ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■名簿の移行方法別
- 人事・労務システムとの連携：トヨクモ 安否確認サービス2、セコム安否確認サービス、ANPIC、エマージェンシーコール、安否コール
- CSVファイルでの一括取り込み：トヨクモ 安否確認サービス2、Cuenote安否確認サービス、安否コール、CSPLifeSupportMail
- 従業員本人による連絡先登録：トヨクモ 安否確認サービス2、Cuenote安否確認サービス、緊急メール連絡板
- ■連絡手段別
- メール・専用アプリ通知：セコム安否確認サービス スマート、トヨクモ 安否確認サービス2、オクレンジャー、ANPIC、エマージェンシーコール、安否コール
- メッセージアプリ連携：Coo Kai 安否確認、セコム安否確認サービス スマート、ANPIC、エマージェンシーコール
- SMS・電話での通知：Cuenote安否確認サービス、エマージェンシーコール、バーズ安否確認＋(プラス)
- ■自動配信の条件別
- 警報や台風など地震以外の災害での自動配信（オプションを含む）：Coo Kai 安否確認、ANPiS、オクレンジャー、ウェザーニュース for business
- 従業員の現在地にもとづく配信：セコム安否確認サービス、ウェザーニュース for business
安否確認システムの乗り換えが難しい理由
安否確認システムは、普段は使わず、災害が起きたときに確実な動作が求められるシステムです。業務システムの入れ替えとは異なる難しさがあるため、まずは乗り換えで気をつけたい2つの特性を押さえておきましょう。
切り替え作業中も災害が起こり得る
安否確認システムの乗り換えで最も注意したいのは、切り替えの途中でも地震や豪雨が起こり得ることです。旧システムの解約を先に済ませてしまうと、新システムの設定が終わるまでの間、従業員の安否を確認する手段がなくなります。
そのため、旧システムの契約期間内に新システムの準備と訓練を終える段取りが必要です。契約の更新月や解約の申し出期限を早めに確認し、数か月程度の重複期間を見込んで乗り換えの時期を決めると、空白期間を避けやすくなります。
従業員全員の登録と操作が必要になる
安否確認システムは、管理者だけでなく従業員全員が利用者です。乗り換えると、従業員一人ひとりがアプリの入れ替えや連絡先の再登録、新しい回答画面への慣れを求められます。
この作業が進まないと、システムを切り替えても災害時に通知が届かない従業員が残ります。管理者側の設定が完了した時点ではなく、従業員の登録と回答操作が行き渡った時点を乗り換えの完了と考えることが重要です。周知や問い合わせ対応の期間も、スケジュールに組み込んでおきましょう。
乗り換え前に洗い出す現行システムの設定
新しい安否確認システムで同じ運用を再現するには、現行システムでどのような設定をしているかを書き出しておく必要があります。設定が担当者の記憶だけに頼っていると、移行時に抜け漏れが生じる恐れがあります。
自動配信の条件と対象地域
安否確認システムには、気象庁が発表する地震や津波、特別警報などの情報をもとに、自動で安否確認を送る機能を備えた製品があります。乗り換え前に、どの震度以上で、どの地域を対象に配信しているかを一覧にしておきましょう。
拠点ごとに対象地域を分けている場合や、勤務地と自宅の両方を条件にしている場合は、新システムで同じ設定ができるかを確認します。配信の条件や地域の指定方法は製品によって異なるため、ハザードマップで拠点のリスクを見直し、条件そのものを整理し直す機会にするのも一つの方法です。
名簿と部署・拠点の階層
安否確認の集計は、部署や拠点の階層にもとづいて行われます。現行システムに登録している組織の階層と、各階層の集計を見る管理者、所属する従業員の対応関係を書き出しておきましょう。
兼務者や出向者、派遣社員など、所属の扱いが例外的な従業員も洗い出しておきます。新システムで階層の深さや兼務の登録方法に制限がある場合、組織図をそのまま移せないこともあります。緊急連絡網として誰が誰に連絡するかの流れも、この段階で確認しておくと移行後の混乱を防げます。
連絡手段と回答後の運用
