ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■名刺の取り込み方法別
- ■料金プラン別
- 無料で使える：Eight、myBridge、Wantedly People
- 有料のプレミアムプランがある：Eight
個人事業主が名刺管理ソフトを使う意味
名刺が少ないうちは、手帳や箱で管理しても困らないと感じるかもしれません。ただ、取引先が増えるにつれて、探す時間や連絡漏れが課題になる場合があります。
名刺の量が少なくても困る場面
名刺が少なくても、いざ連絡したいときに、どの場で受け取った相手か思い出せない場合があります。名刺の写真だけでは、会った日や話した内容までは残りません。
名刺管理ソフトを使うと、名刺の情報とあわせて、受け取った日や案件のメモを一か所に残せます。個人事業主は営業も経理も自分で行うため、探す時間を減らせる点が利点です。商談前に過去のやり取りを確認できれば、相手にあわせた提案もしやすくなります。
手帳やExcelでの管理との違い
Excelでの管理は、費用がかからず自由に項目を作れる点が長所です。一方で、名刺の情報を一枚ずつ手入力する手間がかかり、入力ミスも起こります。
名刺管理ソフトは、撮影や読み取りで文字をデータ化し、会社名や氏名で検索できます。入力にかける時間を減らしたい場合は、ソフトが向いています。名刺が少なく手入力で困らないなら、表計算ソフトで足りる場合もあります。
名刺管理ソフトで管理できる情報の範囲
名刺管理ソフトは、氏名や会社名、連絡先といった名刺の記載事項を管理できます。それに加えて、受け取った日やタグ、面談の記録を残せる製品もあります。
残せる項目や形式は製品によって異なります。個人事業主の場合は、取引の経緯を思い出せるメモ欄が使えるかを見ておくと、日々の営業で役立ちます。写真つきで名刺を保存できる製品なら、相手の肩書の変更も見比べられます。
個人事業主ならではの名刺管理ソフトの選び方
同じ個人事業主でも、名刺の増え方は仕事によって大きく変わります。紹介中心か、交流会や訪問営業が多いかで、重視する機能が違います。
紹介や継続取引が中心の場合
紹介や継続取引が中心の場合、名刺の枚数はあまり増えません。この場合は、読み取り精度よりも、スマホで手軽に見返せることや、操作の簡単さが選ぶ軸です。
無料プランで足りるかも検討しましょう。保存できる名刺の枚数や利用できる機能に上限がある場合があるため、現在の枚数と、1年後の増え方を見込んで確認します。
交流会や新規開拓が多い場合
交流会やイベントで一度に多くの名刺を受け取る場合は、まとめて取り込める方法が役立ちます。スキャナ対応や、複数枚を連続で撮影できる機能があるかが確認点です。
読み取りの結果を人の目で確認し、修正できる仕組みがあるかも見ておきましょう。機械による読み取りは、デザインや書体によって誤りが出る場合があるためです。
オンラインで名刺交換する機会が増えた場合
オンライン商談では、名刺をデータで交換する場面もあります。名刺交換の機能を持つ製品なら、受け取ったデータをそのまま登録できます。
ただし、相手が同じサービスを使っていないと交換できない仕組みの製品もあります。取引先がどの方法で名刺を送ってくるかを想定して、対応する取り込み方法を選びましょう。紙の名刺とデータの名刺が混在しても、同じ画面で管理できるかも判断材料です。
個人事業主が確認したい名刺管理ソフトの機能
個人事業主は、機能の多さよりも、日々の作業が楽になるかで選ぶのが現実的です。ここでは、一人で使う場合に確認したい三つの点を取り上げます。
スマートフォンでの撮影と読み取りの仕組み
外出先で名刺を受け取ることが多い場合は、スマホアプリで撮影して、その場で登録できると便利です。読み取りが機械で行われるのか、人が確認するのかは、製品によって異なります。
