ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■購買の進め方別
- カタログから選んで購買依頼できる：べんりねっと、ビズネットの購買管理プラットフォーム、WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと、HUE Purchase、ONE SOURCE Lite
- 相見積もりの依頼・比較をシステム上で行える：Prociec(プロシーク)、Hi-PerBT 購買管理、楽々ProcurementII、Guide（ガイド）
- スマートフォンから承認できる：楽々ProcurementII、Guide（ガイド）
- ■検収・支払処理の方法別
- 納品書のバーコードで検収・受入を登録できる：Hi-PerBT 購買管理、HUE Purchase
- 検収データから支払処理用のデータを作成できる：楽々ProcurementII
- 紙やPDFの請求書を読み取ってデータ化できる：intra-mart Procurement Cloud
現場担当者が購買依頼を出す
購買管理システムの使い方は、物品やサービスが必要になった現場の担当者が購買依頼を入力するところから始まります。依頼の出し方は、買うものがあらかじめ登録されているかどうかで変わります。
登録済みの品目をカタログから選ぶ
文房具やIT機器の消耗品のように繰り返し買う品目は、購買管理システムのカタログ画面から選んで依頼します。通販サイトと同じように、品目を検索して数量を入れ、カートに入れる感覚で操作できる製品もあります。
カタログには契約済みの単価や取引先が登録されているため、依頼者が価格を調べる必要はありません。依頼画面で納品先や希望納期、費用を負担する部署を入力し、申請ボタンを押すと承認者に回ります。申請後は、依頼の状況が「承認待ち」「発注済み」のように画面に表示されるため、進み具合を自分で確認できます。
カタログにない品目を自由に入力する
カタログに登録されていない品目は、品名や仕様、数量、参考価格、購入理由を自由入力欄に記入して依頼します。参考になるWebページや見積書があれば、添付しておくと購買担当者の確認が速くなります。
自由入力の依頼は、品名の書き方が人によって揺れやすい点に注意が必要です。社内で品名の書き方の例を示しておくと、後の集計や同じ品目の再購入で迷わずに済みます。繰り返し買う品目は、購買担当者がカタログへ追加しておくと、次回からは選ぶだけで依頼できます。
承認と相見積もりで発注先を決める
購買依頼が出されると、上長などの承認者が内容を確認し、購買担当者が発注先を決めます。この段階で内容を確かめることが、無駄な購買や不適切な発注の防止につながります。
承認者が依頼内容を確認して承認する
承認者には、メールやシステム上の通知で承認待ちの依頼が届きます。スマートフォンから承認できる製品なら、外出中でも確認を進められます。承認画面では、購入理由や金額、予算の残りを確認し、問題がなければ承認、不明点があれば差し戻しを選びます。
差し戻す際は、何を直せばよいかをコメント欄に書いておくと、依頼者が再申請しやすくなります。金額によって承認者が増える設定の場合、自分の承認後に誰へ回るかも画面で確認できると、滞っている場所を把握できます。
購買担当者が相見積もりで発注先を選ぶ
契約単価がない品目や金額の大きい購買では、購買担当者が複数の取引先に見積を依頼します。購買管理システム上で見積依頼を送り、回答された価格や納期を一覧で比べられる製品もあります。
比較の際は、価格だけでなく納期や送料、保証の条件も並べて確認しましょう。発注先を決めたら、選んだ理由をシステムに記録しておきます。後で監査や社内の問い合わせがあった際に、判断の経緯を説明できるからです。同じ品目を次に買うときの参考にもなります。
購買管理システムでの発注書の発行と納期管理
発注先が決まったら、購買担当者が発注書を作成して取引先へ送ります。発注後も、納期どおりに届くかを見守るのが購買管理システムの大切な使い方です。
発注書の作成と取引先への送付
承認済みの購買依頼から、ボタン操作で発注書を作成できるのが購買管理システムの基本的な使い方です。品名や数量、単価が依頼の内容から引き継がれるため、転記の手間と誤りを減らせます。
作成した発注書は、PDFでメール送付する、取引先ポータルに公開する、EDI（電子データ交換）で送るといった方法で取引先へ届けます。取引先ごとにどの方法で送るかを、取引先マスタに設定しておくと迷いません。発注書を送った後に内容を変更する場合は、変更の履歴が残る方法で訂正版を発行しましょう。
