ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■主な利用者別
- ■データの取り込み方別
- 労務・給与システムからのデータ連携：オフィスステーション、サイレコ
- CSVファイルでの一括取り込み：サイレコ
タレントマネジメントシステムの使い方の全体像
タレントマネジメントシステムは、人材データを「集める」「探す・分析する」「施策に生かす」の順で使います。最初に流れと各立場の役割を押さえておくと、操作の意味を理解しやすくなります。
集める・探す・生かすの3段階
まず、社員の基本情報やスキル、資格、評価、研修履歴などを1か所に集めます。次に、集めたデータを条件で検索したり、部署ごとに集計したりして、人材の状況を把握します。
最後に、把握した内容を異動や配置、育成計画、採用計画といった人事施策に生かします。最初の「集める」段階が不十分だと、検索しても目的の人材が見つからず、システムが使われなくなる原因になりかねません。そのため導入初期は、データの整備に時間をかけましょう。
人事担当者・管理職・従業員の役割分担
人事担当者は、項目の設計やデータの取り込み、検索・分析を担います。管理職の役割は、部下の情報を確認し、面談の記録や評価を入力することです。従業員は、自分のプロフィールやスキル、キャリアの希望を入力し、アンケートに回答します。
3者がそれぞれの役割を果たすことで、データが新しい状態に保たれます。人事担当者だけが入力する運用では情報の更新が追いつかなくなるため、誰が何を入力するのかを導入時に決めておきましょう。
人事担当者の使い方1：人材データベースを整える
人事担当者が最初に取り組むのは、タレントマネジメントシステムに人材データベースを作る作業です。どの項目を持たせ、どこからデータを集めるかを決めてから作業を始めます。
管理項目を目的から逆算して決める
管理項目は、システムで実現したいことから逆算して決めます。例えば、異動の検討に使うなら職歴やスキル、資格、異動希望が必要です。育成に使うなら研修の受講履歴や面談記録が欠かせません。
思いつく項目をすべて入れると、入力の負担が増えて更新が滞る原因となります。最初は目的に直結する項目に絞り、運用しながら追加していくと無理がありません。項目ごとに、誰が見られるかの閲覧権限もあわせて決めておきましょう。
既存の人事データを取り込む
社員番号や氏名、所属、等級といった基本情報は、人事給与システムやExcelの名簿から取り込みます。CSVファイルでの一括取り込みに対応した製品や、人事給与システムと連携できる製品があります。
取り込む前に、部署名の表記ゆれや退職者の残存、社員番号の重複がないかを確認しておきます。データが整っていないまま取り込むと、検索結果や集計が正しく出ません。取り込み後は、件数や項目に漏れがないかを抽出して確かめましょう。
従業員に入力を依頼する
スキルや資格、キャリアの希望など、人事部門が把握していない情報は、従業員本人に入力してもらいます。入力フォームやアンケートを配信し、回答期限を設けて集める使い方が一般的です。
依頼する際は、入力した情報を何に使うのか、誰が見るのかを説明しましょう。目的がわからないまま入力を求めると、回答が集まりにくくなったり、内容が形だけになったりするおそれがあります。未回答者への再依頼の方法も決めておくと安心です。
人事担当者の使い方2：検索と分析で配置を検討する
データがそろったら、人材の検索や分析に使います。タレントマネジメントシステムを使うと、Excelでは手間のかかった条件の組み合わせによる絞り込みや、組織全体の傾向の把握がしやすくなります。
条件を組み合わせて候補者を探す
新しいプロジェクトの担当者や異動の候補者を探すときは、スキルや資格、経験した業務、異動希望などの条件を組み合わせて検索します。顔写真付きの一覧で表示できる製品もあり、候補者を比べるのに役立ちます。
検索結果は、あくまで候補を絞り込むための材料です。最終的な判断は、上司へのヒアリングや本人との面談を通じて行いましょう。検索条件の組み合わせを保存できれば、定期的な人材の洗い出しにも使えます。後任者の候補を早めに把握しておきたい管理職ポストについて、条件にあう人材を年に1回確認するといった使い方も考えられます。
組織図や集計で人材の偏りを見る
部署ごとの人数や年齢構成、等級の分布、スキルの保有状況を集計すると、人材の偏りが見えてきます。特定のスキルを持つ人が1つの部署に集中している、管理職候補が少ないといった課題に気付くきっかけとなります。
組織図の上で人を動かして異動後の構成を試算できる機能を持つ製品もあります。ただし、機能の有無や操作方法は製品によって異なるため、デモや資料で確認しておきましょう。集計結果を経営層への報告資料に使う場合は、どの時点のデータかを明記しておくと誤解を防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でタレントマネジメントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
