ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AI機能別
- 支出データのAI解析・品目分類：リーナー購買
- 請求書・契約書のAI-OCR読み取り：intra-mart Procurement Cloud
- ■購買プロセス別
- 購買依頼・カタログ購買の補助：SOLOEL、intra-mart Procurement Cloud、べんりねっと
- 見積比較・取引先選定の補助：Guide（ガイド）、intra-mart Procurement Cloud、RFQクラウド、QCD調達購買管理クラウドnewji
- ■購買対象別
- 間接材（事務用品・備品など）：リーナー購買、SOLOEL、べんりねっと
- 直接材（原材料・部品など）：Guide（ガイド）、QCD調達購買管理クラウドnewji
購買管理システムのAIが支援する調達の流れ
購買業務は、購買依頼、見積・発注、検収・支払という流れで進みます。購買管理システムのAIは、この流れのなかで、手間がかかる検索や比較、照合を補助します。段階ごとにAIの役割を見ていきましょう。
購買依頼：品目検索と入力の補助
購買依頼の段階では、依頼者が必要な品目を探して入力する作業をAIが補助します。過去の購買履歴をもとに、よく購入される品目や同じ部署で使われている品目を候補として表示する使い方が考えられます。
依頼者が自由に入力した品名から、社内で登録済みの品目やカタログの商品を推定して提示する製品もあります。品目の選び間違いや、同じ物を別名で登録してしまう重複を減らせるため、後工程の確認負担の軽減も期待できます。
見積・発注：比較と取引先選定の補助
見積・発注の段階では、複数の取引先から集めた見積の比較をAIが補助します。見積書の内容を読み取って項目をそろえ、価格や納期、過去の取引実績を並べて表示する使い方です。
過去の購買データから、品目ごとの価格の目安や、候補となる取引先を提案する機能を持つ製品もあります。比較表の作成にかかる時間を減らせる一方、提案はあくまで判断材料のひとつです。品質や供給の安定性も含めて、担当者が最終的に判断します。
検収・支払：発注と請求書の照合
検収・支払の段階では、発注データ、検収データ、請求書の3つの内容が一致しているかを確認する照合作業をAIが補助します。請求書をAI-OCRで読み取ってデータ化し、数量や金額の差異を確認しやすくする使い方です。差異の自動検出に対応しているかは製品によって異なります。
手作業での照合は件数が増えるほど負担が大きく、見落としも生じる場合があります。差異がある取引だけを担当者が確認する運用にすれば、確認作業を効率化できます。差異の原因の調査や取引先への問い合わせは、引き続き人が担います。
支出分析で生きる購買管理システムのAI
購買管理システムに蓄積されたデータは、コスト削減や取引先の見直しに活用できます。ただし、データの分類や異常の発見を手作業で行うのは手間がかかります。この分析の下準備や監視でAIが役立ちます。
品目を自動で分類して支出を見える化する
支出分析とは、何に、どの取引先に、どれだけ支払っているかを集計し、コスト削減の余地を探す取り組みです。品名の表記が部署ごとにばらついていると、同じ品目でも別の物として集計され、正しい分析ができません。
AIによる品目分類の機能を使えば、表記の異なる品名を同じ分類にまとめる作業を補助できます。分類結果は担当者が確認して修正し、その修正内容を以後の分類に生かす運用にすると、分類の正確さを保ちやすくなります。
価格の変動や普段と違う取引を検知する
過去の購買データと比べて、単価が大きく上がった品目や、普段と異なる取引先・数量での発注を検知し、担当者に知らせる機能もあります。値上げの把握や、入力ミスの早期発見に役立ちます。
社内規程に沿わない購買の発見につながる場合もありますが、AIの検知は可能性を示すものです。検知された取引には業務上の正当な理由がある場合もあるため、担当者が内容を確認し、必要に応じて依頼者に事情を尋ねる流れを決めておきましょう。
購買管理システムのAIを使う前に知りたい限界
AIは調達業務を効率化する手段ですが、導入すれば成果が出るとは限りません。データの品質と判断の責任、情報の機密性という3つの観点から、限界と注意点を理解しておくことが重要です。
マスタデータの品質が結果を左右する
AIによる提案や分析の精度は、品目マスタや取引先マスタといった基礎データの品質に左右されます。同じ取引先が複数の名前で登録されていたり、品目の分類が統一されていなかったりすると、AIの結果の正確さも下がります。
過去の購買データに入力漏れや誤りが含まれている場合も同様です。AIの導入を検討する段階で、マスタの重複や表記の揺れがどの程度あるかを確認し、整備にかかる工数も見込んでおきましょう。
取引先の選定はAIに任せきれない
取引先の選定には、価格や納期だけでなく、品質、供給の安定性、長年の取引関係、災害時の対応力など、データに表れにくい要素が関わります。AIの提案だけで取引先を決めると、こうした要素を見落とすおそれがあります。
