ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■承認ルートの設定方法別
- 組織変更をまとめて反映できる：Prociec(プロシーク)
- 金額や費目で承認ルートを分けられる：HUE Purchase、べんりねっと
- ■マスタ保守と点検の機能別
- 取引先に情報更新を依頼して回収できる：Prociec(プロシーク)
- 単価の履歴や改定を管理できる：PROCURESUITE（プロキュアスイート）、Guide（ガイド）
- 操作ログを画面で確認できる：Hi-PerBT 購買管理
- 会計システムと連携できる：PROCURESUITE（プロキュアスイート）、べんりねっと、ビズネットの購買管理プラットフォーム、楽々ProcurementII
購買管理システムの運用を担う体制
購買管理システムの運用には、購買部門だけでなく経理部門や情報システム部門も関わります。誰が何を担当するかを決めておかないと、問い合わせや設定変更の対応が滞るおそれがあります。
購買・経理・情報システム部門の役割分担
分担の一例として、購買部門が取引先や品目、単価のマスタ管理と購買ルールの見直しを担い、経理部門が勘定科目や予算の設定、会計システムとの照合を担う形があります。情報システム部門は、利用者アカウントの管理や他システムとの連携の監視を担当します。
役割を決めたら、設定変更の依頼をどこに出し、誰が承認するかという手順も文書にしておきましょう。マスタや権限の変更を一人の担当者だけで完結できる状態は、誤りや不正に気づきにくいため、変更の承認者を別に置くことが大切です。
利用者からの問い合わせ窓口と手順書
購買を依頼する現場の担当者は、システムを使う頻度が低い場合、操作方法を確認したい場面が出てきます。問い合わせの窓口を一本化し、よくある質問と回答を社内のポータルなどにまとめておくと、同じ質問への対応を減らせます。
手順書は、画面の変更や購買ルールの改定のたびに更新が必要です。更新の担当と時期を決め、複数の担当者が内容を把握している状態を保ちましょう。問い合わせの内容を記録しておくと、操作でつまずく場面を見つけ、設定や手順の改善につなげられます。
取引先と単価のマスタを保守する運用
購買管理システムの運用で手間がかかるのが、マスタの保守です。取引先や単価の情報が古いままだと、誤った単価での発注や、存在しない口座への支払といったトラブルにつながるおそれがあります。
新規取引先の登録審査
新しい取引先を登録する際は、会社の実在や反社会的勢力との関係、与信、インボイス制度の登録番号を確認する社内の審査手順を定めておきます。審査が済んだ取引先だけを購買管理システムに登録するルールにすると、取引の安全性を保てます。審査の結果や確認した書類も、取引先の情報とあわせて保管しておきましょう。
振込先口座の登録や変更は、なりすましによる不正な振込を防ぐため、取引先に電話で確認するなど、メール以外の方法でも確かめるとよいでしょう。登録や変更の履歴が残る設定にしておくことも大切です。
単価改定と取引停止の反映
取引先との単価改定が決まったら、新しい単価と適用開始日を単価マスタに登録します。古い単価を上書きせずに履歴として残すと、過去の発注と比べたり、監査で経緯を説明したりする際に使えます。
取引を停止した取引先や、使わなくなった品目は、削除せずに「使用停止」の状態にする方法があります。削除すると過去の取引データとの結びつきが失われる場合があるためです。年に1回程度、取引のない取引先や品目を洗い出し、停止の処理を進めましょう。
例外的な購買を購買管理システムの運用に取り込む
購買管理システムを導入しても、急ぎの購入や少額の購入など、通常の流れに乗らない購買は発生します。例外を禁止するだけでなく、記録に残る形で取り込むルールを決めておくことが重要です。
緊急購買の事後申請
設備の故障や顧客対応で、承認を待たずに購入しなければならない場面があります。このような緊急購買は、事後申請を認める条件と申請の期限を決め、購買管理システムに記録する運用にしましょう。
事後申請でも、購入の理由と金額、購入先、承認者の確認を記録に残すことで、通常の購買と同じように集計や監査の対象にできます。事後申請の件数を部署ごとに定期的に確認し、偏りがあれば、事前に依頼できない理由を聞き取って手順を見直します。
システムを通さない購買の把握
購買管理システムを通さずに、部署が直接取引先へ発注してしまう購買は、価格交渉の効果や予算管理を損なうおそれがあります。こうした購買は、会計システムの支払データと購買管理システムの発注データを照らし合わせると見つけられます。
