タレントマネジメントシステムとは
タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキルや経験、評価、資格などの人材情報を一元管理し、人材配置や育成に活用するシステムです。
従業員一人ひとりの能力や適性を可視化することで、経験や勘だけに頼らない人材配置、育成計画の立案、後継者候補の選定などを支援します。製品によっては、人事評価や目標管理、従業員アンケート、組織分析などの機能も搭載されています。
人材情報が複数のExcelファイルや部門ごとの資料に分散している場合、必要な情報を探したり、最新の状態に更新したりするのに手間がかかります。タレントマネジメントシステムを活用すれば、人材情報を共通のデータベースで管理し、経営層や人事担当者、管理職が必要な情報を確認しやすくなります。
タレントマネジメントとは
タレントマネジメントとは、従業員がもつ能力や経験、資質を把握し、採用・配置・育成・評価などに活用する人材マネジメントの手法です。
ここでいう「タレント」には、業務スキルや資格だけでなく、過去の経験、行動特性、適性、将来のキャリア希望なども含まれます。これらの情報をもとに、従業員が力を発揮できるポジションへの配置や、組織の将来を支える人材の育成を行います。
タレントマネジメントシステムは、この取り組みに必要な人材情報の収集・管理・分析を効率化するためのツールです。
人事システムとの違い
人事システムは、おもに労務や人事に関する管理業務を効率化するシステムです。具体的には給与計算や勤怠管理、人事評価などで活用します。一般的な人事システムは、給与計算や勤怠管理などの人事・労務業務の効率化を主な目的としています。一方、タレントマネジメントシステムは、人材データを配置や育成などの人事戦略に活用する点が特徴です。
タレントマネジメントシステムは、基本的に給与計算や勤怠管理ではなく、人材配置や育成、評価の支援を主な目的としています。ただ、製品によっては人事システムとタレントマネジメントシステムが一体化した多目的タイプのものもあります。
タレントマネジメントシステムが必要とされる背景
タレントマネジメントシステムが注目されている背景には、人材不足や働き方の多様化、人材情報の分散といった課題があります。
人材不足のなかで従業員の能力を活かすため
人材の確保が難しくなるなか、企業には、現在在籍している従業員の能力や経験を最大限に活かすことが求められています。
タレントマネジメントシステムを利用すれば、従業員がもつスキルや経験を検索・比較できます。これまで把握できていなかった資格や業務経験を発見し、新規プロジェクトや新設部署の人材選定に活用することも可能です。
人材情報を一元管理するため
従業員の経歴や評価、研修履歴などがExcelや紙の書類、部門ごとのシステムに分散していると、必要な情報をすぐに確認できません。情報の更新漏れや重複入力も起こりやすくなります。
タレントマネジメントシステムに人材情報を集約すれば、常に最新の情報を共有しやすくなります。人事異動や育成方針を検討する際に、複数の資料を照合する負担も軽減できます。
人事判断を客観的に行うため
人材配置や評価が上司の経験や印象だけで決まると、判断に偏りが生じる可能性があります。タレントマネジメントシステムでは、スキルや実績、評価結果などのデータをもとに人材を比較できます。
人材データを判断材料として活用することで、配置や育成の根拠を明確にし、より客観的な人事判断につなげられます。
従業員のキャリア形成を支援するため
働き方やキャリアに対する価値観が多様化し、企業には従業員一人ひとりの希望や適性にあわせた育成が求められています。
スキルや目標、キャリア希望を継続的に記録することで、従業員に適した研修や業務経験を提案しやすくなります。従業員が自身の成長や将来のキャリアをイメージできれば、エンゲージメントや定着率の向上も期待できるでしょう。
タレントマネジメントシステム活用のメリット
それでは、タレントマネジメントシステムを活用するとどのようなメリットがあるかを見ていきましょう。
内部の人材発掘
システムの活用により、従業員の保有スキルや経験などを把握できます。活かしきれていなかったタレントに気づくこともあり、内部の人材発掘が可能になるでしょう。
適材適所の人材配置
従業員のスキルや経験の把握により、人材リソースを最大限に活かすための人材配置が可能となるでしょう。
計画的な人材育成
従業員のスキルや経験の把握により、的確な教育を施せるようになります。各従業員をどの方向性で伸ばしていけば人材リソースの最大化につながるのかを考慮した、計画的な人材育成が行えるでしょう。
従業員のモチベーションの維持・向上
現状のスキルにあわせた目標設定や評価基準の可視化による、評価への理解が得られます。不本意な異動も防止でき、従業員のモチベーションの維持・向上につながることでしょう。
タレントマネジメントシステムのデメリット・注意点
タレントマネジメントシステムは、導入するだけで効果を得られるものではありません。運用方法やデータの扱い方によっては、十分に活用できない場合があります。
導入目的が曖昧だと活用が進まない
「人材情報を一元管理したい」「次世代リーダーを育成したい」など、導入目的を明確にしないまま製品を選ぶと、必要以上に多機能なシステムを導入したり、必要な機能が不足したりする可能性があります。
導入前に自社の人事課題を整理し、システムで実現したいことを明確にしましょう。
人材情報を継続的に更新する必要がある
登録されているスキルや経歴が古いままでは、正確な人材配置や分析ができません。誰が、どのタイミングで情報を更新するのか、運用ルールを決める必要があります。