連絡手段は、メールや専用アプリのプッシュ通知、SMS、メッセージアプリ、電話の自動音声などから、現在どれを使っているかを確認します。従業員の層によって届きやすい手段が異なるため、複数の手段を併用しているかも重要な確認項目です。
あわせて、回答後の運用も書き出しておきましょう。未回答者への再送の間隔や、掲示板での指示の伝達、家族の安否登録など、回答を受けた後の使い方を整理しておくと、新システムに必要な機能を判断しやすくなります。
乗り換え時に空白期間を作らない並行運用
並行運用とは、旧システムを稼働させたまま新システムを準備し、一定期間は両方を動かす進め方です。空白期間を防げる一方で、通知の二重配信などの混乱も起こり得るため、期間中のルールを決めておきましょう。
契約終了日から逆算したスケジュール
並行運用のスケジュールは、旧システムの契約終了日から逆算して組み立てます。新システムの選定と契約、名簿の移行、従業員の登録、一斉訓練、旧システムの停止という順に、それぞれの期間を見積もりましょう。
従業員の登録には、周知から完了まで想定より時間がかかる場合があります。年度替わりの人事異動の時期と重なると名簿の更新も重なるため、乗り換えの時期は繁忙期や異動期を避けて検討するのが望ましいです。訓練で問題が見つかった場合に備え、再訓練の日程にも余裕を持たせておきます。
並行期間中の自動配信の扱い
並行期間中は、どちらのシステムの回答を正式な安否情報として扱うかを事前に決めておくことが重要です。両方で自動配信を有効にしたまま災害が起こると、従業員に2通の通知が届き、どちらに回答すればよいか迷う原因となります。
対策として、従業員の登録が十分に進むまでは旧システムを正式な手段とし、新システムは訓練用として使う方法があります。登録が進んだ段階で正式な手段を新システムに切り替え、旧システムの自動配信を停止します。切り替えの判断基準と日付を、管理者の間で共有しておきましょう。
切り替え日の告知と旧システムの停止
正式な手段を切り替える日は、事前に従業員へ告知します。告知では、切り替え日以降に通知が届くシステムやアプリ、旧アプリの扱い、問い合わせ先を伝えておくと、当日の混乱を抑えられます。
旧システムは、切り替え日にすぐ解約するのではなく、契約期間の残りを予備として残しておく方法も考えられます。過去の安否確認の履歴や訓練結果を残したい場合は、旧システムの停止前にデータを出力できるかを提供会社に確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で安否確認システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
安否確認システムへの名簿移行と登録率の確認
乗り換えの成否を左右するのが、従業員名簿の移行と連絡先の登録です。名簿を移しただけでは通知が届くとは限らないため、登録状況を数字で確認しながら進めることが大切です。
人事データからの名簿移行
名簿の移行では、旧システムから出力したデータではなく、人事や労務の最新データを起点にすると、退職者や異動の反映漏れを防ぎやすくなります。旧システムの名簿は、長く運用するうちに更新が追いついていない場合があるためです。
移行方法には、CSVファイルでの一括取り込みや、人事・労務システムとの連携があります。連携できる製品であれば、入退社や異動のたびに名簿を手作業で直す負担を抑えられます。取り込み時には、項目の並びや文字コードが新システムの形式にあっているかも確認しましょう。
従業員本人による連絡先の登録
個人のメールアドレスや携帯電話番号は、本人に登録してもらう方法がとられることがあります。私物の連絡先を会社が一括で取り込むことに抵抗を感じる従業員もいるため、利用目的と管理方法を説明したうえで登録を依頼しましょう。
登録の案内は、手順を画像付きでまとめた資料を用意し、朝礼や部署の会議でも呼びかけると進みやすくなります。アプリを使う場合は、旧アプリとの違いや通知を許可する設定についても説明しておくと、登録後に通知が届かないといった問い合わせを減らせます。
未登録者の把握とフォロー
登録期間中は、管理画面で未登録者を部署ごとに確認し、所属長を通じて個別に声をかけます。全員の登録が終わるまで、未登録者の一覧を定期的に更新し、進み具合を共有しましょう。
パソコンを使う機会が少ない現場の従業員や、長期休暇中の従業員は、登録が遅れる場合があります。所属長が登録を手伝う時間を設けたり、SMSや電話の自動音声など本人が使いやすい手段を割り当てたりして、通知が届かない従業員を残さない工夫が必要です。
