導入前に知っておきたい給与計算システムの基本
給与計算システムを導入を検討するなら知っておきたい基本を解説します。
給与計算システムの種類
給与計算システムは、大きく分けて次の3種類に分類できます。
1．給与計算専門のパッケージソフト
給与計算に特化したパッケージソフトです。低価格なものが多く、比較的導入しやすいことが大きなメリットです。保険料の天引きや年末調整など、給与関連の処理のみを効率化したい場合におすすめです。デメリットは、他業務のシステムとの相性や連携がよくない場合もあるということです。
2．人事・勤怠管理関連のサブシステム
すでに人事システムや勤怠管理システム、経費精算システムを導入している場合、それらと連携するサブシステムを導入するのがおすすめです。タイムカードのデータや交通費などの経費データと紐づけることが可能で、経理業務の大幅な効率化が期待できます。同系列のシステムですから、操作性も近いため、スムーズに運用を始めることもできます。
3．ERPのモジュール
基幹システムであるERPのなかには、給与計算モジュールを単体で提供しているものがあります。このタイプのメリットは必要に応じて同一パッケージを追加していくことが可能なことです。将来的にERPを導入したい企業におすすめです。
それぞれのシステムの特徴や強みを、自社の環境やニーズ、予算に合わせて選ぶことが大切です。
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給与計算システムの導入メリット
給与計算システムは、経理の業務を効率化します。ここでは、給与計算システムを導入した際のメリットを紹介します。
給与計算業務の効率化
給与計算システムは、パートや契約社員、正社員などの雇用形態に対応して、毎月の給与計算から年末実務、税金や控除、その他不定期なものまで処理します。あらゆる給与計算業務を一元的に実施する機能をもっているので、給与計算業務の効率化につながります。
法改正への対応
給与計算システムは、社会保険や税制改正などの法改正へ自動で対応がなされる製品が多いです。法改正への対応漏れによる計算業務のミスを防ぐことが可能となります。
他システムの連携性
給与計算業務は、タイムレコーダーや勤怠管理システムとの連携ができるため、給与計算業務で時間や工数がとられてしまう集計作業を削減することができます。
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給与計算システム導入時に意識すべき６つの選定ポイント
では、給与計算システムの導入を検討する前に、どのような点に注意し、どのように候補製品を選択していくべきなのでしょうか。実際の選ぶポイントを見てみましょう。
１．導入目的を明確にする
給与計算システムを導入する場合、どのような情報を管理したいのか？ その情報をどのように加工してどのようなデータを得たいのか？ そのためにどのような機能を自社で必要としているのか？ など、まずは導入の目的を明確にすることが肝心です。
２．製品のコンセプトを知る
製品にはそれぞれにコンセプトがあります。これを知ることで、自社が必要としていることや目的に近い製品を選び取ることができます。また、少々コンセプトはずれるけれど、必要な機能はある程度そろっているという場合には、必要な機能を追加開発することで、機能面の過不足を補うこともできます。
３．優先順位を明確にする
自社がもっとも重要視しているポイントは何であるか、また、その数々のポイントの優先順位を明確にすることが大切です。優先順位をつけることで、どの機能が必須で、どの機能が不要なのか、がおのずと見えてきます。
迷ったら、自社がもっとも重要視しているポイントは何か、どのような人事制度の下で動かす給与計算システムを求めているのかを、あらためて振り返ってみましょう。
４．業務プロセスを見直す機会にする
給与計算システムを導入する際は、人事の業務プロセスを見直すチャンスです。
これまでの業務プロセスが最良であったのか、他にももっと効率の良い方法があるのではないかということを見極めることができます。多くのユーザー企業の業務プロセスをカバーしているパッケージ製品の機能を参考にすることもできるでしょう。
５．既存システムとの連携
どのようなシステムを導入する際にも、ぜひとも押さえておきたいのは、すでに導入している周辺システムなどとの連携はいかに行えるのかという点です。
既存システムとの連携を考えるのであれば、そのために必要な追加開発の範囲はどの程度なのかも確認しておきましょう。
６．セキュリティ対策