見つかった場合は、担当者を責めるのではなく、なぜシステムを通さなかったのかを確認しましょう。依頼の手間が大きい、カタログに必要な品目がないといった理由であれば、設定や品目の追加で改善できる場合があります。確認の結果は、購買ルールの周知や手順書の改訂にも反映しましょう。
法人カードでの少額購入
通販サイトでの少額の購入には、法人カードを使う運用もあります。発注書を作る手間を省ける一方で、何を買ったかの記録が購買管理システムに残らないと、支出の全体像を把握しにくくなります。
法人カードの利用明細を取り込める製品であれば、明細と購買依頼を結びつけて管理できます。対応していない場合は、カードを使える金額の上限や品目を決め、経費精算の記録と照合する手順を定めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で購買管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
組織変更と人事異動にあわせた設定変更
購買管理システムの承認ルートや権限は、組織や人の配置にもとづいて設定されています。組織変更や人事異動のたびに設定を見直さないと、承認が止まったり、不要な権限が残ったりするおそれがあります。
承認ルートの切り替え
部署の統合や承認者の異動があると、承認ルートの設定を変更する必要があります。組織マスタと承認ルートが連動している製品では、組織マスタを更新すれば承認者が切り替わるため、設定の手間を抑えられます。
切り替えの日に承認待ちのまま残っている依頼をどう扱うかも決めておきましょう。旧承認者が処理するのか、新しい承認者に引き継ぐのかを明確にしておくと、依頼が宙に浮くのを防げます。承認者の長期不在に備えて、代理承認の設定方法も確認しておくと安心です。
退職者・異動者の権限の削除
退職者や異動者のアカウントや権限が残っていると、誤った操作や不正な利用のリスクが生じます。人事部門から異動や退職の情報を受け取り、購買管理システムの権限を変更する手順を決めておきましょう。
人事システムや社内の認証基盤と連携して、アカウントを自動で無効にできる製品もあります。手作業で行う場合は、人事部門と情報システム部門の間で連絡の方法を決めたうえで、異動の発令日から何日以内に処理するかを決め、処理漏れがないかを定期的に点検することが大切です。
購買管理システムの運用状況を点検する
購買管理システムを長く使い続けるには、運用が規程どおりに回っているかを定期的に点検することが欠かせません。点検の担当者と頻度を決め、結果を設定やルールの見直しにつなげましょう。
承認の滞留と処理日数の確認
承認待ちのまま長く止まっている依頼がないかを、定期的に確認します。特定の承認者のところで滞留が続いている場合は、承認の件数が集中していないか、通知が届いているかを確かめましょう。
購買依頼から発注、検収、支払までの日数を月ごとに集計すると、どの段階で時間がかかっているかがわかります。承認の段階数が多すぎる場合は、金額の基準を見直して段階を減らすことも検討しましょう。集計結果は購買部門だけで抱えず、承認者を含む関係部署と共有すると改善が進みやすくなります。
操作ログと監査への備え
購買管理システムの操作ログには、誰がいつどの依頼を承認し、どのマスタを変更したかが記録されます。内部監査や外部監査の際に、購買が規程どおりに行われていることを示す資料として使える場合があります。
ログの保存期間や出力の方法は製品によって異なるため、監査で求められる期間を満たしているかを確認しましょう。マスタの変更や権限の付与といった重要な操作のログは、定期的に別の担当者が確認する運用にしておくと、誤りや不正に早く気づけます。
運用のしやすさで見る購買管理システム一覧
承認ルートの設定やマスタの保守、運用状況の点検に関わる機能を中心に、この記事で紹介する購買管理システムを一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Prociec(プロシーク) | 組織変更一括対応の機能を備え、取引先調査で情報更新の依頼と回収も管理できる |
| HUE Purchase | 金額による経路分岐や多段階承認に対応し、予算管理の機能も備える |
| べんりねっと | 金額や費目ごとに承認ルートを指定でき、会計システム連携はオプションで対応 |
