ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■重視するセキュリティ対策別
- 端末に資料を残さない設定：MetaMoJi Share for Business
- 端末からの資料の自動削除：MetaMoJi Share for Business
- 認証の強化・アクセス制限：Nasdaq Boardvantage、ABookBiz、SideBooksクラウド本棚、スマートセッション
- データの暗号化：Nasdaq Boardvantage、ABookBiz、SideBooksクラウド本棚、MetaMoJi Share for Business
- ■提供形態別
ペーパーレス会議システムで守る情報とリスク
ペーパーレス会議では、経営計画や人事案、決算前の数値など、外部に出せない資料を扱う場面があります。まずは、紙の会議と比べてリスクがどう変わるのかを整理しましょう。
紙の会議資料と比べたリスクの違い
紙の会議資料には、印刷した部数の管理や、会議後の回収漏れ、机の上への置き忘れといったリスクがあります。ペーパーレス会議システムに移行すると、資料を印刷しないため、こうした物理的な紛失は減らせます。
一方で、資料がデータになることで、ネットワーク経由の不正アクセスや、端末からのデータの持ち出しといった別のリスクが生じます。ペーパーレス化でリスクがなくなるわけではなく、リスクの種類が変わると考えて対策を立てることが大切です。
想定される漏えいの経路
ペーパーレス会議で資料が漏えいする経路としては、出席者以外による資料の閲覧、端末の紛失や盗難、IDとパスワードの使い回しによる不正ログイン、画面の撮影などが考えられます。
これらは、システムの設定だけで防げるものと、運用ルールで補う必要があるものに分かれます。例えば、閲覧権限や暗号化はシステムで対応できますが、画面の撮影を完全に防ぐのは難しい場合があります。経路ごとに、どの対策で守るかを決めておきましょう。
会議の前後で資料を守るペーパーレス会議のセキュリティ機能
ペーパーレス会議システムのセキュリティ機能は、会議の前、会議中、会議後のそれぞれで資料を守る役割を持ちます。製品によって対応範囲が異なるため、自社の会議にあわせて確認しましょう。
会議体ごとの閲覧権限の設定
閲覧権限の設定は、資料を見られる人を限定するための基本的な機能です。取締役会や経営会議など、会議体ごとに参加者を登録し、その会議の資料は参加者だけが閲覧できるように設定します。
製品によっては、同じ会議でも資料ごとに閲覧できる人を分けたり、ダウンロードや印刷を禁止したりできるものもあります。人事案のように一部の出席者にだけ見せたい資料がある場合は、資料単位で権限を設定できるかを確認しておきましょう。
端末にデータを残さない設定
タブレットやパソコンに資料のデータが残っていると、端末を紛失したときに資料が漏えいするおそれがあります。ペーパーレス会議システムには、資料を端末に保存せず、サーバー上のデータを閲覧するだけにする設定を持つものがあります。
共用のタブレットを会議室で使い回す場合は、この設定が特に役立ちます。ただし、端末にデータを残さない設定では、通信環境が悪い場所で資料が開けない可能性もあります。会議を行う場所の通信環境もあわせて確認しておきましょう。
閲覧期限と会議後の資料削除
会議が終わったあとも資料をいつでも見られる状態にしておくと、不要になった資料が長く残り、漏えいのリスクが続きます。閲覧期限を設定したり、会議の終了後に資料を削除したりする機能があると、資料を必要な期間だけ公開できます。
一方で、議事録を作ったり後日に確認したりするために、資料を残しておきたい場合もあります。会議体ごとに保管期間を決め、削除してよい資料と保管が必要な資料を分けて扱いましょう。
通信・保管・認証で備えるペーパーレス会議のセキュリティ
資料を見られる人を絞っても、通信の途中やサーバーへの不正ログインで情報が漏れては意味がありません。システムの基盤部分で確認したいセキュリティ対策を3つ紹介します。
通信と保存データの暗号化
暗号化とは、データを第三者が読めない形に変換して守る仕組みです。ペーパーレス会議システムでは、端末とサーバーの間の通信を暗号化することに加え、サーバーや端末に保存されるデータを暗号化しているかも確認したい点です。
通信の暗号化だけでは、サーバーや端末からデータが持ち出された場合に中身を読まれる可能性があります。導入前に、通信と保存データのそれぞれでどのような暗号化を行っているかを提供元に確認しましょう。
ログイン認証と接続元の制限
IDとパスワードだけのログインでは、パスワードが流出すると、第三者が不正にログインするおそれがあります。パスワードに加えて、スマートフォンに届く確認コードなどを組み合わせる多要素認証に対応しているかを確認しましょう。
あわせて、社内ネットワークなど特定の場所からだけ接続を許可するIPアドレス制限や、登録した端末だけで利用できる設定があると、不正なアクセスの入口を減らせます。社外から参加する役員がいる場合は、その利用方法も考慮して設定を決めます。
操作ログの記録と確認
操作ログとは、誰がいつどの資料を開いたか、ダウンロードしたかなどの記録です。万が一、資料の漏えいが疑われるとき、ログがあれば原因の調査や影響範囲の確認に役立ちます。
ログを記録するだけでなく、管理者が定期的に確認できる画面があるか、保存期間がどの程度かも確認しておきましょう。ログを確認する担当者を複数置き、確認の頻度をルールとして決めておくと、異常に気づきやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でペーパーレス会議システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
タブレット端末と出席者の運用ルール
システムの機能だけでは、ペーパーレス会議の情報を守りきれない場面もあります。端末の管理方法や、社外の出席者の扱いなど、運用ルールで補いたい点を整理します。
端末を紛失したときの対応手順
会議用のタブレットを紛失した場合に備え、誰に報告し、どのような対応をとるかを事前に決めておきましょう。対応が遅れるほど、端末内の情報が第三者に見られるおそれが高まります。