納期回答と納品状況の確認
発注後は、取引先からの納期回答をシステムに登録し、予定どおりに進んでいるかを確認します。納期が近づいても納品されていない発注を一覧で抽出できると、催促の連絡を早めに入れられます。
納期が遅れる場合は、変更後の納期をシステムに記録し、依頼者にも知らせましょう。依頼者が購買管理システムで状況を確認できれば、購買担当者に問い合わせる手間も減ります。納期の遅れが繰り返される取引先は、記録をもとに次回の発注先選びで考慮できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で購買管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
検収と請求書の照合で支払へ回す
物品が届いたら検収を行い、取引先からの請求書と照合して支払に回します。この段階は、購買部門と経理部門の間でデータを受け渡す重要な場面です。
納品物を確認して検収を登録する
検収とは、届いた物品やサービスが発注どおりかを確かめ、受け入れを記録する作業です。依頼者や受け取った担当者が、品名や数量、破損の有無を確認し、購買管理システムで検収を登録します。
数量が足りない、仕様が違うといった問題があれば、検収を保留して購買担当者に知らせます。検収の登録が遅れると支払処理も遅れるため、届いたらその日のうちに登録するなど、社内で期限を決めておくと安心です。ソフトウェアの利用や保守作業のような形のないサービスは、作業完了の報告書を確認して検収とするなど、確認方法も決めておきましょう。
発注・検収・請求書の3点を照合する
経理担当者は、発注データと検収データ、取引先からの請求書の3つを照合し、金額や数量が一致しているかを確認します。この3点照合を購買管理システムで自動化できる製品や、紙やPDFの請求書を読み取ってデータにし、照合に使える製品もあります。
差異が見つかった場合は、購買担当者を通じて取引先に確認し、請求書の訂正や差額の処理を行います。照合が済んだデータを会計システムへ渡すと、支払の準備が整います。会計システムとの連携方法は、APIでの自動連携やCSVファイルの受け渡しなど、製品によってさまざまです。
購買管理システムの使い方でつまずく場面と対処法
基本の流れどおりに進まない購買も出てきます。あらかじめ対処のルールを決め、購買管理システム上の操作方法を社内に共有しておくと、現場が迷わずに済みます。
発注後に数量や納期を変えたい
発注した後に、依頼者から数量の追加や納期の変更を求められることがあります。この場合は、購買担当者が取引先と調整したうえで、購買管理システム上の発注データを変更し、変更後の内容を取引先に改めて伝えます。
変更の内容によっては、金額が増えて承認をやり直す必要が出てくる場合もあります。どの程度の変更なら再承認が必要かを社内で決めておき、変更の理由と履歴をシステムに残しましょう。取消の場合も、データを消さずに取消の記録として残すと、後の照合で混乱しません。
分納や返品が発生した
発注した数量が何回かに分けて届く分納では、届いた分ずつ検収を登録し、残りの数量を管理します。分納に対応した製品なら、未納の数量が画面に残るため、納品漏れに気づけます。請求が納品のたびに届くのか、まとめて届くのかも取引先と確認しておくと、照合の際に混乱しません。
不良品の返品が発生した場合は、返品の数量を記録し、請求金額から差し引く処理を行います。返品と再納品の記録が残っていないと、請求書との照合で差異の原因がわからなくなるため注意が必要です。
取引先が電子での発注に対応していない
取引先によっては、メールやポータルでの発注に対応できず、FAXや郵送を求められる場合があります。その場合も、発注書は購買管理システムで作成し、出力した書類を送ることで、記録をシステムに残せます。
送付方法の違いは取引先マスタに登録しておき、担当者が変わっても同じ対応ができるようにしましょう。取引先と相談しながら、電子での受け取りへ段階的に切り替えていく方法もあります。
購買の流れに沿って比べる製品一覧
購買依頼、承認、見積、検収、請求書の処理といった操作の場面ごとに、この記事で紹介する製品の特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| べんりねっと | 金額や費目ごとの承認ルート、見積商談、受取検収の機能でカタログ購買を管理 |
| ビズネットの購買管理プラットフォーム | 連携サプライヤーの商品を横串検索し、最安値順や納期順で比べて発注できる |
| WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと | 間接材をWebで一元購入。部署別・担当者別の購入状況の確認や請求書払いに対応 |
| HUE Purchase | 20以上のサイトとパンチアウト連携。納品書のバーコードで受入を効率化 |
| Prociec(プロシーク) | 相見積・見積比較に対応。ステータスバーやTODOリストで処理の漏れを防ぐ |
| Hi-PerBT 購買管理 | 最大5社の相見積を横並びで比較。納品書のバーコードで一括検収が可能 |
| 楽々ProcurementII | 複数社への見積依頼と回答の比較表示に対応。承認業務はスマートフォンでも利用可能 |
| Guide（ガイド） | サプライヤーの見積・納期回答を集約。スマホやタブレットからの承認に対応 |
| intra-mart Procurement Cloud | 見積から請求書受取・支払依頼まで管理。紙やPDFの請求書をAI-OCRで読み取り |
| ONE SOURCE Lite | モノタロウのカタログを標準装備。購買金額別の承認ルートや代理承認を設定可能 |
依頼から支払までの操作を支える購買管理システム
カタログからの依頼や相見積もり、スマートフォンでの承認、検収と請求書の処理など、日々の操作を進めやすくする機能を備えた製品を選びました。
べんりねっと
- 購買ルールを徹底！統制と効率を両立する充実の管理機能
- 大手サプライヤから地場の既存取引先まで2,500社以上の連携実績
- ワークフローシステムやERPなど幅広いシステムとの連携実績
株式会社カウネットが提供する「べんりねっと」は、現場担当者がカタログから商品を選んで購買依頼を出せる間接材購買プラットフォームです。内部カタログ登録と外部カタログ連携に対応し、依頼は金額や費目ごとに指定した承認ルートで回ります。見積が必要な品目は「見積商談機能」で見積依頼から発注処理までをオンライン上で進められ、届いた物品は「受取検収機能」で納品・検収情報を入力できます。お気に入り登録や一括発注アップロードなど、繰り返しの依頼の手間を減らす機能もあります。
ビズネットの購買管理プラットフォーム
- 製造・建設・電力業など14,000社の導入実績！間接材購買を効率化
- 1億1,000万以上の商品を横断検索し、価格順や納期順に比較が可能
- 企業ごとの購買ルールや承認フローに対応し、購買を一元管理
ビズネット株式会社が提供する「ビズネットの購買管理プラットフォーム」は、連携サプライヤーの商品を横断検索して選べる間接材向けの購買サービスです。「横串検索」機能で商品を最安値順や納期順に並べて比較でき、選んだ商品はそのまま発注手続きに進めます。お気に入り機能や発注履歴機能があり、繰り返し買う品目を探す手間を減らせます。発注分の支払いはビズネットが取りまとめて請求するため、経理担当者が処理する請求書の数を抑えられます。
WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと
- トヨタ関連企業様を含む全国600社以上のお客様へ支援を実績
- サプライヤ連携で効率化、トヨタ系ならではの幅広い品揃え
- 毎月の請求書を一本化することで経理業務の削減が可能
株式会社トヨタエンタプライズが提供する「WEB購買管理システム トヨタキョウエイねっと」は、事務用品や現場消耗品、備品などの間接材をWeb上で購入できる購買システムです。日常的に発生する購買を一つのサイトで完結でき、承認機能や発注履歴機能、お気に入り機能を備えています。部署別・担当者別に購入状況を確認できるため、同じ物を別々に買うといった無駄に気づきやすくなります。請求書払いに対応し、請求書の一本化によって経理担当者の締め作業も効率化できます。
HUE Purchase
- 日本企業に必要なあらゆる機能を網羅した国産の購買管理システム
- 社内や取引先・サプライヤとのやり取りすべてがWebで完結可能
- 20以上のサイトとパンチアウト連携でき、大幅に業務を効率化
NTTインテグレーション株式会社が提供する「HUE Purchase」は、購入依頼から見積、発注、受入検収までの社内処理を電子化できるクラウド型の購買管理システムです。アスクルやモノタロウ、Amazon Businessなど20以上のサイトとパンチアウト連携でき、ECサイトで選んだ商品をそのまま申請に使えます。金額による経路分岐や多段階承認に対応したワークフローを標準搭載しています。受入では、納品書に印字したバーコードを読み取るだけで登録できるため、現場での入力の手間を抑えられます。