AIは比較材料を整理する役割と位置づけ、最終判断は購買担当者や責任者が行う体制にしましょう。誰がどのような理由で取引先を選んだかを記録しておくと、後から判断を検証できます。
調達データの機密性に配慮する
購買データには、取引先との契約価格や取引条件といった、外部に知られると不利になる情報が含まれます。AI機能がクラウド上で処理される場合は、データの保存場所や、AIの学習に使われるかどうかを確認しましょう。
生成AIを使った機能を利用する場合は、どの情報を入力してよいかの社内ルールも必要です。取引先との契約で秘密保持の義務を負っている情報もあるため、判断に迷う場合は法務部門や情報システム部門に相談しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で購買管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載の購買管理システムを比較して見極めるポイント
「AI搭載」という表記だけでは、どの業務の何を補助するのかがわかりません。購買対象、根拠の示し方、他システムとの連携という3つの観点で比べると、自社に必要なAI機能かどうかを判断できます。
対象が直接材か間接材かの整理
購買管理システムが主に扱う対象は、製品によって異なります。直接材とは製品の原材料や部品、間接材とは事務用品や備品、サービスなど製造に直接使わない物品です。
間接材の購買では、品目検索の補助やカタログ購買との連携が役立ちます。一方、直接材の購買では、見積の比較や価格変動の把握、生産計画との連動が重視されます。自社が改善したい購買がどちらかを整理してから、AI機能の内容を確認しましょう。
提案や指摘の根拠の示し方
AIが取引先や価格を提案したり、異常を指摘したりしたときに、その理由が画面上で確認できるかは重要な比較項目です。根拠がわからなければ、担当者は提案を採用すべきか判断できません。
例えば、過去の取引実績や平均単価との差など、判断の材料が表示されるかを確認します。デモやトライアルの際は、自社の購買データに近い例で、どのような根拠が示されるかを試してみるのがおすすめです。
会計システムやERPとの連携範囲
AIで照合した結果や支払データが、会計システムやERP（統合基幹業務システム）へどのように渡るかも確認しましょう。連携できない場合は、データの転記が残り、効率化の効果が限られます。
連携方法には、API連携やCSVファイルの出入力などがあります。連携先の製品名や対応する項目、データが反映されるタイミングを提供会社に確認します。連携でエラーが起きたときの通知や再処理の方法も、あわせて確認しておくと安心です。
AI搭載の購買管理システムのAIを運用するコツ｜始め方
購買管理システムのAIを効果的に使うには、導入前の準備と段階的な活用が欠かせません。データの整備から始め、効果を確かめやすい業務で試すことで、社内での定着を進めやすくなります。
品目と取引先のマスタを整備する
最初に、品目マスタと取引先マスタの重複や表記の揺れを整理します。例えば、同じ取引先が「株式会社」の有無や略称で別々に登録されていないか、同じ品目に複数の品番が付いていないかを確認します。
あわせて、品目の分類ルールを決めておくと、AIによる分類や分析の結果が安定します。整備には時間がかかるため、購買金額の大きい取引先や品目から優先して進めるのが現実的です。
効果を測りやすい業務から始める
AI機能は、効果を数値で確かめやすい業務から使い始めます。例えば、請求書の照合であれば1件あたりの処理時間や差異の検出件数、購買依頼であれば差し戻しの件数を、導入前後で比較できます。
効果を確認できたら、見積比較や支出分析など対象を広げていきます。購買部門だけでなく依頼部門や経理部門も関わるため、運用ルールを共有し、関係部署の役割を明確にしておくことが大切です。
AI機能搭載の購買管理システム一覧
この記事で紹介する購買管理システムのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| リーナー購買 | 間接材購買の見積から支払までを一元化。購買データを独自のアルゴリズムでAI解析し、品目や科目の分類・分析を自動化する |
| intra-mart Procurement Cloud | 見積・契約・発注・請求までをワンストップで管理。請求書や契約書をAI-OCRで読み取り、データ化できる |
AI機能搭載の購買管理システムの紹介
ここでは、AI機能を備えた購買管理システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
リーナー購買
- 間接材購買における見積から支払まで、あらゆる購買業務に対応
- システム導入、BPO、コンサルティングなど間接材購買を総合支援
- 製造業を中心に、20以上の業界・30,000社で利用中