端末を一元管理するMDM（モバイルデバイス管理）を使えば、紛失した端末を遠隔でロックしたり、データを消去したりできる場合があります。あわせて、ペーパーレス会議システム側で、その端末やアカウントからの利用を停止できるかも確認しておくと安心です。
社外役員やゲスト参加者の扱い
社外取締役や顧問、取引先などの社外の参加者が会議に出席する場合は、社員とは別の権限で資料を見せる設定が必要です。社外の参加者に社内向けのアカウントを発行すると、本来見せる必要のない資料まで閲覧できてしまうおそれがあります。
ゲスト用のアカウントで閲覧できる資料を限定する、会議の期間だけ有効なアカウントを発行するなどの方法があります。社外の参加者が個人の端末を使う場合のルールも、あらかじめ決めておきましょう。
画面撮影や資料の持ち出しへの対策
出席者がスマートフォンで画面を撮影すると、システムの機能だけで防ぐのは難しい場合があります。製品によっては、画面に閲覧者の名前を透かし文字で表示し、撮影された場合に誰の画面かわかるようにする機能を持つものもあります。
あわせて、機密性の高い会議では私物の端末の持ち込みを控えてもらうなど、会議の進め方をルールとして定めておきましょう。ルールは出席者へ事前に周知し、守られているかを定期的に見直すことが大切です。
提供形態別にみるセキュリティの確認点
ペーパーレス会議システムには、提供事業者のサーバーを使うクラウド型と、自社のサーバーで運用するオンプレミス型があります。提供形態によって、自社が担うセキュリティ対策の範囲が変わります。
クラウド型で確認したい事業者の管理体制
クラウド型では、サーバーの管理やソフトウェアの更新を提供事業者が担います。そのため、事業者のセキュリティ管理体制を確認することが重要です。情報セキュリティの国際規格であるISO/IEC 27001の認証や、政府情報システム向けのクラウド評価制度であるISMAPへの登録状況は、確認材料の一つです。
あわせて、データを保管するデータセンターの所在地や、契約終了時のデータの扱いも確認しておきましょう。認証の取得は対策の目安であり、自社の要件を満たすかどうかは個別に確認が必要です。
オンプレミス型で自社が担う範囲
オンプレミス型では、資料を自社のサーバー内で管理できるため、社外のサービスにデータを預けられない企業でも導入を検討できます。一方で、サーバーの脆弱性対策やバックアップ、アクセス制御などは自社で担う必要があります。
導入前に、更新プログラムの適用やログの確認を誰が担当するかを決めておきましょう。自社だけで運用が難しい場合は、保守サービスでどこまで支援を受けられるかを提供元に確認しておくと安心です。
セキュリティ機能で見るペーパーレス会議製品
資料を端末に残さない仕組みや認証、暗号化など、セキュリティに関する特徴で比べられるように、この記事で紹介する製品をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| スマートセッション | クラウドやオンプレミスで提供。SAML認証に対応し、ゲスト招待もできる |
| MetaMoJi Share for Business | ログアウト時に端末からデータを削除。暗号化通信やパスワード設定に対応 |
| ABookBiz | 端末に保管された資料は暗号化。ID認証や権限設定にも対応 |
| Nasdaq Boardvantage | AES256による暗号化と多要素認証を採用。資料の権限は5段階で設定 |
| SideBooksクラウド本棚 | 4点認証で不正アクセスを防ぎ、ファイルの暗号化にも対応 |
資料漏えい対策の観点で選ぶ製品
会議資料を扱うペーパーレス会議では、端末に資料を残さない設計、認証、暗号化、削除の仕組みが選定の軸です。提供形態とあわせて、各製品が備える対策を紹介します。
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、会議や研修、株主総会などをペーパーレス化するシステムです。クラウド版のほか、オンプレミスやパッケージソフトでも提供されており、自社のセキュリティ方針にあわせて提供形態を選べます。SAML認証に対応し、ISO/IEC 27001とISO/IEC 27017の認証を取得しているほか、アカウントなしで参加できるゲスト招待機能も備えています。
MetaMoJi Share for Business
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットやPCで使えるクラウド型の会議支援アプリです。ログアウト時に端末のユーザー固有の情報をサーバーへ保存したうえで端末から削除するため、1人1台でないタブレット運用でも資料を端末に残しにくくなります。ユーザー認証や暗号化通信、シェアノートへのパスワード設定、端末からの資料の自動削除にも対応しています。
ABookBiz （株式会社エージェンテック）
- 紙資料をデジタル化して一元管理！会議準備の負担を大幅軽減！
- 発表者・参加者の端末画面を連動し会議の活発度を向上可能！
- 動画や画像をすぐに表示！紙と同じく書き込みもOK！
Nasdaq Boardvantage （Nasdaqテクノロジー株式会社）
- 承認など役員業務の自動化を実現したペーパーレス会議システム
- ドキュメントは無制限にアップロード可能、容量追加等の課金なし
- 顧客数4,000社以上！代表的な日本大手企業での実績
SideBooksクラウド本棚 （東京インタープレイ株式会社）
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能！
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能！
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心！
まとめ
ペーパーレス会議システムのセキュリティは、閲覧権限や端末にデータを残さない設定、暗号化、多要素認証、操作ログといった機能で守るものです。あわせて、端末の紛失対応や社外参加者の扱いなどの運用ルールも欠かせません。クラウド型かオンプレミス型かで自社が担う範囲も変わります。ペーパーレス会議の資料請求を活用し、自社の会議にあうセキュリティ機能を比べてください。