従業員自身がプロフィールを更新できる機能や、既存の人事システムと自動連携できる製品を選ぶと、更新作業の負担を抑えやすくなります。
従業員の理解を得る必要がある
スキルや評価、適性などの情報を登録・分析するため、従業員が監視されていると感じる可能性があります。収集する情報や利用目的、閲覧できる範囲を事前に説明し、従業員の理解を得ることが大切です。
タレントマネジメントシステムの活用例
タレントマネジメントシステムは、さまざまな目的で企業に活用されています。以下に、主な活用例とその具体的な使い方を紹介します。
- ●人材配置を最適化：スキルや経験情報をもとに、最適なポジションに人材を配置
- ●教育プランの設計：目標管理機能を使って、従業員ごとの育成計画を立案
- ●後継者育成：サクセッション機能により、将来のリーダー候補を早期に抽出・育成
タレントマネジメントシステムの主な機能
タレントマネジメントシステムには、人材情報を集約し、配置・育成・評価へ活用するためのさまざまな機能があります。代表的な機能は以下のとおりです。
- ■人材データベース機能
- 従業員の基本情報や所属、職歴、保有資格、研修履歴、評価結果などを一元管理する機能です。顔写真付きの組織図やプロフィールとして表示できる製品もあります。
- ■スキル管理機能
- 従業員がもつスキルや経験、資格、行動特性などを登録・検索する機能です。職種や等級ごとに必要なスキルを定義し、現在の能力との差を可視化できる製品もあります。
- ■人材検索・配置シミュレーション機能
- スキルや経験、資格、所属などの条件を指定して人材を検索する機能です。異動後の組織構成や人件費、スキル分布などを確認しながら、配置案を比較できる製品もあります。
- ■人事評価・目標管理機能
- 従業員ごとの目標設定、進捗確認、自己評価、上司評価、承認などをシステム上で管理する機能です。MBOやOKR、コンピテンシー評価、360度評価など、複数の評価方法に対応する製品もあります。
- ■育成・研修管理機能
- 従業員ごとの育成計画や研修履歴、資格取得状況などを管理する機能です。必要なスキルとの差をもとに、研修やeラーニングの受講を提案できる場合もあります。
- ■サクセッション機能
- 管理職や重要ポジションの後継者候補を選定・管理する機能です。ポジションごとに必要なスキルや経験を設定し、候補者の準備状況や育成計画を確認できます。
- ■アンケート・サーベイ機能
- 従業員満足度やエンゲージメント、コンディションなどを調査する機能です。回答結果を部署や年代、役職ごとに分析し、離職防止や職場環境の改善に活用できます。
- ■分析・レポート機能
- 年齢構成やスキル分布、評価結果、離職傾向などをグラフやレポートで表示する機能です。組織の人材構成や課題を可視化し、人事施策の検討材料として活用できます。
より詳細な機能を知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
タレントマネジメントシステムの選定ポイント
タレントマネジメントシステムの概要や機能を把握したところで、実際に製品を比較する際の選定ポイントを見ていきましょう。
自社に必要な機能が搭載されているか
タレントマネジメントシステムの製品には、タレントマネジメント特化型のものから外部ツールと連携しているもの、人事システムの一部となっているものまで幅広くあります。これらの中から最適な製品を選ぶには、自社にはどんな課題があり、どの課題を解決すべく導入するのか、その課題解決にはどのような機能が必要かをまず明確にしておきましょう。
セキュリティレベルは十分か
IDやパスワード管理、IPアドレスによるアクセス制限、デバイス紛失時の遠隔消去といったセキュリティを強固にする機能が搭載されているかが重要です。
自社にあった提供形態か
タレントマネジメントシステムには、クラウド型とオンプレミス型の２つの提供形態があります。それぞれ以下のような特徴がありますので、それを踏まえたうえで自社に最適なほうを選択しましょう。
クラウド型
インターネット経由でサービス提供会社が構築したシステムにアクセスし、利用するタイプです。最近の主流となっています。自社サーバを用意する必要がないため導入までの期間が短く、かつ導入コストを抑えて始められるのが特徴。また運用・保守は提供会社側で行うため、システムのバージョンアップやメンテナンスを自社で行う必要がありません。常に最新のバージョンを利用できるのも嬉しいポイントでしょう。
オンプレミス型
自社サーバにソフトウェアをインストールして利用するタイプです。導入時にサーバの用意や構築費用が必要で、クラウド型と比較して高額な初期コストがかかります。しかし拡張性が高く、自社の要件にあわせた機能追加などが容易に行える点は大きなメリットでしょう。導入費用や管理におけるリソースなどの理由から、大規模企業に適した形態といえます。
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以下の記事では、カテゴリー数・製品数業界最大級の当サイトがおすすめするタレントマネジメントシステムを紹介しています。特徴や対象企業規模・提供形態別の比較表や、目的別でも製品を選べるので、検討の際の参考にしてください。
タレントマネジメントを行い、人材リソースの効果的な活用を
タレントマネジメントシステムは、人的資源を有効活用して組織力を向上させるのに有効なツールです。システムを活用して人材配置や育成の最適化をはかりましょう。
また、タレントマネジメントシステムは製品によってさまざまな機能を搭載しているため、自社に最適な製品を選ぶことが肝要です。気になる製品は資料請求や、ベンダーへの問い合わせをおすすめします。