株式会社Leaner Technologiesが提供する「リーナー購買」は、間接材購買における見積から支払までの購買業務を一元化するプラットフォームです。購買データを独自のアルゴリズムでAI解析し、購買品目や科目の詳細な分類・分析を自動化できます。支出を可視化することで、サプライヤーの集約といったデータにもとづくコスト削減の検討に役立ちます。購買システムの提供に加え、購買BPOサービスやコンサルティングサービスも用意されています。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
株式会社イントラマートが提供する「intra-mart Procurement Cloud」は、クラウド型の調達・購買システムです。見積、契約、発注、請求・決済まで、調達・購買に関わる一連の業務をワンストップで管理できます。見積依頼から見積比較、発注、検収までをシステム上で進められ、Amazonビジネスやモノタロウとの連携にも対応しています。紙やPDFの請求書・契約書をAI-OCRで読み取ってデータ化できるため、検収・支払段階の入力作業を減らせます。
AI機能以外の目的で選ぶ購買管理システム
AI機能以外の観点で購買管理システムを選びたい場合に検討できる製品を紹介します。製品ページにAI機能の記載がないため、AIの有無は資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SOLOEL | 物品材とサービス材の購買を一元管理。複数の外部カタログサイトを横断検索し、検索結果を一覧で比較できる |
| Guide（ガイド） | 量産部材や外注加工など幅広い品目の見積から請求までを支援。取引先別の納期遵守率などを分析できる |
| べんりねっと | オフィスから工場まで間接材購買を一元管理。承認ワークフローや見積商談、受取検収の機能を備える |
| RFQクラウド | サプライヤー各社の見積フォーマットを自動で統一して一元管理。交渉履歴や見積依頼の状況も集約できる |
| QCD調達購買管理クラウドnewji | 製造業の調達・購買部門向けに、品質・コスト・納期を一元管理。見積依頼から発注、納期管理まで統合できる |
SOLOEL
- 物品材からサービス材まで間接材購買全体の可視化が可能
- 外部カタログサイト34社の接続実績。横断検索で最安値検索が可能
- 導入目的に合わせた2つのシステム提供形態から選択が可能
ソロエル株式会社が提供する「SOLOEL」は、間接材の購買プロセス全体を支援する購買管理システムです。物品材とサービス材の購買を一つのプラットフォームで管理し、外部カタログサイトとの接続により豊富な品ぞろえから選べます。横断検索機能では複数サイトの検索結果を一覧で表示するため、購買依頼時の品目探しや比較購買の手間を軽減できます。カタログ購買に特化したプランも用意されており、必要な機能からの導入も可能です。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
株式会社横山システム経営研究所が提供する「Guide（ガイド）」は、見積から支払・請求までを一気通貫で支援する調達統合システムです。量産の部材や外注加工、設備工事、カタログ品など幅広い品目に対応し、サプライヤー各社の見積回答を比較して発注先を選定できます。過去の単価は履歴として蓄積され、取引先別・品目別の納期遵守率や遅延率も分析可能です。直接材を含む調達のデータを整えたい製造業の候補となるでしょう。
べんりねっと
- 購買ルールを徹底！統制と効率を両立する充実の管理機能
- 大手サプライヤから地場の既存取引先まで2,500社以上の連携実績
- ワークフローシステムやERPなど幅広いシステムとの連携実績
株式会社カウネットが提供する「べんりねっと」は、オフィスから工場まで、あらゆる間接材購買を一元管理する購買プラットフォームです。金額や費目ごとに承認ルートを指定できる承認ワークフローや、見積依頼から発注までをオンラインで完結する見積商談機能を備えています。納品・検収情報をシステム上で入力する受取検収機能により、納品書との照合作業を削減できる点も特徴です。複数サプライヤーのカタログを一括検索できる機能や会計システム連携は、オプションで利用できます。
RFQクラウド （A1A株式会社）
- サプライヤー各社の見積フォーマットを自動で統一して一元管理！
- 交渉履歴・見積依頼の状況を集約しプロセスを可視化！
- 安心の導入支援で業務にフィットし課題をしっかり解決！
QCD調達購買管理クラウドnewji （NEWJI株式会社）
- 3秒アクセス可能な検索機能で複数システムをまたぐ手間を削減。
- 調達購買の効率化と管理の一元化
- 直感的な操作性と簡易なUIが特徴です。
まとめ
購買管理システムのAIは、購買依頼の品目検索、見積の比較、発注と請求書の照合、支出分析といった調達の各段階で、担当者の作業と判断を補助します。一方で、結果はマスタデータの品質に左右され、取引先の選定は人が判断する必要があります。直接材か間接材か、根拠を確認できるか、他システムと連携できるかを基準に比べましょう。購買管理の製品を比較するために、まずは資料請求してみてください。