乗り換え後の訓練で切り替えを完了させる
安否確認システムの乗り換えは、新システムで一斉訓練を行い、実際に通知が届いて回答できることを確かめた時点で完了と考えます。訓練は一度で終わらせず、結果をもとに設定と手順を見直しましょう。
一斉訓練で回答率と到達状況を確かめる
一斉訓練では、全従業員に訓練用の安否確認を送り、回答率と通知の到達状況を確認します。回答があったかどうかだけでなく、迷惑メールとして振り分けられていないか、アプリの通知が表示されたか、回答までにどの程度の時間がかかったかもあわせて確かめましょう。
平日の勤務時間内だけでなく、夜間や休日を想定した訓練も検討します。事前に日時を知らせる訓練と、知らせずに行う訓練を組み合わせると、実際の災害に近い状況で課題を見つけやすくなります。
訓練結果から設定と手順を見直す
訓練で未回答だった従業員には、理由を確認します。連絡先の誤りや通知設定の不備であれば個別に修正し、操作がわからなかったという声が多ければ、回答手順の資料を見直します。
管理者側でも、集計画面の見方や未回答者への再送、掲示板での指示の出し方を実際に操作して確認しておきましょう。操作できる担当者が1人だけでは、その担当者が被災した場合などに対応が止まるおそれがあります。複数の管理者が操作できるよう手順書を共有し、年に数回の訓練を定例化すると、乗り換え後も運用を保ちやすくなります。
乗り換え先候補の安否確認システム一覧
名簿の移し方や連絡手段の違いに注目して、乗り換え先の候補となる安否確認システムを一覧にまとめました。現行システムで使っている設定と照らし合わせる際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Coo Kai 安否確認 | Teamsのチャットに安否確認が届き、専用アプリなしで回答できる |
| セコム安否確認サービス スマート | 従業員300人以下向け。アプリ通知・LINE・メールを組み合わせて通知 |
| ANPiS | 気象庁の地震・津波・警報などと連動し、メール等を自動配信 |
| トヨクモ 安否確認サービス2 | SmartHRなど人事情報システムと連携。CSV一括更新にも対応 |
| セコム安否確認サービス | 専門スタッフが災害情報を確認して安否確認を支援。現在地判定通知も提供 |
| オクレンジャー | 地震・津波の自動配信に加え、警報や土砂災害警戒情報による配信もオプションで可能 |
| ANPIC | LINEとメール、またはアプリとメールの組み合わせで通知を受信 |
| Cuenote安否確認サービス | 登録依頼をCSVで一括送信。SMS通知はオプションで利用可能 |
| エマージェンシーコール | 1人最大10件の連絡先にメール・アプリ・電話・FAXなどで発信。LINE連携はオプション |
| ウェザーニュース for business | 位置情報と気象データをもとに、被災地域の社員へ自動で安否確認 |
| 安否コール | API連携とCSVコンバータで人事情報と連携。パスワードレスで管理 |
| 緊急メール連絡板 | 個人アドレスを管理者に開示せずに登録でき、未回答者へ自動再配信 |
| CSPLifeSupportMail | 地震・特別警報時に自動配信。CSV登録やグループ管理に対応 |
| バーズ安否確認＋(プラス) | メールのほか携帯電話番号宛てのショートメールでも連絡できる |
名簿管理と連絡手段で選ぶ安否確認システム
乗り換えでは、従業員情報を登録・更新しやすいか、既存の連絡手段を新システムでも利用できるかが重要です。人事システムとの連携や一括登録、メール・アプリ・LINEなどの通知方法を比較し、必要な機能を備えた製品を選びましょう。
Coo Kai 安否確認
- Teamsに届いてスグ回答。専用アプリ不要で回答率を高める
- 気象庁アラートで自動発動。担当者不在でも配信・督促を継続
- OfficeアカウントでIDを一元管理。権限・入退社の運用を簡素化。
