プロジェクトの基本的な進め方
プロジェクトの基本的な進め方を解説していきます。
１：ゴールを明確にして計画を立てる
プロジェクトのゴールを明確にして、実行可能な計画を立てることが大切です。
顧客から受領した要件を基に、以下の項目を精査します。
- ■予算
- ■開発期間の妥当性
- ■リスクの有無
- ■リソースは確保できるのか
また、プロジェクトマネジメントの支援をするPMOなど、第三者からのチェックも重要。当事者では気づかない問題点の見落とし防止につながります。
そしてプロジェクト始動前は計画書やスケジュール表、体制図などを作成し、それらを基に会議を開きましょう。会議では情報共有やゴールの明確化を行い、チーム一丸となってゴールを目指しましょう。
２：環境を整えて実行する
環境を整えて計画を実行し、その状態を維持することが大切です。
プロジェクトではスケジュールを基に各メンバーにタスクが割り振られます。納期を守り、成果物の品質を保つには効率的なスケジュール・進捗管理が重要。計画を順調に進めるため、全メンバーで作業内容を共有し、お互いに協力し合う関係を構築しましょう。
たとえば、ランチや休憩室など会議以外の場で進捗状況や作業に関する悩みなど、意見の交換をおすすめします。それによりお互いの状況を把握しやすく、チーム意識の芽生えにつながるでしょう。
またプロジェクトマネージャー（PM）はメンバーに指示を出すだけではなく、叱咤激励することも大切です。そうすることでメンバーと信頼関係を築け、チームへの帰属意識が高まるはず。良好な関係の構築はチーム内に好循環を生み、プロジェクト達成をサポートします。
プロジェクトの進め方における失敗例
プロジェクトの進め方における失敗例をそれぞれ解説していきます。
バッファの取り過ぎでプロジェクトが遅れる
バッファと呼ばれる「余裕」の取り過ぎは、プロジェクトの遅延につながる可能性が高くなります。
たとえば、「作業を終わらせるのに必要な時間は？」と聞かれた場合。本来完了可能な時間や日数よりも余裕を持った回答をする人は多いでしょう。このように、責任を持って作業を完了させるため、バッファを確保します。
しかし、人は余裕があると作業に時間いっぱい使ってしまいがち。予定より早く、仕事を終わらせようとはしないのです。すべてのメンバーがバッファを確保すると、スケジュールにも影響が出る可能性があります。バッファの確保により以下のデメリットが想定されます。
- ■余裕があってもバッファを使い切る
→時間の有効活用ができない - ■バッファの確保は個人で責任を負う形に等しい
→突発的な問題が生じた場合、他のメンバーを手助けしない
適度なバッファは必要ですが、取り過ぎは危険です。
最後に追い込みをかけることでプロジェクトが遅れる
作業の納期ギリギリ、最後に追い込みをかけるとプロジェクト遅延につながります。
多くの人に、期限に余裕があってもすぐに取り組まず、納期ギリギリになって作業に臨む傾向が見られます。この傾向は「学生症候群」と呼ばれ、一夜漬けで試験勉強に臨む学生に由来するものです。
納期ギリギリで作業を始めても期限に間に合わせることは難しく、スケジュールの遅延につながります。作業の遅れは周囲に迷惑をかけ、プロジェクトが納期に間に合わない可能性が高くなるでしょう。プロジェクトの進め方のポイント
プロジェクトの進め方のポイントをそれぞれ解説していきます。
メンバーが当事者意識を持って取り組む
プロジェクトでは全メンバーが当事者意識をもつことが重要です。
メンバーにはスケジュールを基にタスクが割り振られ、期日内の作業完了が求められます。個々の作業では担当するタスクが期限内に完成するだけで良いかもしれません。しかし、他の人の作業の遅れはプロジェクトの遅延につながり、顧客に迷惑をかける可能性があります。
そこでPMにプロジェクトや作業全体の管理を任せるのではなく、各メンバーが当事者意識をもち作業に臨むようにしましょう。すべてのメンバーがプロジェクトの目標に対して責任をもつことがプロジェクトの成功には不可欠です。
正確に進捗を報告するよう徹底する
プロジェクトでは、メンバーからの正確な進捗状況の報告が大切です。メンバーの中には問題が起きてもPMに報告しない者もいるでしょう。特に、物事を楽観的に考える人や、プライドが高い人は注意しましょう。
現場の状況が正確に把握できないとプロジェクトの失敗につながりかねません。また、顧客に迷惑がかかったり、社内で大きな問題へと発展する可能性もあります。
正確な報告はメンバーの義務。そのため、報告に関するルールづくりや正確な報告を行える健全な環境づくりに取り組みましょう。
プロジェクトチームの連携をとる
プロジェクトチームの連携をとることがプロジェクトには不可欠です。メンバーはさまざまな部署から招集されるため、業務姿勢やスキルは異なります。個々のスキルが高くてもチームの連携がとれなければ、プロジェクトの成功は難しいでしょう。
プロジェクトの円滑化を図るために、コミュニケーションは重要です。また、情報や目標を共有し、チームとして一体化できる環境づくりを行いましょう。
プロジェクト管理ツールを使ってチーム全体が進捗状況を可視化し情報共有することで、より効率的にプロジェクトの達成が目指せます。こうしたツールの活用も視野に入れてみましょう。
ポイントを押さえてプロジェクトを効果的に進めましょう
プロジェクトを進める際はゴールを明確にして、実行可能な計画の立案と環境の整備をしましょう。また、バッファの取り過ぎや納期ギリギリに作業を終わらせようとする行為は控えるべき。プロジェクトの失敗につながる可能性が高くなります。
成功させるには、チーム全体の一体化や当事者意識をもった環境づくりが大切です。情報を正確に伝える体制づくりも行いましょう。以上の点を踏まえ、プロジェクトを効果的に進めましょう。
