Web会議システム導入で解決できる課題
Web会議システムの導入によってどのような課題が解決できるのでしょうか。一つずつ見ていきましょう。
１．会議を始めるまでに手間や時間がかかる
対面会議では参加者が会議室に集合するまでに時間がかかります。またテレビ会議システムやビデオ会議システムの場合は事前に機材のセッティングなどの手間も必要です。
２．その場にいる者しか会議に参加できない
対面会議の場合、会議が行われる場所にいる人しか会議に参加できません。また議事録では会議の雰囲気など微妙なニュアンスが十分伝えられません。
３．交通費や宿泊費などの経費がかかる
全国に支社や拠点が点在している場合、集まって会議を行うためにはどうしても交通費や宿泊費といった経費がかかります。これが積み重なると、経費は膨らんでいってしまうでしょう。
４．リモートワークやフレックスの利用率が上がらない
リモートワーク・テレワークやフレックスタイム制を導入し、働き方改革に積極的に着手している企業であっても、会議がある日は会議に合わせて社員を出社させなければなりません。そうなると社員側も「どうせ会社に行くなら今まで通りでいいや」と、新しい働き方が採用されずリモートワーク・テレワークの普及が遅れるという課題に直面します。
５．緊急時の対応が遅れる
災害などの緊急事態発生時、交通機関が混乱した場合は集まって今後の方針を決定することが難しくなります。これによって復旧の意思決定が遅れたり顧客対応ができなかったりと、緊急対応が遅れてしまいます。
具体的にどのように解決できる
続いて、Web会議システムの導入によってこれらの課題をどのように解決できるか紹介します。
１．事前準備は時間の決定だけ
これまで、会議を開くときは時間を決めるだけではなく、場所をおさえ資料を印刷するまでを事前準備として行う必要がありました。そのため、メインであるはずの会議よりもその準備にかける時間の方が長くなることも少なくありません。
しかし、Web会議システムを導入することで会議場所を確保する必要がなくなり、会議資料はシステムの情報共有機能を使ってシステム上でアップするだけになります。事前準備が大幅に効率化し、会議にかかる手間が大きく削減されます。
２．どこからでも会議に参加可能
Web会議システムを事前に導入しソフトウェアをインストールしておけば、インターネット環境やヘッドセットなどを用意するだけで会議参加の準備が完了します。自宅やカフェなど、どこからでも参加できるため、外回りやテレワークで社外にいる人も会議に参加可能です。
そのため、課題となっていた欠席者対応や、新たな働き方の導入が一気に解決されます。Web会議システムの録画機能を活用すれば、欠席者も会議の内容を把握も可能です。自宅やカフェから参加できるためリモートワーカーや時短労働者も安心でしょう。また、緊急時にもすぐにオンライン上で会議を開き、方針決定ができます。
働き方改革とWeb会議システムの関係については以下の記事で詳しく解説しています。
３．交通費・宿泊費がゼロ
これまで遠隔地からわざわざ会議が行われる会場へ足を運んでいた従業員も、Web会議システムを導入すればその必要がなくなります。これまで移動にかかっていた交通費・宿泊費がゼロになり、会議の開催にかかっていた経費も大幅に削減できるでしょう。出張のための移動時間も不要になるため、通常業務をストップする必要もなく業務効率化も図れます。
条件さえ整えば海外からの出席も可能となり、本社と支社など物理的に距離の離れた社内の別拠点との会議も交通費をかけずに実施することができるでしょう。
Web会議システム導入で社内の課題を一気に解決しよう
Web会議システムを導入することでこれまでの課題が解決し、コスト削減も可能になります。自社の導入目的を明確にし、最適な製品を比較選定することでシステム導入による効果を得られるでしょう。
製品によって特徴や機能はさまざまなので、まずは資料請求をして製品について詳しく知ることもおすすめです。以下のボタンから各社製品の一括資料請求ができるので、Web会議システム比較にぜひご活用ください。