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 安否確認」は、Microsoft 365を利用する企業向けの安否確認システムです。安否確認はTeamsのチャットへ配信され、従業員はスマートフォンから回答できるため、専用アプリの配布や操作の説明を省けます。気象庁のアラートと連動した自動配信や、未回答者への自動リマインドにも対応。Azure ADとの統合により、入退社や権限などのID管理を既存の運用にまとめられる点も、乗り換え時の名簿管理を見直したい企業に向いています。
セコム安否確認サービス スマート
- 初期費用0円！1ID200円（税別）から！
- LINE連携機能を無料でご提供
- 従業員数300人以下のお客様向けに厳選した機能
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス スマート」は、従業員数300人以下の企業向けに機能を厳選した安否確認サービスです。無料の専用アプリを提供しており、アプリのプッシュ通知、LINE、メールを組み合わせて従業員へ通知できます。専門スタッフが24時間365日体制で災害情報の正確性を確認してから通知を送る仕組みです。従業員情報の一括登録機能や、勤怠管理サービスとの連携も用意されています。
ANPiS
- 【お手頃価格】初期費用は無料！月額6,600円からのお手頃価格
- 【気象庁と連携】気象庁の地震・津波・特別警報と自動連携
- 【カンタン操作】携帯やスマホに届くメールから回答するだけ！
関西電力株式会社が提供する「ANPiS」は、気象庁の情報と連動して安否確認を自動で行うシステムです。地震・津波・注意報・警報などの情報をもとに、メールやLINE（有償オプション）を一斉配信し、従業員の安否や出社可否の回答を自動で集計します。未回答者への再配信や、IDとパスワードなしで回答できる認証スキップ機能も搭載。登録したメールアドレスは管理者でも閲覧できない仕組みのため、私物の連絡先を登録してもらう際の不安を和らげられます。
トヨクモ 安否確認サービス2
- 【カンタン】シンプル・直感的な操作性で災害時でも安心
- 【リーズナブル】月額6800円〜、初期費用/解約料金は無料
- 【連携】SmartHR、freee人事労務、cybozu.com、Google Workspace
トヨクモ株式会社が提供する「トヨクモ 安否確認サービス2」は、安否確認メールの自動送信と回答の自動集計、掲示板でのやり取りができるサービスです。SmartHRやfreee人事労務、cybozu.com、kintone、Google Workspaceとの人事情報システム連携に対応し、CSV一括更新も可能。連絡先は従業員本人が登録する方式で、管理者からは閲覧できません。メールや専用アプリ、LINE（オプション）で通知でき、多階層の部署や複数の管理者にも対応しています。
セコム安否確認サービス
- 契約社10,100社・ご利用者869万人の実績
- 災害時に従業員や家族の安否確認､事業所の被災状況確認をｻﾎﾟｰﾄ
- 地震だけではなく特別警報や国民保護情報(弾道ﾐｻｲﾙ落下)にも対応
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコム安否確認サービス」は、従業員とその家族の安否確認を支援するサービスです。専門スタッフが24時間365日体制で災害情報をもとに状況を判断し、事前に取り決めたルールに従って安否確認メールを代行送信します。勤務地や居住地にもとづく通知に加え、スマートフォンの現在地情報を使う現在地判定プッシュ通知も提供。LINE連携やSmartHR連携（無償オプション）も用意されています。
オクレンジャー
- 国内外のデータセンターで運用する災害に強い安定したインフラ
- 頻発する地震・風水害に対応できる豊富な自動安否確認配信機能
- 安否確認だけでなく日常業務のコミュニケーションとして活用可能
株式会社パスカルが提供する「オクレンジャー」は、従業員やその家族、関係者の安否確認と指示伝達を支援するシステムです。地震や津波の自動配信に加え、特別警報・警報・注意報、土砂災害警戒情報、河川の洪水予報、熱中症警戒アラートなどにもとづく自動配信をオプションで利用できます。メッセージを受信できる専用アプリを提供し、利用開始時は専用のQRコードを読み込むだけで始められます。13の言語に対応している点も特徴です。
ANPIC
- 【LINEへ通知】追加料金0円！通知に気づきやすく報告率UP！
