ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行元別
- Excelやスプレッドシートから移行したい：GoCoo! SFA、ferret SFA/CRM、BizMagic
- 他社のSFAから移行したい：GENIEE SFA/CRM、アクションコックピット
- CRMやMAと一体で管理したい：ネクストSFA/CRM、Pro Suite
- ■移行支援別
- データ移行の支援を受けたい：GoCoo! SFA
- 導入後の定着支援を受けたい：esm(eセールスマネージャー)、GENIEE SFA/CRM、InfAjast インフアジャスト、ネクストSFA/CRM
SFA乗り換えの全体像と移行計画
SFAの乗り換えは、旧システムを止めずに新システムへ業務を移すプロジェクトです。作業に入る前に、全体の流れとスケジュール、体制を移行計画として固めておくと、途中での手戻りを減らせます。ここでは手順の全体像と計画づくりの要点を説明します。
乗り換えの5つの手順を把握する
SFAの乗り換えは、次の5つの手順で進めるのが基本です。手順ごとに担当者と完了の基準を決めておくと、進捗を確認しやすくなります。
| 手順 | 主な作業 |
|---|---|
| 1. 移行計画の立案 | 目的とスケジュール、体制を決める |
| 2. 乗り換え先の選定 | 移行要件を満たす製品を比較する |
| 3. データ移行 | 項目の対応づけと整理、テスト移行を行う |
| 4. 並行稼働と切り替え | 新旧を並行して使い、本番へ移す |
| 5. 定着支援 | 入力ルールの周知と利用状況の確認を行う |
旧システムの契約終了日から逆算する
スケジュールは、旧SFAの契約終了日から逆算して組みます。契約期間の途中で解約できない場合や、解約の申し出に期限がある場合もあるため、まず契約書や利用規約を確認しましょう。
そのうえで、データ移行や並行稼働に必要な期間を差し引き、選定を始める時期を決めます。期末や繁忙期の切り替えは、営業担当者の負担が大きくなりがちです。比較的落ち着いた時期に本番切り替えを置けるよう、余裕を持った計画を立てておくと安心です。
営業と管理部門を含めた移行体制を組む
移行プロジェクトには、営業部門の代表者と、情報システム部門などの管理担当者を含めます。営業担当者の意見を早い段階で取り入れることで、乗り換え後の定着につながります。
あわせて、営業部門の中に複数の推進役を置き、現場からの質問や要望を集める窓口にすると効果的です。特定の担当者だけに作業や知識が集中すると、異動や休職の際に進行が止まるおそれがあります。作業手順や決定事項は文書にまとめ、関係者全員が参照できる状態にしておきましょう。
移行要件から乗り換え先のSFAを選ぶ
乗り換え先の選定では、機能の比較に加えて、今あるデータを無理なく移せるかを確認します。旧システムの不満を整理し、移行要件として候補の製品に問い合わせると比較が進めやすくなります。営業担当者の声も選定に反映させましょう。
旧SFAの不満点を移行要件に置き換える
まず、旧SFAで不便だった点を営業担当者と管理者の双方から集めます。「入力に時間がかかる」「外出先で使いにくい」「集計に手作業が残る」など、具体的な場面とあわせて書き出すのがポイントです。
集めた不満は、「スマートフォンで商談記録を入力できる」「売上見込みを自動で集計できる」のように、新しいSFAに求める要件へ置き換えます。要件には優先順位をつけ、必須と希望を分けておきましょう。すべてを満たそうとすると候補が絞れなくなるためです。
データの取り込み方法と移行支援の範囲を確認する
候補の製品には、CSVファイルでの一括取り込みに対応しているか、取り込める件数や項目に制限がないかを確認します。商談履歴の添付ファイルや活動記録まで移せるかは、製品によって異なります。
提供会社の移行支援の内容も比較しましょう。取り込み手順の案内のみなのか、データの整形や取り込み作業まで依頼できるのかで、社内の負担は大きく変わります。有償の支援がある場合は、費用と対応範囲を見積もりで明確にしておくことが大切です。