人が確認する方式は、修正の手間を減らせる一方で、反映まで時間がかかる場合があります。急ぎで連絡したい場面があるか、反映までの時間はどの程度かを確認しましょう。
検索とメモ、タグによる整理
名刺が増えると、名前を思い出せない相手を探す場面が出てきます。会社名や氏名だけでなく、メモやタグ、受け取った日で絞り込めると、探す手間が減ります。
案件の種類や、受け取った場所をタグで残しておくと、後から見返しやすくなります。検索できる項目は製品ごとに異なるため、実際の使い方を想定して確かめましょう。無料の試用期間があれば、自分の名刺を数枚登録して、探しやすさを試すと判断しやすくなります。
無料プランと有料プランの範囲の見方
無料プランを用意している製品もありますが、使える範囲は製品ごとに異なります。名刺の保存枚数、読み取り回数、検索や出力の機能に制限がある場合があります。
まず無料プランで試し、足りなくなった時点で有料プランへ移れるかを確認すると安心です。料金は変更される場合があるため、契約前に提供会社の公式情報で最新の条件を確かめましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
一人で運用する際の名刺データと個人情報の扱い
名刺には、個人の氏名や連絡先が記載されています。個人事業主でも、名刺の情報を事業で扱う以上、個人情報の管理には注意が必要です。
名刺データが個人情報にあたる理由
氏名や勤務先、連絡先が記載された名刺は、特定の個人を識別できる情報です。個人情報保護法では、個人情報を検索できるように整理したものを事業で扱う場合、規模にかかわらず対象となる可能性があります。
詳しい条件は、個人情報保護委員会が公表する資料で確認できます。判断に迷う場合は、専門家や相談窓口に確認しましょう。
スマートフォンの紛失と不正アクセスへの備え
一人で運用する場合、名刺のデータはスマホやパソコンに集まります。端末の紛失や盗難に備え、画面ロックや、遠隔でデータを消せる機能の有無を確認しておきましょう。
ログイン時の認証を強化できるか、端末を替えたときにデータを引き継げるかも大切です。クラウド型なら、端末が壊れた場合でもデータを取り出せる場合があります。
取引先への配慮と保管ルール
受け取った名刺は、取引や連絡という目的の範囲で使うのが基本です。メルマガの送付など、名刺交換の目的を超える使い方をする場合は、相手への案内や同意が必要になる場合があります。
取引が終わった相手の情報は、いつまで保管するかも決めておくと安心です。一人で運用しても、保管のルールを簡単に書き出しておくと、判断に迷う場面を減らせます。名刺を処分するときは、紙とデータの両方を消す手順も決めておきましょう。
事業の広がりにあわせた名刺管理ソフトの使い方
事業が軌道に乗ると、人を雇ったり、法人化したりして、名刺の管理に求める条件が変わります。将来の変化を見込んで選ぶと、後の手間が少なくなります。
顧客管理や案件管理へつなげる
名刺管理から始めて、商談の記録や案件の進み具合まで管理したくなる場合があります。顧客管理システムや営業支援システムと連携できる製品なら、名刺の情報をそのまま引き継げます。
個人事業主のうちは、名刺管理だけで足りる場合もあります。必要になった時点で連携や移行ができるかを、選ぶ段階で見ておく程度でも構いません。
スタッフを増やしたときの共有と権限
スタッフや業務委託の人と名刺を共有する場合は、複数人で使えるプランがあるかが確認点です。誰がどの名刺を見られるかを、権限で分けられるかも重要です。
一人用のプランから複数人用へ切り替えられるか、切り替え時に料金がどう変わるかは、製品によって異なります。契約前に提供会社へ問い合わせると確実です。
データの書き出しと将来の移行への備え
名刺のデータを書き出せるかは、将来別の製品へ移るときに重要です。CSVなどの形式で、氏名や会社名、メモまで出力できるかを確認しましょう。
無料プランでは出力機能に制限がある製品もあります。データを自分の手元に残せる形式かどうかは、使い始める前に確かめておくと、後から困る事態を避けられます。