給与計算システムには、当然、重要な人事情報が含まれることになります。パスワードでの保護はもちろんのこと、いつ誰がどの情報にアクセスしたかを追跡できるアクセスログ収集機能を搭載しているシステムもあります。
セキュリティ面での精査は欠かさず行いましょう。
給与計算システム導入後の5つのステップ
ここでは、給与計算システム導入後に失敗しない活用をするために、意識すべきStepを紹介します。
Step1．計算式の設定
給与計算システムを導入しただけでは、給与計算を始めることはできません。大きく5つのステップでの準備作業が必要となります。
最初のステップは、給与計算そのものを実行するための計算式の定義です。計算式に含まれる要素は以下の通りです。
- ●職種・役職・雇用形態（正社員、派遣、パートタイマー、アルバイト）
- ●勤怠状況（遅刻、欠勤など）
- ●各種手当（住宅手当、家族手当、通勤手当など）
- ●所得税・住民税など直接費
- ●社会保険料（健保、介護、年金、雇用保険など）
- ●その他（財形貯蓄、持株拠出額、労働組合費）など
月によってはイレギュラーな処理が必要なことがあるので考慮が必要です。たとえば、毎年6月に昇給差額遡及支払があるといったケースです。
グループ会社の給与計算を本社の管理部門で行う場合には、さらに複雑になるので注意が必要です。健保組合や年度開始月、給与締日・支払日の違いなどがあり得るからです。
Step2．データの入力
2番目のステップでは、給与計算に必要な各種マスタを登録し、データを入力します。
マスタ登録するデータには、給与明細に出力する項目、社会保険事業所の情報、税率などがあります。さらに、グループ会社の給与計算も行うのであれば、それぞれの法人の情報も登録する必要があります。給与計算で最も重要なデータは社員の個人データです。氏名・職種・役職・雇用形態・所属部門・給与振込口座などの基本情報のほか、勤務年数・家族構成・勤怠データ・住所など給与計算に必要なデータも入力する必要があります。
マスタや個人データは、手入力する項目もありますが、多くの部分は人事システムや勤怠システムなど他のシステムからデータを取り込むことになります。
Step3．セキュリティ設定
3番目のステップでは、給与情報の漏えいを回避するために、利用者IDや初期パスワードを設定し、各利用者や所属部門ごとに参照・更新可能な情報を設定します。
たとえば、システム管理者以外では、他の社員の給与明細を見ることができないようにするといった設定が必要となります。
さらにシステム管理者でも、給与データをダウンロードする場合には、その上長の承認が必要といったワークフローの側面でのデータ漏えい管理が必要となってきました。
Step4．給与計算後の処理定義
4番目のステップでは、給与計算が完了したあとの累計処理や、他システムに連携するデータの出力処理などを定義します。
主な処理は以下の通りです。
- ●経費処理：部門別人件費集計、法定福利費集計、人件費自動仕訳データ作成
- ●税務処理：地方税納付先別集計、地方税納付書作成
- ●社会保険関連処理：各種社会保険システムの入力データ作成
- ●退職処理：退職者向けの離職票作成、退職金計算、退職引当金計算
- ●年末調整：年末調整申告システムの入力データ作成
- ●統計値算出：部門別、役職別、年齢別など
- ●ファームバンキング対応：給与振込・住民税振込など
- ●LINC（生保共同センター）を利用している場合：保険料データ連動処理
Step5．社員への周知
最後のステップは、各社員への周知です。給与計算システムの導入だけであれば、部署内での共有と顧問の会計事務所などへの共有で問題ないでしょう。社員への周知が必要となるのは、「給与明細の電子化」を行う場合です。
Webで閲覧可能な書類例は、以下の通りです。
- ●給与明細書
- ●賞与明細書
- ●源泉徴収票
- ●年調明細書
- ●標準報酬月額変更通知書 など
給与計算システムの活用で業務を効率化しよう
いかがでしたでしょうか。今回ご紹介した導入前に知っておくべきこと選定ポイントの他にも、製品のコストだけでなく、導入前後でどの程度の業務量が発生するのかということもわきまえておくと、業務面でのコスト削減にもつながります。
将来、5年、10年と利用していくシステムであれば、自社の人事制度がどのように変化する可能性があるのかなども考慮して、拡張性、柔軟性の高いものを選ぶのもポイントです。
自社の目的に合ったふさわしい給与計算システムは、業務効率化から多大な恩恵をもたらしてくれるでしょう。
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