SFAのデータを移行する手順
データ移行は、乗り換えのなかで最も手間がかかる工程です。項目の対応づけ、データの整理、テスト移行の順で進めると、移行後に情報が欠けたり重複したりするトラブルを防ぎやすくなります。それぞれの作業内容を順に見ていきます。
移行する範囲と項目の対応づけ
最初に、どのデータをどこまで移すかを決めます。取引中の顧客や進行中の案件は必須ですが、何年も前の失注案件まで移すかは、活用の見込みと作業量で判断しましょう。
範囲が決まったら、旧SFAの項目が新SFAのどの項目に対応するかを一覧表にまとめます。項目名が同じでも、選択肢の内容や入力形式が異なる場合があります。商談の段階や確度の区分は特に定義がずれやすいため、新しい基準に読み替えるルールを決めておきます。
重複や表記ゆれを整理するデータクレンジング
データクレンジングとは、重複や誤り、表記のばらつきを整えてデータの品質を高める作業です。旧SFAのデータをそのまま移すと、新システムでも同じ問題を引き継ぐことにつながります。
例えば、「株式会社」の有無や全角と半角の違いで同じ取引先が複数登録されているケースがあります。担当者が退職した顧客の引き継ぎ先も、この段階で決めておきましょう。整理の基準を文書にまとめておくと、作業を分担しても結果がそろいやすくなります。
テスト移行による件数と内容の照合
本番の前に、一部のデータでテスト移行を行います。取り込みが完了したかだけでなく、旧システムと件数が一致しているか、文字化けや項目のずれがないかまで確認することが大切です。
あわせて、取り込んだデータで顧客の検索や売上見込みの集計を試し、業務で使える状態かを確かめます。エラーが出た行は原因を記録し、修正してから再度取り込みましょう。手順を記録しておけば、本番移行でも同じ作業を再現できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でSFAの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
並行稼働から本番切り替えまでの進め方
データ移行が終わっても、すぐに旧SFAを止めるのは避けたほうが安心です。一定期間の並行稼働で問題を洗い出し、切り替え日を決めてから本番運用に移ると、営業活動への影響を抑えられます。並行稼働と切り替えの進め方を確認しましょう。
並行稼働の期間と入力ルールを決める
並行稼働とは、新旧のSFAを一定期間あわせて使い、新システムに問題がないかを確かめる期間です。ただし、両方に同じ内容を入力すると営業担当者の負担が大きくなります。
そのため、新規の商談は新SFAに入力し、旧SFAは参照専用にするといったルールを決めておくとよいでしょう。期間は数週間から1か月程度を目安に、業務量や契約期間にあわせて調整します。最初は一部の部署や営業チームで先行して使い、課題を洗い出す方法もあります。
切り替え当日に差分を反映し旧データを保管する
切り替え日には、並行稼働中に旧SFAで更新された差分のデータを新SFAへ反映します。反映後は、件数や内容に漏れがないかの確認も欠かせません。そのうえで旧システムへの入力を停止し、全員が新SFAで業務を行う状態に移ります。
旧SFAの契約が終わると、データを取り出せなくなる場合があります。解約前に全データをエクスポートし、アクセス権限を限定した保管場所に残しておきましょう。移行しなかった過去の商談記録を確認したいときにも役立ちます。
乗り換え後にSFAを定着させるポイント
SFAの乗り換えは、本番切り替えで終わりではありません。営業担当者が入力を続け、データが営業会議や戦略に活用されて初めて効果が生まれます。定着のために、乗り換え直後から取り組みたい点を紹介します。
入力ルールと操作マニュアルの整備
乗り換え直後は、旧SFAとの操作の違いに戸惑う担当者が出てきます。どの場面で何を入力するかを入力ルールとして定め、画面の操作手順とあわせてマニュアルにまとめておくことが大切です。
説明会を開くだけでなく、よくある質問を社内で共有できる場所を用意すると、問い合わせ対応の負担も軽くなります。マニュアルは一度作って終わりにせず、現場の声をもとに更新していきましょう。提供会社の操作研修や定着支援を活用する方法もあります。
