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Web会議システム導入前の課題

Web会議システム導入を検討する前に、通常の対面式の会議やテレビ会議にはどのような課題があるか、確認しておきましょう。

課題１．会議を始めるまでに手間や時間がかかる

対面式の会議では参加者が集合するまでに時間がかかります。またテレビ会議の場合は事前に機材のセッティングなどの手間も必要です。

課題２．その場にいる者しか会議に参加できない

対面式の会議の場合、会議が行われる場所にいる人しか会議に参加できません。また議事録では会議の雰囲気など微妙なニュアンスが十分伝えられません。

課題３．導入／運営コストが大きい

テレビ会議システムの導入には導入／運用の双方に大きなコストがかかり、それに見合った費用対効果が得られるかどうかわかりません。またシステムを運用するための場所を確保する必要もあります。

Web会議システムの導入メリット

上記のような課題を解決するために、Web会議システムにできることと導入のメリットを紹介します。

テレビ会議より気軽に自席から会議に参加できる

Web会議システムは事前にサーバ側でシステムを導入しておけば、クライアント側はソフトウェアをインストールし、Webカメラとヘッドセットを用意するだけで会議参加の準備が整います。

いったんこれらの準備を済ませておけば、次回以降はシステムにログインするだけで手軽に会議に参加できるようになります。特別な機密性を要求されるものでなければ、わざわざ会議室などに足を運ばなくても、自分の席のパソコンから即座に会議へ出席できます。

参加者がそれぞれのPCから参加する際には、ホワイトボード機能やファイル共有の機能が便利です。同じファイルに共同作業する際もスムーズです。また自分のパソコンから会議に参加できるため、会議に必要な資料を事前に取りそろえる必要もありません。

使用方法も簡単ですから、会議参加者には特に高いパソコンスキルは求められません。ファイルを開く、Webブラウザを使用するといった基本的なスキルがあれば十分です。

遠隔地、外出先、在宅勤務…広がる活用範囲

Web会議システムは、ノートパソコンに所定のソフトウェアをインストールしておくことで、ヘッドセットを所持していればどこからでも会議に参加することが可能になります。遠隔地からわざわざ会議場へ足を運ぶ必要もありませんし、外出先から、自宅から、あるいは客先、製造現場からの会議出席も可能です。もちろん条件さえ整えば海外からの出席も可能です。

このため会議だけではなく、本社—支社、支社間、部門間といったシームレスなミーティングにも活用することが可能となります。

低コストでシステムの構築・運用が可能

IT部門の担当者にとってもWeb会議システムは魅力的な機能を備えています。

Web会議システムにはサーバを含めた一般的なシステム構築を伴う「オンプレミス型」と、Webを通じてサービスのみが提供される「クラウド型」がありますが、いずれもテレビ会議システムと比較して圧倒的な低コストで導入が可能です。

またソフトウェアのバージョンアップや契約内容の変更により、テレビ会議システムに比べて会議参加人数や対応拠点数を増やす際のコストも圧縮しやすくなっています。テレビ会議システムのようにテレビカメラ、マイク、スピーカーといった固定装置がないため、拠点の移転も容易というメリットがあります。

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