Prociec(プロシーク)
- 製造業・商社を中心に豊富な導入実績があり、高い評価
- 見積から発注・検収情報まで一元管理でき、業務を効率化
- 承認ワークフロー、Web-EDIを標準装備し、業務スピードを向上
JFEシステムズ株式会社が提供する「Prociec(プロシーク)」は、購買依頼から見積、注文、納期調整、検収までを画面上で進められるWeb購買パッケージです。見積依頼では相見積や見積比較、再見積依頼に対応し、採用した見積から発注へ進めます。ステータスバーには案件の状況が文字と色で表示され、TODOリストが自分の処理すべきタスクを自動で抽出するため、承認や検収の漏れを防げます。メール通知も届くため、担当者が次の操作にすぐ取りかかれる点も特徴です。
Hi-PerBT 購買管理
- 既存ERPとの連携も自在。自社の運用に合わせて育てる購買管理
- 物品・生産材・工事の購買に対応！あらゆる発注業務を一元管理
- 豊富な導入実績と日立グループの技術力で、調達DXを強力サポート
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT 購買管理」は、依頼部門と購買部門の操作をWebブラウザで行える購買管理システムです。購入依頼では決裁基準に沿った承認ルートを選べ、範囲外の金額ではエラーメッセージで申請誤りを防ぎます。相見積の回答は横並びで比較して採用・不採用を決められます。検収では納品書のバーコードを読み取って一括で登録でき、打切り・分割検収にも対応しています。ユーザー権限の設定により、担当者ごとに使う機能だけを表示できます。
楽々ProcurementII
- 購入依頼～見積～発注～入荷検収の購買業務全般を網羅
- 日本の商習慣にマッチし豊富な標準機能、実運用に柔軟に対応可能
- 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。電帳法にも対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々ProcurementII」は、購入依頼から見積、発注、入荷検収までの操作を一つのシステムで行える総合購買管理システムです。購入依頼は過去の実績のコピーやパターン登録で入力を簡略化でき、見積では複数社への依頼と回答の比較表示に対応しています。承認業務はスマートフォンでも利用でき、分割納入や数量分割検収にも対応。検収データから支払処理用データを作成できるため、検収後の経理処理につなげやすくなります。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
株式会社横山システム経営研究所が提供する「Guide（ガイド）」は、見積依頼への回答や納期回答をサプライヤー側が入力する調達統合システムです。購買担当者はサプライヤー各社の回答を比較して発注先を選定でき、値交渉のチャットも記録として残る仕組みです。上長の承認は一括処理が可能で、受入や出先での承認はタブレットやスマートフォンからも行えます。納期遅延が起きそうな案件を事前にフォローする機能もあり、納品予定日の自動生成にも対応しています。
intra-mart Procurement Cloud
- 見積・発注・支払をワンストップで！購買業務効率化
- 多品目見積や分納等複雑な購買もこれで解決！
- あらゆる購買情報を一元管理！
株式会社イントラマートが提供する「intra-mart Procurement Cloud」は、見積依頼から請求書の受け取り、支払依頼までを一連で管理できるクラウド型のシステムです。Amazonビジネスやモノタロウと連携し、企業の購買ルールや承認フローに沿って発注できます。紙やPDFの請求書はAI-OCRで請求金額や支払期日、口座情報などを読み取ってデータ化でき、経理担当者の入力を減らせます。購買時には取適法（旧下請法）や適格請求書番号の有無をチェックする機能もあります。
ONE SOURCE Lite （株式会社MonotaRO）
- 1900万超の品揃えから少額購入品を一元管理
- 大企業での導入実績は1800社
- 導入/利用費無料 最短２週間で利用開始
まとめ
購買管理システムの使い方は、購買依頼、承認と相見積もり、発注と納期管理、検収と請求書の照合という1件の購買の流れに沿って理解すると覚えやすくなります。発注後の変更や分納、電子発注に対応していない取引先への対処法も、社内で決めておきましょう。自社の購買の流れにあう操作画面や照合の方法を比べたい方は、購買管理システムの資料請求を活用してください。