管理職のタレントマネジメント：面談と育成に生かす
管理職は、タレントマネジメントシステムで部下の情報を確認し、面談や育成に役立てます。人事部門だけでなく現場の管理職が使うことで、データが日々の業務とつながります。
面談前に部下のプロフィールを確認する
1on1面談やキャリア面談の前に、部下のスキルや資格、過去の評価、異動希望を確認しておくと、話す内容を準備できます。異動してきた部下の場合も、前の部署での経歴を把握したうえで面談に臨めます。
面談の内容は、システムに記録として残しましょう。記録が残っていれば、上司が交代したときにも経緯を引き継げます。記録を書く際は、本人の閲覧可否や人事部門との共有範囲を社内で決めておくことが大切です。
スキル情報をもとに育成計画を立てる
部署に必要なスキルと、部下が持っているスキルを並べて見ると、誰に何を学んでもらうかを考えやすくなります。スキルを一覧表にしたスキルマップを作れる製品もあります。
育成計画を立てたら、受講してほしい研修や目標をシステム上で共有し、進み具合を面談で確認します。計画を立てて終わりにせず、半年や1年ごとに見直す使い方が効果的です。
評価を入力し、結果をフィードバックする
評価機能を備えた製品では、管理職が部下の自己評価を確認し、上司としての評価を入力します。評価の根拠として、期中の面談記録や目標の進み具合を画面上で参照できると、評価の説明がしやすくなります。
評価が確定したら、結果と理由を部下に伝え、次の期の目標設定につなげます。評価者によって基準がぶれないよう、人事部門が評価の分布を確認し、必要に応じて評価者どうしで調整する場を設けるとよいでしょう。
従業員の使い方とシステムを使い続ける工夫
従業員にとってのタレントマネジメントシステムは、自分の情報を伝える場でもあります。従業員が使い続けられるかどうかが、データの鮮度を左右します。
プロフィールを更新しサーベイに回答する
従業員は、取得した資格や身につけたスキル、キャリアの希望を自分で更新します。会社から配信される従業員満足度やエンゲージメントのサーベイ（意識調査）に回答するのも、従業員の主な使い方です。
スマートフォンから入力できる製品であれば、パソコンを使わない現場の従業員も参加しやすくなります。サーベイは回答して終わりではなく、結果をもとにどんな改善をしたかを会社から伝えることで、次回の回答率の維持につながります。
入力の負担を抑えて更新を習慣づける
システムが使われなくなる主な要因は、入力の手間と、入力しても役立つ実感がないことです。入力項目を絞る、評価や面談の時期にあわせて更新を依頼するなど、負担を抑える工夫をしましょう。
あわせて、データを活用した事例を社内で共有すると、入力の意味が伝わります。操作方法の問い合わせ先やマニュアルを用意し、人事担当者が1人で対応を抱え込まない体制を整えておくことも大切です。
立場ごとの使いやすさで比べる製品一覧
この記事で紹介するタレントマネジメントシステムを、人事担当者の検索・分析、管理職の面談、従業員の入力という使い方の観点で一覧にしました。自社で誰がどの操作を担うかを思い浮かべながらご覧ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| カオナビ | 社員リストの絞り込みや1on1・面談記録に対応。スマホアプリでも利用できる |
| タレントパレット | 人材データを自由に掛け合わせて分析可能。異動をドラッグ＆ドロップで試算できる |
| HRBrain | 社員検索や組織分析、評価管理、1on1運用管理を備え、現場も使いやすい操作性を重視 |
| SmartHR | 評価やスキルを1ページに集約するキャリア台帳を搭載。サーベイはスマホから回答できる |
| サイレコ | CSVファイルで従業員情報を一括インポート可能。面談記録など自社独自の項目も作れる |
| オフィスステーション | 労務機能と連携して人材情報を一元管理。サーベイと評価データを結び付けて活用できる |
| シナジーHR | 基本機能と5つのツールを組み合わせて使える人事クラウド。スマホ・タブレットに対応 |
| Proflly | プロフィールの登録・参照と検索に特化。スキルや資格で社員を絞り込める |
集める・探す・生かすを支える製品
人事担当者のデータ整備や検索、管理職の面談記録、従業員によるスマートフォンからの入力など、立場ごとの使い方に対応する製品を紹介します。操作画面は資料やデモで確認しながら比較してみてください。
カオナビ
- タレントマネジメントシステム「シェアNo.1」
- 人事・労務業務の効率化から戦略人事の実現まで
- 人材データをAIが分析・提案し、意思決定を支援