利用状況の確認と運用の見直し
本番運用が始まったら、ログイン状況や入力件数を定期的に確認し、利用が進んでいない部署や担当者を把握します。入力が少ない理由を聞き取ると、項目が多すぎる、外出先で使いにくいといった課題が見えてきます。
課題に応じて入力項目を減らしたり、画面の表示を調整したりして、運用を見直しましょう。営業会議の資料をSFAの画面やレポートに切り替えるなど、入力したデータが業務で使われる場面を増やすことも定着に役立ちます。
SFAの乗り換え先候補と導入・定着支援の一覧
この記事で紹介するSFAの特徴を一覧にしました。乗り換え先の候補を比べる際に活用してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| esm(eセールスマネージャー) | 定着支援の専門チームの専任担当が付き、導入から定着・活用までをサポートするCRM/SFA |
| InfAjast インフアジャスト | 月契約で利用でき、はじめての導入でも導入から定着まで伴走サポートを受けられるSFA/CRM |
| Pro Suite | セールス・サービス・メール配信を一つに集約した、成長企業向けのオールインワンCRM |
| GoCoo! SFA | Excelに近い操作感で画面上のデータを編集でき、導入から1年間は専任担当が過去データの移行も支援する |
| ferret SFA/CRM | Excel感覚の見たまま編集に対応し、商談議事録のアップロードでAIが入力を補助する国産SFA |
| GENIEE SFA/CRM | AIが商談内容を各項目へ自動記録し、リプレイス時の定着も専任スタッフが伴走して支援する |
| ネクストSFA/CRM | SFA・CRM・MAを一つの基盤で運用でき、文言や項目の変更をノーコードの設定だけで行える |
| BizMagic | Excelでの個人管理からシステムでの共有へ移行したい中小企業向けの顧客管理・営業支援システム |
| アクションコックピット | 顧客情報や商談履歴をクラウドで同期し、外出先でもその場で呼び出せる営業支援システム |
移行と定着の支援で選ぶSFA
旧システムからのデータ移行や切り替え後の定着まで見据えて、移行元や支援内容の違いがわかる製品を選びました。乗り換え先を絞り込む際の参考にしてください。
esm(eセールスマネージャー)
- 定着率95％！定着支援の専門チームが課題に合わせて徹底支援。
- 6,000社超、185業種以上で採用されているCRM/SFA
- 確かな効果。売上192%、営業会議時間1/6を実現するCRM/SFAツール
ソフトブレーン株式会社が提供する「esm(eセールスマネージャー)」は、日本の営業現場のニーズにもとづいて設計されたCRM/SFAです。営業担当者が一度活動報告を入力すると、さまざまな切り口のグラフやレポートに反映され、重複した報告や会議資料の作成を減らせます。定着支援の専門チームの専任担当が付き、業種や企業規模にあわせた設計の提案から導入・定着・活用までをサポート。乗り換え後の定着を重視する企業に適しています。
InfAjast インフアジャスト
- 5年連続SFA部門第1位！時代にマッチした進化するSFA/CRM
- はじめてでも安心！月契約＆導入から定着まで手厚い伴走サポート
- 独自の顧客履歴で営業ノウハウも蓄積、営業状況を即座に把握
株式会社エーエスピーコムが提供する「InfAjast インフアジャスト」は、顧客・日報・案件管理などを備えたSFA/CRMです。独自の顧客履歴で営業ノウハウを蓄積でき、営業状況を即座に把握できます。名刺をスマートフォンで撮影して顧客情報を取り込めるほか、他の名刺管理ソフトとの連動やCSV出力にも対応。月契約で利用でき、はじめて導入する企業も安心して使えるよう、導入から定着までの伴走サポートを用意しています。
Pro Suite
- セールス・サービス・メール配信を１つに集約
- 統合された顧客データでビジネスの成長を実現
- 少数精鋭の成長企業が求める今すぐ役立つ機能
