の負担を大幅軽減！
- 発表者・参加者の端末画面を連動し会議の活発度を向上可能！
- 動画や画像をすぐに表示！紙と同じく書き込みもOK！
SideBooksクラウド本棚 （東京インタープレイ株式会社）
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能！
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能！
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心！
まとめ
ペーパーレス会議システムを乗り換えるときは、過去の会議資料を移す範囲と、移せない場合がある書き込みの扱いを、文書の保存規程とあわせて先に決めましょう。会議体ごとの権限や配信ルールを設定し、練習会議と紙の併用期間を経て切り替えると、出席者の戸惑いを抑えられます。乗り換え後は持ち帰り閲覧や端末紛失の手順も見直しましょう。資料請求で会議の形態や提供形態に適したペーパーレス会議システムを比較し、自社の運用に適した製品を選んでください。