| PROCURESUITE（プロキュアスイート） | 価格マスタの改定依頼や履歴照会に対応し、会計連携・予算管理はオプション |
| Guide（ガイド） | 過去に採用・回答した単価を履歴で蓄積し、取引先評価や予算管理にも対応 |
| Hi-PerBT 購買管理 | 決裁基準に沿った承認処理と、ユーザー操作ログの確認に対応 |
| ビズネットの購買管理プラットフォーム | 管理者向けサイトで承認設定や費目管理を行え、会計システム連携はオプション |
| 楽々ProcurementII | 決裁経路の選択と承認限度額のチェックに対応し、仕入先評価の機能も備える |
| J-PROCURE | 発注から検収までをクラウドで一元管理し、内部統制の強化を支援 |
| PurchaseOneCloud | 日本の商習慣・法令に標準対応し、インボイス制度や電帳法にも対応 |
| RFQクラウド | 各社の見積フォーマットを統一して一元管理し、交渉履歴も集約できる |
承認ルートとマスタ保守を支える購買管理システム
稼働後の運用で手間がかかりやすい承認ルートの見直しや取引先・単価マスタの保守、操作ログの点検に役立つ製品を紹介します。
Prociec(プロシーク)
- 製造業・商社を中心に豊富な導入実績があり、高い評価
- 見積から発注・検収情報まで一元管理でき、業務を効率化
- 承認ワークフロー、Web-EDIを標準装備し、業務スピードを向上
JFEシステムズ株式会社が提供する「Prociec(プロシーク)」は、組織変更一括対応の機能を共通機能として備えたクラウド型のWeb購買パッケージです。決裁ワークフローによる承認と、承認に関係する証跡の保管に対応しています。取引先調査の機能では、基本契約書やISOなどの資格情報、会社情報を一元管理でき、毎年の情報更新の際には取引先へ更新依頼を送って回収状況を確かめられます。ステータスバーやTODOリスト、メール通知で処理すべき案件を把握できるため、承認の滞留にも気づきやすくなります。
HUE Purchase
- 日本企業に必要なあらゆる機能を網羅した国産の購買管理システム
- 社内や取引先・サプライヤとのやり取りすべてがWebで完結可能
- 20以上のサイトとパンチアウト連携でき、大幅に業務を効率化
NTTインテグレーション株式会社が提供する「HUE Purchase」は、大手企業向けのクラウド型購買管理システムです。金額による経路分岐や多段階承認に対応したワークフローを標準搭載しています。購入依頼から見積、発注、受入検収までの社内処理を電子化でき、見積依頼や納期回答といった取引先とのやり取りもWebで行えます。予算管理の機能も備えており、購入依頼や発注、検収のデータをもとに予算の状況を照会できます。アスクルやモノタロウなど20以上のサイトとのパンチアウト連携にも標準機能で対応しています。
べんりねっと
- 購買ルールを徹底！統制と効率を両立する充実の管理機能
- 大手サプライヤから地場の既存取引先まで2,500社以上の連携実績
- ワークフローシステムやERPなど幅広いシステムとの連携実績
株式会社カウネットが提供する「べんりねっと」は、金額や費目ごとに承認ルートを指定できる承認ワークフローを備えた間接材購買プラットフォームです。見積依頼から発注までをオンラインで進める見積商談機能や、納品・検収情報を入力する受取検収機能により、購買の流れをシステム上に記録できます。会計システム連携やシングルサインオン、IPアドレス制限はオプションで用意されています。複数サプライヤのカタログを横断して価格を比べられるサイト間一括検索もあり、少額の購買をシステムに集めたい場面でも検討できます。
PROCURESUITE（プロキュアスイート）
- 見積～検収までの一連の購買業務プロセスを実現
- 購買情報の一元化と可視化
- 購買業務のコンプライアンス強化
DAIKO XTECH株式会社が提供する「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、価格マスタの登録・管理と改定依頼の機能を備えた調達支援システムです。購買部門が価格マスタの改定を依頼し、取引先が回答する流れをシステム上で扱え、単価決定や変更注文にも承認を設定できます。内部統制向けには承認ワークフローや履歴管理、利用者・業務別の権限設定マスタの一元管理に対応しています。オプションで会計連携や組織・品目別の予算管理も追加でき、提供形態はオンプレミスとクラウドに対応しています。
Guide（ガイド）
- 生産材、一般購入品、工事など様々な品目の調達業務を支援