個人事業主向け名刺管理の特徴一覧
ひとりで使い始めやすいものから、スタッフが増えたときに共有しやすいものまで、名刺の取り込み方法や料金の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Eight Team | Eightで登録した名刺をチームで共有・検索できる中小企業向けサービス |
| メイシー | ユーザー数無制限で、スマホやスキャナーから名刺を取り込める |
| Eight | スマホで撮影してデータ化でき、デジタル名刺交換にも対応。基本無料 |
| myBridge | スマホで撮影して名刺をデータ化。全ての機能を無料で利用できる |
| Wantedly People | スマホで一度に10枚の名刺をデータ化できる。無料で利用可能 |
| 名刺バンク2 | スキャナーや複合機、スマホのカメラから名刺を取り込めるクラウド型 |
取り込み方法と料金から選ぶ名刺管理サービス
名刺の取り込み方法と料金体系を軸に、無料で始められる製品と、事業の広がりにあわせて共有や管理を広げやすい製品をピックアップしました。
Eight Team
- 6,000社を超える中小企業に選ばれています
- Eightの名刺を社内で一元管理します
- 名刺データを一括でCSVダウンロードし活用できます
Sansan株式会社が提供する「Eight Team」は、名刺アプリ「Eight」で登録した名刺をチームで共有できる、中小企業向けの名刺管理サービスです。事業が広がってスタッフが増えたときに、同僚の持つ名刺を検索・閲覧したり、共有された名刺をCSVでまとめてダウンロードしたりできます。個人で始めたあとに、名刺を共有する体制へ移ることを見据える場合の選択肢です。API連携にも対応しています。
メイシー
- ユーザー数無制限！従業員全員で使える名刺管理
- 人の手による補正で、正確な名刺データを蓄積
- 全社の名刺情報を集約し、AI時代の営業活動へ
株式会社もぐらが提供する「メイシー」は、取り込み方法や保有枚数に応じた従量課金で使える名刺管理システムです。月額4,950円でユーザー数の上限なく利用でき、スマートフォンやスキャナーから名刺を取り込めます。OCRによる読み取りにオペレーターの確認・補正を組み合わせてデータ化するため、手入力や修正の手間を抑えたい場合に検討できます。CSVのエクスポートにも対応しており、データを手元に残したい場合の候補です。
Eight （Sansan株式会社）
- 日本最高クラスのOCR技術で正確にデータ化され、利用率はNo.1※
- スマホをかざして”タッチ”やQRコード、URLでデジタル名刺交換
- つながった相手の名刺情報が変更された際に通知
myBridge （マイブリッジ株式会社）
- スマホで撮影するだけで、名刺情報を正確にデータ化可能。
- 登録した名刺はキーワードで簡単に検索。
- 顧客の名刺を社内で共有し、ダウンロードやエクスポートが可能。
Wantedly People （ウォンテッドリー株式会社）
- 相手の人間関係や過去の役職まで深堀りできる
- 転職や昇進に伴うプロフィール変更をリアルタイムに取得
- 暗号化や強固なデータセンターによる厳重なセキュリティ環境
名刺バンク2 （株式会社アイネット）
- ID数ではなく名刺枚数による従量課金
- アイネット社管理のデータセンターにてセキュリティを担保
- スマートフォンやタブレットなどのカメラから画像の取り込み可能
まとめ
個人事業主の名刺管理ソフト選びは、名刺の枚数と営業のやり方を出発点に、取り込み方法と無料プランの範囲を確かめるのが基本です。名刺は個人情報にあたるため、端末の保護や保管ルールも欠かせません。事業の広がりに備え、データの書き出しや複数人での利用も確認しておくと安心です。まずは資料請求で、複数の製品を比べてみてください。