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、人事担当者・管理職・従業員の3者がそれぞれの役割で使い分けやすいタレントマネジメントシステムです。人事担当者は社員リストを条件で絞り込み、プロジェクト検討や人材抽出に活用できます。管理職は1on1や面談の内容、フィードバックを履歴として蓄積し、育成や評価に生かせます。PC・スマホ・タブレットに対応し、スマホアプリでも使えるため、従業員の入力やアンケート回答の場面でも利用しやすいでしょう。
タレントパレット
- 最新シェアNo.1の「タレントマネジメントシステム」
- 人事と従業員にとって使いやすいデザインと操作性
- 人事評価や研修管理をはじめ、幅広い領域の「人事DX」を実現
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」は、集めた人材データを検索・分析して配置の検討につなげたい人事担当者に向く製品です。蓄積したデータを自由に掛け合わせて分析でき、「年代×役職」などの組み合わせ分析もクリック操作で行えます。社員の人事異動や配置はドラッグ＆ドロップでシミュレーションでき、スキル管理や研修受講の記録にも対応しています。スマートフォンやタブレットからも利用できます。
HRBrain
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人事担当者だけでなく現場も活用できる人材データベースを作りたい企業に向くタレントマネジメントシステムです。人材データベースや社員検索、組織分析、アンケート、評価管理、1on1運用管理などの機能を備えています。資格やキャリアプランなど自社独自のデータも管理でき、項目ごとに権限を設定できます。専任のカスタマーサクセス担当者が初期設定から運用まで支援するため、導入初期のデータ整備で迷いやすい企業も相談しながら進められます。
SmartHR
- 自然に蓄積したデータを戦略人事に活用し組織改善をサポート
- 人事評価や配置シミュレーションなど、豊富な機能群
- 直感的なUIで、従業員の入力負担を軽減し、高い回収率を実現
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、管理職の面談準備や従業員の回答のしやすさを重視したい企業が比べやすいタレントマネジメントの製品です。基本情報・評価・スキルを1ページに集約するキャリア台帳により、1on1やタレント会議でのデータ活用を進めやすくなります。従業員サーベイはスマートフォンから回答でき、リマインドのプッシュ通知機能も備えています。最新の評価やスキルを参照しながら、ドラッグ＆ドロップで配置を検討することも可能です。
サイレコ
- 従業員情報を網羅的に管理し、一人ひとりのスキルや能力を可視化
- 蓄積された情報を活用し、従業員と組織のパフォーマンスを向上
- 人事コンサル会社だからできる、タレントマネジメントの推進支援
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、既存の人事データを取り込んで人材データベースを立ち上げたい企業に向くタレントマネジメントシステムです。CSVファイルによる一括インポート・エクスポートに対応し、テンプレートを保存して繰り返し使えます。面談記録や研修の受講報告書など、自社にあわせた管理項目も自由に作成可能です。検索条件の保存・呼び出しや、未来の組織図を作成するシミュレーション機能も備えています。給与計算システムから給与計算結果のデータを取り込むこともできます。
オフィスステーション
- 従業員の深層心理を可視化し、離職の兆候を早期に把握
- サーベイ結果と評価データを結び付け、納得感の高い評価を実現
- 部門ごとのエンゲージメントを可視化し、組織課題を的確に把握
株式会社エフアンドエムが提供する「オフィスステーション」は、労務の手続きで蓄積した従業員データをそのまま人材活用に使いたい企業に向くクラウド型の製品です。各労務機能と連携することで、最新の人材データをもとに従業員サーベイや評価、スキル、配置情報を一元管理できます。サーベイ結果と評価データを結び付けた評価運用や、部門ごとのエンゲージメントの比較・分析にも対応しています。従業員向けのマイページも用意されています。
シナジーHR （Sharin株式会社）
- IT、広告、介護、医療、士業など多様な業種で利用中
- 初期費用0円、月額200円から利用可能
- スマホ・タブレット対応、場所・時間を選ばず利用可能
Proflly （クラスメソッド株式会社）
- プロフィールと検索に絞り込んだ超シンプルな機能性！
- スキルや資格情報で簡単に絞り込める検索機能！
- 1ユーザー300円/月、20名以下なら無料の良コスパ！
まとめ
タレントマネジメントシステムの使い方は、人材データを集め、検索・分析し、配置や育成に生かす流れが基本です。人事担当者はデータベースの整備と分析を、管理職は面談と育成を、従業員はプロフィール更新とサーベイ回答を担います。立場ごとの役割を決め、入力の負担を抑えることが、データを使い続けるためのポイントです。自社の使い方にあう製品を比べたい方は、資料請求で操作画面や機能を確認しましょう。