- BCP、企業調査、単価低減率、納期遵守率分析などの機能も搭載
- 95年から調達領域に特化した専門ベンダーが開発
株式会社横山システム経営研究所が提供する「Guide（ガイド）」は、過去に採用・回答された単価を履歴として蓄積できる調達統合システムです。発注の際に過去の単価や取引先を参考にして、適切な発注かどうかを確かめられます。取引先評価では品質や技術力、納期遵守力などを数値で記録でき、プロジェクトや組織別に予算を登録して消化状況を確認する予算管理にも対応しています。上長の承認は一括で処理でき、検収にも上長承認を設けられるため、単価改定の経緯を残しつつ、購買の統制も強めたい企業で検討できます。
Hi-PerBT 購買管理
- 既存ERPとの連携も自在。自社の運用に合わせて育てる購買管理
- 物品・生産材・工事の購買に対応！あらゆる発注業務を一元管理
- 豊富な導入実績と日立グループの技術力で、調達DXを強力サポート
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT 購買管理」は、ユーザー操作ログを確認できるログ管理の機能を備えた購買管理システムです。購入依頼では決裁基準に沿った承認ルートを選べ、購入金額がルートの範囲外であればエラーメッセージを表示して申請の誤りを防ぎます。各種マスタのメンテナンス機能や、ユーザー権限の設定で使う機能を表示する仕組みもあります。ライセンスはサーバー単位のため、利用者数の増加によるライセンス料の増加はありません。提供形態はオンプレミスとクラウドに対応しています。
ビズネットの購買管理プラットフォーム
- 製造・建設・電力業など14,000社の導入実績！間接材購買を効率化
- 1億1,000万以上の商品を横断検索し、価格順や納期順に比較が可能
- 企業ごとの購買ルールや承認フローに対応し、購買を一元管理
ビズネット株式会社が提供する「ビズネットの購買管理プラットフォーム」は、管理者向けサイト「Bizm@nage（ビズマネージ）」で承認設定や費目管理を行える間接材購買のサービスです。ユーザーカタログ機能を使えば既存の取引先の商品も電子カタログにでき、普段の購買先への発注もシステムを通す運用にそろえやすくなります。発注履歴や購買データレポートで実績を確認でき、オプションで会計システムとの連携にも対応しています。支払いはビズネットが取りまとめて請求するため、請求処理の手間も抑えられます。
楽々ProcurementII
- 購入依頼～見積～発注～入荷検収の購買業務全般を網羅
- 日本の商習慣にマッチし豊富な標準機能、実運用に柔軟に対応可能
- 間接材から直接材、サービス系商材まで一元管理。電帳法にも対応
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々ProcurementII」は、決裁経路を選択でき、経路に設定した発注承認限度額との比較チェックを行える総合購買管理システムです。承認ワークフローの状況照会や決裁の中断にも対応しています。仕入先調査や仕入先評価、アンケートの機能で取引先の情報を管理でき、検収データから支払処理用のデータを作成して会計システムに支払情報を接続することもできます。提供形態はクラウド版とオンプレミス版から選べ、運用ルールにあわせたカスタマイズも相談できます。
J-PROCURE （JFEシステムズ株式会社）
- 発注から検収までの業務をクラウドで一元管理。
- 取引先とのデータ共有により調達業務を効率化。
- 業務の可視化と内部統制の強化をサポート。
PurchaseOneCloud （SB C&S株式会社）
- 日本発の購買管理システムで法令・商習慣に標準対応
- JIIMA認証とISMS認証を取得し、情報管理を強化
- 350社以上が導入、月間1,000万PVの実績
RFQクラウド （A1A株式会社）
- サプライヤー各社の見積フォーマットを自動で統一して一元管理！
- 交渉履歴・見積依頼の状況を集約しプロセスを可視化！
- 安心の導入支援で業務にフィットし課題をしっかり解決！
まとめ
購買管理システムの運用では、部門ごとの役割分担を決めることが出発点です。そのうえで、取引先と単価のマスタ保守、例外的な購買の取り込み、組織変更にあわせた承認ルートと権限の見直しを続けましょう。承認の滞留や操作ログの定期的な点検も欠かせません。運用の負担を抑えられる承認ルートの設定方法や例外購買への対応を比べたい方は、購買管理システムの資料請求を活用してください。