- 【無料サポート充実】説明会・ユーザー登録代行・配布資料など！
- 【業界最安価格帯】国立大学発！安価でココまで使える！
株式会社アバンセシステムが提供する「ANPIC」は、安否確認メッセージの自動送信と自動集計で災害時の初動を支えるシステムです。通知は「LINEとメール」または「アプリとメール」の組み合わせで受け取れるため、片方を見落とした場合にも気づきやすくなります。既存の人事システムなどとのデータ連携（オプション）に対応。ユーザー登録の代行や説明会の実施、配布用の資料提供など、従業員の登録を進める際の支援も用意されています。
Cuenote安否確認サービス
- 地震・気象データと連携し、警報等の発令時に自動通知が可能
- 回答状況はリアルタイムで反映、マルチデバイス対応
- 受信用アドレスは管理者に知られずに登録可能
ユミルリンク株式会社が提供する「Cuenote安否確認サービス」は、地震や気象警報の発令時などに従業員の安否状況を確認できる災害時情報伝達サービスです。通知を受け取るアドレスの登録依頼は、CSVファイルをアップロードするだけで一括送信できます。受信用アドレスは管理者が閲覧できない形で従業員が登録するため、個人の連絡先も集めやすい仕組みです。オプションでSMS通知にも対応し、メールが届きにくい従業員への連絡手段を補えます。
エマージェンシーコール
- 【その時、何千人を守れるか】99%超回答の企業も。選ばれる理由
- 【ツール提供で、終わらない】BCP策定〜復旧まで全フェーズ伴走
- 【業界が違えば、危機対応も違う】業界特有の制約・実務を熟知
インフォコム株式会社が提供する「エマージェンシーコール」は、大規模な組織の危機管理を支える安否確認システムです。1人あたり最大10件の連絡先を登録でき、メール・アプリ・電話・FAXなどに対応。LINE連携はオプションで利用できます。また、人事システムとの自動連携で社員データを最新の状態に保てるため、組織変更や人事異動が多い企業でも名簿の更新負担を抑えられます。
ウェザーニュース for business
- 毎日使うアプリで、備えが習慣に
- 地震・津波の他、台風や線状降水帯など様々な気象災害にも対応
- 社員の位置情報に基づき、被災社員のみ、自動で安否確認
株式会社ウェザーニューズが提供する「ウェザーニュース for business」は、気象データと位置情報を活用する安否確認サービスです。地震・津波・気象警報・台風・線状降水帯などの条件を設定した自動通知に対応し、社員の位置情報にもとづいて被災地域にいる社員へ自動で安否確認を送ります。従業員が普段使う気象アプリと統合されているため、平時から操作に慣れておきやすい点が特徴です。サービス移行や安否確認訓練の支援も用意されています。
安否コール （株式会社アドテクニカ）
- 【パスワードレス認証】登録も回答もメンテナンスの負担はゼロ！
- 【スマートウォッチ】で回答できるから、回答率もグーンと向上！
- 【メンテナンス】は自動連携できるから、人事情報の管理も楽楽！
緊急メール連絡板 （株式会社ネットウエルシステム）
- 管理者へ個人アドレス非開示で登録可能
- 地震・気象データと連携し安否確認連絡を自動配信
- 未回答者に自動で再配信・リマインド可能。
CSPLifeSupportMail （セントラル警備保障株式会社）
- 震度5強以上の地震や特別警報時に自動で安否確認メールを配信。
- 手動発信機能と社内掲示板を備え日常連絡ツールとして利用可能。
- グループ管理やCSV登録など機能充実で運用負荷を軽減。
バーズ安否確認＋(プラス) （株式会社バーズ情報科学研究所）
- アンケート選択式と空メール送信式の2種類で簡単集計
- 状況確認から対応策までを掲示するホワイトボード機能
- メールやショートメールで一般の連絡網として利用可能
まとめ
安否確認システムの乗り換えは、旧システムを動かしたまま新システムを準備する並行運用で、空白期間を作らないことが基本です。現在の自動配信の条件や名簿の階層を洗い出し、並行期間中にどちらを正式な手段とするかを決めておきましょう。名簿は最新の人事データから移し、登録率を確認しながら未登録者をフォローします。最後に一斉訓練で到達と回答を確かめれば、切り替えは完了です。自社の名簿の管理方法や連絡手段にあう安否確認システムを比較したい方は、資料請求を活用してください。