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Pro Suite」は、成長企業向けのオールインワンCRMです。セールス・サービス・メール配信の機能を一つに集約し、統合された顧客データをもとに営業活動を進められます。進行中の案件をステージで管理できるため、進捗を把握しやすく、売上予測の精度向上にもつながります。セールス・サービス・メール配信を一つの基盤で運用し、顧客データをまとめて活用したい企業に適しています。
GoCoo! SFA
- 画面遷移なしでExcelのように見たまま編集、データ管理を効率化
- ノーコードで管理項目やプロセスを自社に合わせて自由に簡単設定
- AIが商談内容を要約・自動入力し外部ツールや自社AIとも自在連携
SALES GO株式会社が提供する「GoCoo! SFA」は、売上につながる先行指標を可視化するSFAです。Excelに近い操作感で表示画面上のデータを編集でき、表計算ソフトから移行する場合も近い感覚で操作を始められます。導入から1年間は専任担当が初期構築やカスタマイズ、アカウント設計を支援し、過去データの移行もサポート。基幹システムや外部ツールとの連携にも対応しています。
ferret SFA/CRM
- AIで入力を自動化：商談議事録をアップロードするだけでOK
- Excel感覚の見たまま編集：慣れ親しんだUIで運用しやすい
- 投資対効果を実感：現場での活用が進み、ROIも見えやすくなる
株式会社ベーシックが提供する「ferret SFA/CRM」は、「入力しないでOK」を目指して開発された国産SFAです。商談議事録をアップロードするとAIが入力を自動化し、Excel感覚の見たまま編集で一覧上のデータを更新できます。業種や部門の運用にあわせて、入力項目や表示内容を自由にカスタマイズ可能。MAツールとの連携や、300以上のツールとつなげられるワークフロー機能も搭載しています。
GENIEE SFA/CRM
- AIが商談内容をSFAに自動記録し報告負担を軽減
- 専任スタッフの導入から定着までを徹底支援
- SlackやGoogleなどの外部ツールと標準連携
株式会社ジーニーが提供する「GENIEE SFA/CRM」は、AIを搭載した純国産のSFA/CRMです。商談記録から受注予定日や金額、ネクストアクションなどの項目へAIが自動で記録し、手入力の負担を軽減します。名刺のスキャンによる自動データ化やAI議事録にも対応。リプレイス時の定着に不安がある企業に向けて、専任スタッフによる導入から定着までの伴走支援を用意しています。SlackやGoogleなどの外部ツールとも標準で連携できます。
ネクストSFA/CRM
- AIが商談記録と案件更新を自動化し入力負荷減
- ノーコードで項目や画面を自在にカスタマイズ
- 専任伴走サポートが定着と運用を後押し
株式会社ジオコードが提供する「ネクストSFA/CRM」は、SFA・CRM・MAを一つの基盤で運用できるクラウド型ツールです。文言の変更や項目・プルダウンの追加を設定だけで行えるため、自社の運用にあわせた調整をノーコードで進められます。AIが商談記録の要約や案件情報の更新を自動化し、入力の負荷を軽減。専任の伴走サポートが定着と運用を後押しし、最短即日での導入にも対応しています。
BizMagic （株式会社BizMagic）
- 中小企業の他業種における導入実績あり！
- エクセルでの個人管理からシステムでの共有へ！
- 気付かせ機能 で営業パーソンの情報活用を促進！
アクションコックピット （株式会社ビジネスラボ）
- 17年以上の運用実績！バージョンアップが頻繁！
- 高機能でコストパフォーマンスも秀逸！
- 高額なシステムからの乗り換えでも高い満足！
まとめ
SFAの乗り換えは、移行計画の立案、乗り換え先の選定、データ移行、並行稼働と切り替え、定着支援の手順で進めると混乱を抑えられます。旧システムの契約終了日から逆算し、データの範囲と整理の基準を早めに決めておくことが大切です。データ移行の支援内容は製品によって異なるため、乗り換え先のSFAを資料請求して比べてみてください。
