失敗しないための給与計算システム導入ガイド

給与計算システムの種類

給与計算システムは、大きく分けて次の3種類に分類できます。

1．給与計算専門のパッケージソフト

給与計算に特化したパッケージソフトです。低価格なものが多く、比較的導入しやすいことが大きなメリットです。保険料の天引きや年末調整など、給与関連の処理のみを効率化したい場合におすすめです。デメリットは、他業務のシステムとの相性や連携がよくない場合もあるということです。

2．人事・勤怠管理関連のサブシステム

すでに人事システムや勤怠管理システム、経費精算システムを導入している場合、それらと連携するサブシステムを導入するのがおすすめです。タイムカードのデータや交通費などの経費データと紐づけることが可能で、経理業務の大幅な効率化が期待できます。同系列のシステムですから、操作性も近いため、スムーズに運用を始めることもできます。

3．ERPのモジュール

基幹システムであるERPのなかには、給与計算モジュールを単体で提供しているものがあります。このタイプのメリットは必要に応じて同一パッケージを追加していくことが可能なことです。将来的にERPを導入したい企業におすすめです。

それぞれのシステムの特徴や強みを、自社の環境やニーズ、予算に合わせて選ぶことが大切です。

給与計算システムの選び方

では、給与計算システムの導入を検討する前に、どのような点に注意し、どのように候補製品を選択していくべきなのでしょうか。実際の選ぶポイントを見てみましょう。

給与計算システムを選ぶ６つのポイント

導入の目的を明確にする

給与計算システムを導入する場合、どのような情報を管理したいのか？　その情報をどのように加工してどのようなデータを得たいのか？　そのためにどのような機能を自社で必要としているのか？　など、まずは導入の目的を明確にすることが肝心です。

製品のコンセプトを知る

製品にはそれぞれにコンセプトがあります。これを知ることで、自社が必要としていることや目的に近い製品を選び取ることができます。また、少々コンセプトはずれるけれど、必要な機能はある程度そろっているという場合には、必要な機能を追加開発することで、機能面の過不足を補うこともできます。

優先順位を明確にする

自社がもっとも重要視しているポイントは何であるか、また、その数々のポイントの優先順位を明確にすることが大切です。優先順位をつけることで、どの機能が必須で、どの機能が不要なのか、がおのずと見えてきます。

迷ったら、自社がもっとも重要視しているポイントは何か、どのような人事制度の下で動かす給与計算システムを求めているのかを、あらためて振り返ってみましょう。

業務プロセスを見直す機会にする

給与計算システムを導入する際は、人事の業務プロセスを見直すチャンスです。
これまでの業務プロセスが最良であったのか、他にももっと効率の良い方法があるのではないかということを見極めることができます。多くのユーザー企業の業務プロセスをカバーしているパッケージ製品の機能を参考にすることもできるでしょう。

既存システムとの連携

どのようなシステムを導入する際にも、ぜひとも押さえておきたいのは、すでに導入している周辺システムなどとの連携はいかに行えるのかという点です。

既存システムとの連携を考えるのであれば、そのために必要な追加開発の範囲はどの程度なのかも確認しておきましょう。

セキュリティ対策

給与計算システムには、当然、重要な人事情報が含まれることになります。パスワードでの保護はもちろんのこと、いつ誰がどの情報にアクセスしたかを追跡できるアクセスログ収集機能を搭載しているシステムもあります。

セキュリティ面での精査は欠かさず行いましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介した選定ポイントの他にも、製品のコストだけでなく、導入前後でどの程度の業務量が発生するのかということもわきまえておくと、業務面でのコスト削減にもつながります。

将来、5年、10年と利用していくシステムであれば、自社の人事制度がどのように変化する可能性があるのかなども考慮して、拡張性、柔軟性の高いものを選ぶのもポイントです。

自社の目的に合ったふさわしい給与計算システムは、業務効率化から多大な恩恵をもたらしてくれるでしょう。